نکات کلیدی
1. طبقه‌بندی‌ها امکان مدیریت مؤثر دانش را فراهم می‌کنند
سازماندهی دانش پیش‌نیاز اساسی برای مدیریت مؤثر دانش است.
پایه‌ای برای مدیریت. طبقه‌بندی‌ها تنها به بازیابی اطلاعات محدود نمی‌شوند؛ بلکه برای مدیریت مؤثر دانش ضروری هستند. آن‌ها ساختاری را فراهم می‌کنند که برای ساخت، شناسایی روابط، مدیریت پیچیدگی و کنترل جریان دانش و اطلاعات نیاز است. بدون یک طبقه‌بندی مشخص، سازمان‌ها در بهره‌برداری از دارایی‌های دانش خود با مشکل مواجه می‌شوند.
فراتر از اطلاعات. مدیریت دانش فراتر از مدیریت اطلاعات است. در حالی که سازماندهی اطلاعات بخش مهمی از این فرآیند است، اما تمام دامنه فعالیت‌های دانش را در بر نمی‌گیرد. دانش همچنین از طریق مشاهده، تقلید، آزمایش و تجربه منتقل می‌شود.
اکولوژی دانش. طبقه‌بندی‌ها در کنار دیگر ابزارها مانند نظریه‌ها، مدل‌های ذهنی، روایت‌ها و شبکه‌های اجتماعی برای سازماندهی دانش عمل می‌کنند. این روش‌های مختلف یک اکولوژی را تشکیل می‌دهند که در آن طبقه‌بندی‌ها نقش اساسی دارند.
2. اشکال طبقه‌بندی متناسب با نیازهای مختلف
یک طبقه‌بندی خوب به همان اندازه که یک نظریه عمل می‌کند، مفاهیم را در یک ساختار مفید به هم متصل می‌کند.
فراتر از سلسله‌مراتب. طبقه‌بندی‌ها می‌توانند اشکال مختلفی داشته باشند، از جمله فهرست‌ها، درخت‌ها، سلسله‌مراتب‌ها، چندسلسله‌مراتبی‌ها، ماتریس‌ها، جنبه‌ها و نقشه‌های سیستم. هر شکل نقاط قوت و ضعف خاص خود را دارد و انتخاب آن بستگی به نیازها و زمینه خاص سازمان دارد. تصور رایج این است که طبقه‌بندی‌ها باید همیشه درخت‌های سلسله‌مراتبی باشند که پتانسیل آن‌ها را محدود می‌کند.
چندمنظوره بودن درخت‌ها. ساختارهای درختی برای نمایش روابطی مانند عمومی به خاص، کل به جزء یا علت به اثر بسیار مؤثر هستند. با این حال، اگر روابط مختلف در یک درخت مخلوط شوند، می‌توانند گیج‌کننده شوند. سلسله‌مراتب‌ها، نوع خاصی از درخت، نیاز به رعایت اصولی مانند شمولیت، ثبات رابطه‌ای، وراثت و انحصار متقابل دارند که در مدیریت دانش واقعی اغلب غیرعملی هستند.
ماتریس‌ها و جنبه‌ها. ماتریس‌ها و جنبه‌ها راه‌های جایگزینی برای دسته‌بندی محتوا در ابعاد مختلف ارائه می‌دهند. ماتریس‌ها برای درک و شناسایی شکاف‌ها مؤثر هستند، در حالی که جنبه‌ها امکان هماهنگی پس از وقوع را فراهم می‌کنند و برای مجموعه‌های محتوای دیجیتال مناسب هستند. از سوی دیگر، نقشه‌های سیستم بر نمایش بصری روابط بین موجودیت‌ها در یک حوزه دانش تمرکز دارند.
3. طبقه‌بندی‌ها به عنوان زیرساختی برای اثربخشی سازمانی
با توجه به ماهیت توزیع‌شده دانش سازمانی، کلید دستیابی به اقدام هماهنگ به جمع‌آوری بیشتر دانش توسط افراد «بالا» بستگی ندارد، بلکه به یافتن راه‌های بیشتر برای ارتباط و تعامل دانش هر یک از افراد «پایین» بستگی دارد.
پرداختن به ناکارآمدی. ناکارآمدی سازمانی اغلب ناشی از شکست‌ها در بیان دانش است، مانند عدم وجود زبان مشترک، ناتوانی در ادغام دیدگاه‌های متعدد و سیستم‌های اطلاعاتی ناسازگار. این مسائل می‌توانند به نتایج فاجعه‌بار منجر شوند، همان‌طور که در مورد ویکتوریا کلومبیه مشاهده شد.
