Master Getting Things Done the David Allen Way with Evernote

1. GTD et Evernote : Un Duo Puissant pour la Productivité

« Getting Things Done (GTD) + Evernote = Productivité Ultime »

Une combinaison synergique. GTD, développé par David Allen, est un système complet de productivité conçu pour vous aider à capturer, organiser et agir sur toutes vos tâches et engagements. Evernote, application polyvalente de prise de notes numériques, offre la plateforme idéale pour appliquer les principes de GTD. Ensemble, ils créent une synergie puissante qui vous permet de :

• Capturer rapidement idées et tâches depuis n’importe quel appareil
• Organiser l’information dans des carnets et étiquettes personnalisables
• Accéder à votre système complet où que vous soyez, à tout moment
• Rechercher et retrouver facilement les informations nécessaires

En combinant l’approche méthodique de GTD à la flexibilité numérique d’Evernote, vous créez un système fluide et efficace qui vous aide à maîtriser vos engagements tout en réduisant le désordre mental.

2. Configurer Votre Espace de Travail Numérique dans Evernote

« L’expérience d’avoir vos priorités, responsabilités et tâches organisées ainsi est extrêmement libératrice, et une fois le système mis en place et adopté, vous sentirez un poids s’envoler. »

Carnets essentiels. Pour mettre en œuvre GTD dans Evernote, commencez par créer ces carnets clés :

• Boîte de réception : pour capturer tous les éléments entrants
• Prochaines actions : pour les tâches à réaliser immédiatement
• Projets : pour les résultats à plusieurs étapes que vous vous engagez à atteindre
• Un jour/Peut-être : pour idées et projets potentiels futurs
• Références : pour stocker les informations utiles

Structure des étiquettes. Complétez vos carnets par un système d’étiquettes robuste :

• Étiquettes de contexte : @maison, @travail, @téléphone, @ordinateur
• Étiquettes temporelles : 1-Maintenant, 2-Suivant, 3-Bientôt, 4-Plus tard, 5-Un jour
• Étiquettes de projet : Actif, Inactif

En mettant en place cette structure, vous créez un système flexible qui permet une capture rapide et une récupération aisée des informations, deux éléments clés d’une mise en œuvre efficace de GTD.

3. Le Flux de Travail GTD : Capturer, Clarifier, Organiser, Réfléchir, Agir

« Allen revient sans cesse sur les ‘prochaines actions’ dans son livre — comprendre quelle est la prochaine étape pour traiter un élément est crucial pour avancer efficacement dans le système. »

Processus en cinq étapes. Le flux de travail GTD se compose de cinq phases distinctes :

1. Capturer : recueillir tout ce qui retient votre attention
2. Clarifier : déterminer ce que cela signifie et ce qu’il faut en faire
3. Organiser : ranger à sa place
4. Réfléchir : revoir régulièrement
5. Agir : simplement faire

Mise en œuvre dans Evernote :

• Utilisez l’application mobile Evernote pour capturer vos idées en déplacement
• Traitez régulièrement votre boîte de réception en décidant des prochaines actions pour chaque élément
• Déplacez les éléments clarifiés dans les carnets appropriés et étiquetez-les en conséquence
• Programmez des rappels récurrents pour les revues quotidiennes et hebdomadaires
• Servez-vous du carnet « Prochaines actions » pour guider votre travail quotidien

En suivant ce flux de travail de manière constante, vous vous assurez que rien ne passe à travers les mailles du filet et que vous savez toujours clairement ce qu’il faut faire ensuite.

