نکات کلیدی
1. تمایز بین شاخص‌های کلیدی نتیجه، شاخص‌های عملکرد و شاخص‌های کلیدی عملکرد
"شاخص‌های کلیدی عملکرد مجموعه‌ای از معیارها هستند که بر جنبه‌های عملکرد سازمانی تمرکز دارند که برای موفقیت کنونی و آینده سازمان حیاتی‌ترین هستند."
سه نوع معیار. سازمان‌ها اغلب انواع مختلفی از معیارهای عملکرد را با هم اشتباه می‌گیرند که منجر به مدیریت ناکارآمد می‌شود. شاخص‌های کلیدی نتیجه (KRIs) نمای کلی از عملکرد سازمانی ارائه می‌دهند که برای گزارش‌دهی در سطح هیئت مدیره مناسب است. شاخص‌های عملکرد (PIs) به شما می‌گویند که به صورت عملیاتی چه کاری انجام دهید. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) معیارهای حیاتی اندکی هستند که به طور قابل توجهی بر موفقیت سازمانی تأثیر می‌گذارند.
ویژگی‌های KPIs:
- معیارهای غیرمالی
- به طور مکرر اندازه‌گیری می‌شوند (روزانه یا 24/7)
- توسط مدیرعامل و مدیریت ارشد اقدام می‌شوند
- به وضوح نشان می‌دهند که چه اقدامی لازم است
- به یک فرد یا تیم خاص مرتبط هستند
- تأثیر قابل توجهی بر عوامل موفقیت حیاتی اصلی دارند
- اقدام مناسب را تشویق می‌کنند (تأثیر مثبت بر سایر معیارها)
2. اجرای KPIs با استفاده از قانون 10/80/10 و شش دیدگاه کارت امتیازی متوازن
"قانون 10/80/10 راهنمای خوبی است. یعنی در یک سازمان حدود 10 KRI، تا 80 PI و 10 KPI وجود دارد."
اندازه‌گیری متوازن. اندازه‌گیری عملکرد مؤثر نیازمند رویکردی متوازن در چندین دیدگاه است. کارت امتیازی متوازن سنتی به شش دیدگاه گسترش یافته است: مالی، مشتری، فرآیندهای داخلی، یادگیری و رشد، رضایت کارکنان و محیط/جامعه. این امر دیدگاهی جامع از عملکرد سازمانی را تضمین می‌کند.
کاربرد قانون 10/80/10:
- 10 شاخص کلیدی نتیجه برای گزارش‌دهی در سطح هیئت مدیره
- تا 80 شاخص عملکرد برای مدیریت عملیاتی
- 10 شاخص کلیدی عملکرد برای بهبود متمرکز سازمانی
- محدود کردن تعداد معیارها تمرکز را تضمین می‌کند و از بار اطلاعاتی جلوگیری می‌کند
3. تشکیل تیم پروژه "KPI برنده" و پرورش فرهنگ "فقط انجامش بده"
"یک تیم کوچک و آموزش‌دیده بهترین شانس موفقیت را خواهد داشت."
ترکیب تیم. تیم پروژه KPI باید شامل 2-4 عضو تمام‌وقت باشد که مستقیماً به مدیرعامل گزارش می‌دهند. تیم باید ترکیبی از "پیشگویان" با تجربه و "جوانان نوآور" باشد تا تعادل بین دانش و دیدگاه‌های تازه را حفظ کند. از شامل کردن اعضای تیم مدیریت ارشد خودداری کنید، زیرا نمی‌توانند به صورت تمام‌وقت به پروژه متعهد شوند.
رویکرد "فقط انجامش بده":
- استفاده از برنامه‌های داخلی موجود برای 12 ماه اول
- اجتناب از بحث‌های طولانی در مورد طراحی کارت امتیازی
- توانمندسازی تیم پروژه برای تصمیم‌گیری
- تمرکز بر پیروزی‌های سریع و بهبودهای تدریجی
- پرورش این باور که سازمان می‌تواند KPIs را بدون وابستگی بیش از حد به مشاوران خارجی اجرا کند
4. تمرکز بر عوامل موفقیت حیاتی برای هدایت عملکرد سازمانی
"CSFs مسائلی را شناسایی می‌کنند که سلامت و حیات سازمانی را تعیین می‌کنند."
شناسایی CSFs. عوامل موفقیت حیاتی (CSFs) پایه‌ای برای توسعه مؤثر KPI هستند. سازمان‌ها باید خود را به 5-8 CSF محدود کنند، صرف‌نظر از اندازه. این عوامل باید تأثیر گسترده‌ای داشته باشند و در چندین دیدگاه کارت امتیازی متوازن گسترش یابند.
