The Effective Manager

1. ایجاد روابط قوی با تیم خود از طریق جلسات منظم یک‌به‌یک

"جلسات یک‌به‌یک ابزار مدیران فرصتی برای "فقط نشستن و صحبت کردن" یا "آشنایی غیررسمی" یا "به‌روزرسانی سریع" نیستند."

هدف جلسات یک‌به‌یک: این جلسات مکالمات ساختارمند و متمرکز بر کسب‌وکار هستند که به منظور ایجاد اعتماد و بهبود عملکرد برگزار می‌شوند. این جلسات باید:

• به صورت هفتگی و به مدت 30 دقیقه برنامه‌ریزی شوند
• با هر گزارش مستقیم برگزار شوند
• عمدتاً بر روی دستور کار گزارش مستقیم متمرکز باشند
• با یادداشت‌هایی که توسط مدیر گرفته می‌شود مستند شوند

فرمت:

• 10-15 دقیقه اول: گزارش مستقیم صحبت می‌کند
• 10-15 دقیقه بعدی: مدیر صحبت می‌کند
• 5-10 دقیقه نهایی (در صورت وجود زمان): بحث در مورد برنامه‌های آینده یا موارد کلی

مزایا:

• بهبود ارتباطات و اعتماد
• فرصت منظم برای بازخورد و مربی‌گری
• کاهش وقفه‌ها در طول هفته
• درک بهتر از نقاط قوت و چالش‌های اعضای تیم

2. ارائه بازخورد مؤثر برای تشویق رفتار آینده

"هدف از ارتباطات عملکرد (و بنابراین بازخورد) تشویق رفتار مؤثر آینده است."

مدل بازخورد ابزار مدیران:

1. اجازه بگیرید تا بازخورد بدهید
2. رفتار مشاهده شده را بیان کنید
3. تأثیر رفتار را توصیف کنید
4. رفتار مؤثر آینده را تشویق کنید یا قدردانی کنید

اصول کلیدی:

• بر رفتارهای خاص و قابل مشاهده تمرکز کنید، نه نگرش‌ها یا نیت‌ها
• به موقع باشید – بازخورد را در اسرع وقت پس از رویداد ارائه دهید
• آن را مختصر نگه دارید – برای هر مورد بازخورد 15-30 ثانیه هدف‌گذاری کنید
• از لحن خنثی استفاده کنید و از خشم یا قضاوت بپرهیزید

مثال‌ها:

• مثبت: "وقتی که برای کمک به کارمند جدید دیر ماندید، نشان‌دهنده‌ی همکاری عالی بود. متشکرم."
• سازنده: "وقتی در جلسات وقفه ایجاد می‌کنید، جریان را مختل می‌کند. می‌توانید روی اجازه دادن به دیگران برای اتمام صحبتشان کار کنید؟"

3. مربی‌گری اعضای تیم خود برای بهبود عملکردشان

"مربی‌گری کمترین ابزار استفاده شده در "سه‌گانه مدیریت" است."

مدل مربی‌گری ابزار مدیران:

1. همکاری برای تعیین هدف (استفاده از DBQ: مهلت، رفتار، کیفیت)
2. منابع را با هم بررسی کنید
3. یک برنامه اقدام کوتاه‌مدت ایجاد کنید
4. اقدامات مستقیم و گزارش‌ها را به طور منظم پیگیری کنید

روش‌های مؤثر مربی‌گری:

• بر مهارت‌ها یا رفتارهای خاص برای بهبود تمرکز کنید
• اهداف واضح و قابل اندازه‌گیری با مهلت‌های واقع‌بینانه تعیین کنید
• اهداف بزرگ‌تر را به گام‌های کوچک و قابل اجرا تقسیم کنید
• در جلسات یک‌به‌یک بازخورد منظم ارائه دهید
• بر اساس پیشرفت و چالش‌ها برنامه را تنظیم کنید

مزایا:

• بهبود عملکرد فردی و تیمی
• افزایش مشارکت و انگیزه کارکنان
• توسعه رهبران آینده در سازمان

4. واگذاری مسئولیت‌ها برای توسعه تیم و خودتان

"یادگیری واگذاری بخشی از انتقال به سمت تبدیل شدن به یک مدیر اجرایی است."

