Getting Things Done

1. Ghi lại mọi thứ thu hút sự chú ý của bạn

Tâm trí của bạn là để có ý tưởng, không phải để giữ chúng.

Thu thập tất cả các vòng lặp mở. Tập hợp mọi nhiệm vụ, cam kết và ý tưởng đang chiếm không gian tinh thần của bạn. Điều này bao gồm các nghĩa vụ cá nhân và chuyên nghiệp, từ các dự án lớn đến các việc vặt nhỏ. Sử dụng các công cụ vật lý và kỹ thuật số như sổ tay, ứng dụng hoặc ghi chú giọng nói để ngoại hóa những suy nghĩ này.

Tạo thói quen thu thập. Thường xuyên làm trống tâm trí của bạn khỏi tất cả nội dung của nó. Thực hành này giảm căng thẳng và sự lộn xộn tinh thần, cho phép bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Bằng cách ghi lại mọi thứ, bạn giải phóng băng thông tinh thần và đảm bảo không có gì bị bỏ sót.

Tin tưởng vào quy trình. Ban đầu, điều này có thể cảm thấy quá tải khi bạn đối mặt với khối lượng cam kết của mình. Tuy nhiên, việc đưa mọi thứ ra khỏi đầu là bước đầu tiên để đạt được sự kiểm soát và rõ ràng. Hãy nhớ rằng, bạn không cam kết làm mọi thứ bạn ghi lại, chỉ là thừa nhận sự tồn tại của nó.

2. Làm rõ kết quả mong muốn và hành động tiếp theo cho mỗi mục

Bí quyết để tiến lên phía trước là bắt đầu. Bí quyết để bắt đầu là chia các nhiệm vụ phức tạp và áp đảo thành các nhiệm vụ nhỏ có thể quản lý được, và sau đó bắt đầu với cái đầu tiên.

Xác định kết quả rõ ràng. Đối với mỗi mục bạn đã ghi lại, xác định "hoàn thành" trông như thế nào. Sự rõ ràng này giúp não bạn tập trung vào việc đạt được kết quả mong muốn thay vì chỉ nghĩ về vấn đề.

Xác định hành động tiếp theo. Chia nhỏ mỗi kết quả thành các hành động cụ thể, vật lý. Hãy tự hỏi, "Hành động tiếp theo tôi cần làm để tiến lên là gì?" Bước này biến những ý tưởng mơ hồ thành các nhiệm vụ cụ thể, có thể thực hiện được.

Ví dụ về các hành động tiếp theo:

• Gọi cho John về thời gian dự án
• Soạn thảo dàn ý cho bài thuyết trình
• Nghiên cứu các tùy chọn chuyến bay cho chuyến đi sắp tới

3. Tổ chức các lời nhắc vào một hệ thống đáng tin cậy

Khả năng tạo ra sức mạnh của bạn tỷ lệ thuận với khả năng thư giãn của bạn.

Tạo một hệ thống tổ chức đáng tin cậy. Phát triển một cấu trúc cho phép bạn lưu trữ và truy xuất thông tin dễ dàng. Điều này có thể bao gồm các công cụ kỹ thuật số như ứng dụng quản lý nhiệm vụ hoặc các hệ thống vật lý như thư mục.

Phân loại theo ngữ cảnh. Nhóm các nhiệm vụ dựa trên nơi hoặc cách chúng có thể được hoàn thành. Các danh mục phổ biến bao gồm:

• @Máy tính
• @Điện thoại
• @Việc vặt
• @Nhà
• @Văn phòng

Duy trì các danh sách riêng biệt. Giữ các danh sách riêng biệt cho các loại mục khác nhau:

• Hành động tiếp theo: Các nhiệm vụ cụ thể, ngay lập tức
• Dự án: Các kết quả nhiều bước
• Đang chờ: Các mục được giao cho người khác
• Một ngày nào đó/Có thể: Các ý tưởng cho tương lai

4. Thường xuyên xem xét và cập nhật hệ thống của bạn

Hành động để có một cách cảm nhận tốt hơn dễ hơn là cảm nhận để có một cách hành động tốt hơn.

Thực hiện xem xét hàng tuần. Dành thời gian mỗi tuần để xem xét và cập nhật hệ thống của bạn. Thói quen này đảm bảo các danh sách của bạn luôn cập nhật và phù hợp.

Quy trình xem xét hàng tuần:

1. Thu thập tất cả các giấy tờ và tài liệu lỏng lẻo
2. Xử lý các ghi chú của bạn
3. Xem lại dữ liệu lịch trước đó
4. Xem lại lịch sắp tới
5. Xem lại danh sách hành động
6. Xem lại danh sách dự án

Duy trì quan điểm. Sử dụng thời gian này để đánh giá các cam kết của bạn ở các tầm nhìn khác nhau, từ các hành động cấp cơ sở đến các mục tiêu cuộc sống. Thực hành này giúp bạn duy trì sự liên kết với các mục tiêu rộng lớn hơn của mình trong khi quản lý các nhiệm vụ hàng ngày.

