نکات کلیدی
1. ایجاد روابط قوی با تیم خود از طریق جلسات منظم یک‌به‌یک
"جلسات یک‌به‌یک ابزار مدیران فرصتی برای "فقط نشستن و صحبت کردن" یا "آشنایی غیررسمی" یا "به‌روزرسانی سریع" نیستند."
هدف جلسات یک‌به‌یک: این جلسات مکالمات ساختارمند و متمرکز بر کسب‌وکار هستند که به منظور ایجاد اعتماد و بهبود عملکرد برگزار می‌شوند. این جلسات باید:
- به صورت هفتگی و به مدت 30 دقیقه برنامه‌ریزی شوند
- با هر گزارش مستقیم برگزار شوند
- عمدتاً بر روی دستور کار گزارش مستقیم متمرکز باشند
- با یادداشت‌هایی که توسط مدیر گرفته می‌شود مستند شوند
فرمت:
- 10-15 دقیقه اول: گزارش مستقیم صحبت می‌کند
- 10-15 دقیقه بعدی: مدیر صحبت می‌کند
- 5-10 دقیقه نهایی (در صورت وجود زمان): بحث در مورد برنامه‌های آینده یا موارد کلی
مزایا:
- بهبود ارتباطات و اعتماد
- فرصت منظم برای بازخورد و مربی‌گری
- کاهش وقفه‌ها در طول هفته
- درک بهتر از نقاط قوت و چالش‌های اعضای تیم
2. ارائه بازخورد مؤثر برای تشویق رفتار آینده
"هدف از ارتباطات عملکرد (و بنابراین بازخورد) تشویق رفتار مؤثر آینده است."
مدل بازخورد ابزار مدیران:
- اجازه بگیرید تا بازخورد بدهید
- رفتار مشاهده شده را بیان کنید
- تأثیر رفتار را توصیف کنید
- رفتار مؤثر آینده را تشویق کنید یا قدردانی کنید
اصول کلیدی:
- بر رفتارهای خاص و قابل مشاهده تمرکز کنید، نه نگرش‌ها یا نیت‌ها
- به موقع باشید – بازخورد را در اسرع وقت پس از رویداد ارائه دهید
- آن را مختصر نگه دارید – برای هر مورد بازخورد 15-30 ثانیه هدف‌گذاری کنید
- از لحن خنثی استفاده کنید و از خشم یا قضاوت بپرهیزید
مثال‌ها:
- مثبت: "وقتی که برای کمک به کارمند جدید دیر ماندید، نشان‌دهنده‌ی همکاری عالی بود. متشکرم."
- سازنده: "وقتی در جلسات وقفه ایجاد می‌کنید، جریان را مختل می‌کند. می‌توانید روی اجازه دادن به دیگران برای اتمام صحبتشان کار کنید؟"
3. مربی‌گری اعضای تیم خود برای بهبود عملکردشان
"مربی‌گری کمترین ابزار استفاده شده در "سه‌گانه مدیریت" است."
مدل مربی‌گری ابزار مدیران:
- همکاری برای تعیین هدف (استفاده از DBQ: مهلت، رفتار، کیفیت)
- منابع را با هم بررسی کنید
- یک برنامه اقدام کوتاه‌مدت ایجاد کنید
- اقدامات مستقیم و گزارش‌ها را به طور منظم پیگیری کنید
روش‌های مؤثر مربی‌گری:
- بر مهارت‌ها یا رفتارهای خاص برای بهبود تمرکز کنید
- اهداف واضح و قابل اندازه‌گیری با مهلت‌های واقع‌بینانه تعیین کنید
- اهداف بزرگ‌تر را به گام‌های کوچک و قابل اجرا تقسیم کنید
- در جلسات یک‌به‌یک بازخورد منظم ارائه دهید
- بر اساس پیشرفت و چالش‌ها برنامه را تنظیم کنید
مزایا:
- بهبود عملکرد فردی و تیمی
- افزایش مشارکت و انگیزه کارکنان
- توسعه رهبران آینده در سازمان
4. واگذاری مسئولیت‌ها برای توسعه تیم و خودتان
"یادگیری واگذاری بخشی از انتقال به سمت تبدیل شدن به یک مدیر اجرایی است."
