نکات کلیدی
1. برنامه‌ریزی حیاتی است: نیمی از زمان خود را به آماده‌سازی اختصاص دهید
به‌طور کلی، حدود 50 درصد از زمان خود را به برنامه‌ریزی، 25 درصد به نوشتن و 25 درصد به تکمیل اختصاص دهید.
برنامه‌ریزی مؤثر زمان و انرژی را صرفه‌جویی می‌کند. با اختصاص نیمی از زمان موجود به برنامه‌ریزی، اطمینان حاصل می‌کنید که پیام شما به‌خوبی طراحی و هدف‌گذاری شده است. این سرمایه‌گذاری اولیه با تسهیل فرآیند نوشتن و کاهش نیاز به ویرایش‌های گسترده، به شما بازمی‌گردد. برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند تا:
- هدف و ایده اصلی خود را روشن کنید
- نیازها و انتظارات مخاطبان خود را درک کنید
- اطلاعات مرتبط را جمع‌آوری و سازماندهی کنید
- مناسب‌ترین رسانه و کانال را انتخاب کنید
برنامه‌ریزی همچنین به شما کمک می‌کند تا از مشکلات رایج مانند انحراف از موضوع، گنجاندن اطلاعات نامربوط یا از دست دادن نکات کلیدی جلوگیری کنید. با تفکر در مورد ساختار پیام خود از قبل، می‌توانید ارتباطات منسجم و قانع‌کننده‌تری ایجاد کنید که به‌طور مؤثرتری به اهداف شما دست یابد.
2. هدف خود را تعریف کنید و قبل از نوشتن مخاطب خود را تحلیل کنید
هرچه بیشتر درباره اعضای مخاطب، نیازها و انتظارات آن‌ها بدانید، به‌طور مؤثرتری می‌توانید با آن‌ها ارتباط برقرار کنید.
مخاطب خود را به‌خوبی درک کنید. قبل از تهیه پیام خود، زمان بگذارید تا مخاطب خود را به‌طور کامل تحلیل کنید. عواملی مانند:
- جمعیت‌شناسی (سن، تحصیلات، پیشینه فرهنگی)
- نقش‌ها و مسئولیت‌های سازمانی
- دانش قبلی از موضوع
- علایق و نگرانی‌های احتمالی
- واکنش‌های احتمالی به پیام شما
با توسعه یک پروفایل واضح از مخاطب، می‌توانید محتوای خود، لحن و رویکرد خود را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که حداکثر تأثیر را داشته باشد. این رویکرد محور مخاطب به اطمینان از این که پیام شما با دریافت‌کنندگان هم‌خوانی دارد، کمک می‌کند و احتمال دستیابی به اهداف ارتباطی شما را افزایش می‌دهد.
3. اطلاعات باکیفیت جمع‌آوری کنید تا نیازهای مخاطب را برآورده کنید
کیفیت اطلاعاتی که ارائه می‌دهید به‌اندازه‌ی کمیت آن اهمیت دارد.
دقت و ارتباط را در اولویت قرار دهید. هنگام جمع‌آوری اطلاعات برای پیام خود، بر ارائه محتوای باکیفیت که نیازهای خاص مخاطب شما را برآورده می‌کند، تمرکز کنید. جنبه‌های کلیدی اطلاعات باکیفیت شامل:
- دقت: حقایق، اعداد و محاسبات را دوباره بررسی کنید
- ارتباط: فقط اطلاعاتی را شامل کنید که به‌طور مستقیم از هدف شما حمایت می‌کند
- به‌روز بودن: اطمینان حاصل کنید که داده‌ها به‌روز و منعکس‌کننده‌ی آخرین تحولات هستند
- کامل بودن: جزئیات کافی را برای پاسخگویی کامل به نیازهای مخاطب ارائه دهید
- اخلاق: اطلاعات را به‌طور صادقانه ارائه دهید و از حذف‌های گمراه‌کننده پرهیز کنید
محتوای خود را با دقت انتخاب کنید تا حداکثر ارزش را به مخاطب خود ارائه دهید و از بار اطلاعاتی اضافی جلوگیری کنید. این رویکرد نشان‌دهنده‌ی احترام به زمان مخاطب و افزایش اعتبار شما به‌عنوان یک ارتباط‌دهنده است.
