نکات کلیدی
1. همه چیزهایی که توجه شما را به خود جلب کرده‌اند را ثبت کنید
ذهن شما برای داشتن ایده‌هاست، نه نگه داشتن آن‌ها.
تمام حلقه‌های باز را جمع‌آوری کنید. هر وظیفه، تعهد و ایده‌ای که فضای ذهنی شما را اشغال کرده است را جمع‌آوری کنید. این شامل تعهدات شخصی و حرفه‌ای، از پروژه‌های بزرگ تا کارهای کوچک می‌شود. از ابزارهای فیزیکی و دیجیتالی مانند دفترچه یادداشت، اپلیکیشن‌ها یا یادداشت‌های صوتی برای بیرونی‌سازی این افکار استفاده کنید.
عادت جمع‌آوری ایجاد کنید. به طور منظم ذهن خود را از تمام محتویاتش خالی کنید. این تمرین استرس و شلوغی ذهنی را کاهش می‌دهد و به شما اجازه می‌دهد بر روی آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید. با ثبت همه چیز، پهنای باند ذهنی خود را آزاد کرده و اطمینان حاصل می‌کنید که هیچ چیزی از دست نمی‌رود.
به فرآیند اعتماد کنید. در ابتدا، این ممکن است احساس غرق شدن به شما بدهد زیرا با حجم تعهدات خود مواجه می‌شوید. با این حال، بیرون آوردن همه چیز از ذهن اولین قدم به سوی کنترل و وضوح است. به یاد داشته باشید، شما به انجام همه چیزهایی که ثبت می‌کنید متعهد نیستید، فقط به وجود آن‌ها اذعان می‌کنید.
2. نتیجه مطلوب و اقدام بعدی برای هر مورد را مشخص کنید
راز پیشرفت، شروع کردن است. راز شروع کردن، شکستن وظایف پیچیده و غافلگیرکننده به وظایف کوچک و قابل مدیریت و سپس شروع به انجام اولین آن‌هاست.
نتایج واضح را تعریف کنید. برای هر موردی که ثبت کرده‌اید، تعیین کنید که "انجام شده" چگونه به نظر می‌رسد. این وضوح به مغز شما کمک می‌کند تا بر دستیابی به نتیجه مطلوب تمرکز کند نه فقط فکر کردن به مشکل.
اقدامات بعدی را شناسایی کنید. هر نتیجه را به اقدامات خاص و فیزیکی تقسیم کنید. از خود بپرسید، "اقدام بعدی که باید انجام دهم تا این مورد را پیش ببرم چیست؟" این مرحله ایده‌های مبهم را به وظایف قابل انجام تبدیل می‌کند.
مثال‌هایی از اقدامات بعدی:
- تماس با جان درباره زمان‌بندی پروژه
- تهیه پیش‌نویس برای ارائه
- تحقیق درباره گزینه‌های پرواز برای سفر آینده
3. یادآوری‌ها را در یک سیستم قابل اعتماد سازماندهی کنید
توانایی شما در تولید قدرت مستقیماً متناسب با توانایی شما در آرامش است.
یک سیستم سازماندهی قابل اعتماد ایجاد کنید. ساختاری توسعه دهید که به شما اجازه دهد اطلاعات را به راحتی ذخیره و بازیابی کنید. این ممکن است شامل ابزارهای دیجیتالی مانند اپلیکیشن‌های مدیریت وظایف یا سیستم‌های فیزیکی مانند پوشه‌های فایل باشد.
بر اساس زمینه دسته‌بندی کنید. وظایف را بر اساس جایی که یا چگونه می‌توانند انجام شوند گروه‌بندی کنید. دسته‌های رایج شامل:
- @کامپیوتر
- @تلفن
- @کارهای روزمره
- @خانه
- @دفتر
لیست‌های جداگانه نگه دارید. لیست‌های متمایز برای انواع مختلف موارد نگه دارید:
- اقدامات بعدی: وظایف فوری و مشخص
- پروژه‌ها: نتایج چند مرحله‌ای
- در انتظار: مواردی که به دیگران واگذار شده‌اند
- روزی/شاید: ایده‌هایی برای آینده
4. سیستم خود را به طور منظم مرور و به‌روزرسانی کنید
عمل کردن به یک روش بهتر از احساس کردن به یک روش بهتر آسان‌تر است.
مرور هفتگی انجام دهید. هر هفته زمانی را برای مرور و به‌روزرسانی سیستم خود اختصاص دهید. این عادت اطمینان می‌دهد که لیست‌های شما به‌روز و مرتبط باقی می‌مانند.
فرآیند مرور هفتگی:
- جمع‌آوری تمام کاغذها و مواد پراکنده
- پردازش یادداشت‌های خود
- مرور داده‌های تقویم قبلی
- مرور تقویم آینده
- مرور لیست‌های اقدام
- مرور لیست‌های پروژه
دیدگاه خود را حفظ کنید. از این زمان برای ارزیابی تعهدات خود در افق‌های مختلف، از اقدامات سطح زمین تا اهداف زندگی استفاده کنید. این تمرین به شما کمک می‌کند تا با اهداف گسترده‌تر خود هماهنگ بمانید در حالی که وظایف روزمره را مدیریت می‌کنید.
5. اقدام به انجام مهم‌ترین وظایف خود کنید
شانس همه چیز را تحت تأثیر قرار می‌دهد. همیشه قلاب خود را بیندازید؛ در جریانی که کمتر انتظارش را دارید، ماهی خواهد بود.
