Time Management for System Administrators

1. Maîtriser la gestion du temps pour exceller en administration système

Notez chaque demande, à chaque fois.

Le stockage externe est essentiel. Les administrateurs système font face à des défis uniques en matière de gestion du temps en raison des interruptions constantes et des projets multiples simultanés. La clé du succès réside dans le transfert des informations de votre cerveau vers des systèmes de stockage externes. Cela vous permet de vous concentrer sur la tâche en cours sans vous soucier d'oublier des détails importants.

Faites confiance à vos outils. Développez un système fiable pour capturer et organiser les informations, tel qu'un assistant numérique personnel (PDA) ou un organisateur papier (PAA). En enregistrant systématiquement les demandes, les rendez-vous et les tâches, vous libérez de la capacité mentale pour la résolution de problèmes et la pensée créative. Cette pratique améliore également le suivi, ce qui est crucial pour maintenir une bonne réputation auprès des collègues et des clients.

Adaptez votre approche. Expérimentez différentes techniques et outils de gestion du temps pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour votre situation spécifique. Rappelez-vous que l'objectif est de réduire le stress et d'augmenter la productivité, et non de suivre rigoureusement un système particulier. Soyez prêt à adapter et affiner votre approche à mesure que vos responsabilités et votre environnement de travail évoluent.

2. Mettre en œuvre "Le Cycle" pour une planification et une exécution quotidiennes efficaces

Si vous vous demandez "Dois-je apporter mon organisateur ?", la réponse est "Oui".

Le système du Cycle expliqué. Le Cycle est un système de planification et d'exécution quotidienne qui se compose de trois éléments principaux : une liste de tâches, un emploi du temps et un calendrier. Chaque matin, passez 10 minutes à planifier votre journée en consultant votre calendrier, en créant une liste de tâches prioritaires et en allouant du temps pour chaque tâche dans votre emploi du temps.

Prioriser et gérer le débordement. Catégorisez les tâches en A (doit être fait aujourd'hui), B (devrait être fait bientôt) ou C (peut attendre). Si vous avez plus de tâches que de temps disponible, utilisez des techniques telles que :

• Déplacer les tâches de faible priorité au lendemain
• Diviser les grandes tâches en morceaux plus petits et gérables
• Raccourcir ou déléguer des tâches
• Demander à votre patron de vous aider à prioriser

Revoir et ajuster. À la fin de chaque journée, passez en revue vos progrès et déplacez les tâches non terminées à la liste du lendemain. Ce processus garantit que rien ne passe à travers les mailles du filet et vous permet de quitter le travail avec un sentiment d'accomplissement.

3. Minimiser les interruptions et maintenir la concentration pour une productivité optimale

Soyez conscient des tâches à multitâcher et de celles à ne pas multitâcher.

Créer des boucliers contre les interruptions. Mettez en œuvre des stratégies pour minimiser les interruptions, telles que :

• Établir un bouclier d'interruption mutuel avec les collègues
• Utiliser des signaux visuels (par exemple, fermer la porte de votre bureau) pour indiquer le temps de concentration
• Désactiver les notifications par e-mail et messagerie instantanée pendant les périodes de travail concentré

Pratiquer la technique "déléguer, enregistrer ou faire". Lorsqu'une interruption survient, décidez rapidement si vous devez :

• Déléguer la tâche à quelqu'un d'autre
• Enregistrer la demande pour une action ultérieure
• Faire la tâche immédiatement si elle est urgente ou prendra moins de deux minutes

Optimiser votre environnement. Créez un espace de travail qui favorise la concentration en éliminant le désordre visuel, en utilisant des écouteurs à réduction de bruit et en organisant vos espaces physiques et numériques. Identifiez vos heures de productivité maximale et planifiez vos tâches les plus importantes ou complexes pendant ces périodes.

4. Développer des routines pour rationaliser les tâches récurrentes et économiser de l'énergie mentale

Les routines nous permettent de penser une fois, faire plusieurs fois.

Identifier les opportunités de routine. Recherchez les tâches que vous effectuez régulièrement et développez des processus standardisés pour les gérer. Exemples :

• Réunions de statut hebdomadaires avec votre patron ou votre équipe
• Vérifications système quotidiennes ou hebdomadaires
• Répondre aux demandes courantes des clients

Créer des habitudes et des mantras. Développez des règles simples ou des phrases pour guider votre prise de décision et réduire la fatigue mentale. Par exemple :

• "Si je me demande 'Dois-je apporter mon organisateur ?', la réponse est 'Oui'."
• "Le plus tôt est le mieux" pour les petites tâches que vous pourriez procrastiner

Automatiser autant que possible. Utilisez la technologie pour automatiser les tâches routinières, telles que :

• Configurer des filtres de messagerie pour organiser les messages entrants
• Créer des scripts pour les tâches répétitives d'administration système
• Utiliser des outils de planification pour gérer les rendez-vous et rappels récurrents

5. Prioriser les tâches en fonction de l'impact et des attentes des clients

Rien ne rend plus facile de résister à la tentation qu'une bonne éducation, un ensemble de valeurs solides et des témoins.