4. رسانه و کانال مناسب را برای پیام خود انتخاب کنید
شما همیشه گزینه‌ای برای انتخاب رسانه یا کانال مناسب برای یک پیام خاص ندارید. به‌عنوان مثال، بسیاری از شرکت‌ها سیستم‌های پیام‌رسان داخلی یا شبکه‌های اجتماعی دارند که انتظار می‌رود برای انواع خاصی از ارتباطات، مانند به‌روزرسانی‌های پروژه، از آن‌ها استفاده کنید.
رسانه را با پیام و مخاطب هماهنگ کنید. هنگام انتخاب روش ارتباطی، عواملی مانند:
- پیچیدگی و فوریت پیام
- نیاز به تعامل و بازخورد
- ترجیحات و انتظارات مخاطب
- الزامات امنیتی و حریم خصوصی
- هزینه و محدودیت‌های منابع
رسانه‌ها و کانال‌های مختلف سطوح متفاوتی از غنای، رسمیت و کارایی را ارائه می‌دهند. به‌عنوان مثال:
- ارتباط رو در رو: بهترین برای مکالمات پیچیده، عاطفی یا ایجاد روابط
- ویدئو کنفرانس: مفید برای تیم‌های دورکار که به نشانه‌های بصری و تعامل نیاز دارند
- ایمیل: مناسب برای ارتباطات رسمی و به اشتراک‌گذاری اطلاعات دقیق
- پیام‌رسانی فوری: ایده‌آل برای به‌روزرسانی‌های سریع و هماهنگی غیررسمی تیم
- رسانه‌های اجتماعی: مؤثر برای اعلامیه‌های گسترده و تعامل با جامعه
رسانه‌ای را انتخاب کنید که بهترین حمایت را از اهداف پیام و نیازهای مخاطب شما داشته باشد و با هنجارهای سازمانی و قابلیت‌های فناوری هماهنگ باشد.
5. پیام خود را برای حداکثر تأثیر و وضوح سازماندهی کنید
سازماندهی خوب به خوانندگان یا شنوندگان شما در سه جنبه کلیدی کمک می‌کند. اول، به آن‌ها کمک می‌کند تا پیام شما را درک کنند. [...] دوم، سازماندهی خوب به دریافت‌کنندگان کمک می‌کند تا پیام شما را بپذیرند. [...] سوم، سازماندهی خوب زمان مخاطب شما را صرفه‌جویی می‌کند.
پیام خود را به‌طور منطقی ساختاربندی کنید. یک پیام خوب سازماندهی‌شده درک، پذیرش و کارایی را افزایش می‌دهد. برای دستیابی به این هدف:
- ایده اصلی خود را به‌وضوح تعریف کنید
- دامنه را به اطلاعات ضروری محدود کنید
- بین رویکردهای مستقیم و غیرمستقیم انتخاب کنید
- یک طرح کلی برای ساختار محتوای خود ایجاد کنید
با سازماندهی منسجم افکار خود، احترام به زمان و منابع شناختی مخاطب خود را نشان می‌دهید. این رویکرد نه‌تنها پیام شما را مؤثرتر می‌کند بلکه به‌طور مثبت بر حرفه‌ای بودن و مهارت‌های تفکر انتقادی شما تأثیر می‌گذارد.
6. از رویکرد مستقیم برای پیام‌های روتین و مثبت استفاده کنید
رویکرد مستقیم با ایده اصلی (مانند یک توصیه، نتیجه‌گیری یا درخواست) آغاز می‌شود و سپس با شواهد پشتیبانی می‌شود.
