The Art of Talking to Anyone

1. اتقن فن الاستماع النشط لتصبح محاورًا أفضل

الاستماع هو سلوك نشط، وليس سلبياً، يتكون من السماع والفهم والتذكر.

ركز على المتحدث. امنح انتباهك الكامل للشخص الذي يتحدث، مع الحفاظ على التواصل البصري واستخدام لغة الجسد لإظهار انخراطك. تجنب المقاطعة أو التفكير في ما ستقوله بعد ذلك. بدلاً من ذلك، استمع حقًا لفهم وجهة نظرهم.

أظهر الانتباه. استخدم إشارات لفظية وغير لفظية لتظهر أنك تستمع، مثل الإيماء برأسك، أو قول "أها"، أو الميل قليلاً للأمام. هذه الإيماءات الصغيرة تشجع المتحدث على الاستمرار والشعور بأنه مسموع.

عكس ووضح. قم بتلخيص أو إعادة صياغة ما سمعته بشكل دوري لضمان الفهم. اطرح أسئلة مدروسة للتعمق في الموضوع وإظهار اهتمامك الحقيقي بالمحادثة.

2. استخدم التعليقات التقديرية لبناء علاقة طيبة

في كل محادثة، أدرج على الأقل تعليقًا تقديريًا واحدًا.

ابحث عن شيء لتقديره. ابحث عن الفرص لتقديم مجاملات صادقة أو التعبير عن الامتنان. يمكن أن يكون ذلك حول مظهر شخص ما، أو إنجازاته، أو حتى أفعال صغيرة من اللطف.

كن محددًا وصادقًا. بدلاً من الثناء العام، قدم تقديرًا مفصلًا. على سبيل المثال، "أنا حقًا معجب بكيفية تعاملك مع تلك الحالة الصعبة مع العميل" أكثر تأثيرًا من مجرد "عمل جيد".

• ركز على الأفعال والصفات، وليس فقط المظاهر
• عبر عن تقديرك للأشياء الكبيرة والصغيرة
• استخدم عبارات "أنا" لجعل تقديرك شخصيًا

التوقيت مهم. قدم تعليقاتك التقديرية في اللحظات المناسبة خلال المحادثة، مما يضمن أن تبدو طبيعية وصادقة بدلاً من أن تكون مفروضة أو متلاعبة.

3. اطرح أسئلة مدروسة للحفاظ على تدفق المحادثات

العنصر الأكثر فعالية في أن تكون الشخص الذي يرغب الجميع في التحدث معه هو... الثقة.

استعد لبدء المحادثات. قبل الفعاليات الاجتماعية، فكر في بعض الأسئلة المفتوحة التي يمكن أن تثير مناقشات مثيرة. قد تتعلق هذه بالأحداث الجارية، أو الاهتمامات المشتركة، أو الحدث نفسه.

استخدم أسئلة متابعة. عندما يشارك شخص ما معلومات، اطرح أسئلة استقصائية لمعرفة المزيد. هذا يظهر اهتمامًا حقيقيًا ويساعد على تعميق المحادثة. على سبيل المثال:

• "ما الذي دفعك إلى اتخاذ ذلك القرار؟"
• "كيف أثرت تلك التجربة عليك؟"
• "ماذا تعتقد سيحدث بعد ذلك؟"

وازن بين الأسئلة والعبارات. بينما تعتبر الأسئلة مهمة، تجنب تحويل المحادثة إلى استجواب. شارك أفكارك وتجاربك الخاصة لإنشاء حوار متوازن.

4. تكيف مع أسلوب محادثتك وفقًا للإعدادات الاجتماعية والمهنية المختلفة

على عكس المحادثات في الفعاليات الاجتماعية، حيث تكون مرتاحًا ويمكنك التحدث عن مواضيع متعددة، فإن المحادثات في مكان العمل هي في الأساس جسر، رابط، وسيلة للانتقال بسلاسة من قطعة عمل إلى أخرى.

تقييم الأجواء. كن واعيًا للإعداد واضبط نغمتك ومواضيعك ومستوى الرسمية وفقًا لذلك. تختلف الدردشة غير الرسمية مع الزملاء بشكل كبير عن المحادثة مع العملاء أو الرؤساء.

الإعدادات المهنية:

• اجعل المحادثات قصيرة ومركزة على مواضيع العمل
• استخدم الألقاب المناسبة واللغة الرسمية
• كن واعيًا لقيود الوقت وجداول الآخرين

الإعدادات الاجتماعية:

• اترك مجالًا لمواضيع أكثر شخصية ولغة غير رسمية
• شارك الحكايات والآراء بحرية أكبر
• خصص وقتًا لبناء علاقات تتجاوز الحديث السطحي

الإعدادات الهجينة (مثل الفعاليات الاجتماعية-الأعمال): احرص على تحقيق توازن بين الاحترافية والاجتماعية. كن ودودًا ولكن حافظ على الحدود المناسبة.