Comprendre les attentes des clients. Reconnaissez que différents types de tâches ont des urgences perçues différentes :

• Les tâches rapides (par exemple, réinitialisations de mot de passe) doivent être effectuées rapidement
• Les tâches "dépêchez-vous et attendez" (par exemple, commander du matériel) doivent être initiées rapidement
• Les projets à long terme peuvent être planifiés avec plus de flexibilité
• Les pannes nécessitent une attention immédiate et souvent la mobilisation de toute l'équipe

Prioriser pour l'impact. Lors du choix des projets sur lesquels se concentrer, considérez :

• L'alignement avec les objectifs organisationnels
• Le potentiel d'impact positif sur l'entreprise
• Les bénéfices à long terme par rapport aux gains à court terme

Équilibrer urgent et important. Utilisez des techniques comme la matrice d'Eisenhower pour catégoriser les tâches en fonction de l'urgence et de l'importance. Concentrez-vous sur les tâches à la fois urgentes et importantes, tout en trouvant des moyens de réduire ou d'éliminer les tâches qui ne sont ni l'une ni l'autre.

6. Gérer votre patron et s'aligner sur les objectifs organisationnels

Le succès dans ce cas signifie atteindre les objectifs de votre patron.

Communiquer vos objectifs de carrière. Discutez régulièrement de vos aspirations à long terme avec votre manager pour vous assurer qu'il comprend vos ambitions et peut fournir des opportunités appropriées de croissance.

Pratiquer la délégation ascendante. Apprenez quand il est approprié d'escalader les problèmes à votre patron, en particulier lorsque son autorité ou son influence politique est nécessaire pour résoudre une situation.

Comprendre et soutenir les objectifs de votre patron. Prenez l'initiative de demander les priorités et les indicateurs de performance de votre manager. Alignez votre travail pour contribuer à leur succès, ce qui, à son tour, bénéficiera à votre propre progression de carrière.

Construire une relation de travail solide. Favorisez une communication ouverte, démontrez de la fiabilité et abordez de manière proactive les problèmes potentiels. Une relation positive avec votre patron peut conduire à de meilleures affectations de travail, une confiance accrue et plus d'opportunités d'avancement.

7. Tirer parti de la documentation et de l'automatisation pour améliorer l'efficacité

Documentez les étapes, puis automatisez-les. Si vous ne pouvez pas écrire les étapes, vous ne saurez jamais comment les automatiser.

Créer une documentation vivante. Développez et maintenez deux types de documentation :

1. Répertoire à destination des clients : Politiques, procédures et ressources d'auto-assistance
2. Répertoire interne IT : Documentation technique, informations de contact et guides de processus

Utilisez des outils comme les wikis pour rendre la documentation facilement accessible et mise à jour par les membres de l'équipe.

Identifier les opportunités d'automatisation. Recherchez les tâches qui entrent dans ces catégories :

• Choses simples faites souvent
• Choses difficiles faites une fois
• Choses difficiles faites souvent (envisagez des solutions commerciales ou des efforts de développement plus importants)

Mettre en œuvre l'automatisation progressivement. Suivez ces étapes lors de l'automatisation d'un processus :

1. Documentez le processus manuel
2. Codez chaque étape individuellement
3. Combinez les étapes en un script ou programme complet
4. Testez l'ensemble du processus automatisé de manière approfondie

8. Pratiquer la gestion du stress et l'équilibre travail-vie personnelle

Nous devons travailler dur pour nous détendre afin de bien y parvenir.

Identifier les sources de stress. Les sources de stress courantes pour les administrateurs système incluent :

• Se sentir surchargé de tâches
• Recevoir des directives contradictoires de plusieurs managers
• Faire face à des interruptions et des urgences constantes

Développer des techniques de gestion du stress. Explorez des méthodes telles que :

• L'exercice régulier et l'activité physique
• La méditation ou les pratiques de pleine conscience
• Les passe-temps et activités en dehors du travail
• Chercher du soutien auprès de collègues ou de professionnels si nécessaire

Prioriser le temps de vacances. Prenez des pauses régulières et des vacances pour recharger et maintenir une productivité à long terme. Lors de la planification de votre temps libre :

• Préparez une documentation complète et formez des collègues
• Établissez des limites claires pour les urgences pendant votre absence
• Utilisez le temps de vacances pour tester la capacité de votre équipe à fonctionner sans vous

9. Optimiser la gestion des e-mails pour une productivité accrue

Si vous n'êtes pas sûr qu'une liste de diffusion soit utile, elle ne l'est pas.

Mettre en œuvre le triage des e-mails. Développez un système pour traiter efficacement les e-mails entrants :

• Filtrer : Utilisez des règles de messagerie pour trier automatiquement les messages dans les dossiers appropriés
• Supprimer sans lire : Identifiez et supprimez les e-mails de faible valeur sans les lire
• Lire et traiter : Pour chaque e-mail, décidez de supprimer, classer, répondre, déléguer ou agir immédiatement

Réduire le volume d'e-mails. Prenez des mesures pour minimiser les e-mails inutiles :

• Désabonnez-vous d'une liste de diffusion chaque mois
• Utilisez des méthodes de communication alternatives pour des questions ou discussions rapides
• Encouragez l'utilisation d'outils de gestion de projet pour les collaborations en cours

Établir des limites pour les e-mails. Adoptez des habitudes saines en matière d'e-mails :

• Consultez les e-mails à des moments programmés plutôt que constamment tout au long de la journée
• Utilisez des réponses automatiques pour gérer les attentes pendant les périodes chargées ou les congés
• Formez les collègues et les clients à l'utilisation appropriée des e-mails par rapport à d'autres canaux de communication

Last updated: August 29, 2024