Project Management for the Unofficial Project Manager

1. Projektmanagement ist im modernen Arbeitsplatz unerlässlich

Projektmanagement ist die Arbeit des einundzwanzigsten Jahrhunderts. Das bedeutet, dass jeder ein Projektmanager ist.

Der Aufstieg des inoffiziellen Projektmanagers. In der heutigen Arbeitswelt verbringen Fachleute 60-80% ihrer Zeit mit projektbezogener Arbeit, doch nur wenige haben eine formale Ausbildung im Projektmanagement. Dies hat zur Entstehung des "inoffiziellen Projektmanagers" geführt – Personen, die Projekte leiten sollen, ohne den offiziellen Titel oder die Ausbildung zu haben.

Die Kosten des Projektversagens. Laut dem Project Management Institute (PMI):

• Nur 8% der Organisationen sind "Hochleister" im Projektmanagement
• 45% der Projekte sind entweder überfällig oder werden abgebrochen
• Nur 45% der Projekte erreichen ihre Ziele
• Für jeden weltweit in Projekte investierten 100 Dollar gibt es einen Nettoverlust von 13,50 Dollar

Der Bedarf an einem neuen Ansatz. Traditionelles Projektmanagement konzentriert sich stark auf Prozesse, aber im 21. Jahrhundert erfordert Erfolg gleichermaßen die Führung von Menschen. Dieses Buch bietet eine zuverlässige Formel, um inoffiziellen Projektmanagern zu helfen, Projekte zu managen und Menschen effektiv zu führen, indem es wesentliche Projektmanagementprinzipien mit Führungsfähigkeiten kombiniert, um Teammitglieder zu inspirieren und zu motivieren.

2. Menschen + Prozess = Erfolg: Die Formel für effektives Projektmanagement

Projektmanagement bedeutet ebenso, Menschen effektiv zu führen, wie es bedeutet, einen Prozess geschickt zu managen.

Das Gleichgewicht zwischen Menschen und Prozess. Erfolgreiches Projektmanagement erfordert die Beherrschung sowohl der technischen Aspekte (Prozess) als auch der menschlichen Elemente (Menschen). Viele Projektmanager sind in einem Bereich hervorragend, kämpfen jedoch mit dem anderen. Es ist entscheidend, seine natürliche Neigung zu erkennen und Fähigkeiten in beiden Bereichen zu entwickeln.

Die Bedeutung informeller Autorität. Als inoffizieller Projektmanager fehlt Ihnen oft die formale Autorität über Teammitglieder. Die Entwicklung informeller Autorität – die Fähigkeit, andere zu inspirieren und zu beeinflussen, ohne sich auf einen Titel oder eine Position zu stützen – ist unerlässlich. Dies ergibt sich aus der Demonstration von starkem Charakter, Integrität und Führungsfähigkeiten.

Die vier grundlegenden Verhaltensweisen. Um informelle Autorität aufzubauen und Teammitglieder zu engagieren, konzentrieren Sie sich darauf, diese Verhaltensweisen zu meistern:

1. Respekt zeigen
2. Zuerst zuhören
3. Erwartungen klären
4. Verantwortung praktizieren

Diese Verhaltensweisen schaffen Vertrauen, verbessern die Kommunikation und erhöhen das Engagement des Teams, was zu besseren Projektergebnissen führt.

3. Projekte durch Klärung gemeinsamer Erwartungen initiieren

Sie müssen ein gemeinsames und messbares Set von Erwartungen klären.

Die entscheidende Bedeutung der Initiierung. Die Initiierungsphase ist die wichtigste Phase des Projektmanagements. Selbst kleine Missverständnisse in dieser Phase können später zu erheblichen Problemen führen, ein Prinzip, das als "Empfindlichkeit gegenüber Anfangsbedingungen" bekannt ist.

