Time Management for System Administrators

1. Zeitmanagement meistern, um in der Systemadministration zu glänzen

Notieren Sie jede Anfrage, jedes Mal.

Externe Speicherung ist entscheidend. Systemadministratoren stehen vor einzigartigen Herausforderungen im Zeitmanagement aufgrund ständiger Unterbrechungen und mehrerer gleichzeitiger Projekte. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, Informationen aus dem Gehirn in externe Speichersysteme auszulagern. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren, ohne sich Sorgen machen zu müssen, wichtige Details zu vergessen.

Vertrauen Sie Ihren Werkzeugen. Entwickeln Sie ein zuverlässiges System zur Erfassung und Organisation von Informationen, wie z.B. einen persönlichen digitalen Assistenten (PDA) oder einen papierbasierten Organizer (PAA). Durch das konsequente Aufzeichnen von Anfragen, Terminen und Aufgaben schaffen Sie geistige Kapazitäten für Problemlösungen und kreatives Denken. Diese Praxis verbessert auch die Nachverfolgung, was entscheidend für die Aufrechterhaltung eines guten Rufs bei Kollegen und Kunden ist.

Passen Sie Ihren Ansatz an. Experimentieren Sie mit verschiedenen Zeitmanagementtechniken und -werkzeugen, um herauszufinden, was für Ihre spezifische Situation am besten funktioniert. Denken Sie daran, dass das Ziel darin besteht, Stress zu reduzieren und die Produktivität zu steigern, nicht starr an einem bestimmten System festzuhalten. Seien Sie bereit, Ihren Ansatz anzupassen und zu verfeinern, wenn sich Ihre Verantwortlichkeiten und Ihr Arbeitsumfeld ändern.

2. Implementieren Sie "The Cycle" für effektive tägliche Planung und Ausführung

Wenn Sie sich fragen "Soll ich meinen Organizer mitbringen?", lautet die Antwort "Ja."

Das Cycle-System erklärt. The Cycle ist ein tägliches Planungs- und Ausführungssystem, das aus drei Hauptkomponenten besteht: einer To-Do-Liste, einem Zeitplan und einem Kalender. Verbringen Sie jeden Morgen 10 Minuten damit, Ihren Tag zu planen, indem Sie Ihren Kalender überprüfen, eine priorisierte To-Do-Liste erstellen und Zeit für jede Aufgabe in Ihrem Zeitplan einplanen.

Priorisieren und Überlauf verwalten. Kategorisieren Sie Aufgaben als A (muss heute erledigt werden), B (sollte bald erledigt werden) oder C (kann warten). Wenn Sie mehr Aufgaben haben als verfügbare Zeit, verwenden Sie Techniken wie:

• Verschieben von Aufgaben mit niedriger Priorität auf den nächsten Tag
• Aufteilen großer Aufgaben in kleinere, handhabbare Teile
• Verkürzen oder Delegieren von Aufgaben
• Bitten Sie Ihren Chef um Hilfe bei der Priorisierung

Überprüfen und anpassen. Überprüfen Sie am Ende jedes Tages Ihren Fortschritt und verschieben Sie unerledigte Aufgaben auf die Liste des nächsten Tages. Dieser Prozess stellt sicher, dass nichts durch die Maschen fällt und ermöglicht es Ihnen, die Arbeit mit einem Gefühl der Erfüllung zu verlassen.

3. Minimieren Sie Unterbrechungen und halten Sie den Fokus für optimale Produktivität

Seien Sie sich bewusst, welche Aufgaben Sie multitasken können und welche nicht.

Erstellen Sie Unterbrechungsschilde. Implementieren Sie Strategien, um Unterbrechungen zu minimieren, wie z.B.:

• Ein gegenseitiges Unterbrechungsschild mit Kollegen einrichten
• Visuelle Hinweise (z.B. Schließen der Bürotür) verwenden, um Fokuszeit zu signalisieren
• E-Mail-Benachrichtigungen und Instant Messaging während konzentrierter Arbeitsphasen ausschalten

Praktizieren Sie die "Delegieren, Aufzeichnen oder Erledigen"-Technik. Wenn Sie mit einer Unterbrechung konfrontiert werden, entscheiden Sie schnell, ob Sie:

• Die Aufgabe an jemand anderen delegieren
• Die Anfrage für später aufzeichnen
• Die Aufgabe sofort erledigen, wenn sie dringend ist oder weniger als zwei Minuten dauert

Optimieren Sie Ihre Umgebung. Schaffen Sie einen Arbeitsbereich, der den Fokus fördert, indem Sie visuelle Unordnung entfernen, geräuschunterdrückende Kopfhörer verwenden und Ihre physischen und digitalen Räume organisieren. Identifizieren Sie Ihre Spitzenproduktivitätszeiten und planen Sie Ihre wichtigsten oder komplexesten Aufgaben während dieser Zeiten.

