Getting Things Done

1. التقط كل ما يشغل انتباهك

عقلك مخصص لتوليد الأفكار، وليس للاحتفاظ بها.

اجمع كل الحلقات المفتوحة. اجمع كل مهمة، التزام، وفكرة تشغل حيزًا في عقلك. يشمل ذلك الالتزامات الشخصية والمهنية، من المشاريع الكبيرة إلى المهام الصغيرة. استخدم الأدوات المادية والرقمية مثل الدفاتر، التطبيقات، أو المذكرات الصوتية لتفريغ هذه الأفكار.

أنشئ عادة التجميع. قم بتفريغ عقلك بانتظام من كل محتوياته. هذه الممارسة تقلل من التوتر والفوضى العقلية، مما يسمح لك بالتركيز على ما هو مهم حقًا. من خلال التقاط كل شيء، تحرر عرض النطاق الترددي العقلي وتضمن عدم سقوط أي شيء من خلال الشقوق.

ثق في العملية. في البداية، قد يبدو هذا مرهقًا عندما تواجه حجم التزاماتك. ومع ذلك، فإن إخراج كل شيء من رأسك هو الخطوة الأولى نحو السيطرة والوضوح. تذكر، أنك لا تلتزم بفعل كل ما تلتقطه، بل تعترف بوجوده فقط.

2. وضح النتيجة المرجوة والخطوة التالية لكل عنصر

سر التقدم هو البدء. سر البدء هو تقسيم المهام المعقدة المرهقة إلى مهام صغيرة قابلة للإدارة، ثم البدء في الأولى.

حدد نتائج واضحة. لكل عنصر قمت بالتقاطه، حدد ما يبدو عليه "الإنجاز". هذا الوضوح يساعد عقلك على التركيز على تحقيق النتيجة المرجوة بدلاً من مجرد التفكير في المشكلة.

حدد الخطوات التالية. قسم كل نتيجة إلى إجراءات محددة وملموسة. اسأل نفسك، "ما هي الخطوة التالية التي أحتاج إلى اتخاذها لتحريك هذا الأمر إلى الأمام؟" هذه الخطوة تحول الأفكار الغامضة إلى مهام ملموسة وقابلة للتنفيذ.

أمثلة على الخطوات التالية:

• اتصل بجون بشأن جدول المشروع
• اكتب مخطط العرض التقديمي
• ابحث عن خيارات الطيران للرحلة القادمة

3. نظم التذكيرات في نظام موثوق

قدرتك على توليد القوة تتناسب طرديًا مع قدرتك على الاسترخاء.

أنشئ نظامًا تنظيميًا موثوقًا. طور هيكلًا يسمح لك بتخزين واسترجاع المعلومات بسهولة. قد يشمل ذلك الأدوات الرقمية مثل تطبيقات إدارة المهام أو الأنظمة المادية مثل ملفات المجلدات.

صنف حسب السياق. اجمع المهام بناءً على المكان أو كيفية إتمامها. تشمل الفئات الشائعة:

• @الكمبيوتر
• @الهاتف
• @المهام
• @المنزل
• @المكتب

احتفظ بقوائم منفصلة. احتفظ بقوائم مميزة لأنواع مختلفة من العناصر:

• الخطوات التالية: مهام فورية وملموسة
• المشاريع: نتائج متعددة الخطوات
• في انتظار: عناصر مفوضة للآخرين
• يومًا ما/ربما: أفكار للمستقبل

4. راجع وحدث نظامك بانتظام

من الأسهل أن تتصرف بطريقة تجعلك تشعر بشكل أفضل من أن تشعر بطريقة تجعلك تتصرف بشكل أفضل.

قم بمراجعة أسبوعية. خصص وقتًا كل أسبوع لمراجعة وتحديث نظامك. هذه العادة تضمن بقاء قوائمك حديثة وذات صلة.

عملية المراجعة الأسبوعية:

1. اجمع كل الأوراق والمواد المتناثرة
2. عالج ملاحظاتك
3. راجع بيانات التقويم السابقة
4. راجع التقويم القادم
5. راجع قوائم الإجراءات
6. راجع قوائم المشاريع

حافظ على المنظور. استخدم هذا الوقت لتقييم التزاماتك على مستويات مختلفة، من الإجراءات اليومية إلى أهداف الحياة. هذه الممارسة تساعدك على البقاء متوافقًا مع أهدافك الأوسع أثناء إدارة المهام اليومية.

