نکات کلیدی
1. مدیریت مؤثر پرتفوی پروژه‌ها ارزش سازمانی را بهینه می‌کند
شما می‌توانید همه چیز را انجام دهید. فقط نه همه را به‌طور همزمان.
تعادل و اولویت‌بندی. مدیریت پرتفوی پروژه‌ها به سازماندهی، مشاهده و رتبه‌بندی تمام کارهایی که سازمان شما باید انجام دهد، مربوط می‌شود. این امر به شما اجازه می‌دهد تا بر روی پروژه‌های با ارزش‌تر تمرکز کنید و پروژه‌های کمتر حیاتی را به تعویق بیندازید یا حذف کنید. با هم‌راستا کردن پروژه‌ها با اهداف استراتژیک، می‌توانید بازده زمان و منابع سازمان خود را به حداکثر برسانید.
افزایش توان عملیاتی. یک پرتفوی به‌خوبی مدیریت‌شده، چندوظیفگی را کاهش می‌دهد، از «سندرم اشیای درخشان» جلوگیری می‌کند و مانع از آتش‌نشانی مداوم می‌شود. تیم‌ها می‌توانند بر روی تکمیل کارهای با ارزش بالا بدون وقفه تمرکز کنند. این امر منجر به تکمیل سریع‌تر پروژه‌ها، افزایش بهره‌وری و محیط کار آرام‌تر می‌شود.
انطباق با تغییرات. بررسی‌های منظم پرتفوی به شما اجازه می‌دهد تا کارها را بر اساس شرایط متغیر بازار یا نیازهای سازمانی دوباره اولویت‌بندی کنید. این انعطاف‌پذیری اطمینان می‌دهد که شما همیشه بر روی آنچه که مهم‌ترین است کار می‌کنید، نه اینکه به‌طور کورکورانه از برنامه‌های قدیمی پیروی کنید.
2. جمع‌آوری و ارزیابی تمام کارها قبل از رتبه‌بندی پروژه‌ها
اگر شما بر روی یک پروژه خاص کار می‌کنید، به‌ویژه اگر پروژه شما از زمان‌بندی‌های چهار هفته‌ای استفاده می‌کند و شما ویژگی به ویژگی کار می‌کنید تا کارهای با ارزش را در پایان هر زمان‌بندی به اتمام برسانید، این یک مرحله بی‌اهمیت است. با این حال، حتی اگر شما به‌صورت چابک کار می‌کنید یا بر روی چندین پروژه کار می‌کنید، به هر حال تمام کارهای خود را جمع‌آوری کنید. شما باید ببینید دیگران از شما چه انتظاری دارند.
جامع باشید. تمام کارها را در سراسر سازمان جمع‌آوری کنید، از جمله:
- کارهای عملیاتی جاری
- وظایف نگهداری و پشتیبانی
- توسعه محصولات جدید
- ابتکارات بهبود داخلی
- پروژه‌های مرتبط با مشتری
دسته‌بندی کارها. کارهای جمع‌آوری‌شده را به دسته‌های معنادار سازماندهی کنید:
- پروژه‌ها در مقابل کارهای جاری
- ابتکارات استراتژیک در مقابل تاکتیکی
- تلاش‌های درآمدزا در مقابل صرفه‌جویی در هزینه
- سرمایه‌گذاری‌های کوتاه‌مدت در مقابل بلندمدت
ارزیابی اولیه. قبل از رتبه‌بندی، هر قطعه کار را ارزیابی کنید:
- آیا با استراتژی سازمان هم‌راستا است؟
- آیا هنوز مرتبط و ضروری است؟
- آیا وابستگی‌ها یا هم‌افزایی با کارهای دیگر وجود دارد؟
- چه منابعی نیاز خواهد بود؟
3. رتبه‌بندی پروژه‌ها بر اساس ارزش تجاری و هم‌راستایی استراتژیک
شما به همین دلیل بر روی یک پرتفوی همکاری می‌کنید: برای اتخاذ تصمیمات در سطح سازمانی—بالاترین سطح—نه پایین‌ترین سطح.
