Getting Things Done

1. Capturez tout ce qui retient votre attention

Votre esprit est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir.

Videz votre esprit. La première étape pour accomplir des tâches est de capturer tout ce qui retient votre attention. Cela inclut les tâches, les idées, les projets et les engagements. Utilisez un système externe fiable pour stocker ces informations, comme un carnet, une application numérique ou un enregistreur vocal. L'objectif est de sortir tout de votre tête et de le mettre dans un système de confiance.

Créez une habitude de capture. Prenez l'habitude de capturer immédiatement toute pensée ou idée qui vous vient à l'esprit. Cela libère de l'espace mental et réduit le stress causé par la tentative de tout se rappeler. En externalisant vos pensées, vous créez un inventaire complet de vos engagements, vous permettant de vous concentrer sur l'action plutôt que sur la mémoire.

Outils pour capturer :

• Corbeille physique
• Applications de prise de notes numériques
• Mémos vocaux
• Email
• Carnets de notes en papier

2. Clarifiez la signification de chaque élément

Les choses se bloquent rarement par manque de temps. Elles se bloquent parce que ce à quoi "faire" ressemblerait, et où cela se passe, n'a pas été décidé.

Traitez votre boîte de réception. Une fois que vous avez tout capturé, l'étape suivante consiste à clarifier ce que chaque élément signifie. Demandez-vous : "Est-ce actionnable ?" Si oui, déterminez la prochaine action. Sinon, décidez si vous devez le jeter, l'incuber pour plus tard ou le classer comme référence.

Définissez les prochaines actions. Pour les éléments actionnables, définissez clairement la prochaine action physique et visible nécessaire pour faire avancer l'élément. Soyez spécifique et concret. Au lieu de "Travailler sur le projet", écrivez "Appeler John pour planifier la réunion de projet". Cette clarté élimine l'ambiguïté et facilite l'action.

Questions à poser lors de la clarification :

• Qu'est-ce que c'est ?
• Est-ce actionnable ?
• Quelle est la prochaine action ?
• Quel est le résultat souhaité ?

3. Organisez les éléments actionnables dans un système

Votre esprit est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir.

Créez des listes. Organisez vos éléments clarifiés dans des listes appropriées. Celles-ci peuvent inclure :

• Prochaines actions (triées par contexte, par ex. @maison, @ordinateur, @appels)
• Projets (résultats nécessitant plus d'une action)
• En attente (éléments délégués à d'autres)
• Un jour/Peut-être (possibilités futures)

Utilisez des contextes. Regroupez vos prochaines actions par contexte pour augmenter l'efficacité. Lorsque vous êtes à votre ordinateur, vous pouvez rapidement voir toutes les tâches nécessitant un ordinateur. Cela vous permet de regrouper des tâches similaires et de tirer le meilleur parti de votre situation actuelle.

Listes essentielles :

• Prochaines actions
• Projets
• En attente
• Un jour/Peut-être
• Matériel de référence

4. Réfléchissez régulièrement à votre système

Vous devez penser aux grandes choses pendant que vous faites de petites choses, afin que toutes les petites choses aillent dans la bonne direction.

Révisez fréquemment. Révisez régulièrement vos listes pour vous assurer qu'elles restent actuelles et pertinentes. Cela maintient la fiabilité de votre système et la clarté de votre esprit. Les révisions quotidiennes vous aident à planifier votre journée, tandis que les révisions hebdomadaires offrent une perspective plus large sur vos projets et objectifs.

Maintenez la perspective. Utilisez le modèle des "6 Horizons de Focus" pour réviser vos engagements à différents niveaux :

1. Actions actuelles
2. Projets actuels
3. Domaines de responsabilité
4. Objectifs à 1-2 ans
5. Vision à 3-5 ans
6. But de la vie

Liste de contrôle de la révision hebdomadaire :

• Collectez les papiers et matériaux en vrac
• Traitez les notes et les entrées
• Révisez les listes d'actions
• Révisez le calendrier à venir
• Révisez les listes de projets
• Révisez la liste En attente
• Révisez la liste Un jour/Peut-être

5. Engagez-vous proactivement avec vos tâches

Plus vous vous améliorez, plus vous devez vous améliorer.

Faites des choix intuitifs. Avec un système clair et à jour, vous pouvez choisir en toute confiance sur quoi travailler à tout moment. Faites confiance à votre intuition, guidée par vos listes organisées et votre contexte actuel.

Équilibrez le travail. Engagez-vous dans trois types d'activités :

1. Faire du travail prédéfini
2. Faire du travail au fur et à mesure qu'il apparaît
3. Définir votre travail

Maintenez un équilibre entre ces activités pour rester productif et réactif aux nouvelles entrées tout en progressant sur vos tâches planifiées.

