OneNote

1. OneNote et GTD : Une alliance puissante pour la productivité

« En associant un outil aussi puissant que OneNote au système GTD, votre productivité ne pourra qu’en bénéficier. »

Organisation simplifiée. La structure en carnet numérique de OneNote s’accorde parfaitement avec les principes organisationnels de GTD. Sa mise en page flexible permet de créer aisément des listes, des projets et des documents de référence, reflétant ainsi les éléments clés du système GTD.

Capture omniprésente. La disponibilité multiplateforme de OneNote vous garantit de pouvoir saisir idées et tâches à tout moment, où que vous soyez. Cela correspond à l’importance que GTD accorde à l’externalisation des pensées dans un système fiable. La possibilité d’ajouter des notes sous forme de texte, audio ou images s’adapte à toutes les préférences et situations.

Traitement sans effort. Les fonctions de balisage et de recherche de OneNote facilitent grandement le traitement et l’organisation des éléments capturés. Vous pouvez rapidement déplacer des éléments entre listes, ajouter des étiquettes contextuelles et retrouver les informations pertinentes au moment voulu, soutenant ainsi les étapes de clarification et d’organisation de GTD.

2. Configurer votre système GTD dans OneNote

« La mise en place de vos sections ne prendra que quelques minutes, mais c’est la base de tout votre cadre de productivité, alors prenez le temps de bien faire, car vous ne le ferez qu’une seule fois. »

Sections essentielles. Créez un nouveau carnet dédié à votre système GTD avec les sections clés suivantes :

• Entrée (Capture)
• Prochaines actions
• En attente
• Projets
• Un jour/Peut-être
• Référence
• Déclencheur

La personnalisation est primordiale. Bien que ces sections constituent le socle de votre système GTD, n’hésitez pas à les adapter à vos besoins spécifiques. Vous pouvez par exemple ajouter une section Archive pour les projets terminés ou créer des sous-sections dans des catégories plus larges comme Projets ou Prochaines actions.

Structure cohérente. Établissez une organisation claire et uniforme pour chaque section. Par exemple, utilisez des pages distinctes pour chaque tâche dans votre liste des Prochaines actions, ce qui facilite leur déplacement et leur traitement. Cette cohérence simplifiera votre flux de travail et l’entretien du système sur le long terme.

3. Les cinq étapes de GTD : Capturer, Clarifier, Organiser, Réfléchir, Agir

« Vous DEVEZ utiliser votre calendrier uniquement pour enregistrer les actions à réaliser à une date précise. »

Capturer tout. Servez-vous des différentes méthodes d’entrée de OneNote pour rassembler toutes vos tâches, idées et engagements. Ne filtrez pas et ne jugez pas ; contentez-vous de les sortir de votre esprit et de les intégrer au système.

Clarifier et organiser. Traitez régulièrement vos éléments capturés :

• Est-ce actionnable ?
  • Non : Supprimez, archivez en référence ou placez dans Un jour/Peut-être
  • Oui : Quelle est la prochaine action ?
    • Faites-la (si elle prend moins de 2 minutes)
    • Déléguez-la (déplacez-la dans En attente)
    • Différez-la (ajoutez-la aux Prochaines actions ou au calendrier)

Réfléchir et agir. Passez en revue vos listes régulièrement pour rester maître de vos engagements. Utilisez votre système organisé pour prendre des décisions éclairées sur ce qu’il faut faire ensuite.

4. Maîtriser la revue hebdomadaire pour une productivité optimale

« Vous voudrez effectuer une revue complète une fois par semaine (je vous conseille de réserver un moment le vendredi, samedi ou dimanche). »

Régularité dans la planification. Choisissez un moment précis chaque semaine pour votre revue, idéalement lorsque vous pouvez vous concentrer sans interruption. Beaucoup trouvent que le vendredi après-midi ou le dimanche soir conviennent parfaitement, permettant de faire le point sur la semaine écoulée et de préparer la suivante.

Processus de revue complet :

1. Faire le point : Traitez toutes les boîtes de réception et papiers en attente
2. Se mettre à jour : Passez en revue toutes les listes actives (Prochaines actions, En attente, Projets)
3. Stimuler la créativité : Consultez la liste Un jour/Peut-être et réfléchissez à de nouvelles idées

Orientation résultats. Profitez de ce temps pour vous assurer que chaque projet dispose d’une prochaine action clairement définie. Mettez à jour les listes de projets, ajoutez de nouvelles idées à Un jour/Peut-être et ajustez votre système si nécessaire. L’objectif est de commencer chaque semaine l’esprit clair et un système de productivité bien organisé.

5. Exploiter les fonctionnalités de OneNote pour une mise en œuvre GTD améliorée

« Pouvoir copier du texte à partir d’images ouvre un monde de possibilités pour GTD. »

Balisage contextuel. Profitez du système de balises de OneNote pour ajouter du contexte à vos tâches. Créez des étiquettes personnalisées pour les lieux (@maison, @bureau, @ordinateur) ou les niveaux d’énergie (haute énergie, basse énergie) afin de filtrer rapidement les tâches selon votre situation actuelle.