با نکته اصلی خود برای مخاطبان پذیرنده شروع کنید. رویکرد مستقیم زمانی مؤثرترین است که:
- خبر خوب یا اطلاعات روتین را ارائه می‌دهید
- با مخاطبی که احتمالاً بی‌طرف یا مثبت است، ارتباط برقرار می‌کنید
- با خوانندگانی که زمان کمی دارند و نیاز به اطلاعات کلیدی دارند، صحبت می‌کنید
پیام خود را به‌صورت زیر ساختاربندی کنید:
- با ایده اصلی یا خبر خوب شروع کنید
- جزئیات و زمینه‌های لازم را ارائه دهید
- با یک فراخوان به عمل یا بیانیه مثبت پایان دهید
این رویکرد به خوانندگان اجازه می‌دهد تا اطلاعات اساسی را بلافاصله درک کنند و برای حرفه‌ای‌های مشغول و ارتباطات ساده ایده‌آل است.
7. از رویکرد غیرمستقیم برای پیام‌های منفی یا قانع‌کننده استفاده کنید
رویکرد غیرمستقیم با شواهد آغاز می‌شود و به ایده اصلی می‌رسد.
قبل از ارائه اطلاعات چالش‌برانگیز، استدلال خود را بسازید. از رویکرد غیرمستقیم زمانی استفاده کنید که:
- خبر بد یا اطلاعات ناخوشایند را ارائه می‌دهید
- در حال قانع کردن یک مخاطب شکاک یا مقاوم هستید
- به موضوعی پیچیده یا جنجالی می‌پردازید
پیام خود را به این ترتیب سازماندهی کنید:
- با یک بیانیه خنثی یا بافر شروع کنید
- استدلال و شواهد خود را ارائه دهید
- ایده اصلی یا نتیجه‌گیری را بیان کنید
- با یک بیانیه مثبت یا آینده‌نگر پایان دهید
این رویکرد به شما اجازه می‌دهد تا زمینه را ایجاد کرده و یک استدلال منطقی بسازید قبل از اینکه اطلاعات حساس را ارائه دهید و احتمال پذیرش و پاسخ مثبت را افزایش دهید.
8. یک طرح کلی برای ساختار مؤثر پیام خود ایجاد کنید
به عادت ایجاد طرح‌های کلی هنگام آماده‌سازی پیام‌های تجاری بپردازید. این کار به شما زمان می‌دهد، نتایج بهتری به‌دست می‌آورید و در مدیریت موقعیت‌های پیچیده تجاری بهتر عمل می‌کنید.
پیام خود را قبل از نوشتن ترسیم کنید. ایجاد طرح کلی به شما کمک می‌کند:
- افکار خود را به‌طور منطقی سازماندهی کنید
- اطمینان حاصل کنید که تمام نکات کلیدی گنجانده شده‌اند
- شکاف‌ها یا تکرارها در استدلال خود را شناسایی کنید
- ساختار کلی پیام خود را تجسم کنید
از فرمت‌بندی سلسله‌مراتبی برای نشان دادن روابط بین ایده‌ها استفاده کنید:
I. نکته اصلی
A. نکته پشتیبان
1. مثال خاص
2. شواهد یا داده‌ها
برای پیام‌های پیچیده، از ابزارهای بصری مانند نقشه‌های ذهنی یا نمودارهای سازمانی برای نمایش ساختار محتوای خود استفاده کنید. این مرحله پیش‌نوشتن زمان را صرفه‌جویی کرده و انسجام پیام نهایی شما را بهبود می‌بخشد.
9. با ایده اصلی شروع کنید و آن را به‌طور منطقی پشتیبانی کنید
همه چیز در پیام شما باید یا از ایده اصلی حمایت کند یا پیامدهای آن را توضیح دهد.
