Puntos clave
1. La escritura clara y concisa es fundamental para una comunicación empresarial eficaz
"Si el lenguaje no es correcto, entonces lo que se dice no es lo que se quiere decir; si lo que se dice no es lo que se quiere decir, entonces lo que debe hacerse queda sin hacer."
La claridad es esencial. En la escritura empresarial, el objetivo es comunicar eficazmente: escribir para que funcione. Para lograrlo, evita divagar en tus textos. Ve directo al grano y expresa tus ideas con claridad y sin rodeos. Usa un lenguaje sencillo y accesible, en lugar de jerga o palabras innecesariamente complejas.
Sé preciso y conciso. Escoge tus palabras con cuidado, prefiriendo términos cortos cuando signifiquen lo mismo que los largos. Usa verbos activos para darle energía a tu escritura y hacerla más cercana. Evita adjetivos y adverbios vagos; en su lugar, emplea un lenguaje específico y vívido que dibuje una imagen clara para quien te lee.
- Prefiere oraciones y párrafos breves
- Usa palabras simples: "ahora" en vez de "actualmente", "comenzar" en lugar de "iniciar"
- Elige la voz activa: "Recomendamos" en vez de "Se recomienda"
- Sé específico: "Las ventas se duplicaron a 560" en lugar de "Las ventas aumentaron significativamente"
2. Estructura tu escritura para guiar al lector y hacer tu mensaje memorable
"Una estructura clara ayuda a tu lector a recordar tus puntos. También facilita que tu memo sea consultado."
Organiza tus ideas. Antes de escribir, haz un esquema con los puntos principales. Esto te ayudará a ordenar tu texto de forma lógica y fácil de seguir. Usa ese esquema para señalar los puntos clave a tu lector, empleando títulos numerados y subrayados que lo guíen a través del documento.
Haz que la estructura sea evidente. Comienza diciendo al lector hacia dónde vas. En documentos largos, incluye una agenda o índice. A lo largo del texto, remite a esta estructura para mantener a tu audiencia en el camino. Termina con un resumen que recapitule los puntos principales y, si corresponde, tu conclusión o llamado a la acción.
- Usa títulos numerados y subrayados para las secciones principales
- Comienza con un resumen o agenda en documentos extensos
- Emplea oraciones temáticas para introducir nuevas ideas
- Finaliza con un resumen de puntos clave y próximos pasos
3. Adapta tu estilo de escritura al medio, ya sea correo electrónico, memos o presentaciones
"El correo electrónico es sin rostro y sin voz. El estado de ánimo del remitente no puede comunicarse con la inflexión de la voz como en el teléfono."
Etiqueta en el correo electrónico. Al escribir emails, sé breve y directo. Usa asuntos claros y atractivos para asegurar que tu mensaje sea leído. Cuida el tono, pues el correo carece de las sutilezas de la comunicación hablada. Considera usar saludos y despedidas para establecer el tono adecuado y evitar malentendidos.
Buenas prácticas para memos y cartas. En memos y cartas, usa un título claro y dirígelos a quien debe actuar. Haz que la estructura sea evidente y termina con un llamado a la acción. En cartas comerciales, asegúrate de que el nombre y la dirección estén correctos, elige un saludo apropiado y considera comenzar con un título que identifique el asunto de un vistazo.
Presentaciones efectivas. Al preparar presentaciones, mantén la simplicidad y el enfoque. Comienza con un objetivo escrito y una estrategia clara. Usa una agenda para guiar a tu audiencia y céntrate en ellos, no en ti. Emplea titulares en lugar de etiquetas para las diapositivas e involucra a tu público con recursos visuales y elementos inesperados.
- Correos: asuntos breves y claros; cuidado con el tono
- Memos: título claro; dirigidos al responsable; estructura evidente
- Cartas: nombre y dirección correctos; saludo adecuado; considera título
- Presentaciones: simples; centradas en la audiencia; usa titulares y recursos visuales
4. Formula recomendaciones y propuestas persuasivas enfocándote en beneficios y detalles
"A menos que seas capaz de vender tus ideas, bien podrías no haberlas tenido."
