Anahtar Çıkarım
1. Tüm görevleri ve fikirleri güvenilir bir sistemde toplayın
"Zihniniz fikir üretmek içindir, onları tutmak için değil."
Bilişsel yükü azaltma. Tüm görevleri, fikirleri ve taahhütleri güvenilir bir sisteme dışsallaştırarak, daha yaratıcı ve üretken düşünme için zihinsel enerjinizi serbest bırakırsınız. Bu uygulama, her şeyi hatırlamaya çalışmanın stresini önler ve önemli görevleri unutma riskini azaltır.
Kapsamlı toplama. Bir toplama sistemi uygulayın:
- Her zaman erişilebilir (örneğin, not defteri, akıllı telefon uygulaması)
- Kullanımı kolay
- Düzenli olarak gözden geçirilecek kadar güvenilir
Bu, potansiyel olarak değerli hiçbir düşünce veya görevin gözden kaçmamasını sağlar ve hatırlamaktan ziyade icraata odaklanmanıza olanak tanır.
2. Gelen bilgileri netleştirin ve organize edin
"Zihninizi boşaltmak için onu kullanmalısınız."
Karar verme çerçevesi. Toplanan öğeleri işlerken kendinize sorun:
- Bu nedir?
- Eyleme geçirilebilir mi?
- Bir sonraki adım nedir?
- Bir projeye mi ait?
Organizasyon yapısı. Belirgin listeler veya kategoriler oluşturun:
- Sonraki Eylemler
- Projeler
- Beklenenler
- Bir Gün/Belki
- Referans Malzemesi
Bu netleştirme süreci, belirsiz fikirleri somut, eyleme geçirilebilir öğelere veya uygun şekilde dosyalanmış bilgilere dönüştürerek bunaltıyı azaltır ve üretkenliği artırır.
3. Taahhütlerinizi takip etmek için düzenli incelemeler yapın
"Haftalık inceleme, büyük taahhütlerinizi günlük aktivitelerinizle birleştirmenin kritik başarı faktörüdür."
Haftalık inceleme ritüeli. Her hafta zaman ayırarak:
- Tüm eylem listelerini gözden geçirin ve güncelleyin
- Gevşek kağıtları veya notları işleyin
- Yaklaşan takvim etkinliklerini gözden geçirin
- Devam eden projelerin durumunu değerlendirin
Sistem bütünlüğünü koruyun. Düzenli incelemeler, üretkenlik sisteminizin güncel ve güvenilir kalmasını sağlar. Bu uygulama, hedeflerinizle uyumlu kalmanıza, öncelikleri ayarlamanıza ve taahhütlerinizin ve ilerlemenizin net bir genel görünümünü korumanıza yardımcı olur.
4. İki dakikadan kısa süren görevleri hemen yapın
"Bir eylem iki dakikadan az sürecekse, tanımlandığı anda yapılmalıdır."
Verimlilik artışı. İki Dakika Kuralı, küçük görevlerin yapılacaklar listenizi karıştırmasını önler ve çok sayıda küçük öğeyi takip etmenin yükünü azaltır. Bu hızlı görevleri hemen ele alarak:
- İvme kazanırsınız
- Zihinsel alanı temizlersiniz
- Küçük görevlerin daha büyük sorunlara dönüşmesini önlersiniz
Karar eşiği. İki dakikalık süreyi bir karar noktası olarak kullanın:
- İki dakikadan az sürüyorsa, hemen yapın
- Daha uzun sürüyorsa, devretmeye veya ertelemeye karar verin
5. Proje ivmesi için "Sonraki Eylem" tekniğini kullanın
"Aslında bir projeyi yapmazsınız; sadece onunla ilgili eylem adımlarını yapabilirsiniz."
Proje parçalama. Her proje için açıkça tanımlayın:
- İstenen sonuç
- İlerlemek için gereken bir sonraki fiziksel eylem
Ataleti yenin. Belirsiz proje kapsamları yerine somut, yönetilebilir sonraki eylemlere odaklanarak:
- Ertelemeyi azaltırsınız
- Netlik ve motivasyonu artırırsınız
- Karmaşık girişimlerde istikrarlı ilerleme kaydedersiniz
Sürekli olarak "Bir sonraki eylem nedir?" diye sormak, projelerin ilerlemesini sağlar ve belirsiz sonraki adımlar nedeniyle durgunluğu önler.
6. Hızlı görev tamamlaması için "İki Dakika Kuralı"nı uygulayın
"Bir eylemin iki dakikada yapılabileceğini belirlerseniz, onu hemen yapmalısınız çünkü organize etmek ve gözden geçirmek, ilk fark ettiğinizde bitirmekten daha uzun sürecektir."
Anında uygulama. İki Dakika Kuralı, küçük görevlerde hemen harekete geçmeyi teşvik eder ve bu da:
- Artan üretkenlik
- Azalan zihinsel karmaşa
- Başarı duygusu sağlar
Alışkanlık oluşturma. Bu kuralı sürekli uygulamak, daha büyük görevler ve projelere de taşınabilecek hızlı karar verme ve eyleme geçme alışkanlığı geliştirir.
7. Gelecek olasılıklar için "Bir Gün/Belki" listesi oluşturun
"Bir noktada yapmak isteyebileceğiniz ancak şu anda değil, şeylerin devam eden bir listesini tutmak faydalıdır."