تعریف معیارهای ارزش. معیارهای روشنی برای ارزیابی ارزش پروژه‌ها تعیین کنید:
- بازگشت مالی (ROI، NPV و غیره)
- هم‌راستایی استراتژیک
- تأثیر بر مشتری
- کاهش ریسک
- انطباق با مقررات
- پتانسیل نوآوری
استفاده از روش‌های رتبه‌بندی منسجم. تکنیک‌های مناسب را انتخاب کنید:
- مدل‌های امتیازدهی وزنی
- رتبه‌بندی اجباری
- مقایسه دوتایی
- تحلیل هزینه تأخیر
ملاحظات محدودیت‌ها. محدودیت‌های منابع، وابستگی‌ها و زمان‌بندی را در نظر بگیرید:
- مهارت‌ها و ظرفیت‌های موجود
- محدودیت‌های بودجه
- محدودیت‌های فناوری
- زمان‌های بازار یا مهلت‌ها
4. همکاری در سراسر سازمان برای اتخاذ تصمیمات پرتفوی
اگر نمی‌توانید به‌طور کامل به یک پروژه خاص متعهد شوید، در این دوره زمانی آن را شروع نکنید.
شکستن سیلوها. تصمیمات پرتفوی بر کل سازمان تأثیر می‌گذارد، بنابراین ذینفعان کلیدی را درگیر کنید:
- رهبری ارشد
- مدیریت محصول
- مالی
- بازاریابی
- رهبران فناوری
ایجاد اعتماد و شفافیت. محیطی از ارتباطات باز را پرورش دهید:
- داده‌های پرتفوی را به‌طور گسترده به اشتراک بگذارید
- دلایل تصمیم‌گیری را توضیح دهید
- به نگرانی‌ها و مقاومت‌ها رسیدگی کنید
تسهیل جلسات مؤثر. جلسات بررسی پرتفوی را برای نتایج سازنده ساختاربندی کنید:
- داده‌ها را از قبل آماده کنید
- دستور کار و نقاط تصمیم‌گیری واضح تعیین کنید
- از ابزارهای بصری برای نشان دادن تبادل‌ها استفاده کنید
- تصمیمات را مستند و ارتباط برقرار کنید
5. به‌طور منظم بر روی پرتفوی تکرار کنید تا با اولویت‌های متغیر سازگار شوید
وقتی شما پرتفوی را مدیریت می‌کنید، بررسی پیشرفت‌های انجام‌شده بر روی ویژگی‌های جاری و آزمایش‌شده توسط تیم‌های خود، نیازی به چرخه زندگی سریالی ندارید، زیرا نیازی به نقاط عطف اولیه برای سنجش پیشرفت ندارید.
تنظیم یک ریتم بررسی. یک ریتم منظم برای ارزیابی‌های پرتفوی تعیین کنید:
- ماهانه برای محیط‌های سریع‌السیر
- سه‌ماهه برای اکثر سازمان‌ها
- هم‌راستا با چرخه‌های بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی استراتژیک
نظارت بر پیشرفت پروژه. بین بررسی‌ها، شاخص‌های کلیدی را پیگیری کنید:
- ویژگی‌ها یا نقاط عطف تکمیل‌شده
- استفاده از منابع
- شرایط متغیر بازار
- ریسک‌ها یا فرصت‌های نوظهور
تنظیمات تدریجی انجام دهید. از بررسی‌ها برای تنظیم دقیق پرتفوی استفاده کنید:
- منابع را بین پروژه‌ها مجدداً تخصیص دهید
- زمان‌بندی‌ها را تسریع یا کند کنید
- پروژه‌ها را به‌دلخواه اضافه یا حذف کنید
6. پرتفوی را بصری کنید تا ارتباطات و تصمیم‌گیری را بهبود ببخشید
در نظر بگیرید که کدام رویکرد بصری‌سازی برای کار یک تیم، گروه یا سازمان نیاز دارید. هیچ پاسخ درستی وجود ندارد.
