Getting Things Done

1. Zachyťte vše, co má vaši pozornost

Vaše mysl je na to, aby měla nápady, ne aby je držela.

Shromážděte všechny otevřené smyčky. Sbírejte všechny úkoly, závazky a nápady, které zabírají váš mentální prostor. To zahrnuje osobní i profesionální povinnosti, od velkých projektů po drobné pochůzky. Používejte fyzické a digitální nástroje jako zápisníky, aplikace nebo hlasové poznámky k externalizaci těchto myšlenek.

Vytvořte si sběratelský návyk. Pravidelně vyprázdněte svou mysl od všech jejích obsahů. Tato praxe snižuje stres a mentální nepořádek, což vám umožňuje soustředit se na to, co je skutečně důležité. Zachycením všeho uvolníte mentální kapacitu a zajistíte, že nic neunikne vaší pozornosti.

Důvěřujte procesu. Zpočátku to může být ohromující, když se postavíte objemu svých závazků. Nicméně, dostat vše z hlavy je prvním krokem k získání kontroly a jasnosti. Pamatujte, že se nezavazujete k tomu, abyste udělali vše, co zachytíte, jen uznáváte jeho existenci.

2. Ujasněte si požadovaný výsledek a další krok pro každou položku

Tajemství úspěchu je začít. Tajemství začátku je rozdělit složité a ohromující úkoly na malé zvládnutelné úkoly a pak začít s prvním z nich.

Definujte jasné výsledky. Pro každou položku, kterou jste zachytili, určete, jak vypadá "hotovo". Tato jasnost pomáhá vaší mysli soustředit se na dosažení požadovaného výsledku, místo aby jen přemýšlela o problému.

Identifikujte další kroky. Rozdělte každý výsledek na konkrétní, fyzické akce. Zeptejte se sami sebe: "Jaký je další krok, který musím udělat, abych to posunul kupředu?" Tento krok přeměňuje vágní nápady na konkrétní, proveditelné úkoly.

Příklady dalších kroků:

• Zavolat Johnovi ohledně časového plánu projektu
• Napsat osnovu pro prezentaci
• Prozkoumat možnosti letů pro nadcházející cestu

3. Organizujte připomínky do důvěryhodného systému

Vaše schopnost generovat sílu je přímo úměrná vaší schopnosti relaxovat.

Vytvořte spolehlivý organizační systém. Vyviněte strukturu, která vám umožní snadno ukládat a vyhledávat informace. To může zahrnovat digitální nástroje jako aplikace pro správu úkolů nebo fyzické systémy jako složky.

Kategorizujte podle kontextu. Skupinujte úkoly podle toho, kde nebo jak mohou být dokončeny. Běžné kategorie zahrnují:

• @Počítač
• @Telefon
• @Pochůzky
• @Domov
• @Kancelář

Udržujte oddělené seznamy. Mějte oddělené seznamy pro různé typy položek:

• Další kroky: Okamžité, konkrétní úkoly
• Projekty: Výsledky s více kroky
• Čekám na: Položky delegované na ostatní
• Někdy/Možná: Nápady pro budoucnost

4. Pravidelně revidujte a aktualizujte svůj systém

Je snazší se chovat tak, abyste se cítili lépe, než se cítit lépe, abyste se chovali.

Provádějte týdenní revizi. Vyhraďte si čas každý týden na revizi a aktualizaci svého systému. Tento návyk zajišťuje, že vaše seznamy zůstanou aktuální a relevantní.

Proces týdenní revize:

1. Shromážděte všechny volné papíry a materiály
2. Zpracujte své poznámky
3. Projděte data z předchozího kalendáře
4. Projděte nadcházející kalendář
5. Projděte seznamy úkolů
6. Projděte seznamy projektů

Udržujte perspektivu. Využijte tento čas k hodnocení svých závazků na různých úrovních, od úkolů na zemi po životní cíle. Tato praxe vám pomáhá zůstat v souladu s vašimi širšími cíli při řízení každodenních úkolů.

5. Podnikejte kroky na nejdůležitější úkoly

Štěstí ovlivňuje vše. Nechte svůj háček vždy nahozený; v proudu, kde to nejméně očekáváte, bude ryba.

Implementujte pravidlo dvou minut. Pokud úkol trvá méně než dvě minuty, udělejte ho okamžitě. Tento princip zabraňuje hromadění malých úkolů a ucpávání vašeho systému.

Použijte model čtyř kritérií pro výběr akcí:

1. Kontext: Co můžete udělat vzhledem k vaší aktuální poloze a dostupným nástrojům?
2. Dostupný čas: Kolik času máte před dalším závazkem?
3. Dostupná energie: Jakou úroveň mentální a fyzické energie máte?
4. Priorita: Vzhledem k výše uvedeným faktorům, co je nejdůležitější udělat?

Důvěřujte své intuici. Jakmile máte jasný přehled o svých závazcích a dalších krocích, důvěřujte svému instinktu při rozhodování, na čem pracovat. Vaše mysl je osvobozena k intuitivním rozhodnutím, když není zahlcena nezpracovanými vstupy.

6. Ovládněte umění produktivity bez stresu

Existuje jedna věc, kterou můžeme udělat, a nejšťastnější lidé jsou ti, kteří ji mohou dělat na maximum. Můžeme být zcela přítomni. Můžeme být tady a teď. Můžeme... věnovat veškerou svou pozornost příležitosti před námi.

Dosáhněte mysli jako voda. Usilujte o stav připravenosti a flexibility, jako voda přizpůsobující se jakékoli nádobě. Tento způsob myšlení vám umožňuje reagovat přiměřeně na cokoli, co vám život přinese, bez přehnaných nebo nedostatečných reakcí.

Odstraňte psychický odpor. Zachycením a ujasněním všech svých závazků odstraníte jemný stres způsobený nedokončenými úkoly a nejasnými povinnostmi. Tím uvolníte mentální energii pro soustředěnou práci a kreativitu.

Procvičujte myšlení na výsledky. Pravidelně si vizualizujte úspěšné výsledky svých projektů a cílů. Tento návyk připravuje váš mozek na vnímání příležitostí a řešení, která jsou v souladu s vašimi požadovanými výsledky.

7. Transformujte svůj přístup k práci a životu

Jak mohu vědět, co si myslím, dokud neuslyším, co říkám?

Přesuňte se od řízení času k řízení pozornosti. Místo snahy vtěsnat více do každého dne se soustřeďte na efektivní směrování své pozornosti. Tento přístup uznává, že energie a pozornost, nejen čas, jsou klíčovými zdroji.

Přijměte myšlení "dalšího kroku". Trénujte sebe a své okolí, aby vždy identifikovali další fyzický, viditelný krok potřebný k posunu něčeho kupředu. Tento návyk zabraňuje prokrastinaci a udržuje projekty v pohybu.

Pěstujte sklon k akci. Rozvíjejte návyk okamžitého jednání na malých úkolech a rychlého rozhodování o dalších krocích u větších projektů. Tento proaktivní přístup buduje hybnost a sebevědomí.

Vytvořte systém s nízkým odporem. Navrhněte svůj organizační systém tak, aby byl tak jednoduchý a příjemný k použití, že se s ním přirozeně zapojíte. Čím snazší je zachytit, ujasnit a revidovat, tím pravděpodobněji systém udržíte.

Poslední aktualizace: July 21, 2024