نکات کلیدی
1. مدیریت زمان را برای موفقیت در مدیریت سیستم بهینه کنید
هر درخواست را هر بار یادداشت کنید.
ذخیره‌سازی خارجی کلید است. مدیران سیستم با چالش‌های منحصر به فردی در مدیریت زمان مواجه هستند که ناشی از وقفه‌های مکرر و پروژه‌های همزمان متعدد است. کلید موفقیت، انتقال اطلاعات از ذهن به سیستم‌های ذخیره‌سازی خارجی است. این کار به شما اجازه می‌دهد تا بر روی وظیفه‌ی فعلی تمرکز کنید بدون اینکه نگران فراموش کردن جزئیات مهم باشید.
به ابزارهای خود اعتماد کنید. یک سیستم قابل اعتماد برای ضبط و سازماندهی اطلاعات توسعه دهید، مانند دستیار دیجیتال شخصی (PDA) یا سازمان‌دهنده کاغذی (PAA). با ثبت مداوم درخواست‌ها، قرارها و وظایف، ظرفیت ذهنی خود را برای حل مسائل و تفکر خلاق آزاد می‌کنید. این عمل همچنین به بهبود پیگیری کمک می‌کند که برای حفظ شهرت خوب با همکاران و مشتریان بسیار حیاتی است.
رویکرد خود را متناسب کنید. با تکنیک‌ها و ابزارهای مختلف مدیریت زمان آزمایش کنید تا آنچه برای وضعیت خاص شما بهترین کارایی را دارد، پیدا کنید. به یاد داشته باشید که هدف کاهش استرس و افزایش بهره‌وری است، نه اینکه به طور سختگیرانه به یک سیستم خاص پایبند باشید. آماده باشید تا رویکرد خود را با توجه به مسئولیت‌ها و محیط کار خود تطبیق و اصلاح کنید.
2. "چرخه" را برای برنامه‌ریزی و اجرای مؤثر روزانه پیاده‌سازی کنید
اگر می‌پرسید "آیا باید سازمان‌دهنده‌ام را بیاورم؟" پاسخ "بله" است.
سیستم چرخه توضیح داده شده. چرخه یک سیستم برنامه‌ریزی و اجرای روزانه است که شامل سه جزء اصلی است: فهرست کارها، برنامه‌ریزی و تقویم. هر صبح، 10 دقیقه را به برنامه‌ریزی روز خود اختصاص دهید با مرور تقویم، ایجاد یک فهرست کارهای اولویت‌دار و تخصیص زمان برای هر وظیفه در برنامه‌تان.
اولویت‌بندی و مدیریت اضافه‌بار. وظایف را به دسته‌های A (باید امروز انجام شود)، B (باید به زودی انجام شود) یا C (می‌تواند منتظر بماند) تقسیم کنید. اگر وظایف بیشتری نسبت به زمان موجود دارید، از تکنیک‌هایی مانند:
- انتقال وظایف کم‌اولویت به روز بعد
- تقسیم وظایف بزرگ به بخش‌های کوچک و قابل مدیریت
- کوتاه کردن یا واگذاری وظایف
- درخواست کمک از رئیس برای اولویت‌بندی
بررسی و تنظیم. در پایان هر روز، پیشرفت خود را مرور کنید و هر وظیفه ناتمام را به فهرست روز بعد منتقل کنید. این فرآیند اطمینان می‌دهد که هیچ چیزی از دست نرود و به شما اجازه می‌دهد با حس موفقیت از کار خارج شوید.
3. وقفه‌ها را به حداقل برسانید و تمرکز را برای حداکثر بهره‌وری حفظ کنید
آگاه باشید که کدام وظایف را می‌توان همزمان انجام داد و کدام را نه.