چرا واگذاری مهم است:
- به مدیران اجازه می‌دهد بر مسئولیت‌های سطح بالاتر تمرکز کنند
- مهارت‌ها و اعتماد به نفس اعضای تیم را توسعه می‌دهد
- مدیر و تیم را برای رشد آینده آماده می‌کند
استراتژی‌های مؤثر واگذاری:
- با وظایف کوچک‌تر شروع کنید و به تدریج مسئولیت را افزایش دهید
- دستورالعمل‌ها و انتظارات واضح ارائه دهید
- در صورت نیاز حمایت و منابع ارائه دهید
- به طور منظم پیگیری کنید تا پیشرفت را اطمینان حاصل کنید و بازخورد ارائه دهید
- از وسوسه مدیریت جزئی یا بازپس‌گیری وظایف واگذار شده خودداری کنید
غلبه بر چالش‌های واگذاری:
- به توانایی‌های اعضای تیم خود اعتماد کنید
- بپذیرید که رویکرد آن‌ها ممکن است با شما متفاوت باشد
- اشتباهات را به عنوان فرصت‌های یادگیری ببینید
- بپذیرید که ناکارآمدی کوتاه‌مدت به سودهای بلندمدت منجر می‌شود
5. اولویت‌بندی نتایج و نگهداشت به عنوان یک مدیر
"تعریف یک مدیر مؤثر کسی است که نتایج را به دست می‌آورد و افراد خود را نگه می‌دارد."
مسئولیت‌های کلیدی:
- دستیابی به اهداف و مقاصد سازمانی
- نگهداشت اعضای با استعداد تیم
استراتژی‌های دستیابی به نتایج:
- اهداف واضح و قابل اندازه‌گیری همسو با اولویت‌های سازمانی تعیین کنید
- به طور منظم انتظارات و پیشرفت را ارتباط دهید
- منابع و حمایت لازم را فراهم کنید
- اعضای تیم را به تعهداتشان پاسخگو نگه دارید
استراتژی‌های بهبود نگهداشت:
- از طریق جلسات یک‌به‌یک روابط قوی ایجاد کنید
- فرصت‌های رشد و توسعه ارائه دهید
- کار خوب را به رسمیت بشناسید و قدردانی کنید
- مسائل را به موقع و منصفانه رسیدگی کنید
- فرهنگ تیمی مثبت ایجاد کنید
تعادل: بپذیرید که فشار بیش از حد برای نتایج می‌تواند بر نگهداشت تأثیر منفی بگذارد، در حالی که تمرکز صرف بر نگهداشت ممکن است نتایج را به خطر بیندازد. برای دستیابی به هر دو هدف به یک رویکرد متعادل تلاش کنید.
6. به وضوح درباره انتظارات عملکردی ارتباط برقرار کنید
"اولین مسئولیت شما ارائه نتایجی است که سازمان از شما انتظار دارد."
تعیین انتظارات واضح:
- شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را برای هر نقش شناسایی کنید
- اهداف و استانداردها را به صورت کتبی ارتباط دهید
- انتظارات را در جلسات یک‌به‌یک و جلسات تیمی بحث کنید
- مثال‌های خاصی از موفقیت ارائه دهید
نظارت و بحث درباره عملکرد:
- از بررسی‌های منظم برای ارزیابی پیشرفت استفاده کنید
- بازخورد به موقع (هم مثبت و هم سازنده) ارائه دهید
- مسائل عملکردی را به موقع رسیدگی کنید
- موفقیت‌ها و نقاط عطف را جشن بگیرید
مستندسازی:
- یادداشت‌هایی از بحث‌های عملکردی نگه دارید
- موارد خاصی از عملکرد خوب و ضعیف را مستند کنید
- از این سوابق برای بررسی‌های رسمی و برنامه‌ریزی توسعه استفاده کنید
7. از طریق تعاملات مداوم و هدفمند اعتماد ایجاد کنید
"به طور کلی، هرچه تیم به مدیر خود بیشتر اعتماد کند، نتایج بهتر و نگهداشت بهتر خواهد بود."