انتخاب بصری‌سازی‌های مناسب. فرمت‌هایی را انتخاب کنید که با مخاطب شما هم‌خوانی داشته باشد:
- نمودارهای گانت برای زمان‌بندی‌ها
- تابلوهای کانبان برای کار در حال پیشرفت
- نمودارهای حبابی برای مقایسه چندین عامل
- نقشه‌های راه برای برنامه‌ریزی بلندمدت
اطلاعات کلیدی را برجسته کنید. اطمینان حاصل کنید که بصری‌سازی‌ها به‌وضوح نشان‌دهنده:
- اولویت‌ها و رتبه‌بندی‌های پروژه
- تخصیص منابع
- وابستگی‌ها بین پروژه‌ها
- پیشرفت در برابر اهداف
آن را به‌روز نگه‌دارید. بصری‌سازی‌های پرتفوی را به‌طور منظم به‌روز کنید:
- جمع‌آوری داده‌ها را در صورت امکان خودکار کنید
- بصری‌سازی‌ها را به‌راحتی در دسترس قرار دهید
- از داشبوردهای زمان واقعی برای نمایش‌های پویا استفاده کنید
7. مدیریت پرتفوی را در سطح سازمان گسترش دهید
سعی نکنید پرتفوی پروژه را با استفاده از یک روش یا دیگری "گسترش" دهید. شما به جزئیات نیاز دارید تا بین هر پروژه در سطح گروه یا واحد تجاری تمایز قائل شوید. شما به مأموریت یا استراتژی در سطح سازمان نیاز دارید تا تصمیمات بزرگ بگیرید.
از کوچک شروع کنید، سپس گسترش دهید. با یک تیم یا واحد تجاری واحد شروع کنید:
- مفهوم را اثبات کنید
- فرآیندها را اصلاح کنید
- حمایت را در سراسر سازمان ایجاد کنید
ایجاد یک سلسله‌مراتب. یک رویکرد چندسطحی برای مدیریت پرتفوی ایجاد کنید:
- لیست‌های کار در سطح تیم
- پرتفوی‌های دپارتمان یا خط تولید
- پرتفوی استراتژیک در سطح سازمان
حفظ انسجام. اطمینان حاصل کنید که در سطوح مختلف هم‌راستایی وجود دارد:
- از معیارهای ارزیابی مشترک استفاده کنید
- گزارش‌دهی و معیارها را استاندارد کنید
- مسیرهای روشن برای تصمیم‌گیری ایجاد کنید
8. به سمت رویکردهای چابک و لاغر در مدیریت پرتفوی تکامل یابید
اگر دیگر نیازی به فکر کردن درباره پروژه‌ها ندارید، می‌توانید از رویکردهای لاغر و چابک برای اتخاذ تصمیمات پرتفوی استفاده کنید.
تمرکز بر تحویل ارزش. از تفکر پروژه‌محور به تفکر جریان ارزش منتقل شوید:
- کار را حول جریان‌های ارزش مشتری‌محور سازماندهی کنید
- بر اساس نتایج تجاری، نه اتمام پروژه، اولویت‌بندی کنید
پذیرفتن تأمین مالی تدریجی. از بودجه‌بندی سالانه فاصله بگیرید:
- ابتکارات را در مقادیر کوچک‌تر تأمین مالی کنید
- تأمین مالی را به پیشرفت و ارزش نشان‌داده‌شده مرتبط کنید
- اجازه دهید بر اساس یادگیری تغییر مسیر دهید
پیاده‌سازی سیستم‌های مبتنی بر کشش. از اصول کانبان در سطح پرتفوی استفاده کنید:
- کار در حال پیشرفت (WIP) را محدود کنید
- کار جدید را فقط زمانی بکشید که ظرفیت موجود باشد
- جریان را در سراسر پرتفوی بصری کنید
9. پیشرفت پروژه و پرتفوی را با معیارهای معنادار اندازه‌گیری کنید
از آنجا که شما نیاز دارید بدانید تیم چه پیشرفتی از آخرین ارزیابی پرتفوی داشته است، باید سرعت کنونی و سرعت تاریخی را ببینید.
