نکات کلیدی
1. مدیریت زمان را برای موفقیت در مدیریت سیستم بهینه کنید
هر درخواست را هر بار یادداشت کنید.
ذخیره‌سازی خارجی کلید است. مدیران سیستم با چالش‌های منحصر به فردی در مدیریت زمان مواجه هستند که ناشی از وقفه‌های مکرر و پروژه‌های همزمان متعدد است. کلید موفقیت، انتقال اطلاعات از ذهن به سیستم‌های ذخیره‌سازی خارجی است. این کار به شما اجازه می‌دهد تا بر روی وظیفه‌ی فعلی تمرکز کنید بدون اینکه نگران فراموش کردن جزئیات مهم باشید.
به ابزارهای خود اعتماد کنید. یک سیستم قابل اعتماد برای ضبط و سازماندهی اطلاعات توسعه دهید، مانند دستیار دیجیتال شخصی (PDA) یا سازمان‌دهنده کاغذی (PAA). با ثبت مداوم درخواست‌ها، قرارها و وظایف، ظرفیت ذهنی خود را برای حل مسائل و تفکر خلاق آزاد می‌کنید. این عمل همچنین به بهبود پیگیری کمک می‌کند که برای حفظ شهرت خوب با همکاران و مشتریان بسیار حیاتی است.
رویکرد خود را متناسب کنید. با تکنیک‌ها و ابزارهای مختلف مدیریت زمان آزمایش کنید تا آنچه برای وضعیت خاص شما بهترین کارایی را دارد، پیدا کنید. به یاد داشته باشید که هدف کاهش استرس و افزایش بهره‌وری است، نه اینکه به طور سختگیرانه به یک سیستم خاص پایبند باشید. آماده باشید تا رویکرد خود را با توجه به مسئولیت‌ها و محیط کار خود تطبیق و اصلاح کنید.
2. "چرخه" را برای برنامه‌ریزی و اجرای مؤثر روزانه پیاده‌سازی کنید
اگر می‌پرسید "آیا باید سازمان‌دهنده‌ام را بیاورم؟" پاسخ "بله" است.
سیستم چرخه توضیح داده شده. چرخه یک سیستم برنامه‌ریزی و اجرای روزانه است که شامل سه جزء اصلی است: فهرست کارها، برنامه‌ریزی و تقویم. هر صبح، 10 دقیقه را به برنامه‌ریزی روز خود اختصاص دهید با مرور تقویم، ایجاد یک فهرست کارهای اولویت‌دار و تخصیص زمان برای هر وظیفه در برنامه‌تان.
اولویت‌بندی و مدیریت اضافه‌بار. وظایف را به دسته‌های A (باید امروز انجام شود)، B (باید به زودی انجام شود) یا C (می‌تواند منتظر بماند) تقسیم کنید. اگر وظایف بیشتری نسبت به زمان موجود دارید، از تکنیک‌هایی مانند:
- انتقال وظایف کم‌اولویت به روز بعد
- تقسیم وظایف بزرگ به بخش‌های کوچک و قابل مدیریت
- کوتاه کردن یا واگذاری وظایف
- درخواست کمک از رئیس برای اولویت‌بندی
بررسی و تنظیم. در پایان هر روز، پیشرفت خود را مرور کنید و هر وظیفه ناتمام را به فهرست روز بعد منتقل کنید. این فرآیند اطمینان می‌دهد که هیچ چیزی از دست نرود و به شما اجازه می‌دهد با حس موفقیت از کار خارج شوید.
3. وقفه‌ها را به حداقل برسانید و تمرکز را برای حداکثر بهره‌وری حفظ کنید
آگاه باشید که کدام وظایف را می‌توان همزمان انجام داد و کدام را نه.
