Getting Things Done

1. Erfassen Sie alles, was Ihre Aufmerksamkeit beansprucht

Ihr Geist ist dafür da, Ideen zu haben, nicht sie festzuhalten.

Sammeln Sie alle offenen Schleifen. Erfassen Sie jede Aufgabe, Verpflichtung und Idee, die Ihren mentalen Raum einnimmt. Dies umfasst sowohl persönliche als auch berufliche Verpflichtungen, von großen Projekten bis hin zu kleinen Besorgungen. Nutzen Sie physische und digitale Werkzeuge wie Notizblöcke, Apps oder Sprachnotizen, um diese Gedanken zu externalisieren.

Schaffen Sie eine Sammelgewohnheit. Leeren Sie regelmäßig Ihren Geist von all seinen Inhalten. Diese Praxis reduziert Stress und mentale Unordnung, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Indem Sie alles erfassen, schaffen Sie geistige Kapazitäten und stellen sicher, dass nichts durch die Maschen fällt.

Vertrauen Sie dem Prozess. Anfangs mag dies überwältigend erscheinen, da Sie mit dem Umfang Ihrer Verpflichtungen konfrontiert werden. Doch alles aus Ihrem Kopf zu bekommen, ist der erste Schritt zu Kontrolle und Klarheit. Denken Sie daran, dass Sie sich nicht verpflichten, alles zu tun, was Sie erfassen, sondern nur dessen Existenz anerkennen.

2. Klären Sie das gewünschte Ergebnis und die nächsten Schritte für jedes Element

Das Geheimnis des Vorankommens ist der Anfang. Das Geheimnis des Anfangs ist, Ihre komplexen, überwältigenden Aufgaben in kleine, handhabbare Aufgaben zu zerlegen und dann mit der ersten zu beginnen.

Definieren Sie klare Ergebnisse. Bestimmen Sie für jedes erfasste Element, wie „fertig“ aussieht. Diese Klarheit hilft Ihrem Gehirn, sich auf das gewünschte Ergebnis zu konzentrieren, anstatt nur über das Problem nachzudenken.

Identifizieren Sie nächste Schritte. Zerlegen Sie jedes Ergebnis in spezifische, physische Aktionen. Fragen Sie sich: „Was ist der nächste Schritt, den ich unternehmen muss, um dies voranzubringen?“ Dieser Schritt verwandelt vage Ideen in konkrete, machbare Aufgaben.

Beispiele für nächste Schritte:

• Rufen Sie John wegen des Projektzeitplans an
• Entwerfen Sie eine Gliederung für die Präsentation
• Recherchieren Sie Flugoptionen für die bevorstehende Reise

3. Organisieren Sie Erinnerungen in ein vertrauenswürdiges System

Ihre Fähigkeit, Kraft zu erzeugen, steht in direktem Verhältnis zu Ihrer Fähigkeit, sich zu entspannen.

Erstellen Sie ein zuverlässiges Organisationssystem. Entwickeln Sie eine Struktur, die es Ihnen ermöglicht, Informationen leicht zu speichern und abzurufen. Dies kann digitale Werkzeuge wie Aufgabenverwaltungs-Apps oder physische Systeme wie Aktenordner umfassen.

Kategorisieren Sie nach Kontext. Gruppieren Sie Aufgaben basierend darauf, wo oder wie sie erledigt werden können. Häufige Kategorien sind:

• @Computer
• @Telefon
• @Besorgungen
• @Zuhause
• @Büro

Führen Sie separate Listen. Halten Sie unterschiedliche Listen für verschiedene Arten von Elementen:

• Nächste Schritte: Unmittelbare, konkrete Aufgaben
• Projekte: Mehrstufige Ergebnisse
• Warten auf: An andere delegierte Elemente
• Irgendwann/Vielleicht: Ideen für die Zukunft

4. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihr System regelmäßig

Es ist einfacher, sich in eine bessere Art des Fühlens zu handeln, als sich in eine bessere Art des Handelns zu fühlen.

Führen Sie eine wöchentliche Überprüfung durch. Nehmen Sie sich jede Woche Zeit, um Ihr System zu überprüfen und zu aktualisieren. Diese Gewohnheit stellt sicher, dass Ihre Listen aktuell und relevant bleiben.

Wöchentlicher Überprüfungsprozess:

1. Sammeln Sie alle losen Papiere und Materialien
2. Verarbeiten Sie Ihre Notizen
3. Überprüfen Sie frühere Kalenderdaten
4. Überprüfen Sie den bevorstehenden Kalender
5. Überprüfen Sie Aktionslisten
6. Überprüfen Sie Projektlisten

Behalten Sie die Perspektive. Nutzen Sie diese Zeit, um Ihre Verpflichtungen auf verschiedenen Ebenen zu bewerten, von alltäglichen Aufgaben bis hin zu Lebenszielen. Diese Praxis hilft Ihnen, im Einklang mit Ihren übergeordneten Zielen zu bleiben, während Sie tägliche Aufgaben verwalten.