سپرهای وقفه ایجاد کنید. استراتژی‌هایی را برای کاهش وقفه‌ها پیاده‌سازی کنید، مانند:
- ایجاد سپر وقفه مشترک با همکاران
- استفاده از نشانه‌های بصری (مانند بستن در دفتر) برای علامت‌گذاری زمان تمرکز
- خاموش کردن اعلان‌های ایمیل و پیام‌رسانی فوری در طول دوره‌های کار متمرکز
تکنیک "واگذاری، ثبت یا انجام" را تمرین کنید. وقتی با یک وقفه مواجه شدید، به سرعت تصمیم بگیرید که آیا:
- وظیفه را به شخص دیگری واگذار کنید
- درخواست را برای اقدام بعدی ثبت کنید
- اگر فوری است یا کمتر از دو دقیقه طول می‌کشد، وظیفه را بلافاصله انجام دهید
محیط خود را بهینه کنید. فضایی را ایجاد کنید که تمرکز را تشویق کند با حذف شلوغی‌های بصری، استفاده از هدفون‌های حذف نویز و سازماندهی فضاهای فیزیکی و دیجیتال خود. ساعات اوج بهره‌وری خود را شناسایی کنید و وظایف مهم یا پیچیده خود را در آن زمان‌ها برنامه‌ریزی کنید.
4. روال‌هایی برای ساده‌سازی وظایف تکراری و صرفه‌جویی در انرژی ذهنی توسعه دهید
روال‌ها به ما این امکان را می‌دهند که یک بار فکر کنیم و بارها انجام دهیم.
فرصت‌های روال را شناسایی کنید. به دنبال وظایفی باشید که به طور منظم انجام می‌دهید و فرآیندهای استانداردی برای مدیریت آن‌ها توسعه دهید. مثال‌ها شامل:
- جلسات وضعیت هفتگی با رئیس یا تیم شما
- بررسی‌های روزانه یا هفتگی سیستم
- پاسخ به درخواست‌های رایج مشتری
عادت‌ها و مانتراها ایجاد کنید. قوانین یا عبارات ساده‌ای را برای راهنمایی تصمیم‌گیری خود توسعه دهید و خستگی ذهنی را کاهش دهید. به عنوان مثال:
- "اگر بپرسم 'آیا باید سازمان‌دهنده‌ام را بیاورم؟' پاسخ 'بله' است."
- "زودتر بهتر از دیر است" برای وظایف کوچک که ممکن است به تعویق بیفتند
جایی که ممکن است خودکار کنید. از فناوری برای خودکارسازی وظایف تکراری استفاده کنید، مانند:
- راه‌اندازی فیلترهای ایمیل برای سازماندهی پیام‌های ورودی
- ایجاد اسکریپت‌ها برای وظایف تکراری مدیریت سیستم
- استفاده از ابزارهای برنامه‌ریزی برای مدیریت قرارهای تکراری و یادآوری‌ها
5. وظایف را بر اساس تأثیر و انتظارات مشتری اولویت‌بندی کنید
هیچ چیز به اندازه یک تربیت مناسب، مجموعه‌ای از ارزش‌های صحیح و شاهدان، مقاومت در برابر وسوسه را آسان نمی‌کند.
انتظارات مشتری را درک کنید. به این نکته توجه کنید که انواع مختلف وظایف دارای فوریت‌های متفاوتی هستند:
- وظایف سریع (مانند بازنشانی رمز عبور) باید به سرعت انجام شوند
- وظایف "زود انجام بده و منتظر باش" (مانند سفارش تجهیزات) باید به سرعت آغاز شوند
- پروژه‌های بلندمدت می‌توانند با انعطاف بیشتری برنامه‌ریزی شوند
- قطعی‌ها نیاز به توجه فوری دارند و معمولاً به همکاری همه نیاز است
برای تأثیر اولویت‌بندی کنید. هنگام انتخاب پروژه‌هایی که باید بر روی آن‌ها تمرکز کنید، به موارد زیر توجه کنید:
- هم‌راستایی با اهداف سازمانی
- پتانسیل تأثیر مثبت بر کسب‌وکار
- مزایای بلندمدت در مقابل منافع کوتاه‌مدت
تعادل بین فوری و مهم. از تکنیک‌هایی مانند ماتریس آیزنهاور برای دسته‌بندی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت استفاده کنید. بر روی وظایفی تمرکز کنید که هم فوری و هم مهم هستند و در عین حال راه‌هایی برای کاهش یا حذف وظایفی که نه فوری و نه مهم هستند پیدا کنید.