Piensa en vender. Al redactar recomendaciones o propuestas, hazlo como si vendieras tus ideas. Apoya tus argumentos con lógica y pasión. Anticipa las dudas de tu audiencia y abórdalas directamente. Inspira confianza mostrando que has considerado posibles obstáculos y estás listo para llevar el proyecto al éxito.
Enfatiza beneficios y sé específico. Explica claramente las ventajas o beneficios de tu recomendación. Usa ejemplos concretos, datos y detalles para respaldar tu argumento. Evita generalizaciones o afirmaciones vagas. Demuestra cómo tu propuesta satisface las necesidades o criterios de quienes toman decisiones.
- Comienza con una declaración clara de propósito
- Usa títulos para guiar a las personas a través de tu argumento
- Recomienda desde el principio; no guardes la conclusión para el final
- Proporciona evidencia específica que respalde tus puntos
- Destaca los beneficios de tu recomendación
5. Domina el arte de escribir cartas de venta y recaudación de fondos efectivas
"El correo directo solía ser 'bastante intrusivo', reconoce Howard Draft. 'Pero ahora intentamos entender las necesidades del cliente y crear un enfoque invitacional.'"
Enfócate en la oferta. En las cartas de venta, la oferta es lo que impulsa la acción. Asegúrate de que sea adecuada y esté expresada con claridad. Prueba diferentes ofertas para ver cuál funciona mejor. Considera usar regalos o incentivos para potenciar el impacto de tu carta.
Comienza rápido y mantén un tono personal. Ve al punto en la primera frase. Haz que tu carta sea atractiva visualmente con recursos como párrafos destacados, títulos y notas manuscritas. Escribe en un tono personal y conversacional, como si hablaras directamente con el lector.
Para cartas de recaudación:
-
Agradece antes de pedir más
-
Sé específico sobre la cantidad que solicitas
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Haz el llamado en términos personales
-
Crea un sentido de urgencia
-
Prueba diferentes elementos en tus cartas
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Usa cartas largas si tienes una oferta atractiva y datos relevantes
-
Facilita la respuesta con pasos claros
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Genera confianza siendo honesto y cumpliendo promesas
6. Crea un currículum y carta de presentación convincentes para conseguir entrevistas
"Nada de lo que escribas puede hacer una diferencia tan grande en tu vida como tu solicitud de empleo."
Elabora un currículum impactante. Comienza con un resumen de lo que ofreces o tu objetivo profesional. Mantén la sencillez y sigue formatos estándar. Enfócate en experiencia, habilidades y logros relevantes. Sé específico sobre tus éxitos, usando números y ejemplos concretos cuando sea posible.
Redacta una carta de presentación persuasiva. Piensa en el lector y en qué puedes ofrecerle que le beneficie. Identifica claramente el puesto que buscas desde el principio. Sé específico y factual sobre tus cualificaciones y logros. Cierra con un paso siguiente concreto, como proponer una llamada para una entrevista.
Consejos para el currículum:
- Máximo una o dos páginas
- Comienza con un resumen u objetivo
- Lista empleos en orden cronológico inverso
- Destaca logros, no solo responsabilidades
Consejos para la carta de presentación:
- Dirígete a una persona específica
- Explica por qué te interesa el puesto
- Resalta habilidades y experiencias relevantes
- Propón un paso siguiente concreto
7. Abraza la corrección política sin perder claridad ni autenticidad
"Haz tu mejor esfuerzo por ser tan considerado con los sentimientos de los demás al escribir como lo serías en persona. Eso te llevará lejos para lograr los fines de la corrección política sin caer en sus excesos."
Equilibra sensibilidad y claridad. Ten presente el lenguaje que puede resultar ofensivo, especialmente en temas de género, raza, origen étnico, edad y preferencia sexual. Sin embargo, evita volverte tan sensible que tu escritura se vuelva torpe o confusa. Busca un punto medio que respete la diversidad y mantenga una comunicación efectiva.