5. Handeln Sie nach Ihren wichtigsten Aufgaben

Glück beeinflusst alles. Lassen Sie Ihren Haken immer ausgeworfen sein; im Strom, wo Sie es am wenigsten erwarten, wird ein Fisch sein.

Implementieren Sie die Zwei-Minuten-Regel. Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, erledigen Sie sie sofort. Dieses Prinzip verhindert, dass sich kleine Aufgaben anhäufen und Ihr System verstopfen.

Verwenden Sie das Vier-Kriterien-Modell zur Auswahl von Aktionen:

1. Kontext: Was können Sie angesichts Ihres aktuellen Standorts und der verfügbaren Werkzeuge tun?
2. Verfügbare Zeit: Wie viel Zeit haben Sie bis zu Ihrem nächsten Termin?
3. Verfügbare Energie: Welches Maß an geistiger und körperlicher Energie haben Sie?
4. Priorität: Angesichts der oben genannten Faktoren, was ist das Wichtigste, das zu tun ist?

Vertrauen Sie Ihrer Intuition. Sobald Sie einen klaren Überblick über Ihre Verpflichtungen und nächsten Schritte haben, vertrauen Sie Ihrem Bauchgefühl bei der Entscheidung, woran Sie arbeiten sollen. Ihr Geist ist frei, intuitive Entscheidungen zu treffen, wenn er nicht mit unverarbeiteten Eingaben überladen ist.

6. Meistern Sie die Kunst der stressfreien Produktivität

Es gibt eine Sache, die wir tun können, und die glücklichsten Menschen sind diejenigen, die sie bis zum Äußersten tun können. Wir können vollständig präsent sein. Wir können ganz hier sein. Wir können... unsere ganze Aufmerksamkeit auf die vor uns liegende Gelegenheit richten.

Erreichen Sie einen Geist wie Wasser. Streben Sie einen Zustand der Bereitschaft und Flexibilität an, wie Wasser, das sich jedem Behälter anpasst. Diese Denkweise ermöglicht es Ihnen, angemessen auf alles zu reagieren, was das Leben Ihnen entgegenwirft, ohne überzureagieren oder unterzureagieren.

Beseitigen Sie psychischen Ballast. Indem Sie alle Ihre Verpflichtungen erfassen und klären, beseitigen Sie den subtilen Stress, der durch unerledigte Aufgaben und unklare Verpflichtungen verursacht wird. Dies schafft geistige Energie für fokussierte Arbeit und Kreativität.

Praktizieren Sie Ergebnisdenken. Visualisieren Sie regelmäßig erfolgreiche Ergebnisse für Ihre Projekte und Ziele. Diese Gewohnheit bereitet Ihr Gehirn darauf vor, Chancen und Lösungen zu erkennen, die mit Ihren gewünschten Ergebnissen übereinstimmen.

7. Transformieren Sie Ihren Ansatz zu Arbeit und Leben

Wie weiß ich, was ich denke, bis ich höre, was ich sage?

Wechseln Sie vom Zeitmanagement zum Fokusmanagement. Anstatt zu versuchen, mehr in jeden Tag zu quetschen, konzentrieren Sie sich darauf, Ihre Aufmerksamkeit effektiv zu lenken. Dieser Ansatz erkennt an, dass Energie und Aufmerksamkeit, nicht nur Zeit, entscheidende Ressourcen sind.

Übernehmen Sie die „nächste Aktion“-Mentalität. Trainieren Sie sich und Ihre Umgebung, immer die nächste physische, sichtbare Aktion zu identifizieren, die erforderlich ist, um etwas voranzubringen. Diese Gewohnheit verhindert Prokrastination und hält Projekte in Bewegung.

Kultivieren Sie eine Neigung zum Handeln. Entwickeln Sie die Gewohnheit, sofort Maßnahmen bei kleinen Aufgaben zu ergreifen und schnelle Entscheidungen über die nächsten Schritte für größere Projekte zu treffen. Dieser proaktive Ansatz baut Schwung und Vertrauen auf.

Erstellen Sie ein vertrauenswürdiges System mit geringem Widerstand. Gestalten Sie Ihr Organisationssystem so einfach und angenehm zu nutzen, dass Sie es natürlich verwenden. Je einfacher es ist, zu erfassen, zu klären und zu überprüfen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie das System aufrechterhalten.

Last updated: July 21, 2024