HBR Guide to Better Business Writing

1. Rédigez des écrits professionnels clairs, concis et persuasifs

Écrire de manière claire et persuasive ne nécessite ni magie ni chance. Et ce n'est pas un don génétique. C'est une compétence, certes, mais que vous pouvez développer grâce aux conseils pratiques de ce guide.

Séparez l'écriture et la révision. Pour améliorer vos écrits professionnels, concentrez-vous sur deux processus distincts : l'écriture et la révision. Lors de l'écriture, visez la rapidité et la productivité. Fixez-vous des délais serrés, même artificiels, pour forcer la génération rapide d'idées. Ne vous souciez pas de la perfection dans le premier brouillon ; marquez plutôt les zones problématiques pour une révision ultérieure.

Révisez de manière stratégique. Pendant la phase de révision, adoptez une approche systématique :

• Utilisez des correcteurs orthographiques et grammaticaux
• Recherchez les erreurs courantes que vous avez tendance à faire
• Lisez votre travail à voix haute pour repérer les formulations maladroites
• Envisagez d'imprimer votre document pour une perspective nouvelle

En séparant ces processus, vous gagnerez en confiance dans votre capacité à générer des idées rapidement et à les affiner efficacement, ce qui mènera à des écrits professionnels plus efficaces et persuasifs.

2. Gagnez l'adhésion des lecteurs en répondant à leurs besoins et attentes

Les lecteurs professionnels sont axés sur le contenu, pressés par le temps et à la recherche de solutions.

Comprenez votre audience. Les lecteurs professionnels privilégient la pertinence, l'utilité et l'efficacité. Pour capter leur attention :

• Commencez par une déclaration claire expliquant pourquoi ils devraient lire votre document
• Mettez en avant les points clés dès le début
• Organisez le contenu de manière logique pour une compréhension facile

Structurez votre introduction. Utilisez le principe de la pyramide de Barbara Minto pour rédiger des introductions efficaces :

1. Situation : Décrivez brièvement le contexte professionnel actuel
2. Complication : Identifiez le problème ou le défi
3. Question : Posez la question centrale (explicitement ou implicitement)
4. Réponse : Fournissez votre solution ou recommandation

Cette structure oriente rapidement les lecteurs et démontre la valeur de votre communication, augmentant ainsi la probabilité qu'ils s'engagent avec le reste de votre contenu.

3. Créez des résumés exécutifs convaincants pour vendre vos propositions

Le résumé exécutif expose les arguments commerciaux.

Concentrez-vous sur les résultats. Un résumé exécutif efficace doit :

• Montrer une compréhension claire des besoins du client
• Mettre en avant le retour sur investissement ou l'impact mesurable de votre solution
• Être concis mais complet (1-2 pages pour une proposition de 25 pages)

Structurez pour l'impact. Organisez votre résumé exécutif de manière à :

1. Établir le besoin ou le problème
2. Recommander une solution et expliquer sa valeur
3. Différencier votre entreprise ou approche

Utilisez des techniques de mise en forme comme les puces et les titres pour améliorer la lisibilité. N'oubliez pas de mentionner le nom du client plus fréquemment que celui de votre entreprise pour maintenir un focus centré sur le client.

4. Développez des propositions centrées sur le client qui se démarquent

Une bonne proposition répond spécifiquement aux besoins d'un prospect. Une mauvaise proposition ne parle que de vos compétences.

Adoptez la perspective du client. Pour créer des propositions gagnantes :

• Faites des recherches approfondies pour comprendre les besoins et les critères de décision du client
• Clarifiez les attentes lors de réunions avec les prospects chaque fois que possible
• Personnalisez le contenu, en évitant le langage standardisé
• Mettez en avant des avantages spécifiques et des valeurs plutôt que des capacités générales

Suivez un processus discipliné. Mettez en œuvre une approche systématique de la rédaction de propositions :

1. Effectuez des recherches et analyses approfondies
2. Attribuez clairement les responsabilités et les délais aux membres de l'équipe
3. Rédigez avec clarté et précision, en appuyant vos affirmations par des preuves
4. Utilisez des graphiques pour expliquer des processus complexes ou des comparaisons
5. Gardez les propositions concises, en vous concentrant sur les informations les plus pertinentes

Rappelez-vous, les propositions sont souvent jugées sur l'efficacité de l'écriture elle-même, alors faites attention au style et à la clarté tout au long du document.

