The Get Things Done Book

1. Prokrastination ist nicht Faulheit: Verstehen und Überwinden

„Prokrastination – vom Lateinischen pro ('vorwärts') und crastinus ('gehörend zu morgen'), d.h. das Aufschieben einer Aufgabe bis zum nächsten Tag – ist das Gefühl der Lähmung, das uns überkommt, wenn wir wissen, dass wir eine Sache tun sollten, aber stattdessen etwas anderes tun.“

Prokrastination verstehen: Prokrastination ist kein Ergebnis von Faulheit, sondern ein Kampf zwischen verschiedenen Teilen unseres Gehirns. Die Theorie der zeitlichen Motivation identifiziert vier Gründe für das Aufschieben:

1. „Erwartung“: Der Glaube, dass wir mit der Aufgabe nicht zurechtkommen
2. „Empfindlichkeit gegenüber Verzögerungen“: Das Versäumnis, die Konsequenzen der Prokrastination zu erkennen
3. „Wert“: Die Unterschätzung des Vergnügens, Aufgaben rechtzeitig zu erledigen
4. „Metakognition“: Mangelnde Reflexion über unser Handeln

Prokrastination überwinden: Um Prokrastination zu bekämpfen, stellen Sie sich zweimal täglich diese Fragen:

• Emotion: Wie werden Sie sich fühlen, wenn Sie die Aufgabe nicht abschließen?
• Vision: Was würde eine produktive Person an Ihrer Stelle tun?
• Plan: Was ist das eine, was Sie tun können, um Ihr Ziel rechtzeitig zu erreichen?
• Fortschritt: Was ist das eine, was Sie als Nächstes tun müssen?

2. Intensiv fokussieren mit der Pomodoro-Technik und Deep Work

„Die Idee ist, dass Sie Ihren eigenen Weg gehen, während Sie gehen.“

Die Pomodoro-Technik: Diese einfache, aber effektive Methode hilft Ihnen, sich zu konzentrieren und Ablenkungen zu vermeiden:

1. Schalten Sie das WLAN aus und versetzen Sie Ihr Smartphone in den Flugmodus
2. Stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten und arbeiten Sie ohne Unterbrechungen
3. Machen Sie eine kurze Pause von ein paar Minuten
4. Wiederholen Sie dies für 3-4 Runden, dann machen Sie eine längere Pause

Deep Work: Cal Newport unterscheidet zwischen zwei grundlegenden Arbeitsweisen:

• Deep Work: Intensive Konzentration auf herausfordernde Aufgaben, die hohen Wert erzeugen
• Shallow Work: Einfache Aufgaben, die jeder erledigen kann, einschließlich Ablenkungen

Um Deep Work zu erreichen:

1. Blockieren Sie Zeitabschnitte für immersive Arbeit
2. Lernen Sie, sich zu langweilen und ständiger Ablenkung zu widerstehen
3. Begrenzen Sie die Nutzung sozialer Medien
4. Entwickeln Sie Rituale zur Verbesserung der Konzentration

3. Aufgaben compartmentalize für bessere Produktivität und Work-Life-Balance

„Compartmentalization bedeutet, sich auf eine Sache zu konzentrieren, während man alles andere ausblendet – eine Schublade zu öffnen und alle anderen zu schließen.“

Implementierung der Compartmentalization:

1. Identifizieren Sie wichtige Aspekte Ihres Lebens und weisen Sie jedem einen „Raum“ zu
2. Bereiten Sie sich mental vor, bevor Sie jeden „Raum“ betreten
3. Geben Sie der aktuellen Aufgabe ungeteilte Aufmerksamkeit
4. Lassen Sie Aufgaben hinter sich, wenn Sie einen „Raum“ verlassen

Vorteile der Compartmentalization:

• Verbesserte Konzentration auf einzelne Aufgaben
• Bessere Work-Life-Balance
• Reduzierter Stress durch das Jonglieren mehrerer Verantwortlichkeiten

Denken Sie daran, dass Compartmentalization nicht bedeutet, in jedem Bereich Perfektion zu erreichen, sondern ein zufriedenstellendes Niveau in allen wichtigen Lebensbereichen zu erreichen.

