نکات کلیدی
1. مدیریت مؤثر پرتفوی پروژه‌ها ارزش سازمانی را بهینه می‌کند
شما می‌توانید همه چیز را انجام دهید. فقط نه همه را به‌طور همزمان.
تعادل و اولویت‌بندی. مدیریت پرتفوی پروژه‌ها به سازماندهی، مشاهده و رتبه‌بندی تمام کارهایی که سازمان شما باید انجام دهد، مربوط می‌شود. این امر به شما اجازه می‌دهد تا بر روی پروژه‌های با ارزش‌تر تمرکز کنید و پروژه‌های کمتر حیاتی را به تعویق بیندازید یا حذف کنید. با هم‌راستا کردن پروژه‌ها با اهداف استراتژیک، می‌توانید بازده زمان و منابع سازمان خود را به حداکثر برسانید.
افزایش توان عملیاتی. یک پرتفوی به‌خوبی مدیریت‌شده، چندوظیفگی را کاهش می‌دهد، از «سندرم اشیای درخشان» جلوگیری می‌کند و مانع از آتش‌نشانی مداوم می‌شود. تیم‌ها می‌توانند بر روی تکمیل کارهای با ارزش بالا بدون وقفه تمرکز کنند. این امر منجر به تکمیل سریع‌تر پروژه‌ها، افزایش بهره‌وری و محیط کار آرام‌تر می‌شود.
انطباق با تغییرات. بررسی‌های منظم پرتفوی به شما اجازه می‌دهد تا کارها را بر اساس شرایط متغیر بازار یا نیازهای سازمانی دوباره اولویت‌بندی کنید. این انعطاف‌پذیری اطمینان می‌دهد که شما همیشه بر روی آنچه که مهم‌ترین است کار می‌کنید، نه اینکه به‌طور کورکورانه از برنامه‌های قدیمی پیروی کنید.
2. جمع‌آوری و ارزیابی تمام کارها قبل از رتبه‌بندی پروژه‌ها
اگر شما بر روی یک پروژه خاص کار می‌کنید، به‌ویژه اگر پروژه شما از زمان‌بندی‌های چهار هفته‌ای استفاده می‌کند و شما ویژگی به ویژگی کار می‌کنید تا کارهای با ارزش را در پایان هر زمان‌بندی به اتمام برسانید، این یک مرحله بی‌اهمیت است. با این حال، حتی اگر شما به‌صورت چابک کار می‌کنید یا بر روی چندین پروژه کار می‌کنید، به هر حال تمام کارهای خود را جمع‌آوری کنید. شما باید ببینید دیگران از شما چه انتظاری دارند.
جامع باشید. تمام کارها را در سراسر سازمان جمع‌آوری کنید، از جمله:
- کارهای عملیاتی جاری
- وظایف نگهداری و پشتیبانی
- توسعه محصولات جدید
- ابتکارات بهبود داخلی
- پروژه‌های مرتبط با مشتری
دسته‌بندی کارها. کارهای جمع‌آوری‌شده را به دسته‌های معنادار سازماندهی کنید:
- پروژه‌ها در مقابل کارهای جاری
- ابتکارات استراتژیک در مقابل تاکتیکی
- تلاش‌های درآمدزا در مقابل صرفه‌جویی در هزینه
- سرمایه‌گذاری‌های کوتاه‌مدت در مقابل بلندمدت
ارزیابی اولیه. قبل از رتبه‌بندی، هر قطعه کار را ارزیابی کنید:
- آیا با استراتژی سازمان هم‌راستا است؟
- آیا هنوز مرتبط و ضروری است؟
- آیا وابستگی‌ها یا هم‌افزایی با کارهای دیگر وجود دارد؟
- چه منابعی نیاز خواهد بود؟
3. رتبه‌بندی پروژه‌ها بر اساس ارزش تجاری و هم‌راستایی استراتژیک
شما به همین دلیل بر روی یک پرتفوی همکاری می‌کنید: برای اتخاذ تصمیمات در سطح سازمانی—بالاترین سطح—نه پایین‌ترین سطح.
تعریف معیارهای ارزش. معیارهای روشنی برای ارزیابی ارزش پروژه‌ها تعیین کنید:
- بازگشت مالی (ROI، NPV و غیره)
- هم‌راستایی استراتژیک
- تأثیر بر مشتری
- کاهش ریسک
- انطباق با مقررات
- پتانسیل نوآوری
استفاده از روش‌های رتبه‌بندی منسجم. تکنیک‌های مناسب را انتخاب کنید:
- مدل‌های امتیازدهی وزنی
- رتبه‌بندی اجباری
- مقایسه دوتایی
- تحلیل هزینه تأخیر
ملاحظات محدودیت‌ها. محدودیت‌های منابع، وابستگی‌ها و زمان‌بندی را در نظر بگیرید:
- مهارت‌ها و ظرفیت‌های موجود
- محدودیت‌های بودجه
- محدودیت‌های فناوری
- زمان‌های بازار یا مهلت‌ها
4. همکاری در سراسر سازمان برای اتخاذ تصمیمات پرتفوی
اگر نمی‌توانید به‌طور کامل به یک پروژه خاص متعهد شوید، در این دوره زمانی آن را شروع نکنید.
