النقاط الرئيسية
1. اعرف أين يذهب وقتك: تتبع وحلل استخدامك للوقت
الوقت هو المورد الأكثر ندرة، وإذا لم يتم إدارته، فلن يمكن إدارة أي شيء آخر.
الوقت لا يمكن تعويضه. على عكس المال أو الأشخاص، لا يمكن شراء الوقت أو استئجاره أو الحصول عليه. إنه المورد الأكثر أهمية لأي مدير. لإدارته بفعالية، يجب أولاً فهم أين يذهب.
تتبع استخدامك للوقت. احتفظ بسجل لأنشطتك لمدة ثلاثة إلى أربعة أسابيع على الأقل. سيوضح ذلك الأنماط ويساعد في تحديد الأنشطة التي تستهلك الوقت. تشمل الأنشطة الشائعة التي تستهلك الوقت:
- الاجتماعات غير الضرورية
- سير العمل غير المنظم
- التواصل المفرط
- التواصل غير الفعال
قم بالتحليل والتعديل. بمجرد أن تحصل على صورة واضحة لاستخدامك للوقت، اتخذ خطوات للقضاء على الأنشطة غير المنتجة أو تقليلها. راقب وطور ممارسات إدارة الوقت لديك باستمرار للحفاظ على الفعالية وتحسينها.
2. ركز على المساهمة الخارجية: حدد قيمتك الفريدة للمؤسسة
التركيز على المساهمة بمفرده يوفر المتطلبات الأساسية الأربعة للعلاقات الإنسانية الفعالة: التواصل؛ العمل الجماعي؛ تطوير الذات؛ وتطوير الآخرين.
غير وجهة نظرك. بدلاً من التركيز على مهامك ومسؤولياتك الخاصة، اسأل نفسك، "ما الذي يمكنني المساهمة به والذي سيؤثر بشكل كبير على أداء ونتائج المؤسسة التي أعمل بها؟"
حدد مساهمتك الفريدة. ضع في اعتبارك:
- مهاراتك وخبراتك المحددة
- احتياجات مؤسستك
- الفجوات في العمليات أو الأنظمة الحالية
- الفرص للابتكار أو التحسين
قم بمحاذاة جهودك مع أهداف المؤسسة. تأكد من أن مساهمتك تدعم مباشرة الأهداف العامة لشركتك أو مؤسستك. ستزيد هذه المحاذاة من قيمتك وفعاليتك كمدير.
3. اجعل القوة منتجة: استغل نقاط قوتك وقوة الآخرين
المدير الفعال يجعل القوة منتجة. إنه يعرف أنه لا يمكن البناء على الضعف.
حدد نقاط القوة. قم بتقييم نقاط قوتك ونقاط قوة أعضاء فريقك بانتظام. ابحث عن المجالات التي يتفوق فيها الأفراد ويحققون نتائج باستمرار.
استغل نقاط القوة بشكل استراتيجي. قم بتعيين المهام والمسؤوليات بناءً على نقاط قوة الأشخاص بدلاً من محاولة "إصلاح" نقاط الضعف. يؤدي هذا النهج إلى:
- زيادة الإنتاجية
- زيادة الرضا الوظيفي
- أداء أفضل بشكل عام
طور نقاط القوة بشكل أكبر. استثمر في التدريب والفرص التي تسمح للناس بتعزيز نقاط قوتهم الحالية. هذا يخلق ثقافة التحسين المستمر والتميز.
4. ركز على المجالات الرئيسية القليلة: حدد أولويات المهام لتحقيق أقصى تأثير
إذا كان هناك "سر" واحد للفعالية، فهو التركيز. يقوم المديرون الفعالون بالأشياء المهمة أولاً ويفعلون شيئًا واحدًا في كل مرة.
حدد مجالات النتائج الرئيسية. حدد المهام الأكثر أهمية التي سيكون لها أكبر تأثير على نجاح مؤسستك. عادةً ما تكون هذه المجالات حيث تتقاطع نقاط قوتك الفريدة مع احتياجات المؤسسة.
حدد الأولويات بلا رحمة. ركز وقتك وطاقتك على هذه المجالات ذات التأثير العالي. كن مستعدًا لقول "لا" للمهام الأقل أهمية أو تفويضها للآخرين.
مارس العمل على مهمة واحدة. تجنب إغراء تعدد المهام. بدلاً من ذلك، امنح انتباهك الكامل لمهمة مهمة واحدة في كل مرة، مما يضمن جودة أعلى في المخرجات وسرعة في الإنجاز.
5. اتخذ قرارات فعالة: اتبع عملية منهجية لصنع القرار
المديرون الفعالون لا يتخذون العديد من القرارات. إنهم يركزون على القرارات المهمة.
