Getting Things Done

1. Capture tudo o que tem a sua atenção

A sua mente é para ter ideias, não para segurá-las.

Colete todos os loops abertos. Reúna todas as tarefas, compromissos e ideias que estão ocupando seu espaço mental. Isso inclui obrigações pessoais e profissionais, desde grandes projetos até pequenas tarefas. Use ferramentas físicas e digitais como blocos de notas, aplicativos ou gravações de voz para externalizar esses pensamentos.

Crie um hábito de coleta. Regularmente esvazie sua mente de todo o seu conteúdo. Esta prática reduz o estresse e a desordem mental, permitindo que você se concentre no que é realmente importante. Ao capturar tudo, você libera capacidade mental e garante que nada seja esquecido.

Confie no processo. Inicialmente, isso pode parecer avassalador ao confrontar o volume de seus compromissos. No entanto, tirar tudo da sua cabeça é o primeiro passo para ganhar controle e clareza. Lembre-se, você não está se comprometendo a fazer tudo o que capturou, apenas reconhecendo sua existência.

2. Esclareça o resultado desejado e a próxima ação para cada item

O segredo para avançar é começar. O segredo para começar é dividir suas tarefas complexas e avassaladoras em pequenas tarefas gerenciáveis, e então começar pela primeira.

Defina resultados claros. Para cada item que você capturou, determine como é o "feito". Essa clareza ajuda seu cérebro a focar em alcançar o resultado desejado em vez de apenas pensar no problema.

Identifique próximas ações. Divida cada resultado em ações específicas e físicas. Pergunte a si mesmo: "Qual é a próxima ação que preciso tomar para avançar com isso?" Este passo transforma ideias vagas em tarefas concretas e realizáveis.

Exemplos de próximas ações:

• Ligar para o João sobre o cronograma do projeto
• Esboçar o roteiro da apresentação
• Pesquisar opções de voo para a próxima viagem

3. Organize lembretes em um sistema confiável

Sua capacidade de gerar poder é diretamente proporcional à sua capacidade de relaxar.

Crie um sistema organizacional confiável. Desenvolva uma estrutura que permita armazenar e recuperar informações facilmente. Isso pode incluir ferramentas digitais como aplicativos de gerenciamento de tarefas ou sistemas físicos como pastas de arquivos.

Categorize por contexto. Agrupe tarefas com base em onde ou como elas podem ser concluídas. Categorias comuns incluem:

• @Computador
• @Telefone
• @Tarefas
• @Casa
• @Escritório

Mantenha listas separadas. Mantenha listas distintas para diferentes tipos de itens:

• Próximas Ações: Tarefas imediatas e concretas
• Projetos: Resultados de múltiplas etapas
• Aguardando: Itens delegados a outros
• Algum Dia/Talvez: Ideias para o futuro

4. Revise e atualize seu sistema regularmente

É mais fácil agir para se sentir melhor do que se sentir melhor para agir.

Realize uma revisão semanal. Reserve um tempo a cada semana para revisar e atualizar seu sistema. Este hábito garante que suas listas permaneçam atuais e relevantes.

Processo de revisão semanal:

1. Reúna todos os papéis e materiais soltos
2. Processe suas anotações
3. Revise os dados do calendário anterior
4. Revise o calendário futuro
5. Revise as listas de ações
6. Revise as listas de projetos

Mantenha a perspectiva. Use esse tempo para avaliar seus compromissos em diferentes horizontes, desde ações de nível básico até objetivos de vida. Esta prática ajuda a manter-se alinhado com seus objetivos mais amplos enquanto gerencia as tarefas do dia a dia.

5. Aja nas suas tarefas mais importantes

A sorte afeta tudo. Deixe sempre seu anzol lançado; no riacho onde menos espera, haverá um peixe.

Implemente a regra dos dois minutos. Se uma tarefa levar menos de dois minutos, faça-a imediatamente. Este princípio evita que pequenas tarefas se acumulem e obstruam seu sistema.

Use o modelo de quatro critérios para escolher ações:

1. Contexto: O que você pode fazer dado seu local atual e as ferramentas disponíveis?
2. Tempo disponível: Quanto tempo você tem antes do seu próximo compromisso?
3. Energia disponível: Qual é o nível de energia mental e física que você tem?
4. Prioridade: Dado os fatores acima, qual é a coisa mais importante a fazer?

Confie na sua intuição. Uma vez que você tenha uma visão clara de seus compromissos e próximas ações, confie no seu instinto ao decidir no que trabalhar. Sua mente está livre para fazer escolhas intuitivas quando não está sobrecarregada com entradas não processadas.

6. Domine a arte da produtividade sem estresse

Há uma coisa que podemos fazer, e as pessoas mais felizes são aquelas que podem fazê-lo ao máximo de sua capacidade. Podemos estar completamente presentes. Podemos estar totalmente aqui. Podemos... dar toda a nossa atenção à oportunidade diante de nós.

Alcance a mente como água. Esforce-se para um estado de prontidão e flexibilidade, como a água que se adapta a qualquer recipiente. Esta mentalidade permite que você responda adequadamente a qualquer coisa que a vida lhe apresente, sem reagir exageradamente ou sub-reagir.

Elimine o arrasto psíquico. Ao capturar e esclarecer todos os seus compromissos, você remove o estresse sutil causado por tarefas não concluídas e obrigações não claras. Isso libera energia mental para trabalho focado e criatividade.

Pratique o pensamento de resultados. Regularmente visualize resultados bem-sucedidos para seus projetos e objetivos. Este hábito prepara seu cérebro para notar oportunidades e soluções que se alinham com seus resultados desejados.

7. Transforme sua abordagem ao trabalho e à vida

Como posso saber o que penso, até ouvir o que digo?

Mude de gerenciar tempo para gerenciar foco. Em vez de tentar encaixar mais em cada dia, concentre-se em direcionar sua atenção de forma eficaz. Esta abordagem reconhece que energia e atenção, não apenas tempo, são recursos cruciais.

Adote a mentalidade de "próxima ação". Treine a si mesmo e aos que estão ao seu redor para sempre identificar a próxima ação física e visível necessária para avançar algo. Este hábito previne a procrastinação e mantém os projetos fluindo.

Cultive uma tendência à ação. Desenvolva o hábito de tomar ações imediatas em pequenas tarefas e tomar decisões rápidas sobre os próximos passos para projetos maiores. Esta abordagem proativa constrói momentum e confiança.

Crie um sistema confiável de baixa resistência. Projete seu sistema organizacional para ser tão simples e agradável de usar que você naturalmente se envolva com ele. Quanto mais fácil for capturar, esclarecer e revisar, mais provável será que você mantenha o sistema.

Última atualização: July 21, 2024