شکستن سیلوها. تصمیمات پرتفوی بر کل سازمان تأثیر می‌گذارد، بنابراین ذینفعان کلیدی را درگیر کنید:
- رهبری ارشد
- مدیریت محصول
- مالی
- بازاریابی
- رهبران فناوری
ایجاد اعتماد و شفافیت. محیطی از ارتباطات باز را پرورش دهید:
- داده‌های پرتفوی را به‌طور گسترده به اشتراک بگذارید
- دلایل تصمیم‌گیری را توضیح دهید
- به نگرانی‌ها و مقاومت‌ها رسیدگی کنید
تسهیل جلسات مؤثر. جلسات بررسی پرتفوی را برای نتایج سازنده ساختاربندی کنید:
- داده‌ها را از قبل آماده کنید
- دستور کار و نقاط تصمیم‌گیری واضح تعیین کنید
- از ابزارهای بصری برای نشان دادن تبادل‌ها استفاده کنید
- تصمیمات را مستند و ارتباط برقرار کنید
5. به‌طور منظم بر روی پرتفوی تکرار کنید تا با اولویت‌های متغیر سازگار شوید
وقتی شما پرتفوی را مدیریت می‌کنید، بررسی پیشرفت‌های انجام‌شده بر روی ویژگی‌های جاری و آزمایش‌شده توسط تیم‌های خود، نیازی به چرخه زندگی سریالی ندارید، زیرا نیازی به نقاط عطف اولیه برای سنجش پیشرفت ندارید.
تنظیم یک ریتم بررسی. یک ریتم منظم برای ارزیابی‌های پرتفوی تعیین کنید:
- ماهانه برای محیط‌های سریع‌السیر
- سه‌ماهه برای اکثر سازمان‌ها
- هم‌راستا با چرخه‌های بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی استراتژیک
نظارت بر پیشرفت پروژه. بین بررسی‌ها، شاخص‌های کلیدی را پیگیری کنید:
- ویژگی‌ها یا نقاط عطف تکمیل‌شده
- استفاده از منابع
- شرایط متغیر بازار
- ریسک‌ها یا فرصت‌های نوظهور
تنظیمات تدریجی انجام دهید. از بررسی‌ها برای تنظیم دقیق پرتفوی استفاده کنید:
- منابع را بین پروژه‌ها مجدداً تخصیص دهید
- زمان‌بندی‌ها را تسریع یا کند کنید
- پروژه‌ها را به‌دلخواه اضافه یا حذف کنید
6. پرتفوی را بصری کنید تا ارتباطات و تصمیم‌گیری را بهبود ببخشید
در نظر بگیرید که کدام رویکرد بصری‌سازی برای کار یک تیم، گروه یا سازمان نیاز دارید. هیچ پاسخ درستی وجود ندارد.
انتخاب بصری‌سازی‌های مناسب. فرمت‌هایی را انتخاب کنید که با مخاطب شما هم‌خوانی داشته باشد:
- نمودارهای گانت برای زمان‌بندی‌ها
- تابلوهای کانبان برای کار در حال پیشرفت
- نمودارهای حبابی برای مقایسه چندین عامل
- نقشه‌های راه برای برنامه‌ریزی بلندمدت
اطلاعات کلیدی را برجسته کنید. اطمینان حاصل کنید که بصری‌سازی‌ها به‌وضوح نشان‌دهنده:
- اولویت‌ها و رتبه‌بندی‌های پروژه
- تخصیص منابع
- وابستگی‌ها بین پروژه‌ها
- پیشرفت در برابر اهداف
آن را به‌روز نگه‌دارید. بصری‌سازی‌های پرتفوی را به‌طور منظم به‌روز کنید:
- جمع‌آوری داده‌ها را در صورت امکان خودکار کنید
- بصری‌سازی‌ها را به‌راحتی در دسترس قرار دهید
- از داشبوردهای زمان واقعی برای نمایش‌های پویا استفاده کنید
7. مدیریت پرتفوی را در سطح سازمان گسترش دهید
سعی نکنید پرتفوی پروژه را با استفاده از یک روش یا دیگری "گسترش" دهید. شما به جزئیات نیاز دارید تا بین هر پروژه در سطح گروه یا واحد تجاری تمایز قائل شوید. شما به مأموریت یا استراتژی در سطح سازمان نیاز دارید تا تصمیمات بزرگ بگیرید.
