نکات کلیدی
1. هنر گوش دادن فعال را برای تبدیل شدن به یک مکالمه‌گر بهتر بیاموزید
گوش دادن یک رفتار فعال است، نه منفعل، که شامل شنیدن، درک و به خاطر سپردن می‌شود.
بر روی گوینده تمرکز کنید. تمام توجه خود را به فردی که صحبت می‌کند معطوف کنید، با او تماس چشمی برقرار کنید و از زبان بدن برای نشان دادن توجه خود استفاده کنید. از قطع کردن صحبت یا فکر کردن به آنچه که بعداً خواهید گفت خودداری کنید. به جای آن، واقعاً گوش دهید تا دیدگاه او را درک کنید.
توجه خود را نشان دهید. از نشانه‌های کلامی و غیرکلامی برای نشان دادن گوش دادن خود استفاده کنید، مانند تکان دادن سر، گفتن "آها" یا کمی به جلو خم شدن. این حرکات کوچک گوینده را تشویق می‌کند که ادامه دهد و احساس شنیده شدن کند.
بازتاب و شفاف‌سازی کنید. به طور دوره‌ای آنچه را که شنیده‌اید خلاصه یا بازگو کنید تا از درک صحیح اطمینان حاصل کنید. سوالات متفکرانه بپرسید تا به عمق موضوع بروید و علاقه واقعی خود را به مکالمه نشان دهید.
2. از اظهارات قدردانی برای ایجاد ارتباط و حسن نیت استفاده کنید
در هر مکالمه، حداقل یک اظهار قدردانی را بگنجانید.
چیزی برای قدردانی پیدا کنید. به دنبال فرصت‌هایی برای ارائه تعریف‌های صادقانه یا ابراز قدردانی باشید. این می‌تواند درباره ظاهر کسی، دستاوردها یا حتی اعمال کوچک مهربانی باشد.
خاص و صادق باشید. به جای تعریف‌های کلی، قدردانی دقیق ارائه دهید. به عنوان مثال، "من واقعاً تحسین می‌کنم که چگونه با آن وضعیت دشوار مشتری برخورد کردید" تأثیرگذارتر از یک "کار خوب" ساده است.
- بر روی اعمال و ویژگی‌ها تمرکز کنید، نه فقط ظاهر
- برای چیزهای بزرگ و کوچک قدردانی کنید
- از جملات "من" برای شخصی‌سازی قدردانی خود استفاده کنید
زمان‌بندی کلیدی است. اظهارات قدردانی خود را در لحظات مناسب مکالمه ارائه دهید، به طوری که طبیعی و صادقانه به نظر برسند و نه اجباری یا دستکاری‌شده.
3. سوالات متفکرانه بپرسید تا مکالمات را روان نگه دارید
مؤثرترین عنصر در تبدیل شدن به فردی که همه می‌خواهند با او صحبت کنند... اعتماد به نفس است.
آغازگرهای مکالمه را آماده کنید. قبل از رویدادهای اجتماعی، به چند سوال باز فکر کنید که می‌توانند بحث‌های جالبی را برانگیزند. این سوالات ممکن است به رویدادهای جاری، علایق مشترک یا خود رویداد مربوط باشند.
از سوالات پیگیری استفاده کنید. وقتی کسی اطلاعاتی را به اشتراک می‌گذارد، سوالات کاوشی بپرسید تا بیشتر بدانید. این نشان‌دهنده علاقه واقعی است و به تعمیق مکالمه کمک می‌کند. به عنوان مثال:
- "چه چیزی شما را به این تصمیم رساند؟"
- "چگونه آن تجربه بر شما تأثیر گذاشت؟"
- "فکر می‌کنید چه اتفاقی خواهد افتاد؟"
تعادل سوالات با اظهارات. در حالی که سوالات مهم هستند، از تبدیل مکالمه به بازجویی خودداری کنید. افکار و تجربیات خود را به اشتراک بگذارید تا گفتگوی متعادلی ایجاد کنید.