6. رئیس خود را مدیریت کنید و با اهداف سازمانی هم‌راستا شوید
موفقیت در این مورد به معنای برآورده کردن اهداف رئیس شماست.
اهداف شغلی خود را ارتباط برقرار کنید. به طور منظم درباره آرزوهای بلندمدت خود با مدیرتان صحبت کنید تا اطمینان حاصل کنید که آن‌ها از آرزوهای شما آگاه هستند و می‌توانند فرصت‌های مناسبی برای رشد فراهم کنند.
واگذاری به بالا را تمرین کنید. یاد بگیرید که چه زمانی مناسب است مسائل را به رئیس خود ارجاع دهید، به ویژه زمانی که نیاز به اقتدار یا نفوذ سیاسی او برای حل یک وضعیت دارید.
اهداف رئیس خود را درک و حمایت کنید. ابتکار عمل را به دست بگیرید و درباره اولویت‌ها و معیارهای عملکرد مدیر خود سؤال کنید. کار خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که به موفقیت آن‌ها کمک کند، که در عوض به پیشرفت شغلی خود شما نیز کمک خواهد کرد.
یک رابطه کاری قوی بسازید. ارتباطات باز را پرورش دهید، قابلیت اعتماد را نشان دهید و به طور پیشگیرانه به مسائل احتمالی رسیدگی کنید. یک رابطه مثبت با رئیس می‌تواند به وظایف کاری بهتر، افزایش اعتماد و فرصت‌های بیشتر برای پیشرفت منجر شود.
7. از مستندسازی و خودکارسازی برای افزایش کارایی استفاده کنید
مراحل را مستند کنید، سپس آن‌ها را خودکار کنید. اگر نمی‌توانید مراحل را بنویسید، هرگز نخواهید فهمید که چگونه آن‌ها را خودکار کنید.
مستندسازی زنده ایجاد کنید. دو نوع مستندات را توسعه و نگهداری کنید:
- مخزن مشتری‌محور: سیاست‌ها، رویه‌ها و منابع خودیاری
- مخزن داخلی IT: مستندات فنی، اطلاعات تماس و راهنماهای فرآیند
از ابزارهایی مانند ویکی‌ها برای دسترسی و به‌روزرسانی آسان مستندات توسط اعضای تیم استفاده کنید.
فرصت‌های خودکارسازی را شناسایی کنید. به دنبال وظایفی باشید که در این دسته‌ها قرار می‌گیرند:
- کارهای ساده که به طور مکرر انجام می‌شوند
- کارهای سخت که یک بار انجام می‌شوند
- کارهای سخت که به طور مکرر انجام می‌شوند (به راه‌حل‌های تجاری یا تلاش‌های توسعه بزرگ‌تر فکر کنید)
خودکارسازی را به تدریج پیاده‌سازی کنید. هنگام خودکارسازی یک فرآیند، این مراحل را دنبال کنید:
- فرآیند دستی را مستند کنید
- هر مرحله را به صورت جداگانه کدگذاری کنید
- مراحل را به یک اسکریپت یا برنامه کامل ترکیب کنید
- کل فرآیند خودکار شده را به طور کامل آزمایش کنید
8. مدیریت استرس و تعادل کار و زندگی را تمرین کنید
ما باید سخت کار کنیم تا آرامش را یاد بگیریم تا در آن خوب شویم.
منابع استرس را شناسایی کنید. استرس‌های رایج برای مدیران سیستم شامل:
- احساس بار اضافی با وظایف
- دریافت دستورالعمل‌های متضاد از چندین مدیر
- مواجهه با وقفه‌ها و اضطراری‌های مداوم
تکنیک‌های مدیریت استرس را توسعه دهید. روش‌هایی مانند:
- ورزش منظم و فعالیت بدنی
- تمرینات مدیتیشن یا ذهن‌آگاهی
- سرگرمی‌ها و فعالیت‌های خارج از کار
- جستجوی حمایت از همکاران یا متخصصان در صورت نیاز
زمان تعطیلات را اولویت‌بندی کنید. برای شارژ مجدد و حفظ بهره‌وری بلندمدت، استراحت‌ها و تعطیلات منظم بگیرید. هنگام برنامه‌ریزی زمان استراحت:
- مستندات کامل و آموزش همکاران را آماده کنید
- مرزهای روشنی برای اضطراری‌ها در زمان غیبت خود تعیین کنید
- از زمان تعطیلات برای آزمایش توانایی تیم خود در عملکرد بدون شما استفاده کنید
9. مدیریت ایمیل را برای افزایش بهره‌وری بهینه کنید
اگر مطمئن نیستید که آیا یک لیست ایمیل مفید است، پس مفید نیست.