سپرهای وقفه ایجاد کنید. استراتژی‌هایی را برای کاهش وقفه‌ها پیاده‌سازی کنید، مانند:
- ایجاد سپر وقفه مشترک با همکاران
- استفاده از نشانه‌های بصری (مانند بستن در دفتر) برای علامت‌گذاری زمان تمرکز
- خاموش کردن اعلان‌های ایمیل و پیام‌رسانی فوری در طول دوره‌های کار متمرکز
تکنیک "واگذاری، ثبت یا انجام" را تمرین کنید. وقتی با یک وقفه مواجه شدید، به سرعت تصمیم بگیرید که آیا:
- وظیفه را به شخص دیگری واگذار کنید
- درخواست را برای اقدام بعدی ثبت کنید
- اگر فوری است یا کمتر از دو دقیقه طول می‌کشد، وظیفه را بلافاصله انجام دهید
محیط خود را بهینه کنید. فضایی را ایجاد کنید که تمرکز را تشویق کند با حذف شلوغی‌های بصری، استفاده از هدفون‌های حذف نویز و سازماندهی فضاهای فیزیکی و دیجیتال خود. ساعات اوج بهره‌وری خود را شناسایی کنید و وظایف مهم یا پیچیده خود را در آن زمان‌ها برنامه‌ریزی کنید.
4. روال‌هایی برای ساده‌سازی وظایف تکراری و صرفه‌جویی در انرژی ذهنی توسعه دهید
روال‌ها به ما این امکان را می‌دهند که یک بار فکر کنیم و بارها انجام دهیم.
فرصت‌های روال را شناسایی کنید. به دنبال وظایفی باشید که به طور منظم انجام می‌دهید و فرآیندهای استانداردی برای مدیریت آن‌ها توسعه دهید. مثال‌ها شامل:
- جلسات وضعیت هفتگی با رئیس یا تیم شما
- بررسی‌های روزانه یا هفتگی سیستم
- پاسخ به درخواست‌های رایج مشتری
عادت‌ها و مانتراها ایجاد کنید. قوانین یا عبارات ساده‌ای را برای راهنمایی تصمیم‌گیری خود توسعه دهید و خستگی ذهنی را کاهش دهید. به عنوان مثال:
- "اگر بپرسم 'آیا باید سازمان‌دهنده‌ام را بیاورم؟' پاسخ 'بله' است."
- "زودتر بهتر از دیر است" برای وظایف کوچک که ممکن است به تعویق بیفتند
جایی که ممکن است خودکار کنید. از فناوری برای خودکارسازی وظایف تکراری استفاده کنید، مانند:
- راه‌اندازی فیلترهای ایمیل برای سازماندهی پیام‌های ورودی
- ایجاد اسکریپت‌ها برای وظایف تکراری مدیریت سیستم
- استفاده از ابزارهای برنامه‌ریزی برای مدیریت قرارهای تکراری و یادآوری‌ها
5. وظایف را بر اساس تأثیر و انتظارات مشتری اولویت‌بندی کنید
هیچ چیز به اندازه یک تربیت مناسب، مجموعه‌ای از ارزش‌های صحیح و شاهدان، مقاومت در برابر وسوسه را آسان نمی‌کند.
انتظارات مشتری را درک کنید. به این نکته توجه کنید که انواع مختلف وظایف دارای فوریت‌های متفاوتی هستند:
- وظایف سریع (مانند بازنشانی رمز عبور) باید به سرعت انجام شوند
- وظایف "زود انجام بده و منتظر باش" (مانند سفارش تجهیزات) باید به سرعت آغاز شوند
- پروژه‌های بلندمدت می‌توانند با انعطاف بیشتری برنامه‌ریزی شوند
- قطعی‌ها نیاز به توجه فوری دارند و معمولاً به همکاری همه نیاز است
برای تأثیر اولویت‌بندی کنید. هنگام انتخاب پروژه‌هایی که باید بر روی آن‌ها تمرکز کنید، به موارد زیر توجه کنید:
- هم‌راستایی با اهداف سازمانی
- پتانسیل تأثیر مثبت بر کسب‌وکار
- مزایای بلندمدت در مقابل منافع کوتاه‌مدت
تعادل بین فوری و مهم. از تکنیک‌هایی مانند ماتریس آیزنهاور برای دسته‌بندی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت استفاده کنید. بر روی وظایفی تمرکز کنید که هم فوری و هم مهم هستند و در عین حال راه‌هایی برای کاهش یا حذف وظایفی که نه فوری و نه مهم هستند پیدا کنید.