5. تعامل مع المحادثات الصعبة بحساسية وتعاطف

دع الشخص الآخر يتحدث بقدر ما يريد. أضف تعليقات تعبر عن التعاطف والفهم، لكن لا تقدم اقتراحات أو مساعدة أو نصائح في هذه المرحلة.

أنشئ مساحة آمنة. عند مناقشة مواضيع حساسة أو معالجة النزاعات، أنشئ بيئة من الثقة والانفتاح. اختر مكانًا خاصًا واستخدم نغمة هادئة وغير حكمية.

مارس التعاطف النشط. حاول فهم وجهة نظر الشخص الآخر ومشاعره. استخدم عبارات مثل "أستطيع أن أرى لماذا تشعر بهذه الطريقة" أو "يجب أن يكون ذلك صعبًا عليك" لتظهر أنك تستمع وتعتني.

ركز على الحلول. عندما يكون ذلك مناسبًا، وجه المحادثة نحو نتائج بناءة:

• اسأل "ماذا تود أن ترى يحدث؟"
• قدم حلولًا تعاونية: "كيف يمكننا العمل معًا لمعالجة هذا؟"
• اقترح خطوات محددة وقابلة للتنفيذ للمضي قدمًا

تذكر أن بعض الأشخاص يحتاجون فقط إلى أن يتم الاستماع إليهم، وليس إصلاحهم. تجنب التسرع في تقديم النصائح ما لم يُطلب منك ذلك بشكل صريح.

6. تجنب الأخطاء الشائعة في المحادثات التي قد تنفر الآخرين

الانتباه الحصري للشخص الذي يتحدث إليك مهم جدًا. لا شيء آخر يثير الإعجاب مثل ذلك.

تجنب الرغبة في المقاطعة. دع الآخرين يكملون أفكارهم قبل الرد. يمكن أن تجعل المقاطعة الناس يشعرون بعدم الاحترام وعدم السماع.

لا تحتكر المحادثة. كن واعيًا لمدى حديثك مقابل استماعك. اسعَ لتحقيق تبادل متوازن حيث تتاح لجميع المشاركين الفرصة للمساهمة.

الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها:

• الإفراط في استخدام كلمات الحشو (مثل "مثل"، "أم"، "أنت تعرف")
• تقديم تعميمات شاملة أو تصريحات مطلقة
• التفوق باستمرار على قصص أو تجارب الآخرين
• النميمة أو التحدث سلبًا عن الأطراف الغائبة
• التحقق من هاتفك أو الظهور مشتتًا أثناء المحادثات

كن واعيًا بلغة الجسد. حافظ على التواصل البصري المناسب، وتجنب وضع ذراعيك بشكل دفاعي، واستخدم تعبيرات وجه تتناسب مع نغمة المحادثة.

7. ازرع حوارًا ذا مغزى مع العائلة والأصدقاء

من السهل أن تكون مليئًا بالمحادثات، بالمرح، عندما تتعامل مع أشخاص تلتقي بهم نادرًا؛ لكن في المنزل، أن تكون حيًا، أن تكون ممتعًا، أن تكون مليئًا بمواضيع جديدة للمحادثة - هذا مطلب على الطبيعة البشرية تستجيب له الطبيعة البشرية بضعف متزايد.

أعط الأولوية للوقت الجيد. خصص لحظات مخصصة للمحادثات ذات المغزى مع أحبائك، خالية من المشتتات مثل الهواتف أو التلفاز.

أظهر اهتمامًا حقيقيًا. اسأل عن حياتهم، وأحلامهم، وتحدياتهم. تذكر التفاصيل من المحادثات السابقة لتظهر أنك تقدر ما يشاركونه.

بدايات المحادثة لروابط أعمق:

• "ما الذي يشغل بالك مؤخرًا؟"
• "هل هناك شيء كنت ترغب في تجربته أو تعلمه؟"
• "كيف كنت تشعر حيال [جانب معين من حياتهم]؟"

كن vulnerable. شارك أفكارك ومشاعرك الخاصة لتشجيع الانفتاح المتبادل. هذا يبني الثقة ويقوي العلاقات.