طور إطار عمل لصنع القرار. اتبع نهجًا منظمًا في اتخاذ القرارات:
- حدد المشكلة بوضوح
- حدد الأهداف والمعايير لنتيجة ناجحة
- توليد حلول بديلة
- تقييم البدائل وفقًا للمعايير
- اختر الخيار الأفضل
- نفذ القرار
- راقب وقم بالتعديل حسب الحاجة
ركز على القرارات المهمة. تجنب الانغماس في الأمور التافهة. ركز جهودك في صنع القرار على القضايا التي لها تأثير كبير على أداء مؤسستك ونتائجها.
اتخذ قرارات في الوقت المناسب. بينما يعد التحليل الشامل مهمًا، تجنب شلل التحليل. حدد مواعيد نهائية لاتخاذ القرارات والتزم بها.
6. عناصر صنع القرار الفعال: حدد المشكلة وحدد أهدافًا واضحة
الإدراك الواضح بأن المشكلة كانت عامة ولا يمكن حلها إلا من خلال قرار يحدد قاعدة أو مبدأ.
حدد طبيعة المشكلة. حدد ما إذا كانت القضية المطروحة هي:
- حالة عامة تتطلب نهجًا مبدئيًا
- حدث فريد يحتاج إلى حل محدد
- مشكلة متكررة تحتاج إلى إصلاح منهجي
حدد أهدافًا واضحة. عرّف كيف تبدو النتيجة الناجحة. ضع في اعتبارك:
- أهداف كمية (مثل زيادة المبيعات بنسبة 20%)
- تحسينات نوعية (مثل تعزيز رضا العملاء)
- أهداف محددة زمنياً (مثل تنفيذ نظام جديد خلال ستة أشهر)
حدد شروط الحدود. حدد القيود والحدود التي يجب أن يعمل ضمنها الحل. يساعد ذلك في تضييق الخيارات القابلة للتطبيق ويضمن التنفيذ العملي.
7. توليد وتقييم البدائل: اعتبر خيارات متعددة قبل اتخاذ القرار
القرارات التي يتعين على المدير اتخاذها لا تُتخذ بشكل جيد بالإجماع. تُتخذ بشكل جيد فقط إذا كانت قائمة على صراع وجهات نظر متعارضة، والحوار بين وجهات نظر مختلفة، والاختيار بين أحكام مختلفة.
شجع وجهات نظر متنوعة. ابحث بنشاط عن مدخلات من مختلف أصحاب المصلحة والخبراء. يساعد ذلك في كشف النقاط العمياء ويولد مجموعة واسعة من الحلول المحتملة.
استخدم طرق تقييم منظمة. استخدم تقنيات مثل:
- تحليل SWOT (نقاط القوة، نقاط الضعف، الفرص، التهديدات)
- مصفوفات القرار
- تحليل التكلفة والفائدة
تحدى الافتراضات. استجوب المعتقدات السائدة و"المعرفة الشائعة". يمكن أن يؤدي ذلك إلى حلول مبتكرة ويمنع التفكير الجماعي.
8. تحمل المسؤولية عن القرارات والتواصل: تأكد من التنفيذ السليم
لم يتم اتخاذ القرار حتى يعرف الناس: اسم الشخص المسؤول عن تنفيذه؛ الموعد النهائي؛ أسماء الأشخاص الذين سيتأثرون بالقرار وبالتالي يجب أن يعرفوا عنه، ويفهموه، ويوافقوا عليه - أو على الأقل لا يعارضوا بشدة؛ وأسماء الأشخاص الذين يجب إبلاغهم بالقرار، حتى لو لم يتأثروا به مباشرة.
حدد المساءلة بوضوح. عيّن أفرادًا محددين مسؤولين عن تنفيذ كل جانب من جوانب القرار.
حدد المواعيد النهائية والمعالم. أنشئ جدولًا زمنيًا واضحًا للتنفيذ والمتابعة.
تواصل بفعالية. تأكد من أن جميع الأطراف المعنية تفهم:
- القرار وأسبابه
- دورهم في التنفيذ
- النتائج المتوقعة
- أي تحديات أو مخاطر محتملة
تابع وقم بالتعديل. راجع التقدم بانتظام وكن مستعدًا لإجراء التعديلات اللازمة بناءً على التغذية الراجعة والنتائج الواقعية.
9. ابني على الفرص، لا على المشاكل: ركز على الإمكانيات بدلاً من الصعوبات
يركز المديرون الفعالون على الفرص بدلاً من المشاكل. يجب التعامل مع المشاكل، بالطبع؛ لا ينبغي أن تُهمل. لكن حل المشاكل، مهما كان ضروريًا، لا ينتج نتائج. إنه يمنع الأضرار. استغلال الفرص ينتج نتائج.
ازرع عقلية البحث عن الفرص. درب نفسك وفريقك على البحث بنشاط عن الفرص المحتملة في كل موقف، حتى في النكسات أو التحديات الظاهرة.