تراژیک ایمیل را پیاده‌سازی کنید. یک سیستم برای پردازش کارآمد ایمیل‌های ورودی توسعه دهید:
- فیلتر: از قوانین ایمیل برای مرتب‌سازی خودکار پیام‌ها به پوشه‌های مناسب استفاده کنید
- حذف خوانده نشده: ایمیل‌های کم‌ارزش را بدون خواندن شناسایی و حذف کنید
- خواندن و پردازش: برای هر ایمیل، تصمیم بگیرید که حذف، بایگانی، پاسخ، واگذاری یا بلافاصله اقدام کنید
حجم ایمیل را کاهش دهید. اقداماتی برای کاهش ایمیل‌های غیرضروری انجام دهید:
- هر ماه از یک لیست ایمیل لغو اشتراک کنید
- از روش‌های ارتباطی جایگزین برای سوالات یا بحث‌های سریع استفاده کنید
- استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه را برای همکاری‌های مداوم تشویق کنید
مرزهای ایمیل را تعیین کنید. عادات سالم ایمیل را برقرار کنید:
- ایمیل را در زمان‌های مشخص بررسی کنید نه به طور مداوم در طول روز
- از پاسخ‌دهنده‌های خودکار برای مدیریت انتظارات در زمان‌های شلوغ یا زمان استراحت استفاده کنید
- همکاران و مشتریان را در مورد استفاده مناسب از ایمیل در مقابل سایر کانال‌های ارتباطی آموزش دهید
آخرین به‌روزرسانی::
FAQ
What's Time Management for System Administrators about?
- Focus on System Administrators: The book addresses the unique time management challenges faced by system administrators, who often deal with multiple tasks and frequent interruptions.
- The Cycle System: It introduces The Cycle, a method emphasizing daily planning, prioritization, and the use of a combined to-do list and calendar to maintain focus and manage workload efficiently.
- Practical Techniques: Offers practical advice on handling interruptions, creating routines, and using tools like calendars and to-do lists to enhance productivity and achieve a better work-life balance.
Why should I read Time Management for System Administrators?
- Tailored for IT Professionals: Specifically designed for system administrators and IT professionals, addressing their unique pressures and interruptions.
- Improved Productivity: Implementing the techniques can lead to significant improvements in productivity and time management skills, reducing stress and organizing work life.
- Real-World Examples: The author shares personal anecdotes and practical examples, making the advice relatable and easier to implement.
What are the key takeaways of Time Management for System Administrators?
- The Cycle System: Emphasizes daily planning with a to-do list, scheduling tasks, and prioritizing effectively to manage workload and stay organized.
- Managing Interruptions: Focuses on strategies like setting up a mutual interruption shield with coworkers to dedicate time to project work without constant disruptions.
- Developing Routines: Encourages establishing routines to streamline daily tasks, reduce chaos, and free up mental energy for more critical work.
What is The Cycle System in Time Management for System Administrators?
- Daily Planning Method: A structured approach involving a to-do list, scheduling tasks, and prioritizing them based on urgency to manage time effectively.
- Components of The Cycle: Includes a combined to-do list and schedule, a calendar for future appointments, and a list of long-term life goals, enhancing organization.
- Continuous Improvement: Designed to be repeated daily, allowing for review and adjustment of plans to maintain focus and ensure efficient task management.
How do I handle interruptions according to Time Management for System Administrators?
- Mutual Interruption Shield: Establish a system with coworkers where each person takes turns fielding interruptions, allowing for dedicated project time.
- Acknowledge Requests: Respectfully acknowledge interruptions and record them for later action, maintaining focus on current tasks while ensuring requesters feel heard.
- Delegate, Record, or Do: Use a framework to manage interruptions by delegating, recording for later, or addressing immediately if urgent, helping prioritize effectively.