Usa lenguaje inclusivo. Al referirte a hombres y mujeres, evita usar el pronombre masculino por defecto. Emplea estrategias como pluralizar el sujeto, usar la segunda persona o alternar ocasionalmente entre "él" y "ella". Ten en cuenta tu audiencia y contexto al tomar estas decisiones.
Estrategias para un lenguaje inclusivo:
- Usa términos actuales y preferidos para grupos minoritarios
- Evita estereotipos y frases potencialmente ofensivas
- Considera alternativas a términos con género (por ejemplo, "bombero" en lugar de "bombero hombre")
- En caso de duda, opta por el respeto y la consideración
8. Edita sin piedad para mejorar la legibilidad y el impacto
"Escribir bien lleva tiempo. La gente se equivoca cuando dice que solo hay veinticuatro horas en un día, observa el gurú de la gestión Peter Drucker — en realidad solo hay dos, quizás tres, que puedes usar productivamente, y la diferencia entre ejecutivos ocupados y efectivos es cómo usan ese tiempo."
Invierte tiempo en la edición. La escritura eficaz suele surgir de una edición minuciosa. Dedica tiempo a revisar y corregir tu trabajo, enfocándote en la claridad, la concisión y el impacto. No temas eliminar palabras, oraciones o incluso párrafos enteros que no aporten a tu mensaje principal.
Prioriza la legibilidad. Usa herramientas como índices de legibilidad y programas de corrección, pero no dependas solo de ellos. Lee tu texto en voz alta para detectar frases torpes o oraciones demasiado complejas. Considera que alguien más revise tu trabajo para evaluar claridad e impacto.
Lista de verificación para editar:
- Elimina palabras y repeticiones innecesarias
- Simplifica oraciones complejas
- Asegura un flujo lógico de ideas
- Verifica la coherencia en tono y estilo
- Corrige errores de gramática, ortografía y puntuación
- Confirma que tus puntos principales sean claros y estén respaldados
Recuerda, el objetivo es que tu escritura sea lo más clara, concisa y eficaz posible. Al dedicar tiempo a una edición cuidadosa, puedes potenciar significativamente el impacto de tu comunicación empresarial.
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FAQ
What's "Writing That Works" about?
- Purpose: "Writing That Works" by Kenneth Roman and Joel Raphaelson is a guide to effective business communication. It covers various forms of writing, including emails, memos, reports, and proposals.
- Audience: The book is aimed at nonprofessional writers who need to use written communication to achieve results in business, government, education, and the arts.
- Content: It provides practical advice on how to write clearly and persuasively, with specific examples of good versus bad writing.
- Evolution: The book has evolved over its editions to include modern communication methods like email, reflecting changes in how people communicate in business.
Why should I read "Writing That Works"?
- Improve Communication: The book offers strategies to enhance your writing skills, making your communication more effective and efficient.
- Practical Examples: It includes side-by-side examples of good and bad writing, helping you understand what works and what doesn't.
- Relevance: With the rise of digital communication, the book's insights into email and other modern writing forms are particularly relevant.
- Professional Growth: Effective writing can improve your career prospects by making you a more persuasive and clear communicator.
What are the key takeaways of "Writing That Works"?
- Clarity is Crucial: Clear and precise communication is essential for effective business writing.
- Know Your Audience: Tailor your writing to the needs and expectations of your audience to achieve the desired results.
- Structure Matters: Organize your writing logically to guide the reader through your argument or proposal.
- Edit Ruthlessly: Always revise your work to eliminate unnecessary words and ensure clarity and impact.
How does "Writing That Works" address email communication?
- Ubiquity of Email: The book acknowledges the widespread use of email and its impact on business communication.
- Email Etiquette: It provides guidelines for writing effective emails, including clear subject lines and concise content.
- Avoid Overuse: The authors caution against over-reliance on email for communication that might be better handled in person or over the phone.
- Professionalism: Despite its informal nature, email should maintain a level of professionalism, with attention to grammar and tone.