تمرکز بر نتایج. معیارهایی را اولویت‌بندی کنید که ارزش تجاری را نشان دهند:
- درآمد تولیدشده یا هزینه‌های صرفه‌جویی‌شده
- بهبودهای رضایت مشتری
- افزایش سهم بازار
- معیارهای نوآوری (اختراعات، محصولات جدید راه‌اندازی‌شده)
نظارت بر بهره‌وری تیم. از معیارهای مناسب چابک برای سنجش پیشرفت استفاده کنید:
- سرعت (نقاط داستانی تکمیل‌شده در هر دوره)
- زمان چرخه (زمان از شروع تا اتمام اقلام کاری)
- توان عملیاتی (تعداد اقلام تکمیل‌شده در هر دوره زمانی)
نظارت بر سلامت پرتفوی. عملکرد کلی را ارزیابی کنید:
- استفاده از منابع در پروژه‌ها
- هم‌راستایی با اهداف استراتژیک
- تعادل انواع پروژه‌ها (نوآوری در مقابل نگهداری)
- پروفایل ریسک پرتفوی
آخرین به‌روزرسانی::
FAQ
What is "Manage Your Project Portfolio" by Johanna Rothman about?
- Project Portfolio Management Focus: The book centers on how to organize, visualize, and prioritize all the work your team or organization undertakes, aiming to increase capacity and finish more projects.
- Agile and Lean Principles: Rothman integrates agile and lean methodologies to help teams deliver value frequently and adaptively, using real data for decision-making.
- Collaboration and Leadership: Emphasizes that managing a project portfolio is a collaborative, leadership-driven process that aligns work with organizational mission and strategy.
Why should I read "Manage Your Project Portfolio" by Johanna Rothman?
- Solve Multitasking and Throughput Issues: The book provides practical solutions for teams struggling with too many simultaneous projects and low completion rates.
- Make Better Project Decisions: Offers tools and frameworks to help you decide which projects to commit to, kill, or transform, focusing on maximizing value.
- Improve Organizational Health: Shows how effective portfolio management can align projects with strategy, improve morale, and reflect the overall health of your organization.
What are the key takeaways from "Manage Your Project Portfolio" by Johanna Rothman?
- Commit/Kill/Transform Framework: Use a triage approach to decide the fate of each project, ensuring resources are focused on the most valuable work.
- Ranking by Value: Apply methods like Cost of Delay and business value points to collaboratively rank projects and prioritize staffing.
- Collaboration and Transparency: Build trust and foster open communication across teams and management to optimize organizational value.
How does Johanna Rothman define project portfolio management and its importance?
- Comprehensive Work Overview: Portfolio management involves collecting and visualizing all types of work—projects, ongoing tasks, emergencies, and management work.
- Strategic Alignment: Ensures that all projects and efforts are aligned with the organization’s mission and strategic goals.
- Continuous Adaptation: Encourages regular review and adaptation of the portfolio to respond to changes in strategy, market, or project progress.
What are the main agile and lean approaches recommended by Johanna Rothman for portfolio management?
- Frequent Value Delivery: Agile and lean enable teams to finish and deliver small, valuable increments of work, providing feedback for portfolio decisions.
- Adaptive Management: These approaches support changing priorities and project transformations based on real progress and evolving business needs.
- Visual Controls and WIP Limits: Use tools like kanban boards and limit work in progress to improve flow, transparency, and team focus.
How does "Manage Your Project Portfolio" by Johanna Rothman address multitasking and emergencies?
- Limit Multitasking: Advocates for teams to focus on one or two projects at a time to increase throughput and morale.