Facteurs à considérer lors du choix des tâches :

• Contexte (Où êtes-vous ? Quels outils avez-vous ?)
• Temps disponible
• Niveau d'énergie
• Priorité

6. Maîtrisez l'art de la décision de la prochaine action

Le secret pour avancer est de commencer. Le secret pour commencer est de décomposer vos tâches complexes et accablantes en petites tâches gérables, puis de commencer par la première.

Décomposez-le. Pour tout projet ou résultat souhaité, identifiez la prochaine action physique nécessaire pour le faire avancer. Cette technique simple mais puissante surmonte la procrastination et crée de l'élan.

Créez des résultats clairs. Définissez clairement à quoi ressemble "terminé" pour chaque projet. Cela crée une cible à atteindre et facilite l'identification des prochaines actions nécessaires pour y parvenir.

Avantages de la réflexion sur la prochaine action :

• Clarifie les projets et les objectifs
• Surmonte la procrastination
• Augmente la productivité
• Réduit le stress et l'accablement

7. Pratiquez la focalisation sur les résultats

Votre capacité à générer de la puissance est directement proportionnelle à votre capacité à vous détendre.

Envisagez le succès. Prenez régulièrement le temps d'imaginer des résultats réussis pour vos projets et objectifs. Cette pratique aide à clarifier vos objectifs et vous motive à passer à l'action.

Utilisez la planification naturelle. Appliquez les cinq étapes de la planification naturelle à vos projets :

1. Définir le but et les principes
2. Envisager les résultats
3. Brainstormer des idées
4. Organiser les idées
5. Identifier les prochaines actions

Ce processus s'aligne avec la façon dont votre esprit planifie naturellement et vous aide à créer des stratégies plus efficaces pour atteindre vos objectifs.

Questions pour la focalisation sur les résultats :

• À quoi ressemble le succès ?
• Quel serait le résultat idéal ?
• Comment saurai-je que je l'ai atteint ?

8. Appliquez la règle des deux minutes

Si une action prend moins de deux minutes, elle doit être faite au moment où elle est définie.

Faites-le maintenant. Si une tâche peut être accomplie en deux minutes ou moins, faites-la immédiatement plutôt que de l'ajouter à votre liste. Cela empêche les petites tâches de s'accumuler et d'encombrer votre système.

Créez de l'élan. La règle des deux minutes aide à créer de l'élan et un sentiment d'accomplissement. Elle entraîne également votre cerveau à agir rapidement sur les petites tâches, ce qui peut se traduire par des projets plus importants.

Exemples de tâches de deux minutes :

• Répondre à un email rapide
• Passer un bref appel téléphonique
• Classer un document
• Ajouter un article à votre liste de courses
• Prendre un rendez-vous

9. Effectuez une révision hebdomadaire

Il est difficile de combattre un ennemi qui a des avant-postes dans votre tête.

Réservez du temps. Planifiez une révision hebdomadaire pour clarifier, actualiser et être créatif. Cela est crucial pour maintenir l'intégrité de votre système et obtenir une vue d'ensemble de vos engagements.

Suivez une liste de contrôle. Utilisez un processus cohérent pour votre révision hebdomadaire :

1. Rassemblez et traitez toutes vos affaires
2. Révisez votre système
3. Mettez à jour vos listes
4. Clarifiez, actualisez et soyez créatif

La révision hebdomadaire vous aide à rester au top de vos engagements, à vous réaligner sur vos objectifs et à maintenir un sentiment de contrôle et de perspective.

Avantages de la révision hebdomadaire :

• Clarifie votre esprit
• Met à jour votre système
• Suscite de nouvelles idées
• Maintient le contrôle et la perspective

10. Créez un système de confiance pour une productivité sans stress

Votre esprit est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir.

Construisez la confiance. Créez un système en lequel vous pouvez avoir une confiance totale pour capturer, clarifier, organiser et vous rappeler de tous vos engagements. Cela permet à votre esprit de se concentrer sur le travail réel plutôt que d'essayer de tout se rappeler.

Maintenez le système. Appliquez constamment les principes GTD pour garder votre système actuel et fiable. Cela inclut la capture régulière, le traitement, l'organisation, la révision et l'engagement avec vos tâches et projets.

Composants d'un système de confiance :

• Outils de capture (carnet, application numérique, enregistreur vocal)
• Outils de traitement et d'organisation (listes, calendrier, système de classement)
• Processus de révision (révisions quotidiennes, hebdomadaires et à plus long terme)
• Stratégies d'engagement (contextes, prochaines actions, règle des deux minutes)

En créant et en maintenant un système de confiance, vous pouvez atteindre un état d'esprit "comme l'eau", où vous êtes capable de répondre de manière appropriée à tout ce qui se présente sans stress ni accablement.