4. Schnelles Prototyping nutzen, um Ideen schnell und effizient zu testen

„Halten Sie es, nutzen Sie es, sprechen Sie darüber.“

Prinzipien des schnellen Prototypings:

• Grob: Konzentrieren Sie sich auf wesentliche Eigenschaften, nicht auf Perfektion
• Schnell: Produzieren Sie schnell, um Iterationen zu ermöglichen
• Richtig: Beantworten Sie die ursprüngliche Frage oder lösen Sie das beabsichtigte Problem

Implementierung des schnellen Prototypings:

1. Erstellen Sie eine physische Darstellung Ihrer Idee, auch wenn sie grob ist
2. Testen Sie den Prototyp mit Benutzern, Kunden oder Kollegen
3. Sammeln Sie Feedback und integrieren oder verwerfen Sie Vorschläge
4. Iterieren Sie schnell und erstellen Sie bei Bedarf mehrere Prototypen

Vorteile des schnellen Prototypings:

• Identifiziert frühzeitig Mängel im Entwicklungsprozess
• Spart Zeit und Ressourcen
• Fördert Kreativität und Innovation
• Erleichtert die bessere Kommunikation von Ideen

5. Verwalten Sie Ihren Posteingang und die Kommunikation für gesteigerte Produktivität

„Rechtzeitig zu antworten zeigt, dass Sie gewissenhaft sind – organisiert, zuverlässig und fleißig.“

Effektives Posteingangsmanagement:

• Implementieren Sie „Posteingang Null“, indem Sie Nachrichten umgehend bearbeiten
• Antworten Sie einmal täglich auf E-Mails mit der „Yesterboxing“-Technik
• Lernen Sie, Nein zu sagen und Grenzen zu setzen

Burstige Kommunikation: Engagieren Sie sich in schnellen Austausch für mehr Kreativität:

1. Setzen Sie Grenzen für Dauer und Teilnehmer
2. Mischen Sie verschiedene Gruppen für bessere Dynamik
3. Verwenden Sie nur Audio-Kommunikation für inklusivere Teilnahme
4. Fördern Sie Vertrauen unter den Teilnehmern
5. Üben Sie regelmäßig, um sich zu verbessern

Vorteile des effektiven Kommunikationsmanagements:

• Reduzierter Stress durch ständiges Überprüfen von E-Mails
• Verbesserte Konzentration auf wichtige Aufgaben
• Erhöhte Kreativität durch strukturierte Kommunikation

6. Effektive Projektmanagement-Techniken implementieren

„Alles dauert länger, als Sie denken. Einige Dinge sind schwieriger, als Sie denken. Viele werden nicht so schlimm sein, wie Sie denken.“

Sieben Schritte des Projektmanagements:

1. Ideen generieren
2. Klare Ziele definieren
3. Ressourcen zuweisen
4. Mit der Arbeit beginnen
5. Motiviert bleiben
6. Auf den letzten Schub vorbereiten
7. Den Prozess reflektieren

Nützliche Techniken:

• Kanban: Visualisieren Sie den Workflow und begrenzen Sie die laufenden Arbeiten
• Die 5-Whys-Methode: Identifizieren Sie die Ursachen von Problemen
• Zeitplanung: Weisen Sie Aufgaben spezifische Zeitrahmen zu
• Batching: Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben für mehr Effizienz

Denken Sie daran, Planung mit Ausführung in Einklang zu bringen und bereit zu sein, Ihren Ansatz anzupassen, während das Projekt voranschreitet.

7. Nutzen Sie Feedback und Wertschätzung, um andere zu motivieren

„Lassen Sie andere gut aussehen vor den Menschen, die ihnen am meisten am Herzen liegen.“

Effektive Feedback-Strategien:

• Verwenden Sie die „Sandwich“-Technik mit Bedacht
• Passen Sie die Reihenfolge des Feedbacks an das gewünschte Ergebnis an
• Konzentrieren Sie sich auf den Ton und den Rahmen der Feedbackübermittlung

Die Kraft der Wertschätzung:

• Sagen Sie „Danke“ anstelle von „Entschuldigung“, wenn es angebracht ist
• Zeigen Sie aufrichtige Wertschätzung für die Bemühungen und Geduld anderer
• Verwenden Sie spezifisches und aufrichtiges Lob, um Teammitglieder zu motivieren

Die Implementierung dieser Strategien kann die Teamdynamik verbessern, die Moral steigern und die Gesamtproduktivität erhöhen.