از کوچک شروع کنید، سپس گسترش دهید. با یک تیم یا واحد تجاری واحد شروع کنید:
- مفهوم را اثبات کنید
- فرآیندها را اصلاح کنید
- حمایت را در سراسر سازمان ایجاد کنید
ایجاد یک سلسله‌مراتب. یک رویکرد چندسطحی برای مدیریت پرتفوی ایجاد کنید:
- لیست‌های کار در سطح تیم
- پرتفوی‌های دپارتمان یا خط تولید
- پرتفوی استراتژیک در سطح سازمان
حفظ انسجام. اطمینان حاصل کنید که در سطوح مختلف هم‌راستایی وجود دارد:
- از معیارهای ارزیابی مشترک استفاده کنید
- گزارش‌دهی و معیارها را استاندارد کنید
- مسیرهای روشن برای تصمیم‌گیری ایجاد کنید
8. به سمت رویکردهای چابک و لاغر در مدیریت پرتفوی تکامل یابید
اگر دیگر نیازی به فکر کردن درباره پروژه‌ها ندارید، می‌توانید از رویکردهای لاغر و چابک برای اتخاذ تصمیمات پرتفوی استفاده کنید.
تمرکز بر تحویل ارزش. از تفکر پروژه‌محور به تفکر جریان ارزش منتقل شوید:
- کار را حول جریان‌های ارزش مشتری‌محور سازماندهی کنید
- بر اساس نتایج تجاری، نه اتمام پروژه، اولویت‌بندی کنید
پذیرفتن تأمین مالی تدریجی. از بودجه‌بندی سالانه فاصله بگیرید:
- ابتکارات را در مقادیر کوچک‌تر تأمین مالی کنید
- تأمین مالی را به پیشرفت و ارزش نشان‌داده‌شده مرتبط کنید
- اجازه دهید بر اساس یادگیری تغییر مسیر دهید
پیاده‌سازی سیستم‌های مبتنی بر کشش. از اصول کانبان در سطح پرتفوی استفاده کنید:
- کار در حال پیشرفت (WIP) را محدود کنید
- کار جدید را فقط زمانی بکشید که ظرفیت موجود باشد
- جریان را در سراسر پرتفوی بصری کنید
9. پیشرفت پروژه و پرتفوی را با معیارهای معنادار اندازه‌گیری کنید
از آنجا که شما نیاز دارید بدانید تیم چه پیشرفتی از آخرین ارزیابی پرتفوی داشته است، باید سرعت کنونی و سرعت تاریخی را ببینید.
تمرکز بر نتایج. معیارهایی را اولویت‌بندی کنید که ارزش تجاری را نشان دهند:
- درآمد تولیدشده یا هزینه‌های صرفه‌جویی‌شده
- بهبودهای رضایت مشتری
- افزایش سهم بازار
- معیارهای نوآوری (اختراعات، محصولات جدید راه‌اندازی‌شده)
نظارت بر بهره‌وری تیم. از معیارهای مناسب چابک برای سنجش پیشرفت استفاده کنید:
- سرعت (نقاط داستانی تکمیل‌شده در هر دوره)
- زمان چرخه (زمان از شروع تا اتمام اقلام کاری)
- توان عملیاتی (تعداد اقلام تکمیل‌شده در هر دوره زمانی)
نظارت بر سلامت پرتفوی. عملکرد کلی را ارزیابی کنید:
- استفاده از منابع در پروژه‌ها
- هم‌راستایی با اهداف استراتژیک
- تعادل انواع پروژه‌ها (نوآوری در مقابل نگهداری)
- پروفایل ریسک پرتفوی
آخرین به‌روزرسانی::
نقد و بررسی
کتاب مدیریت پرتفوی پروژه‌های شما نظرات متنوعی را به خود جلب کرده و میانگین امتیاز آن ۳.۷۱ از ۵ است. نظرات مثبت به مشاوره‌های عملی آن در زمینه اولویت‌بندی پروژه‌ها، کاهش چندوظیفگی و بهبود کارایی تیم‌ها اشاره دارند. خوانندگان از اصول لاغر و بینش‌های رهبری این کتاب قدردانی می‌کنند و برخی آن را برای مدیران نرم‌افزار و تیم‌های محصول ضروری می‌دانند. نظرات انتقادی به کمبود عمق، تکرار مکرر و وابستگی بیش از حد به متدولوژی‌های چابک اشاره دارند. این کتاب به‌عنوان یک مقدمه خوب برای مدیریت پرتفوی پروژه‌ها شناخته می‌شود و به‌ویژه برای کسانی که با این مفاهیم آشنا نیستند، مفید است.
Similar Books