طبقه‌بندی‌ها به عنوان اشیاء مرزی. طبقه‌بندی‌ها می‌توانند به عنوان اشیاء مرزی عمل کنند و نقطه مرجع مشترکی برای گروه‌های مختلف درون یک سازمان فراهم کنند. با ایجاد یک زبان و ساختار مشترک، طبقه‌بندی‌ها ارتباط و هماهنگی را در مرزها تسهیل می‌کنند.
جزء زیرساخت بزرگ‌تر. طبقه‌بندی‌ها بخشی جدایی‌ناپذیر از زیرساخت دانش و اطلاعات یک سازمان هستند که شامل سیاست‌ها، فرآیندها، ابزارها، کنوانسیون‌ها و واژگان مشترک می‌شود. کار مؤثر در زمینه طبقه‌بندی نیازمند توجه به این عناصر به هم پیوسته است.
4. کار طبقه‌بندی از فعالیت‌های اصلی سازمانی پشتیبانی می‌کند
هنگامی که ما به هم می‌پیوندیم، هماهنگی شگفت‌انگیزی ایجاد می‌شود که به نظر می‌رسد به هم مرتبط نیستند.
هم‌راستایی استراتژیک. طبقه‌بندی‌ها نقش حیاتی در پشتیبانی از فعالیت‌های اصلی سازمانی مانند مدیریت ریسک، کاهش هزینه، تعامل با مشتری و نوآوری ایفا می‌کنند. با هم‌راستا کردن شیوه‌های مدیریت اطلاعات با اهداف تجاری، سازمان‌ها می‌توانند اثربخشی کلی خود را بهبود بخشند.
ریسک و هزینه. در مدیریت ریسک، طبقه‌بندی‌ها به شناسایی، دسته‌بندی و نظارت بر تهدیدات بالقوه کمک می‌کنند. در کاهش هزینه، آن‌ها فرآیند نقشه‌برداری، مدیریت منابع و حذف تکرارها را تسهیل می‌کنند.
مشتریان و نوآوری. برای مشتریان، طبقه‌بندی‌ها امکان تقسیم‌بندی بهتر، شخصی‌سازی و ارتباط را فراهم می‌کنند. در نوآوری، آن‌ها می‌توانند با شکستن دسته‌بندی‌های موجود و ترویج ارتباطات بین‌رشته‌ای، ایده‌های جدیدی را تحریک کنند.
5. کار طبقه‌بندی فراتر از مدیریت محتواست
محتوای خود را سازماندهی کنید؛ ممکن است به کتابداران نیاز باشد.
نقش در حال تحول. دیدگاه سنتی از طبقه‌بندی‌ها به عنوان ابزارهایی برای مدیریت محتوا و قابلیت جستجو بسیار محدود است. کار طبقه‌بندی می‌تواند به اهداف وسیع‌تری در مدیریت دانش، مانند نقشه‌برداری از تخصص، توسعه شایستگی و هم‌راستایی فرهنگی کمک کند.
چارچوب لنز دانش. چارچوب لنز دانش فعالیت‌های مدیریت دانش را به چهار حوزه تقسیم می‌کند: لوگوس (اطلاعات)، سوفوس (تخصص و یادگیری)، پاتوس (همکاری) و اتوس (فرهنگ). کار طبقه‌بندی می‌تواند در هر یک از این حوزه‌ها برای افزایش اثربخشی سازمانی به کار گرفته شود.
پشتیبانی از تخصص و فرهنگ. در حوزه سوفوس، طبقه‌بندی‌ها می‌توانند به شناسایی و پرورش تخصص کمک کنند، در حالی که در حوزه اتوس، آن‌ها می‌توانند از تغییر فرهنگی و ترویج ارزش‌های مشترک پشتیبانی کنند. با گسترش دامنه کار طبقه‌بندی، سازمان‌ها می‌توانند پتانسیل کامل آن را آزاد کنند.
6. درک طیف کار طبقه‌بندی
هیچ سیستم طبقه‌بندی، همان‌طور که هیچ نمایشی نمی‌تواند، نمی‌تواند به طور کامل وحشی‌گری و پیچیدگی آنچه را که نمایندگی می‌کند مشخص کند.
پنج نقش متمایز. طبقه‌بندی‌ها پنج نقش متمایز ایفا می‌کنند: ساختاردهی و سازماندهی، ایجاد زمین مشترک، عبور از مرزها، کمک به درک و یاری در کشف ریسک و فرصت. هر نقش نیاز به رویکرد و مجموعه مهارت‌های متفاوتی دارد.