خصص الموارد بشكل استراتيجي. استثمر المزيد من الوقت والطاقة والموارد في متابعة الفرص الواعدة بدلاً من مجرد إصلاح المشاكل.
أنشئ ثقافة الابتكار. شجع وقدم مكافآت للتفكير الإبداعي والمخاطرة المحسوبة. يساعد ذلك مؤسستك على البقاء في المقدمة والتكيف مع الظروف المتغيرة.
10. الاجتماعات الفعالة: هيكل وأجرِ الاجتماعات من أجل الإنتاجية
يعرف المديرون الفعالون أنهم بحاجة إلى استخدام أنواع مختلفة من الاجتماعات لأغراض مختلفة.
حدد الغرض. حدد بوضوح هدف كل اجتماع:
- تبادل المعلومات
- اتخاذ القرارات
- حل المشكلات
- العصف الذهني
استعد بشكل كافٍ. وزع المواد ذات الصلة مسبقًا وتوقع من المشاركين أن يكونوا مستعدين.
إدارة الوقت بفعالية. ابدأ وانتهِ من الاجتماعات في الوقت المحدد. استخدم حدود زمنية للجدول الزمني لكل موضوع.
تأكد من المتابعة. اختتم الاجتماعات بعناصر عمل واضحة، وأطراف مسؤولة، ومواعيد نهائية. وثق ووزع نتائج الاجتماع بسرعة.
11. إدارة رئيسك: اجعل نقاط قوة مشرفك منتجة
يجعل المديرون الفعالون نقاط قوة الرئيس منتجة.
افهم أسلوب عمل رئيسك. حدد:
- طرق التواصل المفضلة لديهم
- عملية اتخاذ القرار
- الأولويات والمخاوف الرئيسية لديهم
قم بمحاذاة جهودك مع نقاط قوتهم. قدم المعلومات والأفكار بطرق تستفيد من نقاط قوة رئيسك وتعوض عن نقاط ضعفهم.
تواصل بفعالية. ابقِ رئيسك على اطلاع بشأن:
- التقدم في المشاريع الرئيسية
- القضايا أو العقبات المحتملة
- الفرص للتحسين أو النمو
اطلب التغذية الراجعة والإرشاد. اطلب بانتظام مدخلات حول أدائك وتطويرك المهني. يظهر هذا المبادرة ويساعد في بناء علاقة عمل أقوى.
12. يمكن تعلم الفعالية: طور عادة السؤال "ما الذي يمكنني المساهمة به؟"
الفعالية عادة؛ أي مجموعة من الممارسات. ويمكن دائمًا تعلم الممارسات.
ازرع الوعي الذاتي. عكس بانتظام على أفعالك وقراراتك ونتائجها. حدد مجالات للتحسين والنمو.
اطلب التغذية الراجعة. اطلب بنشاط مدخلات من الزملاء والمرؤوسين والرؤساء حول أدائك وفعاليتك.
مارس بشكل متعمد. حدد أهدافًا محددة لتحسين فعاليتك في مجالات مختلفة (إدارة الوقت، اتخاذ القرار، التواصل) واعمل عليها باستمرار.
تعلم من التجربة. بعد كل مشروع أو قرار مهم، قم بإجراء مراجعة قصيرة:
- ما الذي نجح بشكل جيد؟
- ما الذي كان يمكن أن يتم بشكل أفضل؟
- ما الدروس التي يمكن تطبيقها على المواقف المستقبلية؟
من خلال التركيز باستمرار على المساهمة وممارسة هذه المبادئ، يمكنك تطوير عادة الفعالية، مما يؤدي إلى نجاح أكبر وتأثير في دورك كمدير.
آخر تحديث::
مراجعات
يُعتبر كتاب "المدير الفعّال" من الكلاسيكيات في مجال الإدارة، حيث لا يزال يحتفظ بأهميته حتى بعد مرور عقود على نشره. يثني القراء على رؤى بيتر دراكر الخالدة حول مواضيع مثل إدارة الوقت، واتخاذ القرارات، واستغلال نقاط القوة. وقد وجد الكثيرون أن مبادئ الكتاب قابلة للتطبيق ليس فقط على المدراء التنفيذيين، بل تتجاوز ذلك. وقد تم توجيه بعض الانتقادات نحو اللغة والأمثلة التي قد تبدو قديمة. بشكل عام، اعتبر المراجعون هذا الكتاب عملاً أساسياً أثرى التفكير الإداري الحديث، على الرغم من أن بعضهم شعر بأنه مفرط في الإطناب أو عفا عليه الزمن. ومع ذلك، أوصى معظمهم بقراءته كمرجع أساسي لقادة الأعمال والعاملين في مجال المعرفة.
Similar Books
