The Effective Executive

1. Wissen, wohin Ihre Zeit geht: Verfolgen und analysieren Sie Ihre Zeitnutzung

Zeit ist die knappste Ressource, und wenn sie nicht verwaltet wird, kann nichts anderes verwaltet werden.

Zeit ist unersetzlich. Im Gegensatz zu Geld oder Menschen kann Zeit nicht gekauft, gemietet oder erworben werden. Sie ist die wichtigste Ressource für jeden Führungskraft. Um sie effektiv zu verwalten, muss man zuerst verstehen, wohin sie geht.

Verfolgen Sie Ihre Zeitnutzung. Führen Sie mindestens drei bis vier Wochen lang ein Protokoll Ihrer Aktivitäten. Dies wird Muster aufdecken und helfen, Zeitfresser zu identifizieren. Häufige Zeitfresser sind:

• Unnötige Meetings
• Schlecht organisierter Arbeitsablauf
• Übermäßiges Sozialisieren
• Ineffiziente Kommunikation

Analysieren und anpassen. Sobald Sie ein klares Bild Ihrer Zeitnutzung haben, ergreifen Sie Maßnahmen, um unproduktive Aktivitäten zu eliminieren oder zu reduzieren. Überwachen und verfeinern Sie kontinuierlich Ihre Zeitmanagementpraktiken, um die Effektivität zu erhalten und zu verbessern.

2. Konzentrieren Sie sich auf den äußeren Beitrag: Definieren Sie Ihren einzigartigen Wert für die Organisation

Der Fokus auf den Beitrag allein liefert die vier grundlegenden Anforderungen für effektive zwischenmenschliche Beziehungen: Kommunikation; Teamarbeit; Selbstentwicklung; und Entwicklung anderer.

Ändern Sie Ihre Perspektive. Anstatt sich auf Ihre eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu konzentrieren, fragen Sie sich: "Was kann ich beitragen, das die Leistung und die Ergebnisse der Institution, der ich diene, erheblich beeinflussen wird?"

Identifizieren Sie Ihren einzigartigen Beitrag. Berücksichtigen Sie:

• Ihre spezifischen Fähigkeiten und Fachkenntnisse
• Die Bedürfnisse Ihrer Organisation
• Die Lücken in aktuellen Prozessen oder Systemen
• Möglichkeiten für Innovation oder Verbesserung

Richten Sie Ihre Bemühungen an den Zielen der Organisation aus. Stellen Sie sicher, dass Ihr Beitrag die Gesamtziele Ihres Unternehmens oder Ihrer Institution direkt unterstützt. Diese Ausrichtung erhöht Ihren Wert und Ihre Effektivität als Führungskraft.

3. Machen Sie Stärken produktiv: Nutzen Sie Ihre eigenen und die Stärken anderer

Der effektive Führungskraft macht Stärken produktiv. Er weiß, dass man auf Schwächen nicht aufbauen kann.

Identifizieren Sie Stärken. Bewerten Sie regelmäßig Ihre eigenen Stärken und die Ihrer Teammitglieder. Suchen Sie nach Bereichen, in denen Einzelpersonen herausragende Leistungen erbringen und konsequent Ergebnisse liefern.

Setzen Sie Stärken strategisch ein. Weisen Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten basierend auf den Stärken der Menschen zu, anstatt zu versuchen, Schwächen zu "reparieren". Dieser Ansatz führt zu:

• Höherer Produktivität
• Erhöhter Arbeitszufriedenheit
• Besserer Gesamtleistung

Entwickeln Sie Stärken weiter. Investieren Sie in Schulungen und Möglichkeiten, die es den Menschen ermöglichen, ihre bestehenden Stärken zu verbessern. Dies schafft eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Exzellenz.

4. Konzentrieren Sie sich auf die wenigen Hauptbereiche: Priorisieren Sie Aufgaben für maximale Wirkung

Wenn es ein "Geheimnis" der Effektivität gibt, dann ist es Konzentration. Effektive Führungskräfte erledigen zuerst die wichtigsten Dinge und sie tun eine Sache nach der anderen.

Identifizieren Sie Schlüsselbereiche. Bestimmen Sie die wichtigsten Aufgaben, die den größten Einfluss auf den Erfolg Ihrer Organisation haben werden. Dies sind typischerweise Bereiche, in denen sich Ihre einzigartigen Stärken und die Bedürfnisse der Organisation überschneiden.

Priorisieren Sie rücksichtslos. Konzentrieren Sie Ihre Zeit und Energie auf diese hochwirksamen Bereiche. Seien Sie bereit, weniger wichtige Aufgaben abzulehnen oder an andere zu delegieren.

Praktizieren Sie Single-Tasking. Vermeiden Sie die Versuchung, Multitasking zu betreiben. Stattdessen widmen Sie Ihre volle Aufmerksamkeit einer wichtigen Aufgabe nach der anderen, um eine höhere Qualität und schnellere Fertigstellung zu gewährleisten.