5. Rédigez des courriels efficaces qui sont lus et auxquels on répond

La ligne d'objet est la seule chose que vous êtes sûr que les destinataires liront.

Rédigez des lignes d'objet accrocheuses. Rendez vos lignes d'objet spécifiques et orientées vers l'action. Par exemple, utilisez "Contrat révisé pour votre examen" au lieu de "Mise à jour du projet."

Structurez pour la lisibilité. Pour améliorer l'efficacité des courriels :

• Restez sur le sujet : Concentrez-vous sur un point principal par courriel
• Fournissez du contexte : Assurez-vous que les lecteurs comprennent l'importance de votre message
• Soyez concis : Gardez les messages courts, surtout pour les lecteurs mobiles
• Utilisez la mise en forme : Employez des titres en gras, des puces et des listes numérotées
• Soyez sensible aux différences linguistiques et culturelles

Adoptez le bon ton. Adaptez votre style d'écriture à votre audience et à la situation. Évitez un langage trop formel qui peut sembler condescendant, mais soyez également prudent avec un langage trop décontracté qui pourrait être perçu comme non professionnel.

6. Adoptez le bon ton dans vos communications professionnelles

Votre ton détermine si les lecteurs sont attirés ou rebutés par votre message, s'ils rient avec vous ou de vous.

Équilibrez énergie et formalité. Considérez deux facteurs clés pour déterminer le ton :

1. Niveau d'énergie : Votre message doit-il être "chaud" ou "froid" ?
2. Degré de formalité : Votre langage doit-il être décontracté ou formel ?

Le bon équilibre dépend de votre audience, de la situation et de la culture de votre entreprise. Par exemple :

• Une start-up pourrait utiliser un langage plus informel et énergique
• Une entreprise traditionnelle pourrait préférer un ton plus froid et formel

Testez et affinez. Demandez à des collègues de confiance de relire vos écrits et de donner leur avis sur le ton. Cela peut vous aider à éviter des interprétations non intentionnelles et à vous assurer que votre message résonne avec votre audience cible.

7. Épurez votre écriture sans perdre de sens ni d'impact

Vous n'avez pas besoin de démontrer votre connaissance des règles de grammaire. Choisissez simplement des mots et des phrases plus faciles à manier.

Simplifiez la structure. Pour réduire la longueur sans sacrifier le sens :

• Supprimez les introductions et informations de fond inutiles
• Concentrez-vous sur les spécificités plutôt que sur les généralités
• Utilisez la mise en forme (titres, tableaux, diagrammes) pour transmettre l'information efficacement

Combinez et coupez. Cherchez des opportunités pour fusionner des phrases et éliminer les redondances. Par exemple :

• Original : "Cette présentation examine les avantages de l'externalisation. Je recommande de réduire les frais généraux en externalisant les processus non essentiels tels que le service client, la réalisation des commandes et d'autres fonctions de support."
• Révisé : "Nous devrions réduire les frais généraux en externalisant des fonctions de support non essentielles telles que le service client et la réalisation des commandes."

Adoptez un ton plus direct. Adopter un ton moins formel peut conduire à une écriture plus courte et plus claire. Envisagez d'utiliser des contractions et de vous adresser directement à votre audience avec des pronoms personnels comme "vous."

8. Simplifiez les règles de grammaire complexes pour une écriture plus efficace

Une mauvaise écriture envoie un mauvais message aux lecteurs, mais vous n'avez pas le temps de vous battre avec toutes les complexités de la grammaire et de l'usage.

Évitez les pièges grammaticaux. Au lieu de lutter avec des règles de grammaire complexes, réécrivez les phrases pour contourner les problèmes potentiels. Par exemple :

• Au lieu de débattre entre "elle" et "lui", utilisez le nom de la personne
• Reformulez les phrases pour éviter les problèmes d'accord sujet-verbe délicats
• En cas de doute sur les pluriels comme "données", reformulez la phrase

Concentrez-vous sur la clarté. Priorisez la communication claire plutôt que de démontrer une expertise grammaticale. Si vous n'êtes pas sûr d'une règle :

• Réécrivez la phrase en utilisant des constructions plus simples
• Choisissez des mots et des phrases plus faciles à manier
• Utilisez la voix active pour améliorer la clarté et réduire la longueur

En simplifiant votre approche de la grammaire, vous pouvez écrire plus confiant et efficacement, en vous concentrant sur la transmission de votre message plutôt que de vous enliser dans les détails techniques.

Dernière mise à jour: August 30, 2024