Getting Things Done

1. Tallenna kaikki, mikä vie huomiosi

Mielesi on tarkoitettu ideoiden luomiseen, ei niiden säilyttämiseen.

Kerää kaikki avoimet asiat. Kokoa kaikki tehtävät, sitoumukset ja ideat, jotka vievät henkistä tilaasi. Tämä sisältää sekä henkilökohtaiset että ammatilliset velvoitteet, suurista projekteista pieniin askareisiin. Käytä fyysisiä ja digitaalisia työkaluja, kuten muistikirjoja, sovelluksia tai äänimuistioita, ulkoistaaksesi nämä ajatukset.

Luo keräilytapa. Tyhjennä mielesi säännöllisesti kaikesta sisällöstä. Tämä käytäntö vähentää stressiä ja henkistä sekasotkua, jolloin voit keskittyä siihen, mikä on todella tärkeää. Taltioimalla kaiken vapautat henkistä kaistanleveyttä ja varmistat, ettei mikään jää huomaamatta.

Luota prosessiin. Aluksi tämä voi tuntua ylivoimaiselta, kun kohtaat sitoumustesi määrän. Kuitenkin kaiken saaminen pois päästäsi on ensimmäinen askel kohti hallintaa ja selkeyttä. Muista, että et sitoudu tekemään kaikkea, mitä taltioit, vaan tunnustat niiden olemassaolon.

2. Selkeytä haluttu lopputulos ja seuraava toimenpide jokaiselle asialle

Eteenpäin pääsemisen salaisuus on aloittaminen. Aloittamisen salaisuus on jakaa monimutkaiset ja ylivoimaiset tehtävät pieniksi hallittaviksi tehtäviksi ja aloittaa ensimmäisestä.

Määritä selkeät lopputulokset. Jokaiselle taltioidulle asialle, määritä, miltä "valmis" näyttää. Tämä selkeys auttaa aivojasi keskittymään halutun tuloksen saavuttamiseen sen sijaan, että vain ajattelisit ongelmaa.

Tunnista seuraavat toimenpiteet. Jaa jokainen lopputulos konkreettisiksi, fyysisiksi toimenpiteiksi. Kysy itseltäsi, "Mikä on seuraava toimenpide, joka minun täytyy tehdä edistääkseni tätä?" Tämä vaihe muuttaa epämääräiset ideat konkreettisiksi, toteutettaviksi tehtäviksi.

Esimerkkejä seuraavista toimenpiteistä:

• Soita Johnille projektin aikataulusta
• Laadi esityksen luonnos
• Tutki lentovaihtoehtoja tulevaa matkaa varten

3. Järjestä muistutukset luotettavaan järjestelmään

Kyky tuottaa voimaa on suoraan verrannollinen kykyysi rentoutua.

Luo luotettava järjestelmä. Kehitä rakenne, joka mahdollistaa tiedon tallentamisen ja hakemisen helposti. Tämä voi sisältää digitaalisia työkaluja, kuten tehtävienhallintasovelluksia, tai fyysisiä järjestelmiä, kuten kansioita.

Lajittele kontekstin mukaan. Ryhmittele tehtävät sen mukaan, missä tai miten ne voidaan suorittaa. Yleisiä kategorioita ovat:

• @Tietokone
• @Puhelin
• @Asioinnit
• @Koti
• @Toimisto

Pidä erilliset listat. Pidä erilliset listat eri tyyppisille asioille:

• Seuraavat toimenpiteet: Välittömät, konkreettiset tehtävät
• Projektit: Monivaiheiset lopputulokset
• Odotetaan: Muut ihmiset hoitavat asiat
• Jonain päivänä/ehkä: Ideat tulevaisuutta varten

4. Tarkista ja päivitä järjestelmääsi säännöllisesti

On helpompaa toimia itsesi parempaan tunteeseen kuin tuntea itsesi parempaan toimintaan.

Tee viikoittainen tarkistus. Varaa aikaa joka viikko järjestelmäsi tarkistamiseen ja päivittämiseen. Tämä tapa varmistaa, että listasi pysyvät ajantasaisina ja merkityksellisinä.

