The Effective Executive

1. Conoce a dónde va tu tiempo: Rastrea y analiza el uso de tu tiempo

El tiempo es el recurso más escaso, y a menos que se gestione, nada más puede ser gestionado.

El tiempo es insustituible. A diferencia del dinero o las personas, el tiempo no se puede comprar, alquilar o adquirir. Es el recurso más crítico para cualquier ejecutivo. Para gestionarlo eficazmente, primero se debe entender a dónde va.

Rastrea el uso de tu tiempo. Lleva un registro de tus actividades durante al menos tres a cuatro semanas. Esto revelará patrones y ayudará a identificar los desperdiciadores de tiempo. Los desperdiciadores de tiempo comunes incluyen:

• Reuniones innecesarias
• Flujo de trabajo mal organizado
• Socialización excesiva
• Comunicación ineficiente

Analiza y ajusta. Una vez que tengas una imagen clara de tu uso del tiempo, toma medidas para eliminar o reducir las actividades no productivas. Monitorea y refina continuamente tus prácticas de gestión del tiempo para mantener y mejorar la efectividad.

2. Enfócate en la contribución externa: Define tu valor único para la organización

El enfoque en la contribución por sí mismo proporciona los cuatro requisitos básicos de las relaciones humanas efectivas: comunicación; trabajo en equipo; autodesarrollo; y desarrollo de otros.

Cambia tu perspectiva. En lugar de enfocarte en tus propias tareas y responsabilidades, pregúntate: "¿Qué puedo contribuir que afectará significativamente el rendimiento y los resultados de la institución a la que sirvo?"

Identifica tu contribución única. Considera:

• Tus habilidades y experiencia específicas
• Las necesidades de tu organización
• Las brechas en los procesos o sistemas actuales
• Oportunidades para la innovación o mejora

Alinea tus esfuerzos con los objetivos organizacionales. Asegúrate de que tu contribución apoye directamente los objetivos generales de tu empresa o institución. Esta alineación aumentará tu valor y efectividad como ejecutivo.

3. Haz que la fortaleza sea productiva: Aprovecha tus propias fortalezas y las de los demás

El ejecutivo efectivo hace que la fortaleza sea productiva. Sabe que no se puede construir sobre la debilidad.

Identifica fortalezas. Evalúa regularmente tus propias fortalezas y las de los miembros de tu equipo. Busca áreas donde las personas sobresalgan y produzcan resultados consistentemente.

Despliega fortalezas estratégicamente. Asigna tareas y responsabilidades basadas en las fortalezas de las personas en lugar de intentar "arreglar" debilidades. Este enfoque conduce a:

• Mayor productividad
• Mayor satisfacción laboral
• Mejor rendimiento general

Desarrolla fortalezas aún más. Invierte en capacitación y oportunidades que permitan a las personas mejorar sus fortalezas existentes. Esto crea una cultura de mejora continua y excelencia.

4. Concéntrate en las pocas áreas principales: Prioriza tareas para un impacto máximo

Si hay algún "secreto" de la efectividad, es la concentración. Los ejecutivos efectivos hacen primero las cosas importantes y hacen una cosa a la vez.

Identifica áreas clave de resultados. Determina las tareas más críticas que tendrán el mayor impacto en el éxito de tu organización. Estas son típicamente áreas donde tus fortalezas únicas y las necesidades de la organización se intersectan.

Prioriza sin piedad. Enfoca tu tiempo y energía en estas áreas de alto impacto. Esté dispuesto a decir "no" a tareas menos importantes o delegarlas a otros.

Practica el enfoque en una sola tarea. Evita la tentación de realizar múltiples tareas a la vez. En su lugar, presta toda tu atención a una tarea importante a la vez, asegurando una salida de mayor calidad y una finalización más rápida.

5. Toma decisiones efectivas: Sigue un proceso sistemático para la toma de decisiones

Los ejecutivos efectivos no toman muchas decisiones. Se concentran en las importantes.

Desarrolla un marco de toma de decisiones. Sigue un enfoque estructurado para tomar decisiones:

1. Define claramente el problema
2. Especifica los objetivos y criterios para un resultado exitoso
3. Genera soluciones alternativas
4. Evalúa las alternativas contra los criterios
5. Elige la mejor opción
6. Implementa la decisión
7. Monitorea y ajusta según sea necesario

Concéntrate en decisiones importantes. Evita quedar atrapado en asuntos triviales. Concentra tus esfuerzos de toma de decisiones en cuestiones que tienen un impacto significativo en el rendimiento y los resultados de tu organización.

Toma decisiones oportunas. Aunque el análisis exhaustivo es importante, evita la parálisis por análisis. Establece plazos para tomar decisiones y cúmplelos.

6. Los elementos de la toma de decisiones efectiva: Define el problema y establece objetivos claros

La clara realización de que el problema era genérico y solo podía resolverse a través de una decisión que estableciera una regla, un principio.

Identifica la naturaleza del problema. Determina si el problema en cuestión es:

• Una situación genérica que requiere un enfoque basado en principios
• Un evento verdaderamente único que necesita una solución específica
• Un problema recurrente que necesita una solución sistémica

Establece objetivos claros. Define cómo se ve un resultado exitoso. Considera:

• Metas cuantitativas (por ejemplo, aumentar las ventas en un 20%)
• Mejoras cualitativas (por ejemplo, mejorar la satisfacción del cliente)
• Objetivos con plazos (por ejemplo, implementar un nuevo sistema en seis meses)

Establece condiciones de contorno. Determina las restricciones y limitaciones dentro de las cuales debe funcionar la solución. Esto ayuda a reducir las opciones viables y asegura una implementación práctica.