چرا واگذاری مهم است:

• به مدیران اجازه می‌دهد بر مسئولیت‌های سطح بالاتر تمرکز کنند
• مهارت‌ها و اعتماد به نفس اعضای تیم را توسعه می‌دهد
• مدیر و تیم را برای رشد آینده آماده می‌کند

استراتژی‌های مؤثر واگذاری:

• با وظایف کوچک‌تر شروع کنید و به تدریج مسئولیت را افزایش دهید
• دستورالعمل‌ها و انتظارات واضح ارائه دهید
• در صورت نیاز حمایت و منابع ارائه دهید
• به طور منظم پیگیری کنید تا پیشرفت را اطمینان حاصل کنید و بازخورد ارائه دهید
• از وسوسه مدیریت جزئی یا بازپس‌گیری وظایف واگذار شده خودداری کنید

غلبه بر چالش‌های واگذاری:

• به توانایی‌های اعضای تیم خود اعتماد کنید
• بپذیرید که رویکرد آن‌ها ممکن است با شما متفاوت باشد
• اشتباهات را به عنوان فرصت‌های یادگیری ببینید
• بپذیرید که ناکارآمدی کوتاه‌مدت به سودهای بلندمدت منجر می‌شود

5. اولویت‌بندی نتایج و نگهداشت به عنوان یک مدیر

"تعریف یک مدیر مؤثر کسی است که نتایج را به دست می‌آورد و افراد خود را نگه می‌دارد."

مسئولیت‌های کلیدی:

1. دستیابی به اهداف و مقاصد سازمانی
2. نگهداشت اعضای با استعداد تیم

استراتژی‌های دستیابی به نتایج:

• اهداف واضح و قابل اندازه‌گیری همسو با اولویت‌های سازمانی تعیین کنید
• به طور منظم انتظارات و پیشرفت را ارتباط دهید
• منابع و حمایت لازم را فراهم کنید
• اعضای تیم را به تعهداتشان پاسخگو نگه دارید

استراتژی‌های بهبود نگهداشت:

• از طریق جلسات یک‌به‌یک روابط قوی ایجاد کنید
• فرصت‌های رشد و توسعه ارائه دهید
• کار خوب را به رسمیت بشناسید و قدردانی کنید
• مسائل را به موقع و منصفانه رسیدگی کنید
• فرهنگ تیمی مثبت ایجاد کنید

تعادل: بپذیرید که فشار بیش از حد برای نتایج می‌تواند بر نگهداشت تأثیر منفی بگذارد، در حالی که تمرکز صرف بر نگهداشت ممکن است نتایج را به خطر بیندازد. برای دستیابی به هر دو هدف به یک رویکرد متعادل تلاش کنید.

6. به وضوح درباره انتظارات عملکردی ارتباط برقرار کنید

"اولین مسئولیت شما ارائه نتایجی است که سازمان از شما انتظار دارد."

تعیین انتظارات واضح:

• شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را برای هر نقش شناسایی کنید
• اهداف و استانداردها را به صورت کتبی ارتباط دهید
• انتظارات را در جلسات یک‌به‌یک و جلسات تیمی بحث کنید
• مثال‌های خاصی از موفقیت ارائه دهید

نظارت و بحث درباره عملکرد:

• از بررسی‌های منظم برای ارزیابی پیشرفت استفاده کنید
• بازخورد به موقع (هم مثبت و هم سازنده) ارائه دهید
• مسائل عملکردی را به موقع رسیدگی کنید
• موفقیت‌ها و نقاط عطف را جشن بگیرید

مستندسازی:

• یادداشت‌هایی از بحث‌های عملکردی نگه دارید
• موارد خاصی از عملکرد خوب و ضعیف را مستند کنید
• از این سوابق برای بررسی‌های رسمی و برنامه‌ریزی توسعه استفاده کنید

7. از طریق تعاملات مداوم و هدفمند اعتماد ایجاد کنید

"به طور کلی، هرچه تیم به مدیر خود بیشتر اعتماد کند، نتایج بهتر و نگهداشت بهتر خواهد بود."

ایجاد اعتماد:

• در کلمات و اعمال خود ثابت قدم باشید
• به تعهدات خود عمل کنید
• آسیب‌پذیری نشان دهید و اشتباهات را بپذیرید
• به نگرانی‌ها و ایده‌های اعضای تیم به دقت گوش دهید
• در صورت لزوم محرمانگی را حفظ کنید

فرصت‌های ایجاد اعتماد:

• جلسات یک‌به‌یک
• جلسات تیمی
• تعاملات غیررسمی
• موقعیت‌های چالش‌برانگیز یا تعارضات

مزایای اعتماد بالا:

• بهبود ارتباطات و همکاری
• افزایش تمایل به ریسک‌پذیری و نوآوری
• سطوح بالاتر مشارکت و تعهد
• حل سریع‌تر مشکلات و تصمیم‌گیری

8. تعادل بازخورد مثبت و منفی برای تأثیر بهینه

"بازخورد مثبت ابزار بسیار قدرتمندتری نسبت به بازخورد منفی است. تمام دوران حرفه‌ای خود را منتظر نمانید تا بالاخره به این نتیجه برسید."