پیام خود را حول یک مفهوم مرکزی بسازید. هنگام تهیه پیام خود:
- ایده اصلی خود را به‌وضوح بیان کنید
- نکات پشتیبان اصلی را ارائه دهید
- مثال‌ها و شواهد خاص را ارائه دهید
از انواع مختلف جزئیات پشتیبان برای تقویت استدلال خود استفاده کنید:
- حقایق و اعداد
- مثال‌ها و توصیف‌ها
- توصیفات
- روایت‌ها (داستان‌گویی)
- تشبیهات و مقایسه‌ها
- نظرات کارشناسان یا یافته‌های تحقیق
اطمینان حاصل کنید که هر عنصر از پیام شما به درک یا تقویت ایده اصلی کمک می‌کند. این رویکرد متمرکز به حفظ وضوح و هدف در طول ارتباطات شما کمک می‌کند.
10. سبک ارتباطی خود را به دستگاه‌های موبایل تطبیق دهید
حتی برای افرادی که در نوشتن پیامک مهارت دارند، تایپ کردن روی کیبوردهای موبایل می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. تشخیص صدا یکی از راه‌های دور زدن محدودیت کیبورد است، اما هر کسی که از آن در مکان‌های عمومی یا دفاتر مشترک استفاده کند، در معرض خطر به اشتراک‌گذاری محتوای پیام خصوصی و آزار دیگران قرار دارد.
برای صفحه‌های کوچک و خواندن در حال حرکت بهینه‌سازی کنید. هنگام ایجاد پیام‌هایی که احتمالاً بر روی دستگاه‌های موبایل مشاهده می‌شوند:
- محتوا را مختصر و قابل اسکن نگه دارید
- از پاراگراف‌های کوتاه و نقاط گلوله‌ای استفاده کنید
- اطلاعات ضروری را در اولویت قرار دهید
- محدودیت‌های روش‌های ورودی موبایل را در نظر بگیرید
- به مصرف داده و مشکلات اتصال توجه کنید
استراتژی‌های ارتباطی مناسب برای موبایل:
- از خطوط موضوع و سرصفحه‌های توصیفی استفاده کنید
- اطلاعات مهم را در ابتدای پیام قرار دهید
- از پیوست‌های بزرگ یا تصاویر پیچیده کم کنید
- فراخوان‌های واضحی برای اقدام ارائه دهید
- پیام خود را قبل از ارسال بر روی دستگاه‌های مختلف آزمایش کنید
با تطبیق سبک ارتباطی خود با محدودیت‌های موبایل، اطمینان حاصل می‌کنید که پیام شما برای نیروی کار روزافزون موبایل مؤثر و قابل دسترسی باقی می‌ماند.
آخرین به‌روزرسانی::
FAQ
What's Excellence in Business Communication about?
- Focus on Communication Skills: The book emphasizes the importance of effective communication in business settings, covering written, oral, and nonverbal communication.
- Integration of Technology: It discusses how digital, social, and mobile technologies are reshaping business communication, making adaptation essential.
- Practical Applications: Provides practical advice and strategies for improving communication skills, including collaboration, etiquette, and technology use.
Why should I read Excellence in Business Communication?
- Career Advancement: Strong communication skills are critical for career success, as employers seek candidates who can convey ideas clearly and persuasively.
- Comprehensive Coverage: Offers in-depth insights into contemporary communication practices, including the impact of social media and mobile technology.
- Skill Development: Provides exercises and real-world examples to help readers practice and enhance their communication abilities.
What are the key takeaways of Excellence in Business Communication?
- Effective Communication is Essential: Vital for both individual careers and organizational success, enhancing productivity and engagement.
- Audience-Centered Approach: Advocates understanding and addressing audience needs to improve message effectiveness.
- Ethics in Communication: Highlights the importance of ethical communication, ensuring messages are truthful and respectful.
What are the best quotes from Excellence in Business Communication and what do they mean?
- "Communication is the process...": Emphasizes communication as a two-way process, requiring clarity and understanding.
- "Positive customer support...": Highlights the significance of effective communication in customer service as a competitive advantage.
