The Effective Executive

1. Zamanınızı nerede harcadığınızı bilin: Zaman kullanımınızı takip edin ve analiz edin

Zaman en kıt kaynaktır ve yönetilmediği sürece başka hiçbir şey yönetilemez.

Zaman geri alınamaz. Para veya insanlar gibi, zaman satın alınamaz, kiralanamaz veya edinilemez. Her yönetici için en kritik kaynaktır. Zamanı etkili bir şekilde yönetmek için öncelikle nereye gittiğini anlamak gerekir.

Zaman kullanımınızı takip edin. Faaliyetlerinizi en az üç ila dört hafta boyunca kaydedin. Bu, kalıpları ortaya çıkaracak ve zaman kaybı yaratan unsurları belirlemenize yardımcı olacaktır. Yaygın zaman kaybı yaratan unsurlar şunlardır:

• Gereksiz toplantılar
• Kötü organize edilmiş iş akışı
• Aşırı sosyal etkileşim
• Verimsiz iletişim

Analiz edin ve ayarlayın. Zaman kullanımınıza dair net bir resim elde ettikten sonra, verimsiz aktiviteleri ortadan kaldırmak veya azaltmak için adımlar atın. Zaman yönetimi uygulamalarınızı sürekli olarak izleyin ve geliştirin.

2. Dışa dönük katkıya odaklanın: Kuruma özgü değerinizi tanımlayın

Katkıya odaklanmak, etkili insan ilişkilerinin dört temel gereksinimini karşılar: iletişim; takım çalışması; kişisel gelişim; ve başkalarının gelişimi.

Perspektifinizi değiştirin. Kendi görevlerinize ve sorumluluklarınıza odaklanmak yerine, kendinize "Hizmet ettiğim kurumun performansını ve sonuçlarını önemli ölçüde etkileyecek ne katkıda bulunabilirim?" diye sorun.

Eşsiz katkınızı belirleyin. Düşünün:

• Belirli becerileriniz ve uzmanlık alanlarınız
• Kurumunuzun ihtiyaçları
• Mevcut süreçlerdeki veya sistemlerdeki boşluklar
• Yenilik veya iyileştirme fırsatları

Çabalarınızı kurumsal hedeflerle hizalayın. Katkınızın, şirketinizin veya kurumunuzun genel hedeflerini doğrudan desteklediğinden emin olun. Bu hizalama, bir yönetici olarak değerinizin ve etkinliğinizin artmasını sağlayacaktır.

3. Güçleri verimli hale getirin: Kendi ve başkalarının güçlü yönlerinden yararlanın

Etkili bir yönetici, gücü verimli hale getirir. Zayıflıklar üzerine inşa edilemeyeceğini bilir.

Güçleri belirleyin. Kendi güçlü yönlerinizi ve ekip üyelerinizin güçlü yönlerini düzenli olarak değerlendirin. Bireylerin başarılı olduğu ve sürekli sonuç ürettiği alanları arayın.

Güçleri stratejik olarak kullanın. Görevleri ve sorumlulukları, insanların güçlü yönlerine göre atayın; zayıflıkları "düzeltmeye" çalışmak yerine. Bu yaklaşım:

• Daha yüksek verimlilik
• Artan iş tatmini
• Daha iyi genel performans sağlar.

Güçleri daha da geliştirin. İnsanların mevcut güçlü yönlerini artırmalarını sağlayacak eğitim ve fırsatlara yatırım yapın. Bu, sürekli iyileştirme ve mükemmeliyet kültürü yaratır.

4. Az sayıda önemli alana odaklanın: Görevleri maksimum etki için önceliklendirin

Etkinliğin bir "sırrı" varsa, o da konsantrasyondur. Etkili yöneticiler, öncelikli işleri önce yapar ve bir seferde bir işe odaklanırlar.

Anahtar sonuç alanlarını belirleyin. Kurumunuzun başarısını en çok etkileyecek kritik görevleri belirleyin. Bunlar genellikle sizin eşsiz güçlü yönleriniz ile kurumun ihtiyaçlarının kesiştiği alanlardır.

Acımasızca önceliklendirin. Zamanınızı ve enerjinizi bu yüksek etki alanlarına odaklayın. Daha az önemli görevlere "hayır" demeye veya bunları başkalarına devretmeye istekli olun.

Tek görev yapma pratiği yapın. Çoklu görev yapma cazibesine kapılmayın. Bunun yerine, her seferde bir önemli göreve tam dikkat verin; bu, daha yüksek kaliteli sonuçlar ve daha hızlı tamamlanma sağlar.