5. Hành động trên các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn

May mắn ảnh hưởng đến mọi thứ. Hãy luôn thả móc câu của bạn; trong dòng suối nơi bạn ít mong đợi nhất sẽ có một con cá.

Áp dụng quy tắc hai phút. Nếu một nhiệm vụ mất chưa đến hai phút, hãy làm ngay lập tức. Nguyên tắc này ngăn các nhiệm vụ nhỏ tích tụ và làm tắc nghẽn hệ thống của bạn.

Sử dụng mô hình bốn tiêu chí để chọn hành động:

1. Ngữ cảnh: Bạn có thể làm gì với vị trí hiện tại và các công cụ sẵn có?
2. Thời gian có sẵn: Bạn có bao nhiêu thời gian trước cam kết tiếp theo của mình?
3. Năng lượng có sẵn: Bạn có mức năng lượng tinh thần và thể chất nào?
4. Ưu tiên: Dựa trên các yếu tố trên, điều quan trọng nhất cần làm là gì?

Tin tưởng vào trực giác của bạn. Khi bạn có cái nhìn tổng quan rõ ràng về các cam kết và hành động tiếp theo của mình, hãy tin vào cảm giác của bạn khi quyết định làm gì. Tâm trí của bạn được giải phóng để đưa ra các lựa chọn trực quan khi nó không bị lộn xộn với các đầu vào chưa được xử lý.

6. Làm chủ nghệ thuật năng suất không căng thẳng

Có một điều chúng ta có thể làm, và những người hạnh phúc nhất là những người có thể làm điều đó đến mức tối đa của khả năng của họ. Chúng ta có thể hoàn toàn hiện diện. Chúng ta có thể ở đây. Chúng ta có thể... dồn hết sự chú ý vào cơ hội trước mắt.

Đạt được tâm trí như nước. Hướng tới trạng thái sẵn sàng và linh hoạt, như nước thích nghi với bất kỳ vật chứa nào. Tâm lý này cho phép bạn phản ứng phù hợp với bất cứ điều gì cuộc sống ném vào bạn, mà không phản ứng quá mức hoặc thiếu phản ứng.

Loại bỏ kéo tâm lý. Bằng cách ghi lại và làm rõ tất cả các cam kết của bạn, bạn loại bỏ căng thẳng tinh tế do các nhiệm vụ chưa hoàn thành và các nghĩa vụ không rõ ràng gây ra. Điều này giải phóng năng lượng tinh thần cho công việc tập trung và sáng tạo.

Thực hành suy nghĩ kết quả. Thường xuyên hình dung các kết quả thành công cho các dự án và mục tiêu của bạn. Thói quen này chuẩn bị cho não của bạn nhận ra các cơ hội và giải pháp phù hợp với kết quả mong muốn của bạn.

7. Biến đổi cách tiếp cận công việc và cuộc sống của bạn

Làm sao tôi biết mình nghĩ gì, cho đến khi tôi nghe thấy những gì tôi nói?

Chuyển từ quản lý thời gian sang quản lý sự tập trung. Thay vì cố gắng nhồi nhét nhiều hơn vào mỗi ngày, hãy tập trung vào việc hướng sự chú ý của bạn một cách hiệu quả. Cách tiếp cận này nhận ra rằng năng lượng và sự chú ý, không chỉ thời gian, là những nguồn tài nguyên quan trọng.

Chấp nhận tư duy "hành động tiếp theo". Rèn luyện bản thân và những người xung quanh bạn luôn xác định hành động vật lý, rõ ràng tiếp theo cần thiết để tiến lên. Thói quen này ngăn chặn sự trì hoãn và giữ cho các dự án tiếp tục tiến triển.

Nuôi dưỡng xu hướng hành động. Phát triển thói quen hành động ngay lập tức trên các nhiệm vụ nhỏ và đưa ra quyết định nhanh chóng về các bước tiếp theo cho các dự án lớn hơn. Cách tiếp cận chủ động này xây dựng động lực và sự tự tin.

Tạo một hệ thống đáng tin cậy với ít kháng cự. Thiết kế hệ thống tổ chức của bạn để đơn giản và thú vị đến mức bạn tự nhiên tương tác với nó. Càng dễ dàng để ghi lại, làm rõ và xem xét, bạn càng có khả năng duy trì hệ thống.

Cập nhật lần cuối: July 21, 2024