5. Treffen Sie effektive Entscheidungen: Folgen Sie einem systematischen Prozess zur Entscheidungsfindung

Effektive Führungskräfte treffen nicht viele Entscheidungen. Sie konzentrieren sich auf die wichtigen.

Entwickeln Sie einen Entscheidungsrahmen. Folgen Sie einem strukturierten Ansatz zur Entscheidungsfindung:

1. Definieren Sie das Problem klar
2. Spezifizieren Sie die Ziele und Kriterien für ein erfolgreiches Ergebnis
3. Generieren Sie alternative Lösungen
4. Bewerten Sie Alternativen anhand der Kriterien
5. Wählen Sie die beste Option
6. Implementieren Sie die Entscheidung
7. Überwachen und passen Sie bei Bedarf an

Konzentrieren Sie sich auf wichtige Entscheidungen. Vermeiden Sie es, sich in trivialen Angelegenheiten zu verlieren. Konzentrieren Sie Ihre Entscheidungsfindungsbemühungen auf Themen, die einen erheblichen Einfluss auf die Leistung und Ergebnisse Ihrer Organisation haben.

Treffen Sie rechtzeitige Entscheidungen. Während eine gründliche Analyse wichtig ist, vermeiden Sie Analyseparalyse. Setzen Sie Fristen für Entscheidungen und halten Sie sich daran.

6. Die Elemente der effektiven Entscheidungsfindung: Definieren Sie das Problem und setzen Sie klare Ziele

Die klare Erkenntnis, dass das Problem generisch war und nur durch eine Entscheidung gelöst werden konnte, die eine Regel, ein Prinzip festlegte.

Identifizieren Sie die Natur des Problems. Bestimmen Sie, ob das vorliegende Problem:

• Eine generische Situation ist, die einen prinzipiellen Ansatz erfordert
• Ein wirklich einzigartiges Ereignis ist, das eine spezifische Lösung benötigt
• Ein wiederkehrendes Problem ist, das eine systemische Lösung benötigt

Setzen Sie klare Ziele. Definieren Sie, wie ein erfolgreiches Ergebnis aussieht. Berücksichtigen Sie:

• Quantitative Ziele (z.B. Umsatz um 20% steigern)
• Qualitative Verbesserungen (z.B. Kundenzufriedenheit erhöhen)
• Zeitgebundene Ziele (z.B. neues System innerhalb von sechs Monaten implementieren)

Festlegen von Rahmenbedingungen. Bestimmen Sie die Einschränkungen und Begrenzungen, innerhalb derer die Lösung funktionieren muss. Dies hilft, praktikable Optionen einzugrenzen und eine praktische Umsetzung sicherzustellen.

7. Generieren und bewerten Sie Alternativen: Berücksichtigen Sie mehrere Optionen, bevor Sie sich entscheiden

Entscheidungen der Art, die Führungskräfte treffen müssen, werden nicht durch Akklamation gut getroffen. Sie werden nur gut getroffen, wenn sie auf dem Zusammenprall widersprüchlicher Ansichten, dem Dialog zwischen verschiedenen Standpunkten und der Wahl zwischen unterschiedlichen Urteilen basieren.

Fördern Sie unterschiedliche Perspektiven. Suchen Sie aktiv nach Beiträgen verschiedener Interessengruppen und Experten. Dies hilft, blinde Flecken aufzudecken und eine breitere Palette potenzieller Lösungen zu generieren.

Verwenden Sie strukturierte Bewertungsmethoden. Nutzen Sie Techniken wie:

• SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Bedrohungen)
• Entscheidungsmatrizen
• Kosten-Nutzen-Analyse

Hinterfragen Sie Annahmen. Stellen Sie vorherrschende Überzeugungen und "allgemein bekanntes Wissen" in Frage. Dies kann zu innovativen Lösungen führen und Gruppendenken verhindern.

8. Übernehmen Sie Verantwortung für Entscheidungen und Kommunikation: Stellen Sie eine ordnungsgemäße Ausführung sicher

Eine Entscheidung ist nicht getroffen, bis die Menschen wissen: den Namen der Person, die für die Umsetzung verantwortlich ist; die Frist; die Namen der Personen, die von der Entscheidung betroffen sind und daher darüber informiert, sie verstehen und genehmigen müssen – oder zumindest nicht stark dagegen sein dürfen; und die Namen der Personen, die über die Entscheidung informiert werden müssen, auch wenn sie nicht direkt betroffen sind.

Weisen Sie klare Verantwortlichkeiten zu. Bestimmen Sie spezifische Personen, die für die Umsetzung jedes Aspekts der Entscheidung verantwortlich sind.

Setzen Sie Fristen und Meilensteine. Legen Sie einen klaren Zeitplan für die Ausführung und Nachverfolgung fest.

Kommunizieren Sie effektiv. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Parteien verstehen:

• Die Entscheidung und ihre Begründung
• Ihre Rolle bei der Umsetzung
• Die erwarteten Ergebnisse
• Mögliche Herausforderungen oder Risiken

Nachverfolgen und anpassen. Überprüfen Sie regelmäßig den Fortschritt und seien Sie bereit, notwendige Anpassungen basierend auf realen Rückmeldungen und Ergebnissen vorzunehmen.