قانون دو دقیقه را اجرا کنید. اگر یک وظیفه کمتر از دو دقیقه طول می‌کشد، بلافاصله آن را انجام دهید. این اصل از انباشته شدن وظایف کوچک و مسدود کردن سیستم شما جلوگیری می‌کند.
از مدل چهار معیار برای انتخاب اقدامات استفاده کنید:
- زمینه: با توجه به مکان فعلی و ابزارهای موجود، چه کاری می‌توانید انجام دهید؟
- زمان موجود: چقدر زمان تا تعهد بعدی خود دارید؟
- انرژی موجود: چه سطحی از انرژی ذهنی و فیزیکی دارید؟
- اولویت: با توجه به عوامل فوق، مهم‌ترین کاری که باید انجام دهید چیست؟
به شهود خود اعتماد کنید. هنگامی که دیدگاه روشنی از تعهدات و اقدامات بعدی خود دارید، به حس درونی خود در تصمیم‌گیری درباره کاری که باید انجام دهید اعتماد کنید. ذهن شما آزاد است تا انتخاب‌های شهودی انجام دهد وقتی که با ورودی‌های پردازش نشده شلوغ نیست.
6. هنر بهره‌وری بدون استرس را بیاموزید
یک چیز وجود دارد که می‌توانیم انجام دهیم، و خوشبخت‌ترین افراد کسانی هستند که می‌توانند آن را تا حد توانایی خود انجام دهند. ما می‌توانیم کاملاً حاضر باشیم. ما می‌توانیم کاملاً اینجا باشیم. ما می‌توانیم... تمام توجه خود را به فرصتی که پیش روی ماست بدهیم.
به ذهنی مانند آب دست یابید. به دنبال حالتی از آمادگی و انعطاف‌پذیری باشید، مانند آب که به هر ظرفی تطبیق می‌یابد. این ذهنیت به شما اجازه می‌دهد تا به هر چیزی که زندگی به شما می‌اندازد به درستی پاسخ دهید، بدون واکنش بیش از حد یا کمتر از حد.
کشیدن روانی را حذف کنید. با ثبت و روشن کردن تمام تعهدات خود، استرس ظریفی که توسط وظایف ناتمام و تعهدات نامشخص ایجاد می‌شود را از بین ببرید. این انرژی ذهنی را برای کار متمرکز و خلاقیت آزاد می‌کند.
تفکر نتیجه‌گرا را تمرین کنید. به طور منظم نتایج موفقیت‌آمیز پروژه‌ها و اهداف خود را تجسم کنید. این عادت مغز شما را برای توجه به فرصت‌ها و راه‌حل‌هایی که با نتایج مطلوب شما همخوانی دارند، آماده می‌کند.
7. رویکرد خود به کار و زندگی را تغییر دهید
چگونه می‌دانم چه فکر می‌کنم، تا زمانی که بشنوم چه می‌گویم؟
از مدیریت زمان به مدیریت تمرکز تغییر دهید. به جای تلاش برای فشردن بیشتر در هر روز، بر هدایت توجه خود به طور مؤثر تمرکز کنید. این رویکرد به رسمیت می‌شناسد که انرژی و توجه، نه فقط زمان، منابع حیاتی هستند.
ذهنیت "اقدام بعدی" را بپذیرید. خود و اطرافیان خود را آموزش دهید تا همیشه اقدام فیزیکی و قابل مشاهده بعدی را که برای پیشبرد چیزی لازم است شناسایی کنید. این عادت از تعلل جلوگیری می‌کند و پروژه‌ها را در جریان نگه می‌دارد.
تمایل به اقدام را پرورش دهید. عادت کنید که بلافاصله اقدام به انجام وظایف کوچک کنید و تصمیمات سریع در مورد مراحل بعدی پروژه‌های بزرگتر بگیرید. این رویکرد فعال، حرکت و اعتماد به نفس را ایجاد می‌کند.
سیستمی با مقاومت کم و قابل اعتماد ایجاد کنید. سیستم سازماندهی خود را به گونه‌ای طراحی کنید که استفاده از آن بسیار ساده و لذت‌بخش باشد که به طور طبیعی با آن درگیر شوید. هرچه ثبت، روشن‌سازی و مرور آسان‌تر باشد، احتمال بیشتری وجود دارد که سیستم را حفظ کنید.
آخرین به‌روزرسانی::
نقد و بررسی
کتاب انجام کارها به دلیل سیستم عملی بهره‌وری خود، عمدتاً نقدهای مثبتی دریافت می‌کند. بسیاری از خوانندگان آن را تغییر دهنده‌ی زندگی می‌دانند و روش‌های آن برای سازماندهی وظایف، پاکسازی ذهن و کاهش استرس را تحسین می‌کنند. تأکید کتاب بر ثبت ایده‌ها، پردازش صندوق‌های ورودی و شناسایی اقدامات بعدی با بسیاری از افراد همخوانی دارد. برخی از منتقدان به تمرکز شرکتی و عناصر قدیمی آن انتقاد دارند، در حالی که دیگران آن را بیش از حد طولانی و تکراری می‌دانند. به طور کلی، خوانندگان از توصیه‌های عملی کتاب قدردانی می‌کنند و گزارش می‌دهند که پس از اجرای سیستم GTD، کارایی و وضوح ذهنی آن‌ها افزایش یافته است.