5. Etkili kararlar alın: Karar verme için sistematik bir süreç izleyin

Etkili yöneticiler çok fazla karar almazlar. Önemli olanlara odaklanırlar.

Karar verme çerçevesi geliştirin. Karar vermek için yapılandırılmış bir yaklaşım izleyin:

1. Problemi net bir şekilde tanımlayın
2. Başarılı bir sonuç için hedefleri ve kriterleri belirleyin
3. Alternatif çözümler üretin
4. Alternatifleri kriterlere göre değerlendirin
5. En iyi seçeneği seçin
6. Kararı uygulayın
7. Gerekirse izleyin ve ayarlayın

Önemli kararlara odaklanın. Önemsiz konulara takılmaktan kaçının. Karar verme çabalarınızı, kurumunuzun performansı ve sonuçları üzerinde önemli etkisi olan konulara yoğunlaştırın.

Zamanında kararlar alın. Kapsamlı analiz önemli olsa da, analiz felcine kapılmayın. Karar almak için son tarihler belirleyin ve bunlara uyun.

6. Etkili karar vermenin unsurları: Problemi tanımlayın ve net hedefler belirleyin

Problemin genel bir durum olduğunu ve yalnızca bir kural, ilke belirleyen bir karar ile çözülebileceğini net bir şekilde anlamak.

Problemin doğasını belirleyin. Ele alınan konunun:

• İlkeli bir yaklaşım gerektiren genel bir durum mu
• Gerçekten benzersiz bir olay mı, yoksa
• Sistematik bir çözüm gerektiren tekrarlayan bir problem mi olduğunu belirleyin.

Net hedefler belirleyin. Başarılı bir sonucun neye benzediğini tanımlayın. Düşünün:

• Nicel hedefler (örneğin, satışları %20 artırmak)
• Nitel iyileştirmeler (örneğin, müşteri memnuniyetini artırmak)
• Zaman sınırlı hedefler (örneğin, yeni sistemi altı ay içinde uygulamak)

Sınır koşullarını belirleyin. Çözümün çalışması gereken kısıtlamaları ve sınırlamaları belirleyin. Bu, uygulanabilir seçenekleri daraltmaya yardımcı olur ve pratik uygulamayı sağlar.

7. Alternatifler üretin ve değerlendirin: Karar vermeden önce birden fazla seçeneği göz önünde bulundurun

Yöneticinin alması gereken kararlar, alkışla iyi bir şekilde alınmaz. Ancak, çelişkili görüşlerin çatışmasına, farklı bakış açıları arasındaki diyaloga, farklı yargılar arasındaki seçime dayalı olarak iyi bir şekilde alınır.

Farklı bakış açılarını teşvik edin. Çeşitli paydaşlardan ve uzmanlardan aktif olarak geri bildirim isteyin. Bu, kör noktaları ortaya çıkarır ve daha geniş bir potansiyel çözüm yelpazesi oluşturur.

Yapılandırılmış değerlendirme yöntemleri kullanın. Aşağıdaki teknikleri uygulayın:

• SWOT analizi (Güçlü yönler, Zayıf yönler, Fırsatlar, Tehditler)
• Karar matrisleri
• Maliyet-fayda analizi

Varsayımları sorgulayın. Geçerli inançları ve "yaygın bilgiyi" sorgulayın. Bu, yenilikçi çözümler bulmanıza ve grup düşüncesini önlemenize yardımcı olabilir.

8. Kararların ve iletişimin sorumluluğunu alın: Uygulamanın doğru bir şekilde gerçekleşmesini sağlayın

Bir karar, insanlar bilmediği sürece alınmamıştır: Uygulamakla sorumlu kişinin adı; son tarih; kararın etkileyeceği kişilerin isimleri ve bu nedenle bilmesi, anlaması ve onaylaması gerekenler—ya da en azından buna karşı güçlü bir şekilde karşı çıkmamaları; ve kararın etkilenmediği kişiler bile olsa, bilgilendirilmesi gereken kişilerin isimleri.

Açık bir sorumluluk atayın. Her kararın uygulanmasından sorumlu belirli bireyleri atayın.

Son tarihler ve kilometre taşları belirleyin. Uygulama için net bir zaman çizelgesi oluşturun ve takip edin.

Etkili iletişim kurun. Tüm ilgili tarafların anlamasını sağlayın:

• Karar ve gerekçesi
• Uygulamadaki rolleri
• Beklenen sonuçlar
• Olası zorluklar veya riskler

İlerlemeyi takip edin ve ayarlayın. İlerlemeyi düzenli olarak gözden geçirin ve gerçek dünya geri bildirimlerine ve sonuçlarına dayanarak gerekli ayarlamaları yapmaya hazır olun.

