Getting Things Done

1. Capturez toutes les tâches et idées dans un système de confiance

"Votre esprit est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir."

Réduction de la charge cognitive. En externalisant toutes les tâches, idées et engagements dans un système fiable, vous libérez de l'énergie mentale pour une réflexion plus créative et productive. Cette pratique aide à prévenir le stress de devoir tout se rappeler et réduit le risque d'oublier des tâches importantes.

Capture complète. Mettez en place un système de capture qui soit :

• Toujours accessible (par exemple, carnet, application pour smartphone)
• Facile à utiliser
• Fiable pour une révision régulière
  Cela garantit qu'aucune pensée ou tâche potentiellement précieuse ne passe à travers les mailles du filet, vous permettant de vous concentrer sur l'exécution plutôt que sur le rappel.

2. Clarifiez et organisez les informations entrantes

"Vous devez utiliser votre esprit pour vous libérer l'esprit."

Cadre de prise de décision. Lors du traitement des éléments capturés, demandez-vous :

• Qu'est-ce que c'est ?
• Est-ce actionnable ?
• Quelle est la prochaine action ?
• Cela appartient-il à un projet ?

Structure organisationnelle. Créez des listes ou catégories distinctes :

• Prochaines actions
• Projets
• En attente
• Un jour/Peut-être
• Matériel de référence

Ce processus de clarification transforme des idées vagues en éléments concrets et actionnables ou en informations correctement classées, réduisant la surcharge et augmentant la productivité.

3. Engagez-vous dans des revues régulières pour rester au top de vos engagements

"La revue hebdomadaire est le facteur de succès critique pour marier vos engagements plus larges à vos activités quotidiennes."

Rituel de revue hebdomadaire. Réservez du temps chaque semaine pour :

• Revoir et mettre à jour toutes les listes d'actions
• Traiter tous les papiers ou notes en vrac
• Revoir les événements à venir du calendrier
• Évaluer l'état des projets en cours

Maintenir l'intégrité du système. Les revues régulières garantissent que votre système de productivité reste actuel et fiable. Cette pratique vous aide à rester aligné avec vos objectifs, à ajuster les priorités et à maintenir une vue d'ensemble claire de vos engagements et de vos progrès.

4. Agissez immédiatement sur les tâches de moins de deux minutes

"Si une action prend moins de deux minutes, elle doit être faite au moment où elle est définie."

Augmentation de l'efficacité. La règle des deux minutes empêche les petites tâches d'encombrer votre liste de choses à faire et réduit la surcharge de suivi de nombreux petits éléments. En traitant ces tâches rapides immédiatement, vous :

• Construisez de l'élan
• Libérez de l'espace mental
• Empêchez les petites tâches de devenir des problèmes plus importants

Seuil de décision. Utilisez la marque des deux minutes comme point de décision :

• Si cela prend moins de deux minutes, faites-le maintenant
• Si cela prend plus de temps, décidez de déléguer ou de reporter

5. Utilisez la technique de la "Prochaine Action" pour maintenir l'élan des projets

"Vous ne réalisez pas réellement un projet ; vous ne pouvez faire que des étapes d'action liées à celui-ci."

Décomposition du projet. Pour chaque projet, définissez clairement :

• Le résultat souhaité
• La toute prochaine action physique nécessaire pour le faire avancer

Surmonter l'inertie. En vous concentrant sur des prochaines actions concrètes et gérables plutôt que sur des portées de projet écrasantes, vous :

• Réduisez la procrastination
• Augmentez la clarté et la motivation
• Faites des progrès réguliers sur des projets complexes

Demander constamment "Quelle est la prochaine action ?" maintient les projets en mouvement et empêche la stagnation due à des étapes suivantes peu claires.

6. Implémentez la "Règle des Deux Minutes" pour l'achèvement rapide des tâches

"Si vous déterminez qu'une action peut être faite en deux minutes, vous devriez en fait la faire tout de suite car il faudra plus de temps pour l'organiser et la revoir que pour la terminer la première fois que vous la remarquez."