پویا و به هم پیوسته. این نقش‌ها نه تنها متقابل نیستند بلکه بر یکدیگر همپوشانی و حمایت می‌کنند. تعادل بین آن‌ها بسته به نیازها و زمینه سازمان می‌تواند تغییر کند.
سازگاری با محیط. چارچوب ساینفین به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نوع محیطی که در آن فعالیت می‌کنند (شناخته‌شده، قابل‌شناخت، پیچیده یا بی‌نظم) را درک کنند و استراتژی مناسب توسعه طبقه‌بندی را انتخاب کنند. در محیط‌های پیچیده، انعطاف‌پذیری و ایجاد دسته‌های جدید حیاتی است، در حالی که در محیط‌های پایدار، ثبات و رفع ابهام کلیدی هستند.
7. آماده‌سازی برای یک پروژه طبقه‌بندی: مراحل کلیدی
جهان، واقعی یا قابل درک، می‌تواند از دیدگاه‌های بی‌نهایت متنوعی نمایندگی شود و تعداد سیستم‌های ممکن دانش انسانی به اندازه تعداد این دیدگاه‌هاست.
فرآیند تکراری. ساخت طبقه‌بندی یک سفر کشف است که نیاز به آماده‌سازی دقیق و رویکردی تکراری دارد. شش مرحله اول در آماده‌سازی برای یک پروژه طبقه‌بندی عبارتند از: ملاقات با حامی پروژه، درگیر کردن ذینفعان، تصحیح هدف پروژه، طراحی رویکرد، ساخت یک برنامه ارتباطی و آغاز فرآیند حکمرانی.
نقشه‌برداری و درگیر کردن. جلسه اولیه با حامی پروژه باید بر نقشه‌برداری از ذینفعان و فعالیت‌های کلیدی، درک هدف پروژه، تعیین محیط فناوری و ارزیابی زمینه مدیریت دانش و اطلاعات تمرکز کند. درگیر کردن ذینفعان شامل تأیید نقشه دامنه و درک نیازهای آن‌ها است.
تصحیح و طراحی. تصحیح هدف پروژه شامل به‌دست‌آوردن توافق حامی در مورد نوع کار طبقه‌بندی مورد نیاز است. طراحی رویکرد شامل در نظر گرفتن عواملی مانند دامنه، پیچیدگی و محیط فناوری است. ساخت یک برنامه ارتباطی شامل شناسایی مزایای طبقه‌بندی و تنظیم پیام برای مخاطبان مختلف است.
8. طراحی یک طبقه‌بندی: تعادل بین ساختار و قابلیت استفاده
یک طرح طبقه‌بندی کارآمد در عمل کار می‌کند، نه خیلی ریزبینانه یا پیچیده در تمایزاتش و با نحوه سازماندهی کار همخوانی دارد... با این حال، چنین طرح کاملی وجود ندارد.
هنر باستانی. طراحی یک طبقه‌بندی شامل جمع‌آوری شواهد، دسته‌بندی آن‌ها به گروه‌ها و نام‌گذاری گروه‌هاست. با این حال، همچنین نیاز به مذاکره در مورد دیدگاه‌های متضاد و تعادل بین ساختار و قابلیت استفاده دارد.
محدودیت‌های شناختی. توانایی‌های شناختی انسان محدودیت‌هایی بر پیچیدگی طبقه‌بندی‌ها تحمیل می‌کند. «عدد جادویی» 7 ± 2 نشان می‌دهد که افراد تنها می‌توانند در هر زمان تعداد محدودی از اقلام را به طور مؤثر پردازش کنند. عدد دانبار نشان می‌دهد که محدودیت‌هایی در اندازه گروه‌های اجتماعی وجود دارد که می‌توانند انسجام را حفظ کنند.
قواعد عملی. برای پرداختن به این محدودیت‌های شناختی، طبقه‌بندی‌ها باید به سه سطح عمق محدود شوند و از جنبه‌ها برای تقسیم دامنه‌های پیچیده به بخش‌های قابل مدیریت استفاده کنند. آشنایی با ساختار و اصطلاحات طبقه‌بندی نیز می‌تواند قابلیت استفاده را افزایش دهد.
