HBR Guide to Project Management (HBR Guide Series)

本書は学術研究論文ではなく、実践マニュアルである。著述はすべて科学的に裏付けられ、過去の最高のアイデアと科学者たちによる説得力のある発見を統合したものだ。参考にしている分野は、生物学、神経科学、哲学、心理学などだ。特に重要なアイデアを見いだし、すぐ実行できる形で結びつけることで役に立つ構成になっている。

1. プロジェクト管理は、制約の中で特定の目標を達成するための構造化されたアプローチである

品質 = 時間 + コスト

プロジェクト管理の三角形。 成功するプロジェクトは、時間、コスト、品質/スコープの3つの主要な制約をバランスさせる。いずれかの変数を変更すると、他の変数に影響を与える。例えば、時間を短縮するには、コストの増加や品質の低下が必要になることが多い。プロジェクトマネージャーは、ステークホルダーの優先順位とプロジェクトの目標に基づいて、これらの要素間でトレードオフを行う必要がある。

プロジェクト管理のフェーズ。 ほとんどのプロジェクトは、以下の4つの主要なフェーズを経る：

• 計画：目標、スコープ、タスク、リソースの定義
• 準備：チームの編成と詳細なスケジュールの作成
• 実行：タスクの実行と進捗の監視
• 終了：結果の評価と教訓の収集

効果的なプロジェクト管理には、不確実性のレベルに応じてアプローチを適応させることが求められる。予測可能なプロジェクトには従来の計画が適しているが、多くの未知数を含む革新的なプロジェクトには、短いサイクルと頻繁な再計画を用いる適応的な方法がより適している。

2. 効果的な計画がプロジェクトの成功の基盤を築く

SMARTな目標は、具体的、測定可能、行動指向、現実的、時間制限があるべきである

明確な目標を定義する。 曖昧な目標は誤解と失望を招く。ステークホルダーと協力して、ビジネスニーズに合致する具体的で測定可能な目標を設定する。高レベルの目標を具体的な成果物とマイルストーンに分解する。

詳細なプロジェクト計画を作成する。 主要な計画ツールには以下が含まれる：

• 作業分解構造（WBS）：プロジェクトタスクの階層的分解
• クリティカルパス法（CPM）：重要な活動の順序を特定
• ガントチャート：タスクと依存関係の視覚的タイムライン
• PERTチャート：タスクの関係を示すネットワーク図

計画にチームを巻き込むことで、賛同を得て潜在的な問題を早期に表面化させる。プロジェクト中に新しい情報が出てきた場合には、計画を修正する準備をしておく。

3. 一体感のあるチームを構築することがプロジェクトの実行において重要である

相互の責任感が驚異的な結果をもたらす。

適切なスキルの組み合わせを集める。 チームを編成する際には、技術的な専門知識だけでなく、問題解決能力、対人スキル、組織知識も考慮する。視点や背景の多様性を目指す。

チームの一体感を育む。 高パフォーマンスチームを構築するための戦略：

• キックオフミーティングを開催し、目標と期待を一致させる
• 明確な役割と責任を確立する
• 共有の規範と基本ルールを作成する
• オープンなコミュニケーションと建設的な議論を奨励する
• マイルストーンとチームの成功を祝う

効果的なチームは、リーダーだけでなく互いに対しても責任を感じる相互の責任感を発展させる。これにより、個々の責任感だけでは達成できない高いパフォーマンスが生まれる。

4. 実行には継続的な監視と適応が必要である

データや情報の変化に迅速に対応し、問題の早期兆候を見逃さず、是正措置を講じる。

進捗を厳密に追跡する。 定期的なチェックイン、進捗報告、プロジェクト管理ソフトウェアを使用して、タスクの完了、予算の利用状況、全体的なプロジェクトの健全性を監視する。特に、全体のプロジェクトを遅らせる可能性のあるクリティカルパス活動に注意を払う。

必要に応じて計画を適応させる。 ほとんどのプロジェクトは計画通りには進まない。新しい情報や状況の変化に基づいて、スケジュールを調整し、リソースを再配分し、成果物を修正する準備をしておく。変更を行う際には：

• プロジェクトの目標と制約への影響を評価する
• ステークホルダーと明確にコミュニケーションを取る
• 決定とその理由を文書化する
• プロジェクト計画とスケジュールを更新する

柔軟性を持ちながらも、コアプロジェクトの目標に集中することのバランスを取る。提案されたすべての変更を実施する必要はない。

5. プロジェクトライフサイクル全体でコミュニケーションが鍵となる

ステークホルダーは一般的に定期的な更新とステータスレポートを求める。どの程度の情報をどの形式で提供するかを相談する。

オーディエンスに合わせたコミュニケーションを行う。 異なるステークホルダーには異なる情報ニーズがある：

• 経営陣：高レベルの進捗、リスク、ビジネスへの影響
• チームメンバー：詳細なタスクの割り当てと依存関係
• クライアント/エンドユーザー：マイルストーンと変更の影響

コミュニケーション方法を組み合わせる：

• 定期的なステータスミーティングと報告
• プロジェクトダッシュボードやスコアカード
• 時間に敏感な情報のためのメール更新
• 問題を早期に表面化させるための非公式なチェックイン

成功と課題の両方について透明性を持つ。オープンなコミュニケーションを通じて信頼を築くことで、困難な状況に直面したときに対処しやすくなる。

6. リスクと変更を積極的に管理して軌道を維持する

問題が発生した際に隠したり軽視したりしないでください。そうしないと、簡単に危機に発展する可能性があります。

リスクを特定し計画する。 プロジェクトの開始時に徹底的なリスク評価を行い、定期的に再評価する。重要なリスクごとに：

• 確率と潜在的な影響を見積もる
• 緩和戦略を開発する
• 監視と対応を担当するオーナーを割り当てる

変更管理プロセスを確立する。 新しい要件や機会が出てきた場合には：

• プロジェクトの制約（時間、コスト、品質）への影響を評価する
• 重要な変更についてステークホルダーの承認を得る
• プロジェクト計画を更新し、チームに伝える

スコープクリープ（リソースやタイムラインの対応なしにプロジェクトの範囲が徐々に拡大すること）に警戒する。コア目標を危険にさらす可能性のある非本質的な変更には「ノー」と言うことを学ぶ。

7. 成功と失敗の両方から学び、将来のプロジェクトを改善する

成功は成功を生む。

正式な教訓学習セッションを実施する。 チームを集めて、何がうまくいったか、何を改善できるかを振り返る。責任を追及するのではなく、実行可能な洞察に焦点を当てる。探るべき主要な質問：

• 目標を達成できたか？なぜまたはなぜできなかったか？
• 予期しない課題に直面したか？
• 最も/最も効果的だったプロセスやツールは何か？
• チームとしてどれだけうまく協力できたか？

学びを文書化し共有する。 重要なポイントを将来のプロジェクトチームが参照しやすい形式で記録する。これには以下が含まれるかもしれない：

• 更新されたテンプレートやチェックリスト
• ベストプラクティスと避けるべき落とし穴
• プロセス改善のための推奨事項

プロジェクトが困難に直面した場合でも、チームの成果を祝う。努力と進捗を認識することで、学んだ教訓を将来の仕事に適用する意欲が高まる。

Last updated: August 30, 2024