ایجاد اعتماد:
- در کلمات و اعمال خود ثابت قدم باشید
- به تعهدات خود عمل کنید
- آسیب‌پذیری نشان دهید و اشتباهات را بپذیرید
- به نگرانی‌ها و ایده‌های اعضای تیم به دقت گوش دهید
- در صورت لزوم محرمانگی را حفظ کنید
فرصت‌های ایجاد اعتماد:
- جلسات یک‌به‌یک
- جلسات تیمی
- تعاملات غیررسمی
- موقعیت‌های چالش‌برانگیز یا تعارضات
مزایای اعتماد بالا:
- بهبود ارتباطات و همکاری
- افزایش تمایل به ریسک‌پذیری و نوآوری
- سطوح بالاتر مشارکت و تعهد
- حل سریع‌تر مشکلات و تصمیم‌گیری
8. تعادل بازخورد مثبت و منفی برای تأثیر بهینه
"بازخورد مثبت ابزار بسیار قدرتمندتری نسبت به بازخورد منفی است. تمام دوران حرفه‌ای خود را منتظر نمانید تا بالاخره به این نتیجه برسید."
نسبت بازخورد:
- به نسبت 3:1 یا 4:1 از بازخورد مثبت به منفی هدف‌گذاری کنید
- به طور فعال به دنبال فرصت‌هایی برای ارائه بازخورد مثبت باشید
استراتژی‌های بازخورد مثبت:
- درباره رفتار و تأثیر آن خاص باشید
- رفتار را به اهداف یا ارزش‌های سازمانی مرتبط کنید
- ادامه رفتار مثبت را تشویق کنید
استراتژی‌های بازخورد سازنده:
- بر رفتار تمرکز کنید، نه شخص
- تأثیر رفتار را توضیح دهید
- در راه‌حل‌های بهبود همکاری کنید
- پیگیری کنید تا تغییر را اطمینان حاصل کنید و حمایت ارائه دهید
زمان‌بندی:
- بازخورد مثبت و منفی را در اسرع وقت پس از رفتار مشاهده شده ارائه دهید
- از جلسات یک‌به‌یک برای بحث‌های عملکردی دقیق‌تر استفاده کنید
9. از رویکرد ساختاریافته برای تعیین هدف و مربی‌گری استفاده کنید
"ابزار مدیران مربی‌گری را به عنوان تلاشی سیستماتیک برای بهبود عملکرد یک فرد در یک مهارت خاص تعریف می‌کند."
چارچوب تعیین هدف DBQ:
- مهلت: چه زمانی باید هدف محقق شود؟
- رفتار: چه اقدام یا مهارت خاصی نیاز به بهبود دارد؟
- کیفیت: چگونه موفقیت اندازه‌گیری خواهد شد؟
مثال: "تا 1 مارس (مهلت)، شما حداقل پنج بار (کیفیت) در جلسه هفتگی عملیات بدون وقفه در دیگران مشارکت خواهید کرد (رفتار)."
فرآیند مربی‌گری:
- مهارت یا رفتاری که باید بهبود یابد را شناسایی کنید
- با استفاده از DBQ هدفی واضح و قابل اندازه‌گیری تعیین کنید
- منابع و استراتژی‌های بالقوه را بررسی کنید
- یک برنامه اقدام کوتاه‌مدت با وظایف خاص ایجاد کنید
- پیشرفت را نظارت کنید و بازخورد منظم ارائه دهید
- بر اساس نتایج برنامه را تنظیم کنید
کلیدهای موفقیت:
- اهداف بزرگ‌تر را به گام‌های کوچک و قابل اجرا تقسیم کنید
- از مهلت‌های کوتاه (1-3 روز) برای وظایف اولیه برای ایجاد حرکت استفاده کنید
- از روش‌های مختلف یادگیری (مطالعه، مشاوره، تمرین) بهره ببرید
- پیروزی‌های کوچک و پیشرفت را در طول مسیر جشن بگیرید
10. سبک مدیریت خود را با پیشرفت در حرفه‌تان تطبیق دهید
"مایک متوجه شد که به طور فردی قادر به انجام کارهای بیشتری است زیرا خود او با کارهای بیشتری در طول مسیر اعتماد شده بود."
