The Effective Manager

1. Établir des relations solides avec votre équipe grâce à des entretiens individuels réguliers

"Les entretiens individuels de Manager Tools ne sont pas des occasions "de simplement s'asseoir et discuter", "de se connaître de manière informelle" ou "de faire un rapide point de situation"."

Objectif des entretiens individuels : Ces réunions sont des conversations structurées et axées sur les affaires visant à instaurer la confiance et à améliorer les performances. Elles doivent être :

• Planifiées chaque semaine pour 30 minutes
• Tenues avec chaque subordonné direct
• Principalement centrées sur l'agenda du subordonné direct
• Documentées avec des notes prises par le manager

Format :

• Premières 10-15 minutes : Le subordonné direct parle
• Prochaines 10-15 minutes : Le manager parle
• Dernières 5-10 minutes (si le temps le permet) : Discuter des plans futurs ou des éléments de vision globale

Avantages :

• Amélioration de la communication et de la confiance
• Opportunité régulière de feedback et de coaching
• Réduction des interruptions tout au long de la semaine
• Meilleure compréhension des forces et des défis des membres de l'équipe

2. Fournir un feedback efficace pour encourager les comportements futurs

"Le but des communications de performance (et donc du feedback) est d'encourager des comportements futurs efficaces."

Le modèle de feedback de Manager Tools :

1. Demander la permission de donner un feedback
2. Énoncer le comportement observé
3. Décrire l'impact du comportement
4. Encourager un comportement futur efficace ou exprimer de la gratitude

Principes clés :

• Se concentrer sur des comportements spécifiques et observables, pas sur les attitudes ou les intentions
• Être opportun – donner le feedback dès que possible après l'événement
• Rester bref – viser 15-30 secondes par instance de feedback
• Utiliser un ton neutre, en évitant la colère ou le jugement

Exemples :

• Positif : "Quand vous êtes resté tard pour aider le nouveau, cela a montré un excellent esprit d'équipe. Merci."
• Constructif : "Quand vous interrompez pendant les réunions, cela perturbe le déroulement. Pouvez-vous travailler à laisser les autres finir avant de parler ?"

3. Coacher vos membres d'équipe pour améliorer leurs performances

"Le coaching est l'outil le moins souvent utilisé dans la "Trinité du Management"."

Le modèle de coaching de Manager Tools :

1. Collaborer pour fixer un objectif (utiliser DBQ : Délai, Comportement, Qualité)
2. Brainstormer ensemble les ressources
3. Créer un plan d'action à court terme
4. Agir directement et faire des rapports réguliers sur les progrès

Pratiques de coaching efficaces :

• Se concentrer sur des compétences ou des comportements spécifiques à améliorer
• Fixer des objectifs clairs et mesurables avec des délais réalistes
• Décomposer les objectifs plus larges en petites étapes réalisables
• Fournir des points de contrôle réguliers et du feedback lors des entretiens individuels
• Ajuster le plan en fonction des progrès et des défis

Avantages :

• Amélioration des performances individuelles et d'équipe
• Augmentation de l'engagement et de la motivation des employés
• Développement de futurs leaders au sein de l'organisation

4. Déléguer des responsabilités pour développer votre équipe et vous-même

"Apprendre à déléguer fait partie de la transition pour devenir un cadre."

Pourquoi la délégation est importante :

• Permet aux managers de se concentrer sur des responsabilités de plus haut niveau
• Développe les compétences et la confiance des membres de l'équipe
• Prépare à la fois le manager et l'équipe à la croissance future

Stratégies de délégation efficaces :

• Commencer par des tâches plus petites et augmenter progressivement la responsabilité
• Fournir des instructions et des attentes claires
• Offrir du soutien et des ressources si nécessaire
• Suivre régulièrement les progrès et fournir du feedback
• Résister à l'envie de microgérer ou de reprendre les tâches déléguées

Surmonter les défis de la délégation :

• Faire confiance aux capacités des membres de l'équipe
• Accepter que leur approche puisse différer de la vôtre
• Voir les erreurs comme des opportunités d'apprentissage
• Reconnaître que l'inefficacité à court terme mène à des gains à long terme

5. Prioriser les résultats et la rétention en tant que manager

"La définition d'un manager efficace est celui qui obtient des résultats et garde ses employés."

Responsabilités clés :

1. Atteindre les objectifs et les buts de l'organisation
2. Retenir les membres talentueux de l'équipe

Stratégies pour atteindre les résultats :

• Fixer des objectifs clairs et mesurables alignés sur les priorités de l'organisation
• Communiquer régulièrement les attentes et les progrès
• Fournir les ressources et le soutien nécessaires
• Tenir les membres de l'équipe responsables de leurs engagements

Stratégies pour améliorer la rétention :

• Établir des relations solides grâce aux entretiens individuels
• Offrir des opportunités de croissance et de développement
• Reconnaître et apprécier le bon travail
• Aborder les problèmes rapidement et équitablement
• Créer une culture d'équipe positive

Équilibre : Reconnaître que pousser trop fort pour obtenir des résultats peut avoir un impact négatif sur la rétention, tandis que se concentrer uniquement sur la rétention peut compromettre les résultats. S'efforcer d'adopter une approche équilibrée qui atteint les deux objectifs.

6. Communiquer clairement sur les attentes de performance

"Votre première responsabilité est de livrer les résultats que votre organisation attend de vous."