4. سبک مکالمه خود را با محیط‌های اجتماعی و حرفه‌ای مختلف تطبیق دهید
برخلاف مکالمات در رویدادهای اجتماعی، جایی که شما آرام هستید و می‌توانید به طور بی‌هدف درباره موضوعات مختلف صحبت کنید، مکالمات در محیط کار عمدتاً پلی هستند، پیوندی، راهی برای انتقال خوشایند از یک کار به کار دیگر.
فضا را بسنجید. از محیط آگاه باشید و لحن، موضوعات و سطح رسمی بودن خود را بر این اساس تنظیم کنید. گفتگوی غیررسمی با همکاران بسیار متفاوت از مکالمه با مشتریان یا مافوق‌ها است.
محیط‌های حرفه‌ای:
- مکالمات را مختصر و متمرکز بر موضوعات مرتبط با کار نگه دارید
- از عناوین مناسب و زبان رسمی استفاده کنید
- به محدودیت‌های زمانی و برنامه‌های دیگران توجه کنید
محیط‌های اجتماعی:
- اجازه دهید موضوعات شخصی‌تر و زبان غیررسمی‌تر باشد
- به راحتی حکایات و نظرات خود را به اشتراک بگذارید
- زمان بگذارید تا روابطی فراتر از گفتگوی سطحی ایجاد کنید
محیط‌های ترکیبی (مانند رویدادهای تجاری-اجتماعی): تعادلی بین حرفه‌ای بودن و اجتماعی بودن برقرار کنید. دوستانه باشید اما مرزهای مناسب را حفظ کنید.
5. مکالمات دشوار را با تدبیر و همدلی مدیریت کنید
بگذارید فرد دیگر هر چقدر که می‌خواهد صحبت کند. با زمزمه‌های همدلانه و فهمیده پر کنید، اما در این مرحله پیشنهاد، کمک یا مشاوره ندهید.
فضای امن ایجاد کنید. هنگام بحث در مورد موضوعات حساس یا رسیدگی به تعارضات، محیطی از اعتماد و باز بودن ایجاد کنید. مکانی خصوصی انتخاب کنید و از لحنی آرام و بدون قضاوت استفاده کنید.
همدلی فعال را تمرین کنید. سعی کنید دیدگاه و احساسات فرد دیگر را درک کنید. از عباراتی مانند "می‌توانم ببینم چرا این احساس را دارید" یا "این باید برای شما دشوار باشد" استفاده کنید تا نشان دهید که گوش می‌دهید و اهمیت می‌دهید.
بر روی راه‌حل‌ها تمرکز کنید. در صورت لزوم، مکالمه را به سمت نتایج سازنده هدایت کنید:
- بپرسید "دوست دارید چه اتفاقی بیفتد؟"
- حل مسئله مشترک را پیشنهاد دهید: "چگونه می‌توانیم با هم برای حل این مشکل کار کنیم؟"
- مراحل خاص و قابل اجرا را پیشنهاد دهید
به یاد داشته باشید که گاهی اوقات مردم فقط نیاز به شنیده شدن دارند، نه اصلاح شدن. از عجله برای ارائه مشاوره خودداری کنید مگر اینکه به صراحت خواسته شود.
6. از اشتباهات رایج مکالمه‌ای که می‌تواند دیگران را بیگانه کند، اجتناب کنید
توجه انحصاری به فردی که با شما صحبت می‌کند بسیار مهم است. هیچ چیز دیگری به اندازه آن چاپلوسانه نیست.
از وسوسه قطع کردن خودداری کنید. اجازه دهید دیگران افکار خود را کامل کنند قبل از اینکه پاسخ دهید. قطع کردن می‌تواند باعث شود افراد احساس بی‌احترامی و نشنیده شدن کنند.
مکالمه را به خود اختصاص ندهید. از میزان صحبت کردن خود در مقابل گوش دادن آگاه باشید. به دنبال تبادل متعادلی باشید که در آن همه شرکت‌کنندگان فرصت مشارکت داشته باشند.