Viikoittainen tarkistusprosessi:

1. Kerää kaikki irralliset paperit ja materiaalit
2. Käsittele muistiinpanosi
3. Tarkista edelliset kalenteritiedot
4. Tarkista tuleva kalenteri
5. Tarkista toimintalistat
6. Tarkista projektilistat

Säilytä perspektiivi. Käytä tämä aika arvioidaksesi sitoumuksiasi eri tasoilla, päivittäisistä toimista elämän tavoitteisiin. Tämä käytäntö auttaa sinua pysymään linjassa laajempien tavoitteidesi kanssa samalla kun hallitset päivittäisiä tehtäviä.

5. Toimi tärkeimpien tehtäviesi parissa

Onni vaikuttaa kaikkeen. Pidä koukkusi aina heitettynä; siellä, missä vähiten odotat, on kala.

Ota käyttöön kahden minuutin sääntö. Jos tehtävä vie alle kaksi minuuttia, tee se heti. Tämä periaate estää pieniä tehtäviä kasaantumasta ja tukkimasta järjestelmääsi.

Käytä neljän kriteerin mallia valitessasi toimia:

1. Konteksti: Mitä voit tehdä nykyisessä sijainnissasi ja käytettävissä olevilla työkaluilla?
2. Aika käytettävissä: Kuinka paljon aikaa sinulla on ennen seuraavaa sitoumusta?
3. Energia käytettävissä: Mikä on henkisen ja fyysisen energian tasosi?
4. Prioriteetti: Edellä mainittujen tekijöiden perusteella, mikä on tärkein tehtävä?

Luota intuitioosi. Kun sinulla on selkeä yleiskuva sitoumuksistasi ja seuraavista toimenpiteistä, luota vaistoosi päättäessäsi, mihin keskittyä. Mielesi on vapaa tekemään intuitiivisia valintoja, kun se ei ole täynnä käsittelemättömiä syötteitä.

6. Hallitse stressittömän tuottavuuden taito

On yksi asia, jonka voimme tehdä, ja onnellisimmat ihmiset ovat niitä, jotka voivat tehdä sen kykyjensä rajoissa. Voimme olla täysin läsnä. Voimme olla täysin tässä. Voimme... antaa kaiken huomiomme edessämme olevalle mahdollisuudelle.

Saavuta mieli kuin vesi. Pyri valmiuden ja joustavuuden tilaan, kuten vesi, joka mukautuu mihin tahansa astiaan. Tämä ajattelutapa mahdollistaa asianmukaisen reagoinnin elämän heittämiin tilanteisiin, ilman ylireagointia tai alireagointia.

Poista psyykkinen vastus. Taltioimalla ja selkeyttämällä kaikki sitoumuksesi, poistat keskeneräisten tehtävien ja epäselvien velvoitteiden aiheuttaman hienovaraisen stressin. Tämä vapauttaa henkistä energiaa keskittyneeseen työhön ja luovuuteen.

Harjoittele lopputuloksen ajattelua. Visualisoi säännöllisesti onnistuneita lopputuloksia projekteillesi ja tavoitteillesi. Tämä tapa virittää aivosi huomaamaan mahdollisuuksia ja ratkaisuja, jotka ovat linjassa haluamiesi tulosten kanssa.

7. Muuta lähestymistapaasi työhön ja elämään

Miten tiedän, mitä ajattelen, ennen kuin kuulen, mitä sanon?

Siirry ajanhallinnasta keskittymisen hallintaan. Sen sijaan, että yrittäisit mahduttaa enemmän jokaiseen päivään, keskity ohjaamaan huomiotasi tehokkaasti. Tämä lähestymistapa tunnustaa, että energia ja huomio, eivät vain aika, ovat tärkeitä resursseja.

Omaksu "seuraava toimenpide" -ajattelutapa. Kouluta itsesi ja ympärilläsi olevat aina tunnistamaan seuraava fyysinen, näkyvä toimenpide, joka tarvitaan asian edistämiseksi. Tämä tapa estää lykkäämistä ja pitää projektit liikkeessä.

Kehitä toimintatottumus. Kehitä tapa toimia välittömästi pienissä tehtävissä ja tehdä nopeita päätöksiä seuraavista vaiheista suuremmissa projekteissa. Tämä proaktiivinen lähestymistapa luo vauhtia ja itseluottamusta.

Luo vähäisen vastuksen luotettava järjestelmä. Suunnittele organisaatiojärjestelmäsi niin yksinkertaiseksi ja miellyttäväksi käyttää, että käytät sitä luonnostaan. Mitä helpompaa on taltioida, selkeyttää ja tarkistaa, sitä todennäköisemmin ylläpidät järjestelmää.

Last updated: July 21, 2024