6. رئیس خود را مدیریت کنید و با اهداف سازمانی هم‌راستا شوید
موفقیت در این مورد به معنای برآورده کردن اهداف رئیس شماست.
اهداف شغلی خود را ارتباط برقرار کنید. به طور منظم درباره آرزوهای بلندمدت خود با مدیرتان صحبت کنید تا اطمینان حاصل کنید که آن‌ها از آرزوهای شما آگاه هستند و می‌توانند فرصت‌های مناسبی برای رشد فراهم کنند.
واگذاری به بالا را تمرین کنید. یاد بگیرید که چه زمانی مناسب است مسائل را به رئیس خود ارجاع دهید، به ویژه زمانی که نیاز به اقتدار یا نفوذ سیاسی او برای حل یک وضعیت دارید.
اهداف رئیس خود را درک و حمایت کنید. ابتکار عمل را به دست بگیرید و درباره اولویت‌ها و معیارهای عملکرد مدیر خود سؤال کنید. کار خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که به موفقیت آن‌ها کمک کند، که در عوض به پیشرفت شغلی خود شما نیز کمک خواهد کرد.
یک رابطه کاری قوی بسازید. ارتباطات باز را پرورش دهید، قابلیت اعتماد را نشان دهید و به طور پیشگیرانه به مسائل احتمالی رسیدگی کنید. یک رابطه مثبت با رئیس می‌تواند به وظایف کاری بهتر، افزایش اعتماد و فرصت‌های بیشتر برای پیشرفت منجر شود.
7. از مستندسازی و خودکارسازی برای افزایش کارایی استفاده کنید
مراحل را مستند کنید، سپس آن‌ها را خودکار کنید. اگر نمی‌توانید مراحل را بنویسید، هرگز نخواهید فهمید که چگونه آن‌ها را خودکار کنید.
مستندسازی زنده ایجاد کنید. دو نوع مستندات را توسعه و نگهداری کنید:
- مخزن مشتری‌محور: سیاست‌ها، رویه‌ها و منابع خودیاری
- مخزن داخلی IT: مستندات فنی، اطلاعات تماس و راهنماهای فرآیند
از ابزارهایی مانند ویکی‌ها برای دسترسی و به‌روزرسانی آسان مستندات توسط اعضای تیم استفاده کنید.
فرصت‌های خودکارسازی را شناسایی کنید. به دنبال وظایفی باشید که در این دسته‌ها قرار می‌گیرند:
- کارهای ساده که به طور مکرر انجام می‌شوند
- کارهای سخت که یک بار انجام می‌شوند
- کارهای سخت که به طور مکرر انجام می‌شوند (به راه‌حل‌های تجاری یا تلاش‌های توسعه بزرگ‌تر فکر کنید)
خودکارسازی را به تدریج پیاده‌سازی کنید. هنگام خودکارسازی یک فرآیند، این مراحل را دنبال کنید:
- فرآیند دستی را مستند کنید
- هر مرحله را به صورت جداگانه کدگذاری کنید
- مراحل را به یک اسکریپت یا برنامه کامل ترکیب کنید
- کل فرآیند خودکار شده را به طور کامل آزمایش کنید
8. مدیریت استرس و تعادل کار و زندگی را تمرین کنید
ما باید سخت کار کنیم تا آرامش را یاد بگیریم تا در آن خوب شویم.