8. استغل قوة الحديث القصير في الإعدادات التجارية والاجتماعية

الحديث القصير ليس من المفترض أن يكون بارعًا. الجميع يتحدث بشكل مبتذل. الجميع يشارك في "الحديث القصير" الذي لا يقول شيئًا ذكيًا أو مهمًا. هذا النوع من الحديث القصير ضروري لتحريك الأمور.

اعترف بقيمة الحديث القصير. على الرغم من أنه قد يبدو سطحيًا، إلا أن الحديث القصير يؤدي وظائف اجتماعية مهمة:

• كسر الجليد في المواقف الجديدة
• بناء علاقة قبل الغوص في مواضيع أكثر جوهرية
• خلق جو ودي ومريح

استعد بمواضيع متعددة. احتفظ بقائمة ذهنية من المواضيع العامة الآمنة المناسبة لمختلف الإعدادات:

• الأحداث الجارية (تجنب القضايا المثيرة للجدل)
• المعالم أو المطاعم المحلية
• التجارب المشتركة (مثل الحدث الذي تحضره)
• مواضيع محايدة مثل الطقس أو الرياضة

استخدم الحديث القصير بشكل استراتيجي. في الإعدادات التجارية، يمكن أن تساعد التبادلات القصيرة في:

• إنشاء علاقات طيبة قبل المفاوضات
• إقامة اتصالات قيمة في الفعاليات الشبكية
• تسهيل الانتقالات بين أجزاء الاجتماع الرسمية

تذكر أن الحديث القصير هو مهارة تتحسن مع الممارسة. لا تشعر بالإحباط إذا شعرت أنه غير مريح في البداية.

9. طور استراتيجيات للتواصل الفعال عبر الهاتف

سواء كان الأمر يتعلق بالرئيس التنفيذي لشركة بمليار دولار أو مديرك المباشر، فإن التحدث مع شخص أعلى منك في التسلسل الهرمي في مكان العمل غالبًا ما يكون مليئًا بالقلق. يجب أن تكون مواقفك قائمة على الاحترام، ولكن ليس بإعجاب مفرط، بثقة ولكن دون ألفة زائدة.

استعد للمكالمات المهمة. قبل إجراء مكالمة عمل، اكتب النقاط الرئيسية التي تريد تغطيتها. يساعدك ذلك على البقاء مركزًا ويضمن عدم نسيان معلومات حيوية.

مارس آداب الهاتف المناسبة:

• عرّف نفسك بوضوح في بداية المكالمة
• تحدث بسرعة وحجم معتدلين
• تجنب الضوضاء الخلفية والمشتتات
• استمع بنشاط، مستخدمًا إشارات لفظية لإظهار انخراطك

كن واعيًا للوقت. احترم جداول الآخرين من خلال:

• السؤال عما إذا كان الوقت مناسبًا للتحدث
• الوصول إلى النقطة بسرعة في مكالمات العمل
• إنهاء المكالمات الشخصية عندما تشعر أن الشخص الآخر يحتاج إلى الذهاب

بالنسبة لرسائل البريد الصوتي، كن مختصرًا ولكن اذكر:

• اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك
• سبب مكالمتك
• أي عناصر أو مواعيد نهائية ضرورية

10. تعامل مع المواضيع الحساسة وأوقات الشدة برشاقة

لا تقل إنك تفهم كيف يشعر الشخص الآخر. أولاً، لا يمكنك فهم ذلك لأنك لست في نفس الوضع بالضبط ("المشابه" لا يكفي). ثانيًا، سيشعر الشخص الآخر، على مستوى ما، بالاستياء من ذلك.

قدم دعمًا حقيقيًا. عندما يمر شخص ما بوقت صعب، ركز على أن تكون حاضرًا وداعمًا بدلاً من محاولة إصلاح مشكلاتهم.

عبارات مفيدة:

• "أنا هنا من أجلك إذا كنت بحاجة إلى التحدث."
• "هل هناك شيء يمكنني فعله للمساعدة؟"
• "يبدو أن ذلك صعب حقًا. كيف تتعامل مع ذلك؟"

تجنب العبارات العامة والنصائح غير المطلوبة. بدلاً من قول "كل شيء يحدث لسبب" أو تقديم حلول على الفور، تحقق من مشاعرهم وتجربتهم.

تجنب المواضيع الحساسة بعناية:

• اختر وقتًا ومكانًا مناسبين للمناقشات الحساسة
• استخدم عبارات "أنا" للتعبير عن مشاعرك دون إلقاء اللوم
• كن مستعدًا للاستماع أكثر مما تتحدث
• اعترف بصعوبة المحادثة

تذكر أن الدعم الصامت وأذن الاستماع هما في بعض الأحيان أقوى الأدوات في أوقات الشدة.

آخر تحديث:: August 5, 2024