4. Entwickeln Sie Routinen, um wiederkehrende Aufgaben zu rationalisieren und geistige Energie zu sparen

Routinen geben uns eine Möglichkeit, einmal zu denken, oft zu tun.

Identifizieren Sie Routinechancen. Suchen Sie nach Aufgaben, die Sie regelmäßig ausführen, und entwickeln Sie standardisierte Prozesse für deren Handhabung. Beispiele umfassen:

• Wöchentliche Statusmeetings mit Ihrem Chef oder Team
• Tägliche oder wöchentliche Systemchecks
• Beantwortung häufiger Kundenanfragen

Erstellen Sie Gewohnheiten und Mantras. Entwickeln Sie einfache Regeln oder Phrasen, um Ihre Entscheidungsfindung zu leiten und geistige Ermüdung zu reduzieren. Zum Beispiel:

• "Wenn ich frage 'Soll ich meinen Organizer mitbringen?', lautet die Antwort 'Ja.'"
• "Früher ist besser als später" für kleine Aufgaben, die Sie möglicherweise aufschieben

Automatisieren Sie, wo möglich. Nutzen Sie Technologie, um Routineaufgaben zu automatisieren, wie z.B.:

• Einrichten von E-Mail-Filtern zur Organisation eingehender Nachrichten
• Erstellen von Skripten für wiederholte Systemadministrationsaufgaben
• Verwenden von Planungstools zur Verwaltung wiederkehrender Termine und Erinnerungen

5. Priorisieren Sie Aufgaben basierend auf Auswirkungen und Kundenerwartungen

Nichts macht es einfacher, der Versuchung zu widerstehen, als eine ordentliche Erziehung, ein solides Wertesystem und Zeugen.

Verstehen Sie die Kundenerwartungen. Erkennen Sie, dass verschiedene Arten von Aufgaben unterschiedliche wahrgenommene Dringlichkeiten haben:

• Schnelle Aufgaben (z.B. Passwortzurücksetzungen) sollten prompt erledigt werden
• "Beeilen und warten"-Aufgaben (z.B. Bestellung von Ausrüstung) sollten schnell initiiert werden
• Langfristige Projekte können flexibler geplant werden
• Ausfälle erfordern sofortige Aufmerksamkeit und oft alle verfügbaren Kräfte

Priorisieren Sie nach Auswirkungen. Bei der Auswahl der Projekte, auf die Sie sich konzentrieren, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Übereinstimmung mit den Zielen der Organisation
• Potenzial für positive Auswirkungen auf das Geschäft
• Langfristige Vorteile gegenüber kurzfristigen Gewinnen

Gleichgewicht zwischen dringend und wichtig. Verwenden Sie Techniken wie die Eisenhower-Matrix, um Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren. Konzentrieren Sie sich auf Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, und finden Sie Wege, um Aufgaben zu reduzieren oder zu eliminieren, die weder das eine noch das andere sind.

6. Managen Sie Ihren Chef und stimmen Sie sich mit den Zielen der Organisation ab

Erfolg bedeutet in diesem Fall, die Ziele Ihres Chefs zu erreichen.

Kommunizieren Sie Ihre Karriereziele. Besprechen Sie regelmäßig Ihre langfristigen Ziele mit Ihrem Vorgesetzten, um sicherzustellen, dass er Ihre Ambitionen versteht und geeignete Wachstumschancen bieten kann.

Praktizieren Sie aufwärts gerichtete Delegation. Lernen Sie, wann es angebracht ist, Probleme an Ihren Chef weiterzuleiten, insbesondere wenn seine Autorität oder sein politischer Einfluss erforderlich ist, um eine Situation zu lösen.

Verstehen und unterstützen Sie die Ziele Ihres Chefs. Ergreifen Sie die Initiative, um nach den Prioritäten und Leistungskennzahlen Ihres Vorgesetzten zu fragen. Richten Sie Ihre Arbeit so aus, dass sie zu seinem Erfolg beiträgt, was wiederum Ihrer eigenen Karriere zugutekommt.

Bauen Sie eine starke Arbeitsbeziehung auf. Fördern Sie offene Kommunikation, zeigen Sie Zuverlässigkeit und gehen Sie proaktiv auf potenzielle Probleme ein. Eine positive Beziehung zu Ihrem Chef kann zu besseren Arbeitsaufträgen, erhöhtem Vertrauen und mehr Aufstiegsmöglichkeiten führen.