9. Bauen Sie auf Chancen, nicht auf Probleme: Konzentrieren Sie sich auf Potenzial statt auf Schwierigkeiten

Effektive Führungskräfte konzentrieren sich auf Chancen statt auf Probleme. Probleme müssen natürlich gelöst werden; sie dürfen nicht unter den Teppich gekehrt werden. Aber Problemlösung, so notwendig sie auch ist, produziert keine Ergebnisse. Sie verhindert Schäden. Die Nutzung von Chancen produziert Ergebnisse.

Kultivieren Sie eine chancenorientierte Denkweise. Trainieren Sie sich und Ihr Team, aktiv nach potenziellen Chancen in jeder Situation zu suchen, selbst in scheinbaren Rückschlägen oder Herausforderungen.

Ressourcen strategisch zuweisen. Investieren Sie mehr Zeit, Energie und Ressourcen in die Verfolgung vielversprechender Chancen, anstatt sich ausschließlich auf die Behebung von Problemen zu konzentrieren.

Schaffen Sie eine Kultur der Innovation. Ermutigen und belohnen Sie kreatives Denken und kalkuliertes Risiko. Dies hilft Ihrer Organisation, der Kurve voraus zu bleiben und sich an veränderte Umstände anzupassen.

10. Effektive Meetings: Strukturieren und führen Sie Meetings für Produktivität

Effektive Führungskräfte wissen, dass sie verschiedene Arten von Meetings für unterschiedliche Zwecke nutzen müssen.

Definieren Sie den Zweck. Geben Sie das Ziel jedes Meetings klar an:

• Informationsaustausch
• Entscheidungsfindung
• Problemlösung
• Brainstorming

Bereiten Sie sich angemessen vor. Verteilen Sie relevante Materialien im Voraus und erwarten Sie, dass die Teilnehmer vorbereitet kommen.

Verwalten Sie die Zeit effektiv. Beginnen und beenden Sie Meetings pünktlich. Verwenden Sie Zeitlimits für jedes Thema auf der Agenda.

Sicherstellen der Nachverfolgung. Schließen Sie Meetings mit klaren Aktionspunkten, verantwortlichen Personen und Fristen ab. Dokumentieren und verteilen Sie die Ergebnisse des Meetings umgehend.

11. Managen Sie Ihren Chef: Machen Sie die Stärken Ihres Vorgesetzten produktiv

Effektive Führungskräfte machen die Stärken des Chefs produktiv.

Verstehen Sie den Arbeitsstil Ihres Chefs. Identifizieren Sie deren:

• Bevorzugte Kommunikationsmethoden
• Entscheidungsfindungsprozess
• Wichtige Prioritäten und Anliegen

Richten Sie Ihre Bemühungen an deren Stärken aus. Präsentieren Sie Informationen und Ideen auf eine Weise, die die Stärken Ihres Chefs nutzt und deren Schwächen ausgleicht.

Kommunizieren Sie effektiv. Halten Sie Ihren Chef informiert über:

• Fortschritte bei wichtigen Projekten
• Potenzielle Probleme oder Hindernisse
• Möglichkeiten zur Verbesserung oder zum Wachstum

Suchen Sie nach Feedback und Anleitung. Bitten Sie regelmäßig um Rückmeldungen zu Ihrer Leistung und Karriereentwicklung. Dies zeigt Initiative und hilft, eine stärkere Arbeitsbeziehung aufzubauen.

12. Effektivität kann erlernt werden: Entwickeln Sie die Gewohnheit, zu fragen "Was kann ich beitragen?"

Effektivität ist eine Gewohnheit; das heißt, ein Komplex von Praktiken. Und Praktiken können immer erlernt werden.

Kultivieren Sie Selbstbewusstsein. Reflektieren Sie regelmäßig Ihre Handlungen, Entscheidungen und deren Ergebnisse. Identifizieren Sie Bereiche zur Verbesserung und zum Wachstum.

Suchen Sie nach Feedback. Bitten Sie aktiv um Rückmeldungen von Kollegen, Untergebenen und Vorgesetzten zu Ihrer Leistung und Effektivität.

Üben Sie bewusst. Setzen Sie sich spezifische Ziele zur Verbesserung Ihrer Effektivität in verschiedenen Bereichen (Zeitmanagement, Entscheidungsfindung, Kommunikation) und arbeiten Sie konsequent daran.

Lernen Sie aus Erfahrungen. Führen Sie nach jedem bedeutenden Projekt oder jeder Entscheidung eine kurze Überprüfung durch:

• Was hat gut funktioniert?
• Was hätte besser gemacht werden können?
• Welche Lehren können auf zukünftige Situationen angewendet werden?

Indem Sie sich konsequent auf den Beitrag konzentrieren und diese Prinzipien praktizieren, können Sie die Gewohnheit der Effektivität entwickeln, was zu größerem Erfolg und Einfluss in Ihrer Rolle als Führungskraft führt.

Last updated: August 21, 2024