Time Management for System Administrators

1. 掌握时间管理以在系统管理中脱颖而出

记录每一个请求，每一次。

外部存储是关键。 系统管理员面临独特的时间管理挑战，因为他们经常被打断并且同时处理多个项目。成功的关键在于将信息从大脑转移到外部存储系统。这使你能够专注于手头的任务，而不必担心忘记重要细节。

信任你的工具。 开发一个可靠的信息捕捉和组织系统，例如个人数字助理（PDA）或纸质组织器（PAA）。通过一致地记录请求、约会和任务，你可以释放出解决问题和创造性思维的心理容量。这种做法还可以提高执行力，这对于维护与同事和客户的良好声誉至关重要。

调整你的方法。 尝试不同的时间管理技巧和工具，找到最适合你具体情况的方法。记住，目标是减少压力和提高生产力，而不是严格遵守某个特定系统。随着你的职责和工作环境的变化，愿意调整和改进你的方法。

2. 实施“循环系统”以有效地进行日常计划和执行

如果你问“我应该带上我的组织器吗？”答案是“是的。”

循环系统解释。 循环系统是一个日常计划和执行系统，由三个主要部分组成：待办事项清单、日程表和日历。每天早晨，花10分钟时间通过查看日历、创建优先级待办事项清单并为每个任务分配时间来计划你的一天。

优先排序和管理溢出。 将任务分类为A（今天必须做）、B（应该尽快做）或C（可以等待）。如果你有比可用时间更多的任务，可以使用以下技术：

• 将低优先级任务移到第二天
• 将大任务分解成较小的、可管理的部分
• 缩短或委派任务
• 请求你的老板帮助优先排序

回顾和调整。 每天结束时，回顾你的进展并将未完成的任务移到第二天的清单上。这个过程确保没有任何事情被遗漏，并让你带着成就感离开工作。

3. 最小化干扰并保持专注以实现最佳生产力

了解哪些任务可以多任务处理，哪些不可以。

创建干扰屏障。 实施策略以最小化干扰，例如：

• 与同事建立相互干扰屏障
• 使用视觉提示（例如，关闭办公室门）来表示专注时间
• 在集中工作期间关闭电子邮件通知和即时消息

练习“委派、记录或执行”技术。 当遇到干扰时，快速决定是否：

• 将任务委派给其他人
• 记录请求以便稍后处理
• 如果任务紧急或需要不到两分钟的时间，立即执行

优化你的环境。 创建一个鼓励专注的工作空间，移除视觉杂乱，使用降噪耳机，并组织你的物理和数字空间。确定你的高效生产时间，并在这些时间安排最重要或最复杂的任务。

4. 开发例行程序以简化重复任务并节省心理能量

例行程序让我们一次思考，多次执行。

识别例行机会。 寻找你定期执行的任务，并为处理它们开发标准化流程。例子包括：

• 与老板或团队的每周状态会议
• 每日或每周系统检查
• 回应常见的客户请求

创建习惯和口头禅。 开发简单的规则或短语来指导你的决策并减少心理疲劳。例如：

• “如果我问‘我应该带上我的组织器吗？’答案是‘是的。’”
• “越早越好”用于你可能拖延的小任务

尽可能自动化。 使用技术自动化例行任务，例如：

• 设置电子邮件过滤器以组织传入消息
• 创建脚本以处理重复的系统管理任务
• 使用调度工具管理重复的约会和提醒

5. 根据影响和客户期望优先排序任务

没有什么比适当的教养、健全的价值观和见证更能抵制诱惑。

了解客户期望。 认识到不同类型的任务有不同的紧迫感：

• 快速任务（例如，密码重置）应及时完成
• “赶紧等”任务（例如，订购设备）应迅速启动
• 长期项目可以更灵活地安排
• 故障需要立即关注，通常需要全员参与

根据影响优先排序。 在选择要专注的项目时，考虑：

• 与组织目标的一致性
• 对业务的积极影响潜力
• 长期利益与短期收益

平衡紧急和重要。 使用像艾森豪威尔矩阵这样的技术，根据紧急性和重要性对任务进行分类。专注于既紧急又重要的任务，同时找到减少或消除既不紧急也不重要的任务的方法。

6. 管理你的老板并与组织目标保持一致

在这种情况下，成功意味着实现你老板的目标。

沟通你的职业目标。 定期与经理讨论你的长期愿望，以确保他们了解你的抱负并能提供适当的成长机会。

练习向上委派。 学会在适当的时候将问题升级到你的老板，特别是在需要他们的权威或政治影响力来解决问题时。

了解并支持你老板的目标。 主动询问你的经理的优先事项和绩效指标。调整你的工作以促进他们的成功，这反过来也会有利于你的职业发展。

建立良好的工作关系。 促进开放的沟通，展示可靠性，并主动解决潜在问题。与老板的积极关系可以带来更好的工作分配、增加信任和更多的晋升机会。

7. 利用文档和自动化提高效率

记录步骤，然后自动化它们。如果你不能写下步骤，你永远无法弄清楚如何自动化它们。

创建活文档。 开发和维护两种类型的文档：

1. 面向客户的存储库：政策、程序和自助资源
2. 内部IT存储库：技术文档、联系信息和流程指南

使用像维基这样的工具，使文档易于团队成员访问和更新。

识别自动化机会。 寻找以下类别的任务：

• 经常做的简单事情
• 做一次的困难事情
• 经常做的困难事情（考虑商业解决方案或更大的开发工作）

逐步实施自动化。 在自动化过程中遵循以下步骤：

1. 记录手动过程
2. 单独编码每个步骤
3. 将步骤组合成完整的脚本或程序
4. 彻底测试整个自动化过程

8. 练习压力管理和平衡工作与生活

我们必须努力放松，以便擅长放松。

识别压力源。 系统管理员常见的压力源包括：

• 感到任务过多
• 接受来自多个经理的相互矛盾的指示
• 处理不断的干扰和紧急情况

开发压力管理技巧。 探索以下方法：

• 定期锻炼和身体活动
• 冥想或正念练习
• 工作之外的爱好和活动
• 在需要时寻求同事或专业人士的支持

优先考虑休假时间。 定期休息和度假以充电并保持长期生产力。在计划休假时：

• 准备详细的文档并交叉培训同事
• 为紧急情况设定明确的界限
• 利用休假时间测试你的团队在没有你的情况下的运作能力

9. 优化电子邮件管理以提高生产力

如果你不确定一个邮件列表是否有用，那它就不是。

实施电子邮件分类。 开发一个高效处理传入电子邮件的系统：

• 过滤：使用电子邮件规则自动将消息分类到适当的文件夹
• 未读删除：识别并删除低价值的电子邮件而不阅读它们
• 阅读和处理：对于每封电子邮件，决定删除、归档、回复、委派或立即处理

减少电子邮件量。 采取措施最小化不必要的电子邮件：

• 每月取消订阅一个邮件列表
• 使用替代通信方法进行快速问题或讨论
• 鼓励使用项目管理工具进行持续协作

设定电子邮件界限。 建立健康的电子邮件习惯：

• 在预定时间检查电子邮件，而不是整天不断检查
• 在繁忙时期或休假期间使用自动回复管理期望
• 培训同事和客户关于电子邮件与其他通信渠道的适当使用

Last updated: August 29, 2024