اشتباهات رایج برای اجتناب:
- استفاده بیش از حد از کلمات پرکننده (مانند "مثل"، "ام"، "می‌دونی")
- بیان تعمیم‌های کلی یا اظهارات مطلق
- دائماً داستان‌ها یا تجربیات دیگران را به چالش کشیدن
- شایعه‌پراکنی یا صحبت منفی درباره افراد غایب
- چک کردن تلفن یا حواس‌پرتی در طول مکالمات
به زبان بدن توجه کنید. تماس چشمی مناسب را حفظ کنید، از بستن دست‌ها به صورت دفاعی خودداری کنید و از حالات چهره‌ای استفاده کنید که با لحن مکالمه مطابقت دارد.
7. گفتگوی معنادار با خانواده و دوستان را پرورش دهید
بسیار آسان است که پر از مکالمه و سرگرمی باشید، وقتی با افرادی که کمتر با آن‌ها ملاقات می‌کنید سر و کار دارید؛ اما در خانه، زنده بودن، سرگرم‌کننده بودن، پر از موضوعات جدید برای مکالمه بودن—این یک تقاضا بر طبیعت انسانی است که طبیعت انسانی با ضعف فزاینده به آن پاسخ می‌دهد.
زمان با کیفیت را اولویت دهید. لحظات اختصاصی برای مکالمات معنادار با عزیزان خود اختصاص دهید، بدون حواس‌پرتی‌هایی مانند تلفن یا تلویزیون.
علاقه واقعی نشان دهید. درباره زندگی، رویاها و چالش‌های آن‌ها بپرسید. جزئیات مکالمات قبلی را به خاطر بسپارید تا نشان دهید که به آنچه به اشتراک می‌گذارند ارزش می‌دهید.
آغازگرهای مکالمه برای ارتباطات عمیق‌تر:
- "اخیراً چه چیزی در ذهن شما بوده است؟"
- "آیا چیزی هست که بخواهید امتحان کنید یا یاد بگیرید؟"
- "چگونه درباره [جنبه خاصی از زندگی آن‌ها] احساس می‌کنید؟"
آسیب‌پذیر باشید. افکار و احساسات خود را به اشتراک بگذارید تا به باز بودن متقابل تشویق کنید. این اعتماد را می‌سازد و روابط را تقویت می‌کند.
8. از قدرت گفتگوی کوچک در محیط‌های تجاری و اجتماعی بهره ببرید
گفتگوی کوچک قرار نیست درخشان باشد. همه کلیشه‌ای هستند. همه درگیر "گفتگوی کوچک" می‌شوند که چیزی هوشمندانه یا مهم نمی‌گوید. این نوع گفتگوی کوچک برای به حرکت درآوردن چرخ‌ها ضروری است.
ارزش گفتگوی کوچک را بشناسید. در حالی که ممکن است سطحی به نظر برسد، گفتگوی کوچک عملکردهای اجتماعی مهمی دارد:
- شکستن یخ در موقعیت‌های جدید
- ایجاد ارتباط قبل از ورود به موضوعات اساسی‌تر
- ایجاد جوی دوستانه و راحت
موضوعات متنوع آماده کنید. فهرستی ذهنی از موضوعات عمومی و ایمن مناسب برای محیط‌های مختلف داشته باشید:
- رویدادهای جاری (اجتناب از مسائل بحث‌برانگیز)
- جاذبه‌های محلی یا رستوران‌ها
- تجربیات مشترک (مانند رویدادی که در آن شرکت می‌کنید)
- موضوعات خنثی مانند آب و هوا یا ورزش
از گفتگوی کوچک به صورت استراتژیک استفاده کنید. در محیط‌های تجاری، تبادلات کوتاه می‌توانند:
- حسن نیت را قبل از مذاکرات ایجاد کنند
- ارتباطات ارزشمند در رویدادهای شبکه‌سازی ایجاد کنند
- انتقال‌ها بین بخش‌های رسمی جلسه را آسان کنند
به یاد داشته باشید که گفتگوی کوچک مهارتی است که با تمرین بهبود می‌یابد. اگر در ابتدا احساس ناخوشایندی داشتید، دلسرد نشوید.
9. استراتژی‌هایی برای ارتباط تلفنی مؤثر توسعه دهید
چه مدیرعامل یک شرکت میلیارد دلاری باشد یا مدیر مستقیم شما، صحبت با کسی که در سلسله مراتب محل کار بالاتر از شماست اغلب با ترس همراه است. نگرش شما باید احترام‌آمیز باشد، اما نه با حیرت، با اعتماد به نفس اما نه با آشنایی بیش از حد.