منابع استرس را شناسایی کنید. استرس‌های رایج برای مدیران سیستم شامل:
- احساس بار اضافی با وظایف
- دریافت دستورالعمل‌های متضاد از چندین مدیر
- مواجهه با وقفه‌ها و اضطراری‌های مداوم
تکنیک‌های مدیریت استرس را توسعه دهید. روش‌هایی مانند:
- ورزش منظم و فعالیت بدنی
- تمرینات مدیتیشن یا ذهن‌آگاهی
- سرگرمی‌ها و فعالیت‌های خارج از کار
- جستجوی حمایت از همکاران یا متخصصان در صورت نیاز
زمان تعطیلات را اولویت‌بندی کنید. برای شارژ مجدد و حفظ بهره‌وری بلندمدت، استراحت‌ها و تعطیلات منظم بگیرید. هنگام برنامه‌ریزی زمان استراحت:
- مستندات کامل و آموزش همکاران را آماده کنید
- مرزهای روشنی برای اضطراری‌ها در زمان غیبت خود تعیین کنید
- از زمان تعطیلات برای آزمایش توانایی تیم خود در عملکرد بدون شما استفاده کنید
9. مدیریت ایمیل را برای افزایش بهره‌وری بهینه کنید
اگر مطمئن نیستید که آیا یک لیست ایمیل مفید است، پس مفید نیست.
تراژیک ایمیل را پیاده‌سازی کنید. یک سیستم برای پردازش کارآمد ایمیل‌های ورودی توسعه دهید:
- فیلتر: از قوانین ایمیل برای مرتب‌سازی خودکار پیام‌ها به پوشه‌های مناسب استفاده کنید
- حذف خوانده نشده: ایمیل‌های کم‌ارزش را بدون خواندن شناسایی و حذف کنید
- خواندن و پردازش: برای هر ایمیل، تصمیم بگیرید که حذف، بایگانی، پاسخ، واگذاری یا بلافاصله اقدام کنید
حجم ایمیل را کاهش دهید. اقداماتی برای کاهش ایمیل‌های غیرضروری انجام دهید:
- هر ماه از یک لیست ایمیل لغو اشتراک کنید
- از روش‌های ارتباطی جایگزین برای سوالات یا بحث‌های سریع استفاده کنید
- استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه را برای همکاری‌های مداوم تشویق کنید
مرزهای ایمیل را تعیین کنید. عادات سالم ایمیل را برقرار کنید:
- ایمیل را در زمان‌های مشخص بررسی کنید نه به طور مداوم در طول روز
- از پاسخ‌دهنده‌های خودکار برای مدیریت انتظارات در زمان‌های شلوغ یا زمان استراحت استفاده کنید
- همکاران و مشتریان را در مورد استفاده مناسب از ایمیل در مقابل سایر کانال‌های ارتباطی آموزش دهید
آخرین به‌روزرسانی::
نقد و بررسی
کتاب مدیریت زمان برای مدیران سیستم از سوی خوانندگان با استقبال بالایی مواجه شده و میانگین امتیاز آن ۴.۲۰ از ۵ است. بررسی‌کنندگان به مشاوره‌های عملی آن در زمینه مدیریت زمان و وظایف در محیط‌های فناوری اطلاعات اشاره می‌کنند. بسیاری از آن‌ها این کتاب را کاربردی‌تر از کتاب‌های عمومی بهره‌وری می‌دانند و به ارتباط آن با نقش‌های مختلف فناوری فراتر از مدیریت سیستم اشاره می‌کنند. سیستم "چرخه" این کتاب به‌ویژه مورد توجه قرار گرفته است. هرچند برخی از محتواها قدیمی به نظر می‌رسند، اما خوانندگان هنوز هم اصول اساسی آن را ارزشمند می‌دانند. منتقدان به شوخی‌های گاه‌به‌گاه و ارجاعات قدیمی اشاره می‌کنند، اما بیشتر آن‌ها این کتاب را به‌عنوان یک منبع ضروری برای حرفه‌ای‌های فناوری اطلاعات که به دنبال بهبود مهارت‌های مدیریت زمان خود هستند، توصیه می‌کنند.
Similar Books