تغییرات پیشرفت شغلی:
- مشارکت‌کننده فردی → مدیر: تمرکز از خروجی شخصی به نتایج تیمی تغییر می‌کند
- مدیر → مدیر اجرایی: تأکید از تفکر تاکتیکی به تفکر استراتژیک منتقل می‌شود
تطبیق‌های کلیدی:
- با پیشرفت بیشتر مسئولیت‌ها را واگذار کنید
- اعضای تیم خود را برای پذیرش نقش‌های بزرگ‌تر توسعه دهید
- روابط را در سراسر سازمان بسازید
- بر برنامه‌ریزی بلندمدت و تفکر کلی تمرکز کنید
- زمان بیشتری را صرف ارتباطات و هم‌راستایی کنید
چالش‌هایی که باید بر آن‌ها غلبه کرد:
- مقاومت در برابر رها کردن وظایف آشنا
- ترس از از دست دادن کنترل یا اهمیت
- دشواری در اعتماد به دیگران با مسئولیت‌های مهم
استراتژی‌های موفقیت:
- به طور فعال به دنبال فرصت‌هایی برای واگذاری و توسعه دیگران باشید
- موفقیت‌های تیمی را به جای دستاوردهای فردی جشن بگیرید
- زمان را در مشاوره و مربی‌گری اعضای تیم با پتانسیل بالا سرمایه‌گذاری کنید
- به طور مداوم یاد بگیرید و با چالش‌های جدید رهبری سازگار شوید
- شبکه‌ای از حمایت و مشاوره همتایان بسازید
آخرین به‌روزرسانی::
FAQ
What's "The Effective Manager" by Mark Horstman about?
- Focus on People Management: The book is centered on managing people effectively, rather than focusing on broader organizational strategies like finance or change management.
- Actionable Guidance: It provides practical, step-by-step advice for managers to improve their skills in managing direct reports.
- Core Responsibilities: The book emphasizes achieving results and retaining employees as the primary responsibilities of a manager.
- Manager Tools Framework: It introduces the Manager Tools framework, which includes specific tools and behaviors to enhance managerial effectiveness.
Why should I read "The Effective Manager"?
- Practical Advice: The book offers actionable steps that managers can implement immediately to improve their effectiveness.
- Focus on Results and Retention: It provides a clear framework for achieving the dual goals of delivering results and retaining team members.
- Proven Methods: The guidance is based on data and extensive testing with thousands of managers, ensuring its reliability and effectiveness.
- Comprehensive Approach: It covers a wide range of managerial skills, from communication to delegation, making it a valuable resource for both new and experienced managers.
What are the key takeaways of "The Effective Manager"?
- Four Critical Behaviors: The book outlines four key behaviors for effective management: Get to Know Your People, Communicate about Performance, Ask for More, and Push Work Down.
- Manager Tools: It introduces specific tools like One On Ones, Feedback, Coaching, and Delegation to implement these behaviors.
- Focus on Relationships: Building strong relationships with direct reports is emphasized as a foundation for effective management.
- Sustainable and Teachable: The methods are designed to be teachable to others and sustainable over time, ensuring long-term success.
What is the Manager Tools Feedback Model?
- Four Steps: The model consists of four steps: Ask, State the Behavior, State the Impact, and Encourage Effective Future Behavior.
- Purpose: The goal is to encourage effective future behavior rather than focusing on past mistakes.
- Positive and Negative Feedback: The model is used for both positive and negative feedback, maintaining a consistent approach.
- Scripted Approach: It provides a scripted method to help managers deliver feedback effectively and consistently.
How do One On Ones work in "The Effective Manager"?
- Scheduled Meetings: One On Ones are scheduled, weekly 30-minute meetings with each direct report.
- Direct's Agenda First: The direct's issues are prioritized, with the manager taking notes to ensure follow-up.
- Builds Relationships: These meetings are designed to build trust and improve communication between managers and their teams.
- Proven Benefits: Regular One On Ones have been shown to improve both results and retention significantly.
What is the Delegation Cascade in "The Effective Manager"?
- Workload Management: The Delegation Cascade is a method for managing workload by delegating tasks down the organizational hierarchy.
- Delegating Small Tasks: Managers should delegate smaller tasks to their directs, rather than large responsibilities, to avoid overwhelming them.
- Organizational Growth: This approach supports organizational growth by allowing managers to focus on higher-level responsibilities.
- Cascading Effect: As tasks are delegated down, each level of the organization becomes more efficient and effective.
How does "The Effective Manager" define an effective manager?
- Results and Retention: An effective manager is defined as one who achieves results and retains their people.