What are the principles of effective writing according to "Writing That Works"?
- Don't Mumble: Be direct and clear in your writing to maintain the reader's attention.
- Active Voice: Use active voice to make your writing more engaging and personal.
- Be Specific: Avoid vague language and provide concrete details to support your points.
- Edit for Perfection: Proofread to eliminate errors and ensure your writing is polished and professional.
How does "Writing That Works" suggest handling memos and letters?
- Clear Titles: Use descriptive titles to immediately convey the subject of your memo or letter.
- Direct Address: Address memos to the person responsible for action, with copies to others for information.
- Structure and Action: Organize your memo with a clear structure and end with a call to action.
- Personal Touch: Handwritten notes can add a personal and direct touch, especially for praise or appreciation.
What advice does "Writing That Works" offer for writing reports and plans?
- Purpose and Clarity: Clearly state the purpose of your report or plan to engage the reader's interest.
- Fact-Based Foundation: Build your report on a foundation of relevant facts and draw clear conclusions.
- Action-Oriented: Make your plan a call to action, with specific steps and recommendations.
- Separate Opinion from Fact: Clearly distinguish between factual information and your interpretations or recommendations.
How does "Writing That Works" approach writing for an audience, such as in presentations and speeches?
- Audience Focus: Tailor your presentation to the audience's interests and the context of the event.
- Simplicity and Clarity: Keep your message simple and clear, using headlines and structured points.
- Engagement: Involve the audience with visual aids and interactive elements to maintain interest.
- Strong Finish: Conclude with a memorable summary or call to action to leave a lasting impression.
What are some of the best quotes from "Writing That Works" and what do they mean?
- "Effective writing is hard work even for the best writers, but the principles are simple." This emphasizes that while writing well requires effort, the foundational principles are straightforward and accessible to everyone.
- "People who write well do well." This highlights the career advantages of being able to communicate effectively through writing.
- "The ultimate time-saver is effective communication." Clear writing saves time for both the writer and the reader by reducing misunderstandings and the need for follow-up.
How does "Writing That Works" address political correctness in writing?
- Sensitivity: The book advises being sensitive to the feelings of others and avoiding language that might offend.
- Balance: It suggests a balanced approach, being considerate without being overly cautious or stifling free expression.
- Gender-Neutral Language: Offers practical tips for avoiding gender-specific language, such as using plural forms or second-person pronouns.
- Courtesy: Emphasizes courtesy and respect as fundamental to effective communication.
What does "Writing That Works" say about writing resumes and getting interviews?
- Purpose of a Resume: A resume should summarize your qualifications and position you as a candidate for an interview.
- Clarity and Relevance: Keep your resume clear, concise, and relevant to the job you're applying for.
- Cover Letters: Accompany your resume with a personalized cover letter that highlights your key qualifications.
- Follow-Up: After an interview, send a follow-up note to express appreciation and reinforce your interest.
How does "Writing That Works" suggest editing your own writing?
- Time and Distance: Let time elapse between drafts to gain a fresh perspective on your writing.
- Seek Feedback: Solicit opinions from others to catch errors and improve clarity.
- Cut Unnecessary Words: Edit ruthlessly to eliminate unnecessary words and enhance clarity.
- Check Tone and Accuracy: Ensure the tone is appropriate and all facts are accurate to maintain credibility.
Reseñas
Writing That Works ha recibido en general críticas positivas por sus consejos prácticos sobre la redacción empresarial, aunque algunos lo consideran algo anticuado. Los lectores valoran especialmente sus recomendaciones sobre claridad, concisión y comunicación efectiva en distintos formatos. Muchos encuentran el libro útil para mejorar correos electrónicos, presentaciones y la escritura profesional en general. Sin embargo, algunos señalan que sus ejemplos están desfasados y que no aborda adecuadamente los métodos modernos de comunicación. A pesar de su antigüedad, numerosos lectores siguen reconociendo el valor de sus principios atemporales para lograr una escritura clara y contundente en el ámbito empresarial.
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