Reconnaissance optique de caractères (OCR). La fonction OCR de OneNote vous permet de rechercher du texte dans des images et des notes manuscrites. Cette fonctionnalité est précieuse pour intégrer des informations issues de tableaux blancs, cartes de visite ou notes écrites à la main dans votre système GTD.

Liens pour les relations. Utilisez les capacités de liaison interne de OneNote pour connecter des éléments liés à travers vos carnets. Cela est particulièrement utile pour relier des documents de support à votre liste principale de projets ou pour associer des références à des tâches spécifiques.

6. Intégrer OneNote avec d’autres outils Microsoft

« Comme tout logiciel développé par Microsoft vous demandera automatiquement de vous connecter avec votre compte Microsoft, ils seront aussi automatiquement liés entre eux. »

Synergie avec Outlook. Profitez de la forte intégration entre OneNote et Outlook :

• Envoyez des e-mails directement vers OneNote pour traitement
• Créez des tâches Outlook à partir d’éléments OneNote
• Reliez les notes de réunion aux événements du calendrier

Intégration de la suite Office. Intégrez des feuilles Excel ou des documents Word directement dans vos pages OneNote. Cela vous permet de regrouper fichiers et informations liés à un projet en un seul endroit.

Synchronisation OneDrive. Utilisez OneDrive pour synchroniser vos carnets sur tous vos appareils. Vous avez ainsi toujours accès à vos notes et tâches les plus récentes, quel que soit l’appareil utilisé.

7. Astuces avancées OneNote pour booster votre productivité

« Vous pouvez désormais automatiser OneNote avec IFTTT. »

Raccourcis clavier. Maîtrisez les principaux raccourcis OneNote pour accélérer votre travail :

• Win + N : Note rapide
• Ctrl + 1 : Démarrer une liste de contrôle
• Ctrl + K : Insérer un lien
• Win + S : Capture d’écran

Intégration IFTTT. Utilisez IFTTT (If This Then That) pour automatiser votre flux de travail OneNote. Créez des recettes pour envoyer automatiquement des e-mails importants, des éléments de flux RSS ou des publications sur les réseaux sociaux vers des sections spécifiques de OneNote.

Modèles et pages personnalisées. Créez des modèles pour les types de notes fréquemment utilisés (notes de réunion, plans de projet) afin d’assurer la cohérence et de gagner du temps. Exploitez des tailles de page et arrière-plans personnalisés pour optimiser votre prise de notes selon les besoins.

8. Les quatre facteurs de valeur : Impact, Durabilité, Essence et Volume

« Je suis convaincu que le facteur le plus important parmi les quatre est l’essence. »

Comprendre les composantes de la valeur :

• Impact : La portée et l’effet de votre travail
• Durabilité : La durée pendant laquelle la valeur perdure
• Essence : Le but fondamental et l’unicité de votre contribution
• Volume : La quantité de production réalisée

L’essence comme fondement. Concentrez-vous sur le but central de votre travail pour garantir une productivité significative. Lorsque vos efforts sont alignés avec vos valeurs et objectifs véritables, les autres facteurs s’améliorent souvent naturellement.

Approche globale. Prenez en compte les quatre facteurs lors de l’évaluation de votre productivité. Trouver un équilibre entre ces éléments conduit à un travail plus épanouissant et impactant, plutôt qu’à une simple augmentation de la quantité produite sans but.

9. Adapter les techniques de productivité à votre style personnel

« Les conseils génériques en productivité que vous recevez peuvent ne pas du tout être efficaces pour vous. »

Auto-expérimentation. Testez différentes techniques de productivité, mais accordez-leur une période d’essai raisonnable (au moins un mois) avant de juger de leur efficacité. Observez comment chaque méthode influence votre énergie, votre concentration et votre rendement global.

Stratégies de personnalisation :

• Identifiez vos rythmes naturels (par exemple, personne du matin ou du soir)
• Déterminez votre environnement de travail idéal
• Reconnaissez vos motivations uniques et vos sources potentielles de distraction

Affinement continu. Évaluez et ajustez régulièrement votre système de productivité. Au fil des changements de votre vie et de vos objectifs, soyez prêt à adapter vos méthodes pour qu’elles restent efficaces.

10. Équilibrer temps, énergie et attention pour une efficacité maximale

« Le temps, l’énergie et l’attention sont, selon moi, des ingrédients à combiner chaque jour pour créer la recette de la productivité. »

Gestion du temps. Utilisez des techniques comme le time-blocking ou la méthode Pomodoro pour structurer votre journée. Identifiez et éliminez les activités chronophages grâce à des audits réguliers du temps.

Optimisation de l’énergie :

• Maintenez une alimentation saine et une routine d’exercice
• Priorisez la qualité et la quantité de votre sommeil
• Prenez des pauses régulières pour vous ressourcer

Concentration de l’attention. Pratiquez des techniques pour améliorer votre concentration :

• Méditation ou exercices de pleine conscience
• Réduisez les distractions dans votre environnement de travail
• Utilisez des outils comme des bloqueurs de sites web lors des périodes de travail intense

Approche synergique. Comprenez que ces trois éléments sont interconnectés. Optimiser l’un conduit souvent à des améliorations des autres. Visez un équilibre qui intègre ces trois facteurs dans votre stratégie de productivité.

Dernière mise à jour: October 2, 2024