Fixer des attentes claires :

• Identifier les indicateurs clés de performance (KPI) pour chaque rôle
• Communiquer les objectifs et les normes par écrit
• Discuter des attentes lors des entretiens individuels et des réunions d'équipe
• Fournir des exemples spécifiques de ce à quoi ressemble le succès

Surveiller et discuter de la performance :

• Utiliser des points de contrôle réguliers pour évaluer les progrès
• Donner un feedback opportun (positif et constructif)
• Aborder les problèmes de performance rapidement
• Célébrer les succès et les étapes importantes

Documentation :

• Prendre des notes sur les discussions de performance
• Documenter des instances spécifiques de bonne et de mauvaise performance
• Utiliser ces enregistrements pour les évaluations formelles et la planification du développement

7. Développer la confiance grâce à des interactions cohérentes et intentionnelles

"En général, plus une équipe fait confiance à son manager, meilleurs seront les résultats et meilleure sera la rétention."

Construire la confiance :

• Être cohérent dans vos paroles et actions
• Tenir vos engagements
• Montrer de la vulnérabilité et admettre vos erreurs
• Écouter activement les préoccupations et idées des membres de l'équipe
• Maintenir la confidentialité lorsque c'est approprié

Opportunités de construction de la confiance :

• Entretiens individuels
• Réunions d'équipe
• Interactions informelles
• Situations ou conflits difficiles

Avantages d'une haute confiance :

• Amélioration de la communication et de la collaboration
• Augmentation de la volonté de prendre des risques et d'innover
• Niveaux plus élevés d'engagement et de dévouement
• Résolution de problèmes et prise de décision plus rapides

8. Équilibrer le feedback positif et négatif pour un impact optimal

"Le feedback positif est un outil beaucoup plus puissant que le feedback négatif. Ne passez pas toute votre carrière à enfin réaliser cela."

Ratio de feedback :

• Viser un ratio de 3:1 ou 4:1 de feedback positif à négatif
• Chercher activement des opportunités de donner du feedback positif

Stratégies de feedback positif :

• Être spécifique sur le comportement et son impact
• Relier le comportement aux objectifs ou valeurs de l'organisation
• Encourager la continuation du comportement positif

Stratégies de feedback constructif :

• Se concentrer sur le comportement, pas sur la personne
• Expliquer l'impact du comportement
• Collaborer sur des solutions pour l'amélioration
• Suivre pour assurer le changement et fournir du soutien

Timing :

• Donner à la fois du feedback positif et négatif dès que possible après le comportement observé
• Utiliser les entretiens individuels pour des discussions de performance plus détaillées

9. Utiliser une approche structurée pour fixer des objectifs et coacher

"Manager Tools définit le coaching comme un effort systématique pour améliorer la performance d'un subordonné dans un domaine de compétence spécifique."

Cadre de fixation d'objectifs DBQ :

• Délai : Quand l'objectif doit-il être atteint ?
• Comportement : Quelle action ou compétence spécifique doit être améliorée ?
• Qualité : Comment le succès sera-t-il mesuré ?

Exemple : "D'ici le 1er mars (Délai), vous contribuerez au moins cinq fois (Qualité) lors de la réunion hebdomadaire des opérations sans interrompre les autres (Comportement)."

Processus de coaching :

1. Identifier la compétence ou le comportement à améliorer
2. Fixer un objectif clair et mesurable en utilisant DBQ
3. Brainstormer les ressources et stratégies potentielles
4. Créer un plan d'action à court terme avec des tâches spécifiques
5. Surveiller les progrès et fournir un feedback régulier
6. Ajuster le plan en fonction des résultats

Clés du succès :

• Décomposer les objectifs plus larges en petites étapes réalisables
• Utiliser des délais courts (1-3 jours) pour les tâches initiales afin de créer de l'élan
• Tirer parti de diverses méthodes d'apprentissage (lecture, mentorat, pratique)
• Célébrer les petites victoires et les progrès en cours de route

10. Adapter votre style de management à mesure que vous progressez dans votre carrière

"Mike a réalisé qu'il pouvait faire plus individuellement parce qu'il avait lui-même été confié avec plus de responsabilités en cours de route."

Transitions de progression de carrière :

• Contributeur individuel → Manager : Le focus passe de la production personnelle aux résultats de l'équipe
• Manager → Cadre : L'accent se déplace de la réflexion tactique à la réflexion stratégique

Adaptations clés :

• Déléguer plus de responsabilités à mesure que vous progressez
• Développer les membres de votre équipe pour qu'ils assument des rôles plus importants
• Construire des relations à travers l'organisation
• Se concentrer sur la planification à long terme et la réflexion globale
• Passer plus de temps sur la communication et l'alignement

Défis à surmonter :

• Résistance à abandonner des tâches familières
• Peur de perdre le contrôle ou la pertinence
• Difficulté à faire confiance aux autres pour des responsabilités importantes

Stratégies pour réussir :

• Chercher activement des opportunités de déléguer et de développer les autres
• Célébrer les succès de l'équipe plutôt que les accomplissements individuels
• Investir du temps dans le mentorat et le coaching des membres de l'équipe à fort potentiel
• Apprendre continuellement et s'adapter aux nouveaux défis de leadership
• Construire un réseau de soutien et de mentorat entre pairs

Dernière mise à jour: August 26, 2024