- Focus on People: The book emphasizes the importance of managing people effectively to achieve these goals.
- Clear Responsibilities: Managers are responsible for delivering results and ensuring their team members are satisfied and engaged.
- Measurable Success: Success is measured by both the outcomes achieved and the retention of team members.
What are the Four Critical Behaviors in "The Effective Manager"?
- Get to Know Your People: Building strong relationships with direct reports is crucial for effective management.
- Communicate about Performance: Regular feedback and communication about performance are essential for improvement.
- Ask for More: Managers should continually encourage higher levels of performance from their team.
- Push Work Down: Delegating tasks effectively allows managers to focus on higher-level responsibilities.
How does "The Effective Manager" suggest handling resistance to One On Ones?
- Common Pushbacks: The book addresses common objections such as perceived micromanagement and lack of time.
- Role Power: Managers are encouraged to use their role power judiciously to insist on the importance of One On Ones.
- Building Trust: Overcoming resistance involves building trust and demonstrating the value of these meetings.
- Long-term Benefits: Emphasizing the long-term benefits of improved communication and relationships can help mitigate resistance.
What is the Coaching Model in "The Effective Manager"?
- Four Steps: The Coaching Model includes Collaborate to Set a Goal, Collaborate to Brainstorm Resources, Collaborate to Create a Plan, and The Direct Acts and Reports on the Plan.
- Collaborative Approach: The model emphasizes collaboration between the manager and the direct report throughout the process.
- Focus on Improvement: It is designed to help direct reports improve specific skills over a period of months.
- Short-term Tasks: The model uses short-term tasks and deadlines to drive behavior and ensure progress.
What are the best quotes from "The Effective Manager" and what do they mean?
- "Success at work is about what you do—you are your behaviors." This emphasizes the importance of actions over attitudes in achieving success.
- "The most important thing you can do as a manager is to develop a trusting relationship with the people on your team." This highlights the foundational role of trust in effective management.
- "If you implement Manager Tools One On Ones, we guarantee that you will get more time back in your calendar than you spend in having them." This underscores the efficiency and effectiveness of regular One On Ones.
- "Choose the harder right, instead of the easier wrong." This encourages managers to make ethical and challenging decisions for the benefit of their team and organization.
How does "The Effective Manager" address the issue of favoritism?
- Equal Treatment: The book emphasizes the importance of treating all directs equally, especially in the context of One On Ones.
- Friendly, Not Friends: Managers are advised to be friendly with their directs but not to form friendships that could lead to perceived favoritism.
- Professional Boundaries: Maintaining professional boundaries helps ensure that all team members feel valued and fairly treated.
- Focus on Performance: Decisions and interactions should be based on performance and professional criteria, not personal relationships.
نقد و بررسی
کتاب مدیر مؤثر به دلیل رویکرد عملی و مبتنی بر داده‌هایش در مدیریت، عمدتاً نقدهای مثبتی دریافت می‌کند. خوانندگان از تمرکز آن بر چهار رفتار کلیدی: جلسات یک‌به‌یک، بازخورد، مربی‌گری و واگذاری وظایف قدردانی می‌کنند. این کتاب به خاطر توصیه‌های مستقیم و استراتژی‌های قابل اجرا، به ویژه برای مدیران جدید، تحسین می‌شود. برخی سبک تکراری و دیدگاه‌های قدیمی آن در مورد کار از راه دور را نقد می‌کنند. به طور کلی، این کتاب به عنوان منبعی ارزشمند برای یادگیری مهارت‌های اساسی مدیریت در نظر گرفته می‌شود، اگرچه برخی پیشنهاد می‌کنند که برای درک جامع‌تر، آن را با کتاب‌های رهبری دیگر تکمیل کنند.
Similar Books
The 4 Disciplines of Execution
Achieving Your Wildly Important Goals
The First 90 Days
Critical Success Strategies for New Leaders at All Levels
Turn the Ship Around!
A True Story of Turning Followers into Leaders
Executive Presence
The Missing Link Between Merit and Success
Sprint
How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days
The Manager's Path
A Guide for Tech Leaders Navigating Growth and Change
The Four
The Hidden DNA of Amazon, Apple, Facebook, and Google
Product Management in Practice
A Real-World Guide to the Key Connective Role of the 21st Century