5. اتخذ إجراءات بشأن مهامك الأكثر أهمية

الحظ يؤثر على كل شيء. دع صنارتك دائمًا تكون ملقاة؛ في التيار حيث لا تتوقعه، سيكون هناك سمكة.

طبق قاعدة الدقيقتين. إذا كانت المهمة تستغرق أقل من دقيقتين، قم بها فورًا. هذه القاعدة تمنع تراكم المهام الصغيرة وتسد نظامك.

استخدم نموذج المعايير الأربعة لاختيار الإجراءات:

1. السياق: ما الذي يمكنك فعله بالنظر إلى موقعك الحالي والأدوات المتاحة؟
2. الوقت المتاح: كم من الوقت لديك قبل التزامك التالي؟
3. الطاقة المتاحة: ما هو مستوى الطاقة العقلية والجسدية لديك؟
4. الأولوية: بالنظر إلى العوامل السابقة، ما هو الشيء الأكثر أهمية للقيام به؟

ثق في حدسك. بمجرد أن يكون لديك نظرة عامة واضحة على التزاماتك والخطوات التالية، ثق في حدسك عند اتخاذ قرار بشأن ما يجب العمل عليه. عقلك يكون حرًا لاتخاذ قرارات بديهية عندما لا يكون مشوشًا بالمدخلات غير المعالجة.

6. اتقن فن الإنتاجية الخالية من التوتر

هناك شيء واحد يمكننا القيام به، وأسعد الناس هم الذين يمكنهم القيام به إلى أقصى حد. يمكننا أن نكون حاضرين تمامًا. يمكننا أن نكون هنا بالكامل. يمكننا... أن نولي كل انتباهنا للفرصة التي أمامنا.

حقق عقلًا مثل الماء. اسعَ لتحقيق حالة من الجاهزية والمرونة، مثل الماء الذي يتكيف مع أي وعاء. هذه العقلية تسمح لك بالاستجابة بشكل مناسب لأي شيء تلقيه الحياة عليك، دون المبالغة في رد الفعل أو التقليل منه.

تخلص من السحب النفسي. من خلال التقاط وتوضيح جميع التزاماتك، تزيل التوتر الخفي الناجم عن المهام غير المكتملة والالتزامات غير الواضحة. هذا يحرر الطاقة العقلية للعمل المركز والإبداع.

مارس التفكير في النتائج. تصور بانتظام النتائج الناجحة لمشاريعك وأهدافك. هذه العادة تهيئ عقلك لملاحظة الفرص والحلول التي تتماشى مع النتائج المرجوة.

7. حول نهجك للعمل والحياة

كيف أعرف ما أفكر فيه، حتى أسمع ما أقوله؟

انتقل من إدارة الوقت إلى إدارة التركيز. بدلاً من محاولة ضغط المزيد في كل يوم، ركز على توجيه انتباهك بفعالية. هذا النهج يعترف بأن الطاقة والانتباه، وليس الوقت فقط، هما موارد حاسمة.

تبنى عقلية "الخطوة التالية". درب نفسك ومن حولك على تحديد الخطوة المادية والمرئية التالية المطلوبة لتحريك شيء ما إلى الأمام. هذه العادة تمنع التسويف وتحافظ على تدفق المشاريع.

ازرع ميلاً نحو العمل. طور عادة اتخاذ الإجراءات الفورية على المهام الصغيرة واتخاذ قرارات سريعة بشأن الخطوات التالية للمشاريع الكبيرة. هذا النهج الاستباقي يبني الزخم والثقة.

أنشئ نظامًا موثوقًا منخفض المقاومة. صمم نظامك التنظيمي ليكون بسيطًا وممتعًا للاستخدام بحيث تتفاعل معه بشكل طبيعي. كلما كان من الأسهل التقاط، توضيح، ومراجعة، زادت احتمالية الحفاظ على النظام.

آخر تحديث:: July 21, 2024