9. Fırsatlar üzerine inşa edin, sorunlar değil: Zorluklar yerine potansiyele odaklanın

Etkili yöneticiler, sorunlar yerine fırsatlara odaklanır. Sorunlarla ilgilenmek elbette gereklidir; bunlar halının altına süpürülmemelidir. Ancak, sorun çözme, ne kadar gerekli olursa olsun, sonuç üretmez. Zararları önler. Fırsatları değerlendirmek sonuç üretir.

Fırsat arayan bir zihniyeti geliştirin. Kendinizi ve ekibinizi, her durumda, görünürdeki aksilikler veya zorluklar içinde bile potansiyel fırsatlar aramaya teşvik edin.

Kaynakları stratejik olarak tahsis edin. Daha çok zaman, enerji ve kaynakları, yalnızca sorunları çözmek yerine, umut verici fırsatları takip etmeye yatırın.

Yenilik kültürü oluşturun. Yaratıcı düşünmeyi ve hesaplanmış risk almayı teşvik edin ve ödüllendirin. Bu, organizasyonunuzun gelişen koşullara uyum sağlamasına ve önde kalmasına yardımcı olur.

10. Etkili toplantılar: Üretkenlik için toplantıları yapılandırın ve yönetin

Etkili yöneticiler, farklı amaçlar için farklı türde toplantılar kullanmaları gerektiğini bilirler.

Amacı tanımlayın. Her toplantının amacını net bir şekilde belirtin:

• Bilgi paylaşımı
• Karar verme
• Sorun çözme
• Beyin fırtınası

Yeterince hazırlanın. İlgili materyalleri önceden dağıtın ve katılımcıların hazırlıklı gelmesini bekleyin.

Zamanı etkili yönetin. Toplantılara zamanında başlayın ve bitirin. Her konu için gündem zaman sınırları kullanın.

Takip edin. Toplantıları net eylem maddeleri, sorumlu kişiler ve son tarihlerle sonlandırın. Toplantı sonuçlarını hızlı bir şekilde belgeleyin ve dağıtın.

11. Patronunuzu yönetin: Üstünüzün güçlü yönlerini verimli hale getirin

Etkili yöneticiler, patronlarının güçlü yönlerini verimli hale getirir.

Patronunuzun çalışma tarzını anlayın. Onların:

• Tercih ettikleri iletişim yöntemleri
• Karar verme süreçleri
• Ana öncelikleri ve endişeleri

Çabalarınızı onların güçlü yönleriyle hizalayın. Bilgi ve fikirleri, patronunuzun güçlü yönlerini kullanacak ve zayıflıklarını telafi edecek şekilde sunun.

Etkili iletişim kurun. Patronunuzu şu konularda bilgilendirin:

• Ana projelerdeki ilerleme
• Olası sorunlar veya engeller
• İyileştirme veya büyüme fırsatları

Geri bildirim ve rehberlik isteyin. Performansınız ve kariyer gelişiminiz hakkında düzenli olarak geri bildirim isteyin. Bu, inisiyatif gösterir ve daha güçlü bir çalışma ilişkisi kurmanıza yardımcı olur.

12. Etkinlik öğrenilebilir: "Ne katkıda bulunabilirim?" alışkanlığını geliştirin

Etkinlik bir alışkanlıktır; yani, bir dizi uygulama. Ve uygulamalar her zaman öğrenilebilir.

Kendinizi tanıyın. Eylemlerinizi, kararlarınızı ve sonuçlarını düzenli olarak gözden geçirin. Geliştirilmesi gereken alanları belirleyin.

Geri bildirim isteyin. Performansınız ve etkinliğiniz hakkında meslektaşlarınızdan, astlarınızdan ve üstlerinizden aktif olarak geri bildirim isteyin.

Kasvetli bir şekilde pratik yapın. Zaman yönetimi, karar verme, iletişim gibi çeşitli alanlarda etkinliğinizi artırmak için belirli hedefler belirleyin ve bunlar üzerinde sürekli çalışın.

Deneyimlerden öğrenin. Her önemli proje veya karar sonrasında kısa bir değerlendirme yapın:

• Ne iyi gitti?
• Daha iyi ne yapılabilirdi?
• Gelecek durumlarda hangi dersler uygulanabilir?

Sürekli olarak katkıya odaklanarak ve bu ilkeleri uygulayarak, etkinlik alışkanlığını geliştirebilir ve yönetici olarak daha büyük bir başarı ve etki elde edebilirsiniz.

Son güncelleme:: August 21, 2024