- "The mobile revolution...": Reflects the transformative impact of mobile technology on business communication strategies.
What is the communication process model described in Excellence in Business Communication?
- Eight Steps of Communication: Includes idea formation, encoding, message production, transmission, reception, decoding, response, and feedback.
- Importance of Each Step: Each step is crucial; failure in any step can hinder message conveyance.
- Feedback Mechanism: Emphasizes feedback's role in evaluating communication effectiveness, allowing message adjustments.
How does Excellence in Business Communication address mobile communication?
- Mobile as a Primary Tool: Discusses how mobile devices have become primary communication means, influencing message crafting and delivery.
- Challenges and Opportunities: Outlines challenges like small screens and multitasking, and opportunities for connectivity and real-time communication.
- Best Practices: Provides guidelines for optimizing content for mobile devices, ensuring clarity and accessibility.
What is the three-step writing process outlined in Excellence in Business Communication?
- Planning: Involves analyzing the situation, defining purpose, and gathering information for clarity of intent.
- Writing: Focuses on composing the message, adapting to the audience, and using strong, precise language.
- Completing: Includes revising, producing, and distributing the message, emphasizing proofreading and professionalism.
How does Excellence in Business Communication define the "you" attitude in communication?
- Audience-Centric Language: Focuses on the audience's needs and interests, fostering a connection with the reader.
- Examples of Usage: Shifts perspective to enhance engagement, e.g., "You will find our products meet your needs."
- Building Relationships: Helps build stronger relationships with the audience, leading to better responses and interactions.
What are the characteristics of effective teams as outlined in Excellence in Business Communication?
- Clear Objectives and Purpose: Effective teams have a shared mission and clear goals, aligning efforts.
- Open Communication: Successful teams communicate openly, fostering an environment for idea sharing and feedback.
- Trust and Collaboration: High trust levels enhance collaboration, allowing creative problem-solving and decision-making.
How does Excellence in Business Communication suggest handling negative messages?
- Positive Context: Embeds negative information within a positive context to soften impact and maintain a constructive tone.
- Clear Explanation: Provides a clear explanation of the situation, ensuring understanding of the reasoning behind the news.
- Encouraging Future Interaction: Closes messages to encourage ongoing communication and reinforce relationships.
What role does revision play in effective business communication according to Excellence in Business Communication?
- Enhancing Clarity: Revision improves clarity, ensuring the message is easily understood by the audience.
- Error Elimination: Stresses proofreading to eliminate errors, maintaining professionalism.
- Professional Image: Careful revision reflects attention to detail and commitment to quality communication.
How does Excellence in Business Communication address the importance of audience analysis?
- Understanding Audience Needs: Knowing audience demographics and psychographics is crucial for tailoring resonant messages.
- Motivation and Resistance: Identifies audience motivations and anticipates resistance to messages.
- Effective Communication: Crafting messages based on analysis increases positive response likelihood and engagement.
نقد و بررسی
کتاب برتری در ارتباطات تجاری نظرات متفاوتی را به خود جلب کرده است. برخی آن را برای دانشجویان و مدرسان مفید می‌دانند و به محتوای به‌روز و منابع آنلاین آن اشاره می‌کنند. در مقابل، برخی دیگر به تکراری بودن و سادگی آن برای افرادی که تجربه‌ی تجاری دارند، انتقاد می‌کنند. جنبه‌های مثبت این کتاب شامل اطلاعات منظم و مثال‌های عملی است. انتقادات بیشتر بر محتوای تکراری و جزئیات بیش از حد در موضوعات ساده متمرکز است. قیمت کتاب نیز از سوی برخی بالا ارزیابی شده است. به‌طور کلی، به نظر می‌رسد این کتاب بیشتر برای دانشجویان و افرادی که تازه وارد دنیای ارتباطات تجاری شده‌اند، مفید باشد، در حالی که حرفه‌ای‌های با تجربه ممکن است ارزش کمتری از آن ببرند.