Gelecek potansiyeli. Bir Gün/Belki listesi, şu amaçlara hizmet eder:
- Şu anda eyleme geçirilebilir olmayan fikirler
- Potansiyel gelecekteki projeler
- Uzun vadeli hedefler veya arzular
Azalan baskı. Bu listeyi tutarak:
- İyi fikirlerin kaybolmasını önlersiniz
- Her şeyi hemen yapmaya çalışmanın stresini azaltırsınız
- Gelecek olasılıkların periyodik olarak gözden geçirilmesine ve yeniden değerlendirilmesine izin verirsiniz
Bu listeyi düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin, böylece gelişen hedefleriniz ve önceliklerinizle uyumlu kalır.
8. Devredilen görevleri takip etmek için "Beklenenler" listesini kullanın
"Beklediğiniz şeyleri takip etmek, iş ve yaşam oyununda büyük bir parçadır."
Delege izleme. Beklenenler listesi size yardımcı olur:
- Başkalarına devrettiğiniz görevleri izleyin
- Önemli öğeleri takip edin
- Hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlayın
Hesap verebilirlik aracı. Bu listeyi düzenli olarak gözden geçirmek, şunları yapmanıza olanak tanır:
- Takım üyeleriyle net iletişim kurun
- Potansiyel darboğazları belirleyin
- Duran görevlerde zamanında harekete geçin
Her görevi ne zaman devrettiğinizi ve yanıt veya tamamlanma beklediğiniz zamanı not etmek için bir sistem uygulayın.
9. Dış organizasyon yoluyla zihninizi berrak tutun
"Zihniniz fikir üretmek içindir, onları tutmak için değil."
Zihinsel berraklık. Tüm görevleri, taahhütleri ve fikirleri dışsallaştırarak:
- Zihinsel stresi ve kaygıyı azaltırsınız
- Odaklanmayı ve konsantrasyonu geliştirirsiniz
- Yaratıcı düşünme ve problem çözme yeteneğinizi artırırsınız
Güvenilir sistem. Şunları içeren güvenilir bir dış sistem geliştirin:
- Bir toplama aracı (örneğin, not defteri, dijital uygulama)
- Organize listeler (Sonraki Eylemler, Projeler, vb.)
- Düzenli inceleme süreçleri
Bu sistemi sürekli kullanmak, zihninizin birden fazla taahhüdü hatırlamaya ve dengelemeye çalışmak yerine eldeki göreve odaklanmasına olanak tanır.
10. Tutarlı üretkenlik için "Haftalık İnceleme" yapın
"Haftalık inceleme, tüm eşyalarınızı toplamak ve işlemek, sisteminizi gözden geçirmek, listelerinizi güncellemek ve temiz, net ve güncel hale getirmek için zamandır."
Sistem bakımı. Haftalık İnceleme şunlar için önemlidir:
- Yeni girdileri işleme
- Tüm listeleri güncelleme ve gözden geçirme
- Sisteminizin güncel ve güvenilir olmasını sağlama
Stratejik uyum. Bu zamanı kullanarak:
- Hedeflerinizi ve önceliklerinizi düşünün
- Değişen koşullara göre odaklanmanızı ayarlayın
- Gelecek hafta için plan yapın
Haftalık İncelemeyi sürekli olarak yapmak, ivmeyi korumanıza, bunalmayı önlemenize ve daha geniş hedeflerinizle uyumlu kalmanıza yardımcı olur.
11. Etkili proje yönetimi için "Doğal Planlama Modeli"ni uygulayın
"Zihniniz, neredeyse her görevi başarmak için beş adım atar."
Beş adımlı süreç. Doğal Planlama Modeli şu aşamaları takip eder:
- Amaç ve ilkeleri tanımlama
- Sonuç vizyonu oluşturma
- Beyin fırtınası yapma
- Organize etme
- Sonraki eylemleri belirleme
Gelişmiş proje netliği. Bu modeli bilinçli olarak uygulayarak:
- Proje hedeflerini daha net anlarsınız
- Daha yaratıcı çözümler üretirsiniz
- Daha etkili eylem planları geliştirirsiniz
Bu yaklaşımı hem kişisel hem de profesyonel projeler için kullanarak planlama verimliliğini artırın ve başarılı sonuçlar elde etme olasılığını artırın.
Son güncelleme::
İncelemeler
İşleri Yoluna Koymak, pratik verimlilik sistemi için çoğunlukla olumlu eleştiriler alıyor, ancak bazıları kitabı modası geçmiş veya aşırı detaylı buluyor. Okuyucular, görevlerin yakalanmasına, uygulanabilir adımlara dönüştürülmesine ve verimli bir şekilde yürütülmesi için organize edilmesine odaklanılmasını takdir ediyor. Birçok kişi, GTD yöntemini uyguladıktan sonra stresin azaldığını ve verimliliğin arttığını bildiriyor. Eleştirmenler, kitabın daha özlü olabileceğini ve bazı tavsiyelerin yöneticilere yönelik olduğunu savunuyor. Genel olarak, eleştirmenler tüm sistemi takip etmeseler bile, temel kavramlarda değer buluyorlar.