Exécution immédiate. La règle des deux minutes encourage l'action immédiate sur les petites tâches, conduisant à :

• Une productivité accrue
• Une réduction de l'encombrement mental
• Un sentiment d'accomplissement

Formation d'habitudes. Appliquer cette règle de manière cohérente développe une habitude de prise de décision rapide et d'action, qui peut se répercuter sur des tâches et projets plus importants.

7. Créez une liste "Un jour/Peut-être" pour les possibilités futures

"Il est utile de maintenir une liste continue de choses que vous pourriez vouloir faire à un moment donné mais pas maintenant."

Potentiel futur. La liste Un jour/Peut-être sert de zone de stockage pour :

• Des idées qui ne sont pas actuellement actionnables
• Des projets potentiels futurs
• Des objectifs ou aspirations à long terme

Réduction de la pression. En maintenant cette liste, vous :

• Empêchez les bonnes idées de se perdre
• Réduisez le stress de devoir agir sur tout immédiatement
• Permettez une révision et une réévaluation périodiques des possibilités futures

Revoir et mettre à jour régulièrement cette liste pour la garder pertinente et alignée avec vos objectifs et priorités en évolution.

8. Utilisez la liste "En attente" pour suivre les tâches déléguées

"Suivre les choses que vous attendez fait partie intégrante du jeu du travail et de la vie."

Suivi de la délégation. La liste En attente vous aide à :

• Surveiller les tâches que vous avez déléguées à d'autres
• Faire le suivi des éléments importants
• Assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet

Outil de responsabilité. Revoir régulièrement cette liste vous permet de :

• Maintenir une communication claire avec les membres de l'équipe
• Identifier les goulots d'étranglement potentiels
• Prendre des mesures en temps opportun sur les tâches en attente

Mettez en place un système pour noter quand vous avez délégué chaque tâche et quand vous attendez une réponse ou une réalisation.

9. Maintenez un esprit clair grâce à une organisation externe

"Votre tête est faite pour avoir des idées, pas pour les retenir."

Clarté mentale. En externalisant toutes les tâches, engagements et idées, vous :

• Réduisez le stress et l'anxiété mentaux
• Améliorez la concentration et la focalisation
• Renforcez la pensée créative et la résolution de problèmes

Système de confiance. Développez un système externe fiable qui inclut :

• Un outil de capture (par exemple, carnet, application numérique)
• Des listes organisées (Prochaines actions, Projets, etc.)
• Des processus de révision réguliers

Utiliser ce système de manière cohérente permet à votre esprit de se concentrer sur la tâche en cours plutôt que d'essayer de se souvenir et de jongler avec plusieurs engagements.

10. Pratiquez la "Revue Hebdomadaire" pour une productivité constante

"La revue hebdomadaire est le moment de rassembler et de traiter toutes vos affaires, de revoir votre système, de mettre à jour vos listes et de devenir propre, clair et actuel."

Entretien du système. La revue hebdomadaire est cruciale pour :

• Traiter les nouvelles entrées
• Mettre à jour et revoir toutes les listes
• Assurer que votre système est actuel et fiable

Alignement stratégique. Utilisez ce temps pour :

• Réfléchir à vos objectifs et priorités
• Ajuster votre focus en fonction des circonstances changeantes
• Planifier la semaine à venir

Effectuer régulièrement la revue hebdomadaire aide à maintenir l'élan, à prévenir la surcharge et à vous aligner avec vos objectifs plus larges.

11. Appliquez le "Modèle de Planification Naturelle" pour une gestion de projet efficace

"Votre esprit passe par cinq étapes pour accomplir pratiquement n'importe quelle tâche."

Processus en cinq étapes. Le Modèle de Planification Naturelle suit ces étapes :

1. Définir le but et les principes
2. Visionner le résultat
3. Brainstorming
4. Organisation
5. Identifier les prochaines actions

Clarté accrue du projet. En appliquant consciemment ce modèle, vous :

• Obtenez une compréhension plus claire des objectifs du projet
• Générez des solutions plus créatives
• Développez des plans d'action plus efficaces

Utilisez cette approche pour les projets personnels et professionnels afin d'améliorer l'efficacité de la planification et d'augmenter la probabilité de résultats réussis.

Dernière mise à jour: August 8, 2024