فرآیند توسعه CSF:
- بررسی اسناد و برنامه‌های استراتژیک
- برگزاری کارگاه‌ها با ذینفعان کلیدی
- استفاده از نقشه‌برداری روابط برای شناسایی مهم‌ترین عوامل
- بررسی متقابل CSFs با شش دیدگاه کارت امتیازی متوازن
- اطمینان از اینکه CSFs به وضوح در سراسر سازمان ارتباط داده می‌شوند
- به‌روزرسانی و بازبینی منظم CSFs به عنوان بخشی از چرخه برنامه‌ریزی استراتژیک
5. توسعه معیارهای عملکرد در سطح تیم برای هم‌راستایی و توانمندسازی
"پیشرفت‌های عمده در بهبود عملکرد از کاربرد KPIs در تیم‌های محلی یا گروه‌های کاری حاصل خواهد شد."
توانمندسازی تیم. اندازه‌گیری عملکرد مؤثر از سطح تیم آغاز می‌شود. تیم‌ها باید توانمند شوند تا معیارهای عملکرد خود را انتخاب کنند که با CSFs سازمانی هم‌راستا باشد. این رویکرد از پایین به بالا مالکیت و ارتباط معیارها را تضمین می‌کند.
توسعه معیارهای تیم:
- ارائه آموزش در مورد مفاهیم و انتخاب KPI
- محدود کردن معیارهای تیم به حداکثر 25
- اطمینان از اینکه معیارها در شش دیدگاه متوازن هستند
- شامل ترکیبی از معیارهای گذشته، حال و آینده‌نگر
- تشویق تیم‌ها به استفاده از پایگاه داده معیارهای عملکرد
- اجازه دادن به تکامل معیارها با بهبود تیم‌ها و تغییر اولویت‌ها
6. طراحی چارچوب‌های گزارش‌دهی مؤثر برای همه سطوح سازمانی
"امروزه، KPI ارائه شده به مدیریت که بیش از پنج روز از آن گذشته باشد، بی‌فایده است."
گزارش‌دهی به‌موقع. اندازه‌گیری عملکرد مؤثر نیازمند گزارش‌دهی به‌موقع، مختصر و قابل اقدام است. سطوح مختلف سازمانی به فرکانس‌ها و قالب‌های گزارش‌دهی متفاوتی نیاز دارند تا از تصمیم‌گیری پشتیبانی کنند.
توصیه‌های چارچوب گزارش‌دهی:
- هیئت مدیره: داشبورد ماهانه تا 10 KRI
- مدیریت ارشد: کارت امتیازی هفتگی بر روی 5 KPI برتر، کارت امتیازی سازمانی ماهانه
- تیم‌ها: گزارش‌های روزانه یا 24/7 بر روی 1-2 KPI، کارت امتیازی تیمی ماهانه
- استفاده از نمودارها و گراف‌های واضح و جذاب
- اجتناب از بار اطلاعاتی با تمرکز بر مهم‌ترین معیارها
- استفاده از اینترانت و فناوری برای گزارش‌دهی در زمان واقعی در صورت امکان
7. اصلاح و تعدیل KPIs برای حفظ ارتباط آن‌ها در طول زمان
"حفظ استفاده و اثربخشی KPIs ضروری است."
بهبود مستمر. KPIs ثابت نیستند؛ آن‌ها باید با استراتژی سازمان و محیط در حال تغییر تکامل یابند. بازبینی و اصلاح منظم اطمینان می‌دهد که معیارهای عملکرد مرتبط باقی می‌مانند و رفتارها و نتایج مطلوب را هدایت می‌کنند.
فرآیند اصلاح KPI:
- بازبینی CSFs سازمانی حداقل به صورت سالانه
- برگزاری جلسات گروهی برای بازبینی معیارهای عملکرد
- حفظ مشاوره با ذینفعان در طول فرآیند بازبینی
- اجازه دادن به تطبیق معیارهای عملکرد تیم با تغییر اولویت‌ها
- ایجاد مکانیزم بازبینی رسمی (مثلاً هر 6-12 ماه)
- تعادل بین نیاز به ثبات و ضرورت ارتباط
- اطمینان از اینکه تغییرات به دقت در نظر گرفته شده و به طور مؤثر ارتباط داده می‌شوند
آخرین به‌روزرسانی::
نقد و بررسی
کتاب شاخص‌های کلیدی عملکرد نقدهای متفاوتی دریافت کرده است و به‌طور میانگین امتیاز 3.81 از 5 را کسب کرده است. بسیاری از خوانندگان آن را برای درک شاخص‌های کلیدی عملکرد و پیاده‌سازی آن‌ها در سازمان‌ها ارزشمند می‌دانند. این کتاب به‌خاطر راهنمایی‌های گام‌به‌گام، توضیحات واضح و مثال‌های عملی مورد تحسین قرار گرفته است. با این حال، برخی از تمرکز آن بر سازمان‌های بزرگ و کمبود عمق فنی انتقاد می‌کنند. خوانندگان از تمایز بین انواع مختلف شاخص‌ها و ابزارهای بصری ارائه شده قدردانی می‌کنند. برخی محتوا را تکراری یا بیش از حد متمرکز بر روی روش‌های مشاوره می‌دانند. به‌طور کلی، این کتاب به‌عنوان منبعی مفید برای افرادی که در مدیریت عملکرد و اجرای استراتژی درگیر هستند، محسوب می‌شود.
Similar Books