Wichtige Schritte bei der Projektinitiierung:

1. Alle Stakeholder identifizieren
2. Schlüssel-Stakeholder mit dem D.A.N.C.E.-Tool identifizieren (Entscheidungen, Autorität, Bedarf, Verbindungen, Energie)
3. Schlüssel-Stakeholder effektiv interviewen
4. Eine klare Projektumfangserklärung erstellen

Die Macht des Vorladens. Zeit im Voraus zu investieren, um Erwartungen zu klären, potenzielle Risiken zu identifizieren und Stakeholder auszurichten, zahlt sich während des gesamten Projekts enorm aus. Dieser "Vorlade"-Ansatz reduziert die Notwendigkeit für kostspieliges und zeitaufwändiges "Nachladen" – das Beheben von Problemen und das Neuausrichten von Erwartungen später im Projekt.

4. Projekte mit einem klaren Fahrplan für kluge Entscheidungen planen

Sie müssen einen klaren Fahrplan für kluge Entscheidungen erstellen.

Risikomanagementstrategie. Beginnen Sie die Planung, indem Sie potenzielle Risiken identifizieren und bewerten. Verwenden Sie den TAME-Ansatz, um hochpriorisierte Risiken zu managen:

• Risiko übertragen
• Risiko akzeptieren
• Risiko mindern
• Risiko eliminieren

Erstellung eines Projektzeitplans. Entwickeln Sie eine Arbeitsstruktur (WBS), um das Projekt in handhabbare Komponenten zu zerlegen. Sequenzieren Sie Aktivitäten, identifizieren Sie das Projektteam, schätzen Sie die Dauer der Aufgaben und bestimmen Sie den kritischen Pfad. Verwenden Sie Werkzeuge wie Gantt-Diagramme, um den Projektzeitplan zu visualisieren.

Die Bedeutung der Kommunikation. Entwickeln Sie einen klaren Kommunikationsplan, der festlegt, wie, wann und an wen Projektinformationen weitergegeben werden. Dies stellt sicher, dass alle Stakeholder während des gesamten Projektlebenszyklus informiert und engagiert bleiben.

5. Projekte durch konsequente Teamverantwortung ausführen

Menschen durch konsequente und geteilte Verantwortung einbinden.

Die Macht der Verantwortung. Erfolgreiche Ausführung beruht darauf, eine Kultur der Verantwortung innerhalb des Projektteams zu schaffen. Das bedeutet nicht nur, Teammitglieder für ihre Verpflichtungen verantwortlich zu machen, sondern auch als Projektleiter Verantwortung zu zeigen.

Team-Verantwortungssitzungen. Implementieren Sie wöchentliche Team-Verantwortungssitzungen, um:

• Den Projektplan und den Gesamtfortschritt zu überprüfen
• Über die Verpflichtungen der letzten Woche zu berichten
• Neue Verpflichtungen für die kommende Woche einzugehen
• Hindernisse zu identifizieren und anzugehen

Umgang mit Leistungsproblemen. Wenn Teammitglieder Schwierigkeiten haben, Verpflichtungen zu erfüllen, verwenden Sie die vier grundlegenden Verhaltensweisen, um das Problem respektvoll und konstruktiv anzugehen. Führen Sie Leistungsgespräche, die sich auf Folgendes konzentrieren:

• Erwartungen klären
• Hindernisse verstehen
• Gemeinsam Lösungen finden
• Klare Maßnahmen zur Verbesserung festlegen

6. Projekte mit transparenter Kommunikation überwachen und steuern

Fortschritte durch transparente Kommunikation vorantreiben.

Das Gleichgewicht zwischen Überwachung und Kontrolle. Effektive Projektmanager finden das richtige Gleichgewicht zwischen Verlassen (das Team allein kämpfen lassen) und Mikromanagement (die Initiative des Teams ersticken). Überwachen Sie den Fortschritt konsequent und steuern Sie das Projekt, um zu verhindern, dass es ins Chaos abdriftet.