How can I improve my email management as suggested in Time Management for System Administrators?
- Set Specific Times: Check email at designated times rather than constantly monitoring it, maintaining focus on other tasks and reducing distractions.
- Use Filters and Folders: Implement email filters to automatically sort messages into folders based on priority or project for easier management.
- Limit Responses: Keep email replies concise and to the point, saving time and maintaining clarity in communication.
What are some common time wasters identified in Time Management for System Administrators?
- Unnecessary Meetings: Many meetings can be unproductive; evaluate their necessity and consider alternatives like email updates.
- Multitasking: Often leads to decreased productivity and increased errors; focus on one task at a time to improve efficiency.
- Procrastination: Hinders productivity; develop habits and mantras to combat procrastination and encourage timely action on tasks.
How does Time Management for System Administrators address stress management?
- Recognizing Stress Triggers: Identify stress triggers like overwhelming workloads or constant interruptions to manage stress effectively.
- Implementing Routines: Use The Cycle System to reduce chaos and create a predictable work environment, alleviating stress and improving focus.
- Taking Breaks: Emphasizes the importance of regular breaks to recharge and maintain productivity, helping clear the mind and reduce overwhelm.
How can I apply the concepts from Time Management for System Administrators to my personal life?
- Use One System: Apply the same time management system for both work and personal tasks to streamline organization and ensure commitments are not overlooked.
- Set Personal Goals: Incorporate long-term personal goals into planning to maintain focus on what matters outside of work and encourage a balanced lifestyle.
- Schedule Downtime: Schedule time for relaxation and personal activities to prevent burnout and promote overall well-being.
What are some effective routines to develop from Time Management for System Administrators?
- Daily Review: Review your to-do list and calendar at the start of each day to set priorities and ensure important tasks are not overlooked.
- Consistent Task Management: Create routines for repetitive tasks to reduce mental load and improve efficiency.
- Regular Check-Ins: Schedule regular check-ins with your boss and team members to maintain communication and address issues promptly.
What are some effective prioritization techniques from Time Management for System Administrators?
- A, B, C Prioritization: Categorize tasks into three levels of priority to manage daily workloads effectively.
- Customer Expectations: Prioritize tasks based on customer needs to improve satisfaction and ensure critical issues are addressed promptly.
- Regular Review of Priorities: Reassess priorities regularly to adapt to changing circumstances and maintain focus on what matters most.
What are the best quotes from Time Management for System Administrators and what do they mean?
- "Write down every request, every time.": Emphasizes recording tasks and requests to avoid forgetting them, highlighting the need for external systems to manage workload.
- "If it has to be done every day, do it early in the day.": Suggests tackling routine tasks early when energy levels are higher, preventing last-minute rushes and reducing stress.
- "Trust the process.": Encourages faith in the time management techniques outlined, reinforcing that consistent application leads to improved organization and productivity.
نقد و بررسی
کتاب مدیریت زمان برای مدیران سیستم از سوی خوانندگان با استقبال بالایی مواجه شده و میانگین امتیاز آن ۴.۲۰ از ۵ است. بررسی‌کنندگان به مشاوره‌های عملی آن در زمینه مدیریت زمان و وظایف در محیط‌های فناوری اطلاعات اشاره می‌کنند. بسیاری از آن‌ها این کتاب را کاربردی‌تر از کتاب‌های عمومی بهره‌وری می‌دانند و به ارتباط آن با نقش‌های مختلف فناوری فراتر از مدیریت سیستم اشاره می‌کنند. سیستم "چرخه" این کتاب به‌ویژه مورد توجه قرار گرفته است. هرچند برخی از محتواها قدیمی به نظر می‌رسند، اما خوانندگان هنوز هم اصول اساسی آن را ارزشمند می‌دانند. منتقدان به شوخی‌های گاه‌به‌گاه و ارجاعات قدیمی اشاره می‌کنند، اما بیشتر آن‌ها این کتاب را به‌عنوان یک منبع ضروری برای حرفه‌ای‌های فناوری اطلاعات که به دنبال بهبود مهارت‌های مدیریت زمان خود هستند، توصیه می‌کنند.
Similar Books