7. Nutzen Sie Dokumentation und Automatisierung zur Steigerung der Effizienz

Dokumentieren Sie die Schritte, dann automatisieren Sie sie. Wenn Sie die Schritte nicht aufschreiben können, werden Sie nie herausfinden, wie Sie sie automatisieren können.

Erstellen Sie lebendige Dokumentation. Entwickeln und pflegen Sie zwei Arten von Dokumentation:

1. Kundenorientiertes Repository: Richtlinien, Verfahren und Selbsthilfe-Ressourcen
2. Internes IT-Repository: Technische Dokumentation, Kontaktinformationen und Prozessleitfäden

Verwenden Sie Werkzeuge wie Wikis, um die Dokumentation für Teammitglieder leicht zugänglich und aktualisierbar zu machen.

Identifizieren Sie Automatisierungsmöglichkeiten. Suchen Sie nach Aufgaben, die in diese Kategorien fallen:

• Einfache Dinge, die oft gemacht werden
• Schwierige Dinge, die einmal gemacht werden
• Schwierige Dinge, die oft gemacht werden (erwägen Sie kommerzielle Lösungen oder größere Entwicklungsanstrengungen)

Implementieren Sie Automatisierung schrittweise. Befolgen Sie diese Schritte, wenn Sie einen Prozess automatisieren:

1. Dokumentieren Sie den manuellen Prozess
2. Codieren Sie jeden Schritt einzeln
3. Kombinieren Sie die Schritte zu einem vollständigen Skript oder Programm
4. Testen Sie den gesamten automatisierten Prozess gründlich

8. Praktizieren Sie Stressmanagement und Work-Life-Balance

Wir müssen hart daran arbeiten, uns zu entspannen, damit wir gut darin werden.

Identifizieren Sie Stressquellen. Häufige Stressfaktoren für Systemadministratoren umfassen:

• Überlastung mit Aufgaben
• Erhalt widersprüchlicher Anweisungen von mehreren Managern
• Umgang mit ständigen Unterbrechungen und Notfällen

Entwickeln Sie Stressbewältigungstechniken. Erkunden Sie Methoden wie:

• Regelmäßige Bewegung und körperliche Aktivität
• Meditation oder Achtsamkeitspraktiken
• Hobbys und Aktivitäten außerhalb der Arbeit
• Unterstützung von Kollegen oder Fachleuten suchen, wenn nötig

Priorisieren Sie Urlaubszeit. Machen Sie regelmäßig Pausen und nehmen Sie Urlaub, um sich zu erholen und langfristig produktiv zu bleiben. Bei der Planung von Auszeiten:

• Bereiten Sie gründliche Dokumentation vor und schulen Sie Kollegen
• Setzen Sie klare Grenzen für Notfälle während Ihrer Abwesenheit
• Nutzen Sie die Urlaubszeit, um die Fähigkeit Ihres Teams zu testen, ohne Sie zu funktionieren

9. Optimieren Sie das E-Mail-Management für erhöhte Produktivität

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine E-Mail-Liste nützlich ist, ist sie es nicht.

Implementieren Sie E-Mail-Triage. Entwickeln Sie ein System zur effizienten Verarbeitung eingehender E-Mails:

• Filtern: Verwenden Sie E-Mail-Regeln, um Nachrichten automatisch in geeignete Ordner zu sortieren
• Ungelesen löschen: Identifizieren und löschen Sie E-Mails mit geringem Wert, ohne sie zu lesen
• Lesen und verarbeiten: Entscheiden Sie für jede E-Mail, ob Sie sie löschen, ablegen, beantworten, delegieren oder sofort handeln

Reduzieren Sie das E-Mail-Volumen. Ergreifen Sie Maßnahmen, um unnötige E-Mails zu minimieren:

• Melden Sie sich jeden Monat von einer Mailingliste ab
• Verwenden Sie alternative Kommunikationsmethoden für schnelle Fragen oder Diskussionen
• Ermutigen Sie zur Nutzung von Projektmanagement-Tools für laufende Zusammenarbeit

Setzen Sie E-Mail-Grenzen. Etablieren Sie gesunde E-Mail-Gewohnheiten:

• Überprüfen Sie E-Mails zu festgelegten Zeiten anstatt ständig während des Tages
• Verwenden Sie automatische Antworten, um Erwartungen während geschäftiger Zeiten oder Auszeiten zu managen
• Schulen Sie Kollegen und Kunden im angemessenen Gebrauch von E-Mails im Vergleich zu anderen Kommunikationskanälen

Last updated: August 29, 2024