Der Projektstatusbericht. Verwenden Sie regelmäßige Statusberichte, um Stakeholder informiert zu halten und Probleme proaktiv anzugehen. Enthalten Sie:

• Gesamtgesundheit des Projekts (grüner, gelber oder roter Status)
• Wichtige Errungenschaften
• Bevorstehende Meilensteine
• Risiken und Probleme
• Von Stakeholdern benötigte Maßnahmen

Umgang mit Scope Creep. Verwenden Sie einen formellen Änderungsantragsprozess, um vorgeschlagene Änderungen am Projektumfang zu bewerten. Berücksichtigen Sie die Auswirkungen auf Zeit, Budget, Qualität und Ressourcen, bevor Sie Änderungen genehmigen. Seien Sie bereit, respektvoll "nein" zu sagen, wenn nötig, um die Integrität des Projekts zu schützen.

7. Projekte durch Messen des Erfolgs und Lernen von Lektionen abschließen

Erfolg messen und besser werden.

Die Bedeutung des formalen Abschlusses. Ein Projekt ordnungsgemäß abzuschließen ist entscheidend für:

• Die Bewertung des Erfolgs im Vergleich zu den ursprünglichen Zielen
• Die Dokumentation der gelernten Lektionen
• Die Anerkennung der Beiträge des Teams
• Die Vorbereitung auf zukünftige Projekte

Wichtige Schritte beim Projektabschluss:

1. Die Aufgabenliste überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Lieferungen abgeschlossen sind
2. Die Erfüllung des Projektumfangs bestätigen
3. Den Beschaffungsabschluss abschließen (Verträge regeln, Rechnungen bezahlen)
4. Gelernte Lektionen dokumentieren
5. Einen abschließenden Statusbericht einreichen und Unterschriften der Stakeholder einholen
6. Projektdokumente für zukünftige Referenzen archivieren
7. Projekterfolg veröffentlichen und feiern

Aus Erfahrung lernen. Führen Sie eine gründliche "Lessons Learned"-Sitzung mit dem Team durch, um zu identifizieren, was gut gelaufen ist und welche Bereiche verbessert werden können. Dieses Wissen wird für zukünftige Projekte von unschätzbarem Wert und trägt zur Reife des Projektmanagements der Organisation bei.

8. Informelle Autorität durch vier grundlegende Verhaltensweisen entwickeln

Informelle Autorität inspiriert Menschen, in Ihrem Team spielen und gewinnen zu wollen.

Die Macht der informellen Autorität. Als inoffizieller Projektmanager ist Ihre Fähigkeit, andere zu beeinflussen und zu inspirieren, ohne sich auf formale Macht zu stützen, entscheidend. Die Beherrschung der vier grundlegenden Verhaltensweisen ist der Schlüssel zur Entwicklung dieser informellen Autorität.

Die vier grundlegenden Verhaltensweisen in Aktion:

1. Respekt zeigen: Schätzen Sie die Beiträge der Teammitglieder und behandeln Sie alle mit Würde.
2. Zuerst zuhören: Streben Sie danach, zu verstehen, bevor Sie verstanden werden. Üben Sie Empathie und aktives Zuhören.
3. Erwartungen klären: Stellen Sie sicher, dass alle ein klares, gemeinsames Verständnis der Projektziele und individuellen Verantwortlichkeiten haben.
4. Verantwortung praktizieren: Halten Sie sich und andere für Verpflichtungen verantwortlich. Gehen Sie Probleme umgehend und konstruktiv an.

Kontinuierliche Verbesserung. Die Entwicklung informeller Autorität ist ein fortlaufender Prozess. Das konsequente Praktizieren dieser Verhaltensweisen baut Vertrauen auf, verbessert die Kommunikation und schafft eine positive Teamkultur. Dies führt nicht nur zu besseren Projektergebnissen, sondern auch zu persönlichem Wachstum als Führungskraft.

Zuletzt aktualisiert: August 7, 2024