9. پیاده‌سازی یک طبقه‌بندی: از طراحی به واقعیت
بین تخفیف آینده و این واقعیت که طبقه‌بندی عمدتاً برای گروه است، طبقه‌بندی در برابر فاجعه مشترک آسیب‌پذیر است، جایی که مردم ترجیح می‌دهند به دنبال اسناد طبقه‌بندی‌شده بگردند، اما خودشان تلاشی در طبقه‌بندی نمی‌کنند.
فراتر از طراحی. پیاده‌سازی یک طبقه‌بندی فراتر از ایجاد یک ساختار است؛ این نیاز به ادغام آن در زیرساخت سازمان و اطمینان از پایداری بلندمدت آن دارد. سه مرحله اصلی در پیاده‌سازی عبارتند از: برنامه‌ریزی برای ایجاد، ادغام در زیرساخت موجود و تأمین فرآیند حکمرانی.
ابزارهای ایجاد. ابزارهای ایجاد شامل یک واژه‌نامه و یک چارچوب متادیتا است. چارچوب متادیتا عناصر، تعاریف و استقرار متادیتا را تعریف می‌کند، در حالی که واژه‌نامه دیکشنری اصطلاحات طبقه‌بندی و روابط آن‌ها را فراهم می‌کند.
قابلیت استفاده و ادغام. استراتژی‌های قابلیت استفاده بر کاهش بار بر روی کاربران و ایجاد طبقه‌بندی به‌صورت شهودی تمرکز دارند. ادغام شامل هم‌راستا کردن طبقه‌بندی با سیستم‌ها و فرآیندهای موجود، مانند مدیریت سوابق و معماری اطلاعات است.
10. آینده کار طبقه‌بندی: رویکردهای ترکیبی
واقعیت زندگی این است که نظم در برابر پیشرفت زمان زنده نمی‌ماند، زمینه دسته‌بندی‌ها را گیج می‌کند و پایبندی بیش از حد به ساختار می‌تواند مانع از به دست آوردن فرصت‌های جدید شود.
روندهای نوظهور. آینده کار طبقه‌بندی شامل رویکردهای ترکیبی است که طبقه‌بندی‌های ساختاریافته را با روندهای نوظهور مانند فولکسانومی‌ها و انتولوژی‌ها ترکیب می‌کند. فولکسانومی‌ها، یا سیستم‌های برچسب‌گذاری اجتماعی، به کاربران اجازه می‌دهند تا به‌طور آزاد محتوا را با کلمات کلیدی خود برچسب‌گذاری کنند، در حالی که انتولوژی‌ها مدل‌های داده‌ای هستند که مفاهیم و روابط آن‌ها را توصیف می‌کنند.
تعادل بین ساختار و ظهور. چالش این است که تعادل بین ساختار و کنترل طبقه‌بندی‌ها با انعطاف‌پذیری و ماهیت کاربرمحور فولکسانومی‌ها برقرار شود. رویکردهای ترکیبی می‌توانند از نقاط قوت هر دو بهره‌برداری کنند و سیستم‌هایی ایجاد کنند که هم سازمان‌یافته و هم قابل انطباق باشند.
نقش طبقه‌بندی‌کننده. در آینده، طبقه‌بندی‌کنندگان نیاز به مهارت در تکنیک‌های مختلف، از جمله طراحی طبقه‌بندی، معماری اطلاعات و محاسبات اجتماعی خواهند داشت. آن‌ها همچنین باید بتوانند به‌طور مشترک با کاربران و ذینفعان کار کنند تا سیستم‌هایی ایجاد کنند که نیازهای آن‌ها را برآورده کند.
آخرین به‌روزرسانی::
نقد و بررسی
کتاب سازماندهی دانش نظرات متنوعی را به خود جلب کرده و میانگین امتیاز آن ۳.۹۵ از ۵ است. خوانندگان از مثال‌های جذاب کتاب و توانایی آن در مرتبط کردن طبقه‌بندی‌ها قدردانی می‌کنند. برخی آن را جامع و هیجان‌انگیز می‌دانند، در حالی که دیگران آن را متراکم و دشوار برای اتمام می‌یابند. این کتاب به خاطر معرفی تفکر طبقه‌بندی مورد ستایش قرار گرفته، اما به خاطر کمبود جزئیات عملی مورد انتقاد قرار می‌گیرد. برخی از خوانندگان بخش‌هایی از محتوا را نامربوط به مفهوم اصلی می‌یابند که این امر باعث می‌شود برای غیرطبقه‌بندی‌کنندگان کند پیش برود. به‌طور کلی، این کتاب به عنوان منبعی مفید برای طبقه‌بندی‌های وب‌سایت و اینترانت تلقی می‌شود.