Puntos clave
1. Captura todo lo que tiene tu atención
Tu mente es para tener ideas, no para retenerlas.
Vacía tu mente. El primer paso para lograr que las cosas se hagan es capturar todo lo que tiene tu atención. Esto incluye tareas, ideas, proyectos y compromisos. Utiliza un sistema externo confiable para almacenar esta información, como un cuaderno, una aplicación digital o una grabadora de voz. El objetivo es sacar todo de tu cabeza y colocarlo en un sistema de confianza.
Crea un hábito de captura. Haz que sea un hábito capturar inmediatamente cualquier pensamiento o idea que te venga a la mente. Esto libera espacio mental y reduce el estrés causado por tratar de recordar todo. Al externalizar tus pensamientos, creas un inventario completo de tus compromisos, permitiéndote enfocarte en tomar acción en lugar de recordar.
Herramientas para capturar:
- Bandeja de entrada física
- Aplicaciones de notas digitales
- Notas de voz
- Correo electrónico
- Cuadernos de papel
2. Aclara el significado de cada elemento
Las cosas rara vez se atascan por falta de tiempo. Se atascan porque no se ha decidido cómo se vería "hacer" y dónde sucede.
Procesa tu bandeja de entrada. Una vez que hayas capturado todo, el siguiente paso es aclarar qué significa cada elemento. Pregúntate: "¿Es accionable?" Si es así, determina la siguiente acción. Si no, decide si desecharlo, incubarlo para más tarde o archivarlo como referencia.
Define las siguientes acciones. Para los elementos accionables, define claramente la siguiente acción física y visible necesaria para avanzar el elemento. Sé específico y concreto. En lugar de "Trabajar en el proyecto", escribe "Llamar a Juan para programar reunión del proyecto". Esta claridad elimina la ambigüedad y facilita la toma de acción.
Preguntas para hacer durante la aclaración:
- ¿Qué es esto?
- ¿Es accionable?
- ¿Cuál es la siguiente acción?
- ¿Cuál es el resultado deseado?
3. Organiza los elementos accionables en un sistema
Tu mente es para tener ideas, no para retenerlas.
Crea listas. Organiza tus elementos aclarados en listas apropiadas. Estas pueden incluir:
- Siguientes Acciones (ordenadas por contexto, por ejemplo, @casa, @computadora, @llamadas)
- Proyectos (resultados que requieren más de una acción)
- Esperando Por (elementos delegados a otros)
- Algún Día/Tal Vez (posibilidades futuras)
Usa contextos. Agrupa tus siguientes acciones por contexto para aumentar la eficiencia. Cuando estés en tu computadora, puedes ver rápidamente todas las tareas que requieren una computadora. Esto te permite agrupar tareas similares y aprovechar al máximo tu situación actual.
Listas esenciales:
- Siguientes Acciones
- Proyectos
- Esperando Por
- Algún Día/Tal Vez
- Material de Referencia
4. Reflexiona regularmente sobre tu sistema
Tienes que pensar en las cosas grandes mientras haces las pequeñas, para que todas las pequeñas cosas vayan en la dirección correcta.
Revisa frecuentemente. Revisa regularmente tus listas para asegurarte de que sigan siendo actuales y relevantes. Esto mantiene tu sistema confiable y tu mente clara. Las revisiones diarias te ayudan a planificar tu día, mientras que las revisiones semanales permiten una perspectiva más amplia sobre tus proyectos y objetivos.
Mantén la perspectiva. Usa el modelo de "6 Horizontes de Enfoque" para revisar tus compromisos en diferentes niveles:
- Acciones actuales
- Proyectos actuales
- Áreas de responsabilidad
- Objetivos a 1-2 años
- Visión a 3-5 años
- Propósito de vida
Lista de verificación para la revisión semanal:
- Recoge papeles y materiales sueltos
- Procesa notas e insumos
- Revisa listas de acciones
- Revisa el calendario próximo
- Revisa listas de proyectos
- Revisa lista de Esperando Por
- Revisa lista de Algún Día/Tal Vez
5. Involúcrate proactivamente con tus tareas
Cuanto mejor te vuelves, mejor deberías volverte.
Haz elecciones intuitivas. Con un sistema claro y actualizado, puedes elegir con confianza en qué trabajar en cualquier momento. Confía en tu intuición, guiada por tus listas organizadas y el contexto actual.
Equilibra el trabajo. Involúcrate en tres tipos de actividades:
- Hacer trabajo predefinido
- Hacer trabajo a medida que surge
- Definir tu trabajo
Mantén un equilibrio entre estas actividades para mantenerte productivo y receptivo a nuevos insumos mientras avanzas en tus tareas planificadas.
Factores a considerar al elegir tareas:
- Contexto (¿Dónde estás? ¿Qué herramientas tienes?)