8. Veränderung und disruptive Innovation annehmen

„Disruptive Innovationen beinhalten nicht unbedingt radikal neue oder andere Technologien: Ihre Schlüsselqualität ist, dass sie nicht 'nachhaltig' sind.“

Verstehen von disruptiver Innovation:

• Unterscheiden Sie zwischen nachhaltiger und disruptiver Innovation
• Erkennen Sie das Potenzial von Ideen, die die bestehende Marktlogik herausfordern
• Seien Sie offen für unkonventionelle Lösungen und Geschäftsmodelle

Veränderung umsetzen:
Befolgen Sie Kotters 8-Stufen-Modell für Veränderung:

1. Schaffen Sie ein Gefühl der Dringlichkeit
2. Bauen Sie eine leitende Koalition auf
3. Formulieren Sie eine Vision
4. Kommunizieren Sie die Vision
5. Beseitigen Sie Hindernisse
6. Generieren Sie kurzfristige Erfolge
7. Halten Sie durch
8. Verankern Sie die Veränderung

Indem Sie Veränderung und disruptive Innovation annehmen, können Organisationen der Zeit voraus sein und vermeiden, von neuen Entwicklungen überholt zu werden.

9. Überdenken Sie Ihren Lebensplan für Langlebigkeit und Erfüllung

„Wenn wir bis 80 arbeiten wollen, müssen wir sicherstellen, dass wir nicht lange vorher ausbrennen.“

Die neue Lebenskarte:

• Erkennen Sie die gestiegene Lebenserwartung und sich verändernde gesellschaftliche Normen
• Bewegen Sie sich weg vom traditionellen dreistufigen Lebensplan (Bildung, Arbeit/Familie, Ruhestand)
• Ziehen Sie einen flexibleren Ansatz für Karriere, Bildung und Familienplanung in Betracht

Implementierung eines neuen Lebensplans:

• Umarmen Sie lebenslanges Lernen und regelmäßige Karrierewechsel
• Ziehen Sie in Betracht, Kinder in verschiedenen Lebensphasen zu bekommen
• Erkunden Sie multigenerationale Lebens- und Gemeinschaftsunterstützungssysteme
• Konzentrieren Sie sich darauf, Gesundheit zu erhalten und Burnout während eines längeren Arbeitslebens zu verhindern

Durch die Annahme eines flexibleren und langfristigen Ansatzes für die Lebensplanung können Einzelpersonen größere Erfüllung erreichen und sich leichter an veränderte Umstände anpassen.

10. Bewerten Sie Ihre Arbeit objektiv und lernen Sie aus Erfahrungen

„Spaß, Geld, Einfluss – Sie brauchen mindestens eines davon.“

Effektive Projektevaluation:

• Bewerten Sie sowohl das Ergebnis als auch den Prozess
• Berücksichtigen Sie drei Schlüsselfaktoren: Spaß, finanziellen Erfolg und positiven Einfluss
• Reflektieren Sie, was gut funktioniert hat und was verbessert werden könnte

Aus Erfahrungen lernen:

• Erkennen Sie die Rolle von Glück und externen Faktoren im Erfolg an
• Feiern Sie Triumphe, um Vertrauen und Motivation aufzubauen
• Verwenden Sie das transaktionale Modell zur Energieniveaumanagement:
  1. Struktur: Klare Prozesse und Zeitmanagement
  2. Stimuli: Mentale Nahrung und neue Perspektiven
  3. Anerkennung: Wertschätzung und Feedback

Durch die objektive Bewertung Ihrer Arbeit und das Lernen aus Erfolgen und Misserfolgen können Sie Ihre Leistung kontinuierlich verbessern und größere Zufriedenheit in Ihrem Berufsleben erreichen.

Zuletzt aktualisiert: July 21, 2024