برای تماس‌های مهم آماده شوید. قبل از برقراری تماس تجاری، نکات کلیدی را که می‌خواهید پوشش دهید یادداشت کنید. این به شما کمک می‌کند متمرکز بمانید و اطمینان حاصل کنید که اطلاعات مهم را فراموش نمی‌کنید.
آداب تلفنی مناسب را تمرین کنید:
- در ابتدای تماس خود را به وضوح معرفی کنید
- با سرعت و حجم متوسط صحبت کنید
- از نویز پس‌زمینه و حواس‌پرتی‌ها اجتناب کنید
- به طور فعال گوش دهید و از نشانه‌های کلامی برای نشان دادن توجه خود استفاده کنید
به زمان توجه کنید. به برنامه‌های دیگران احترام بگذارید:
- بپرسید آیا زمان مناسبی برای صحبت است
- در تماس‌های تجاری به سرعت به اصل مطلب بپردازید
- تماس‌های شخصی را زمانی که احساس می‌کنید فرد دیگر نیاز به رفتن دارد پایان دهید
برای پیام‌های صوتی، مختصر باشید اما شامل موارد زیر باشید:
- نام و اطلاعات تماس شما
- دلیل تماس شما
- هرگونه اقدام یا مهلت لازم
10. موضوعات حساس و زمان‌های دشوار را با ظرافت مدیریت کنید
نگویید که می‌فهمید فرد دیگر چه احساسی دارد. اولاً، شما نمی‌توانید به طور دقیق بفهمید زیرا در همان وضعیت دقیق نیستید ("مشابه" کافی نیست). ثانیاً، فرد دیگر در سطحی از این موضوع ناراحت خواهد شد.
حمایت واقعی ارائه دهید. وقتی کسی در حال گذراندن زمان دشواری است، بر حضور و حمایت تمرکز کنید به جای تلاش برای حل مشکلات او.
عبارات مفید:
- "من اینجا هستم اگر نیاز به صحبت دارید."
- "آیا کاری هست که بتوانم انجام دهم تا کمک کنم؟"
- "این واقعاً چالش‌برانگیز به نظر می‌رسد. چگونه با آن کنار می‌آیید؟"
از کلیشه‌ها و مشاوره‌های ناخواسته اجتناب کنید. به جای گفتن "همه چیز به دلیلی اتفاق می‌افتد" یا بلافاصله ارائه راه‌حل‌ها، احساسات و تجربه آن‌ها را تأیید کنید.
موضوعات حساس را با دقت مدیریت کنید:
- زمان و مکان مناسبی برای بحث‌های حساس انتخاب کنید
- از جملات "من" برای بیان احساسات خود بدون سرزنش استفاده کنید
- آماده باشید که بیشتر گوش دهید تا صحبت کنید
- دشواری مکالمه را بپذیرید
به یاد داشته باشید که گاهی اوقات حمایت خاموش و گوش دادن قوی‌ترین ابزارها در زمان‌های دشوار هستند.
آخرین به‌روزرسانی::
نقد و بررسی
کتاب هنر صحبت با هر کسی نقدهای متفاوتی دریافت کرده است و به‌طور میانگین امتیاز 3.24 از 5 را کسب کرده است. برخی از خوانندگان آن را برای بهبود مهارت‌های مکالمه، به‌ویژه برای افراد درون‌گرا و در محیط‌های کسب‌وکار مفید می‌دانند. دیگران آن را به دلیل تکراری بودن، بدیهی بودن و داشتن توصیه‌های قدیمی مورد انتقاد قرار می‌دهند. نقاط قوت کتاب شامل نکات عملی و مثال‌ها است، در حالی که نقاط ضعف آن طولانی بودن و پیشنهادات گاه غیرواقعی است. برخی از خوانندگان از افزایش اعتماد به نفسی که این کتاب فراهم می‌کند قدردانی می‌کنند، در حالی که دیگران احساس می‌کنند که در تکنیک‌های ارتباطی عمق کافی ندارد.
Similar Books