4. Maîtriser l’Art du Traitement de la Boîte de Réception

« Bien qu’il soit idéal de vider complètement votre boîte mail dès le premier jour, je sais que ce n’est pas toujours possible. Commencez donc par 50 ou 100 éléments le premier jour (je sais que ça semble beaucoup, mais une fois lancé, ça passe vite). »

Règle des deux minutes. Lors du traitement de votre boîte de réception, appliquez la règle des deux minutes de David Allen : si une action peut être réalisée en deux minutes ou moins, faites-la immédiatement. Pour tout le reste :

• Créez une nouvelle note dans le carnet Evernote approprié
• Ajoutez les étiquettes pertinentes (contexte, temps, projet)
• Programmez un rappel si nécessaire

Traitement par lots. Réservez des plages horaires dédiées au traitement de la boîte de réception :

• Visez un traitement quotidien de votre boîte Evernote
• Traitez vos e-mails par lots, 2 à 3 fois par jour
• Utilisez le Web Clipper d’Evernote pour sauvegarder rapidement les e-mails et contenus web pertinents

En maîtrisant le traitement de la boîte de réception, vous maintenez votre système à jour et votre esprit clair, ce qui vous permet de vous concentrer sur l’essentiel.

5. Exploiter les Étiquettes et Carnets pour une Organisation Efficace

« Les étiquettes sont comme des étiquettes sur vos carnets. Si les piles sont des armoires, et les carnets des tiroirs dans ces armoires, alors les étiquettes sont les dossiers individuels. »

Organisation flexible. La combinaison des carnets et des étiquettes dans Evernote offre un système d’organisation puissant et adaptable :

• Carnets : à utiliser pour les grandes catégories (Projets, Références, etc.)
• Étiquettes : à utiliser pour les thèmes transversaux, contextes et statuts

Hiérarchie des étiquettes. Créez une structure hiérarchique d’étiquettes pour une navigation facilitée :

• .Quoi (types d’actions ou d’informations)
• .Quand (étiquettes temporelles comme 1-Maintenant, 2-Suivant, etc.)
• .Où (contextes basés sur le lieu comme @maison, @travail)
• .Qui (tâches ou informations liées aux personnes)

En utilisant efficacement carnets et étiquettes, vous créez un système à la fois structuré et flexible, vous permettant de retrouver et d’agir rapidement sur les informations dont vous avez besoin.

6. La Puissance des Revues Régulières : Quotidiennes et Hebdomadaires

« Chaque lundi, il est très judicieux de passer en revue les éléments en cours pour la semaine à venir. Réservez au moins 30 minutes pour cela ; je sais que cela semble beaucoup, et que vous avez toujours beaucoup à faire le lundi matin, mais croyez-moi — cela rendra toute la semaine plus efficace. »

Revue hebdomadaire. Effectuez une revue complète chaque semaine :

• Passez en revue votre agenda pour la semaine à venir
• Traitez les éléments restants dans votre boîte de réception
• Vérifiez toutes les listes de projets et mettez à jour les prochaines actions
• Consultez la liste « Un jour/Peut-être » pour envisager des activations potentielles

Revue quotidienne. Commencez chaque journée par une revue rapide :

• Vérifiez votre agenda pour les engagements sensibles au temps
• Passez en revue votre liste « Prochaines actions »
• Identifiez 2 à 3 priorités clés pour la journée

Ces revues régulières garantissent que votre système reste à jour et fiable, vous permettant de garder le cap et de prendre des décisions éclairées sur l’orientation de votre énergie.

7. Fonctionnalités Avancées d’Evernote pour Booster Votre Système GTD

« Ce que j’aime particulièrement avec Evernote, c’est que bien qu’il soit avant tout un simple éditeur et organisateur de notes, il offre aussi des fonctionnalités avancées très intéressantes. »

Web Clipper. Utilisez le Web Clipper d’Evernote pour capturer rapidement du contenu en ligne :

• Sauvegardez articles, images et pages web directement dans vos carnets Evernote
• Étiquetez et classez automatiquement le contenu capturé

Rappels. Profitez de la fonction rappel d’Evernote :

• Programmez des rappels datés pour les tâches sensibles au temps
• Utilisez-les pour vous inciter à faire vos revues régulières

Liens entre notes. Créez des connexions entre notes liées :

• Reliez les notes de projet aux documents de référence pertinents
• Connectez les notes de réunion aux actions à réaliser

En exploitant ces fonctionnalités avancées, vous créez un système GTD plus interconnecté et dynamique, qui s’adapte à vos besoins et vous aide à mieux gérer vos engagements.

Dernière mise à jour: October 2, 2024