نسبت بازخورد:

• به نسبت 3:1 یا 4:1 از بازخورد مثبت به منفی هدف‌گذاری کنید
• به طور فعال به دنبال فرصت‌هایی برای ارائه بازخورد مثبت باشید

استراتژی‌های بازخورد مثبت:

• درباره رفتار و تأثیر آن خاص باشید
• رفتار را به اهداف یا ارزش‌های سازمانی مرتبط کنید
• ادامه رفتار مثبت را تشویق کنید

استراتژی‌های بازخورد سازنده:

• بر رفتار تمرکز کنید، نه شخص
• تأثیر رفتار را توضیح دهید
• در راه‌حل‌های بهبود همکاری کنید
• پیگیری کنید تا تغییر را اطمینان حاصل کنید و حمایت ارائه دهید

زمان‌بندی:

• بازخورد مثبت و منفی را در اسرع وقت پس از رفتار مشاهده شده ارائه دهید
• از جلسات یک‌به‌یک برای بحث‌های عملکردی دقیق‌تر استفاده کنید

9. از رویکرد ساختاریافته برای تعیین هدف و مربی‌گری استفاده کنید

"ابزار مدیران مربی‌گری را به عنوان تلاشی سیستماتیک برای بهبود عملکرد یک فرد در یک مهارت خاص تعریف می‌کند."

چارچوب تعیین هدف DBQ:

• مهلت: چه زمانی باید هدف محقق شود؟
• رفتار: چه اقدام یا مهارت خاصی نیاز به بهبود دارد؟
• کیفیت: چگونه موفقیت اندازه‌گیری خواهد شد؟

مثال: "تا 1 مارس (مهلت)، شما حداقل پنج بار (کیفیت) در جلسه هفتگی عملیات بدون وقفه در دیگران مشارکت خواهید کرد (رفتار)."

فرآیند مربی‌گری:

1. مهارت یا رفتاری که باید بهبود یابد را شناسایی کنید
2. با استفاده از DBQ هدفی واضح و قابل اندازه‌گیری تعیین کنید
3. منابع و استراتژی‌های بالقوه را بررسی کنید
4. یک برنامه اقدام کوتاه‌مدت با وظایف خاص ایجاد کنید
5. پیشرفت را نظارت کنید و بازخورد منظم ارائه دهید
6. بر اساس نتایج برنامه را تنظیم کنید

کلیدهای موفقیت:

• اهداف بزرگ‌تر را به گام‌های کوچک و قابل اجرا تقسیم کنید
• از مهلت‌های کوتاه (1-3 روز) برای وظایف اولیه برای ایجاد حرکت استفاده کنید
• از روش‌های مختلف یادگیری (مطالعه، مشاوره، تمرین) بهره ببرید
• پیروزی‌های کوچک و پیشرفت را در طول مسیر جشن بگیرید

10. سبک مدیریت خود را با پیشرفت در حرفه‌تان تطبیق دهید

"مایک متوجه شد که به طور فردی قادر به انجام کارهای بیشتری است زیرا خود او با کارهای بیشتری در طول مسیر اعتماد شده بود."

تغییرات پیشرفت شغلی:

• مشارکت‌کننده فردی → مدیر: تمرکز از خروجی شخصی به نتایج تیمی تغییر می‌کند
• مدیر → مدیر اجرایی: تأکید از تفکر تاکتیکی به تفکر استراتژیک منتقل می‌شود

تطبیق‌های کلیدی:

• با پیشرفت بیشتر مسئولیت‌ها را واگذار کنید
• اعضای تیم خود را برای پذیرش نقش‌های بزرگ‌تر توسعه دهید
• روابط را در سراسر سازمان بسازید
• بر برنامه‌ریزی بلندمدت و تفکر کلی تمرکز کنید
• زمان بیشتری را صرف ارتباطات و هم‌راستایی کنید

چالش‌هایی که باید بر آن‌ها غلبه کرد:

• مقاومت در برابر رها کردن وظایف آشنا
• ترس از از دست دادن کنترل یا اهمیت
• دشواری در اعتماد به دیگران با مسئولیت‌های مهم

استراتژی‌های موفقیت:

• به طور فعال به دنبال فرصت‌هایی برای واگذاری و توسعه دیگران باشید
• موفقیت‌های تیمی را به جای دستاوردهای فردی جشن بگیرید
• زمان را در مشاوره و مربی‌گری اعضای تیم با پتانسیل بالا سرمایه‌گذاری کنید
• به طور مداوم یاد بگیرید و با چالش‌های جدید رهبری سازگار شوید
• شبکه‌ای از حمایت و مشاوره همتایان بسازید

آخرین به‌روزرسانی:: August 26, 2024