7. Genera y evalúa alternativas: Considera múltiples opciones antes de decidir

Las decisiones del tipo que el ejecutivo tiene que tomar no se hacen bien por aclamación. Se hacen bien solo si se basan en el choque de puntos de vista conflictivos, el diálogo entre diferentes puntos de vista, la elección entre diferentes juicios.

Fomenta perspectivas diversas. Busca activamente la opinión de varios interesados y expertos. Esto ayuda a descubrir puntos ciegos y genera una gama más amplia de soluciones potenciales.

Usa métodos de evaluación estructurados. Emplea técnicas como:

• Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas)
• Matrices de decisión
• Análisis de costo-beneficio

Desafía las suposiciones. Cuestiona las creencias prevalecientes y el "conocimiento común". Esto puede llevar a soluciones innovadoras y prevenir el pensamiento grupal.

8. Asume la responsabilidad de las decisiones y la comunicación: Asegura una ejecución adecuada

Una decisión no se ha tomado hasta que las personas saben: el nombre de la persona responsable de llevarla a cabo; el plazo; los nombres de las personas que se verán afectadas por la decisión y, por lo tanto, deben conocerla, entenderla y aprobarla, o al menos no oponerse fuertemente a ella; y los nombres de las personas que deben ser informadas de la decisión, incluso si no se ven directamente afectadas por ella.

Asigna una responsabilidad clara. Designa a individuos específicos responsables de implementar cada aspecto de la decisión.

Establece plazos y hitos. Establece un cronograma claro para la ejecución y el seguimiento.

Comunica eficazmente. Asegúrate de que todas las partes relevantes entiendan:

• La decisión y su justificación
• Su papel en la implementación
• Los resultados esperados
• Cualquier desafío o riesgo potencial

Haz seguimiento y ajusta. Revisa regularmente el progreso y prepárate para hacer los ajustes necesarios basados en la retroalimentación y los resultados del mundo real.

9. Construye sobre oportunidades, no problemas: Enfócate en el potencial en lugar de las dificultades

Los ejecutivos efectivos se enfocan en las oportunidades en lugar de los problemas. Los problemas deben ser atendidos, por supuesto; no deben ser barridos bajo la alfombra. Pero la resolución de problemas, aunque necesaria, no produce resultados. Previene daños. Aprovechar las oportunidades produce resultados.

Cultiva una mentalidad de búsqueda de oportunidades. Entrénate a ti mismo y a tu equipo para buscar activamente oportunidades potenciales en cada situación, incluso en aparentes contratiempos o desafíos.

Asigna recursos estratégicamente. Invierte más tiempo, energía y recursos en perseguir oportunidades prometedoras en lugar de solo solucionar problemas.

Crea una cultura de innovación. Fomenta y recompensa el pensamiento creativo y la toma de riesgos calculada. Esto ayuda a tu organización a mantenerse a la vanguardia y adaptarse a las circunstancias cambiantes.

10. Reuniones efectivas: Estructura y conduce reuniones para la productividad

Los ejecutivos efectivos saben que deben usar diferentes tipos de reuniones para diferentes propósitos.

Define el propósito. Declara claramente el objetivo de cada reunión:

• Compartir información
• Toma de decisiones
• Resolución de problemas
• Lluvia de ideas

Prepárate adecuadamente. Distribuye materiales relevantes con anticipación y espera que los participantes lleguen preparados.

Gestiona el tiempo eficazmente. Comienza y termina las reuniones a tiempo. Usa límites de tiempo en la agenda para cada tema.

Asegura el seguimiento. Concluye las reuniones con acciones claras, partes responsables y plazos. Documenta y distribuye los resultados de la reunión de manera oportuna.

11. Gestiona a tu jefe: Haz productivas las fortalezas de tu superior

Los ejecutivos efectivos hacen productivas las fortalezas del jefe.

Entiende el estilo de trabajo de tu jefe. Identifica sus:

• Métodos de comunicación preferidos
• Proceso de toma de decisiones
• Prioridades y preocupaciones clave

Alinea tus esfuerzos con sus fortalezas. Presenta información e ideas de maneras que aprovechen las fortalezas de tu jefe y compensen sus debilidades.

Comunica eficazmente. Mantén a tu jefe informado sobre:

• El progreso en proyectos clave
• Problemas potenciales o obstáculos
• Oportunidades de mejora o crecimiento

Busca retroalimentación y orientación. Pregunta regularmente por comentarios sobre tu desempeño y desarrollo profesional. Esto muestra iniciativa y ayuda a construir una relación de trabajo más sólida.

12. La efectividad se puede aprender: Desarrolla el hábito de preguntar "¿Qué puedo contribuir?"

La efectividad es un hábito; es decir, un conjunto de prácticas. Y las prácticas siempre se pueden aprender.

Cultiva la autoconciencia. Reflexiona regularmente sobre tus acciones, decisiones y sus resultados. Identifica áreas de mejora y crecimiento.

Busca retroalimentación. Pide activamente la opinión de colegas, subordinados y superiores sobre tu desempeño y efectividad.

Practica deliberadamente. Establece metas específicas para mejorar tu efectividad en varias áreas (gestión del tiempo, toma de decisiones, comunicación) y trabaja en ellas consistentemente.

Aprende de la experiencia. Después de cada proyecto o decisión significativa, realiza una breve revisión:

• ¿Qué funcionó bien?
• ¿Qué podría haberse hecho mejor?
• ¿Qué lecciones se pueden aplicar a situaciones futuras?

Al enfocarte consistentemente en la contribución y practicar estos principios, puedes desarrollar el hábito de la efectividad, lo que lleva a un mayor éxito e impacto en tu rol como ejecutivo.

Última actualización: August 21, 2024