- Tiempo disponible
- Nivel de energía
- Prioridad
6. Domina el arte de la decisión de la siguiente acción
El secreto para avanzar es comenzar. El secreto para comenzar es descomponer tus tareas complejas y abrumadoras en tareas pequeñas y manejables, y luego comenzar con la primera.
Desglósalo. Para cualquier proyecto o resultado deseado, identifica la siguiente acción física necesaria para avanzar. Esta técnica simple pero poderosa supera la procrastinación y crea impulso.
Crea resultados claros. Define claramente cómo se ve "hecho" para cada proyecto. Esto crea un objetivo al cual apuntar y facilita identificar las siguientes acciones necesarias para llegar allí.
Beneficios del pensamiento de la siguiente acción:
- Aclara proyectos y objetivos
- Supera la procrastinación
- Aumenta la productividad
- Reduce el estrés y la sobrecarga
7. Practica el enfoque en resultados
Tu capacidad para generar poder es directamente proporcional a tu capacidad para relajarte.
Visualiza el éxito. Tómate tiempo regularmente para imaginar resultados exitosos para tus proyectos y objetivos. Esta práctica ayuda a aclarar tus objetivos y te motiva a tomar acción.
Usa la planificación natural. Aplica los cinco pasos de la planificación natural a tus proyectos:
- Define propósito y principios
- Visualiza resultados
- Genera ideas
- Organiza ideas
- Identifica siguientes acciones
Este proceso se alinea con la forma en que tu mente planifica naturalmente y te ayuda a crear estrategias más efectivas para lograr tus objetivos.
Preguntas para el enfoque en resultados:
- ¿Cómo se ve el éxito?
- ¿Cuál sería el resultado ideal?
- ¿Cómo sabré cuándo lo he logrado?
8. Implementa la regla de los dos minutos
Si una acción tomará menos de dos minutos, debe hacerse en el momento en que se define.
Hazlo ahora. Si una tarea se puede completar en dos minutos o menos, hazla inmediatamente en lugar de agregarla a tu lista. Esto evita que las pequeñas tareas se acumulen y obstruyan tu sistema.
Crea impulso. La regla de los dos minutos ayuda a crear impulso y genera una sensación de logro. También entrena a tu cerebro para tomar acción rápida en tareas pequeñas, lo que puede traducirse en proyectos más grandes.
Ejemplos de tareas de dos minutos:
- Responder a un correo electrónico rápido
- Hacer una llamada telefónica breve
- Archivar un documento
- Agregar un artículo a tu lista de compras
- Programar una cita
9. Realiza una revisión semanal
Es difícil luchar contra un enemigo que tiene puestos avanzados en tu cabeza.
Reserva tiempo. Programa una revisión semanal para aclarar, actualizar y ser creativo. Esto es crucial para mantener la integridad de tu sistema y obtener una vista panorámica de tus compromisos.
Sigue una lista de verificación. Usa un proceso consistente para tu revisión semanal:
- Reúne y procesa todas tus cosas
- Revisa tu sistema
- Actualiza tus listas
- Aclara, actualiza y sé creativo
La revisión semanal te ayuda a mantenerte al tanto de tus compromisos, realinear con tus objetivos y mantener una sensación de control y perspectiva.
Beneficios de la revisión semanal:
- Aclara tu mente
- Actualiza tu sistema
- Genera nuevas ideas
- Mantiene el control y la perspectiva
10. Crea un sistema confiable para la productividad sin estrés
Tu mente es para tener ideas, no para retenerlas.
Construye confianza. Crea un sistema en el que puedas confiar completamente para capturar, aclarar, organizar y recordarte todos tus compromisos. Esto permite que tu mente se enfoque en hacer el trabajo en lugar de tratar de recordar todo.
Mantén el sistema. Aplica consistentemente los principios de GTD para mantener tu sistema actualizado y confiable. Esto incluye capturar, procesar, organizar, revisar e involucrarte regularmente con tus tareas y proyectos.
Componentes de un sistema confiable:
- Herramientas de captura (cuaderno, aplicación digital, grabadora de voz)
- Herramientas de procesamiento y organización (listas, calendario, sistema de archivo)
- Proceso de revisión (revisiones diarias, semanales y a largo plazo)
- Estrategias de compromiso (contextos, siguientes acciones, regla de los dos minutos)
Al crear y mantener un sistema confiable, puedes lograr un estado de "mente como el agua", donde puedes responder adecuadamente a lo que venga sin estrés ni agobio.
Reseñas
Organízate con eficacia ha recibido elogios generalizados por su enfoque práctico y directo hacia la productividad. Los lectores valoran el enfoque de Allen en pasos concretos y la adaptabilidad del sistema a diversos estilos de trabajo. Muchos informan mejoras significativas en sus habilidades organizativas y niveles de estrés tras implementar GTD. Sin embargo, algunos encuentran desafiante la longitud y la repetitividad del libro. A pesar de esto, los principios de GTD han resonado con innumerables lectores, inspirando un seguimiento devoto e influyendo en los métodos de productividad en todo el mundo.