- Portfolio-Driven Emergency Management: Regular portfolio reviews help identify and reduce emergencies by prioritizing and addressing technical or management debt.
- Lean Pull Systems: Implement pull systems to ensure teams complete current work before starting new tasks, reducing overproduction and chaos.
What methods does Johanna Rothman recommend for ranking and prioritizing projects in a portfolio?
- Collaborative Ranking: Involve peers and stakeholders in ranking projects to ensure balanced perspectives and shared commitment.
- Cost of Delay and Value Points: Use quantitative methods like Cost of Delay and business value points to prioritize projects based on impact.
- Pairwise Comparison and Elimination: When value points are hard to assign, use pairwise comparisons or elimination tournaments to determine project priority.
How should organizations create and visualize their first project portfolio according to Rothman?
- Collect All Work: Gather every type of work within your influence, including ongoing, emergency, and management tasks, for a complete picture.
- Use Physical Tools: Start with sticky notes or index cards to visualize work by week and by person, making it easier to discuss and adjust.
- Organize by Programs: Identify interdependent projects and group them into programs for more effective management and oversight.
What are the best practices for collaboration and decision-making in project portfolio management from Rothman’s perspective?
- Build Trust: Foster trust by delivering on promises, being consistent, and practicing integrity to enable effective collaboration.
- Define Principles and Mission: Clearly articulate the principles behind project ranking and align decisions with the organizational mission.
- Structured Portfolio Meetings: Hold agenda-driven meetings to review, rank, and make commit/kill/transform decisions, ensuring transparency and shared understanding.
How does Johanna Rothman suggest organizations handle transparency, information sharing, and zero-sum thinking?
- Promote Transparency: Encourage open sharing of progress, velocity, and backlog information to enable informed portfolio decisions.
- Overcome Information Hiding: Address resistance to sharing status by demonstrating the benefits of visibility for throughput and emergency reduction.
- Shift from Zero-Sum to Organizational Goals: Move the focus from individual project wins to collective organizational success, reducing internal competition and fostering collaboration.
What are common traps and mistakes to avoid in project portfolio management according to Rothman?
- Confusing Value and Effort: Don’t mix business value points (value) with story points (effort), as this leads to poor prioritization.
- Ignoring Risky Projects: Avoid excluding high-risk projects, as they may offer significant opportunities; manage risk incrementally.
- Misusing Roadmaps: Don’t treat the portfolio as a product roadmap; the portfolio optimizes work across the organization, not just for a single product.
How does "Manage Your Project Portfolio" by Johanna Rothman recommend scaling portfolio management and measuring success in large organizations?
- Balance Top-Down and Bottom-Up: Combine detailed project-level data with high-level strategic alignment across business units for effective scaling.
- Address Silos and Incentives: Tackle challenges like functional silos and misaligned incentives by adjusting compensation and organizational structures.
- Measure Team Throughput: Track running, tested features, velocity, and work in progress at the team level, avoiding individual productivity metrics for more meaningful insights.
نقد و بررسی
کتاب مدیریت پرتفوی پروژه‌های شما نظرات متنوعی را به خود جلب کرده و میانگین امتیاز آن ۳.۷۱ از ۵ است. نظرات مثبت به مشاوره‌های عملی آن در زمینه اولویت‌بندی پروژه‌ها، کاهش چندوظیفگی و بهبود کارایی تیم‌ها اشاره دارند. خوانندگان از اصول لاغر و بینش‌های رهبری این کتاب قدردانی می‌کنند و برخی آن را برای مدیران نرم‌افزار و تیم‌های محصول ضروری می‌دانند. نظرات انتقادی به کمبود عمق، تکرار مکرر و وابستگی بیش از حد به متدولوژی‌های چابک اشاره دارند. این کتاب به‌عنوان یک مقدمه خوب برای مدیریت پرتفوی پروژه‌ها شناخته می‌شود و به‌ویژه برای کسانی که با این مفاهیم آشنا نیستند، مفید است.
Similar Books
