The Get Things Done Book

1. La procrastination n'est pas de la paresse : Comprendre et la surmonter

"La procrastination – du latin pro ('en avant') et crastinus ('appartenant à demain'), c'est-à-dire remettre une tâche au lendemain – est le sentiment de paralysie qui nous envahit lorsque nous savons que nous devrions faire une chose mais en faisons une autre à la place."

Comprendre la procrastination : La procrastination n'est pas le résultat de la paresse mais un combat entre différentes parties de notre cerveau. La théorie de la motivation temporelle identifie quatre raisons de procrastiner :

1. "Expectative" : Croyance que nous ne pouvons pas faire face à la tâche
2. "Sensibilité au délai" : Incapacité à réaliser les conséquences de la procrastination
3. "Valeur" : Sous-estimer le plaisir de terminer les tâches à temps
4. "Métacognition" : Manque de réflexion sur nos actions

Surmonter la procrastination : Pour combattre la procrastination, posez-vous ces questions deux fois par jour :

• Émotion : Comment vous sentirez-vous si vous ne terminez pas la tâche ?
• Vision : Que ferait une personne productive à votre place ?
• Plan : Quelle est la seule chose que vous pouvez faire pour atteindre votre objectif à temps ?
• Progrès : Quelle est la seule chose que vous devez faire ensuite ?

2. Concentrez-vous intensément avec la technique Pomodoro et le travail en profondeur

"L'idée est que vous tracez votre propre chemin en marchant."

La technique Pomodoro : Cette méthode simple mais efficace vous aide à vous concentrer et à éviter les distractions :

1. Éteignez le Wi-Fi et mettez votre smartphone en mode avion
2. Réglez un minuteur pour 25 minutes et travaillez sans interruptions
3. Prenez une courte pause de quelques minutes
4. Répétez pendant 3-4 tours, puis prenez une pause plus longue

Travail en profondeur : Cal Newport distingue deux manières fondamentales de travailler :

• Travail en profondeur : Concentration intense sur des tâches difficiles qui produisent une grande valeur
• Travail superficiel : Tâches faciles que tout le monde peut faire, y compris les distractions

Pour atteindre le travail en profondeur :

1. Bloquez des plages horaires pour un travail immersif
2. Apprenez à vous ennuyer et résistez à la distraction constante
3. Limitez l'utilisation des réseaux sociaux
4. Développez des rituels pour améliorer la concentration

3. Compartimentez les tâches pour une meilleure productivité et un équilibre travail-vie

"Compartimenter signifie se concentrer sur une chose en ignorant tout le reste – ouvrir un tiroir et fermer tous les autres."

Mettre en œuvre la compartimentation :

1. Identifiez les aspects importants de votre vie et attribuez chacun à une "pièce"
2. Préparez-vous mentalement avant d'entrer dans chaque "pièce"
3. Accordez une attention totale à la tâche en cours
4. Laissez les tâches derrière vous en quittant une "pièce"

Avantages de la compartimentation :

• Amélioration de la concentration sur les tâches individuelles
• Meilleur équilibre travail-vie
• Réduction du stress lié à la gestion de multiples responsabilités

Rappelez-vous que la compartimentation ne signifie pas atteindre la perfection dans chaque domaine, mais plutôt atteindre un niveau satisfaisant dans tous les aspects importants de la vie.

4. Utilisez le prototypage rapide pour tester des idées rapidement et efficacement

"Tenez-le, utilisez-le, parlez-en."

Principes du prototypage rapide :

• Brut : Concentrez-vous sur les qualités essentielles, pas sur la perfection
• Rapide : Produisez rapidement pour permettre des itérations
• Juste : Répondez à la question initiale ou résolvez le problème prévu

Mettre en œuvre le prototypage rapide :

1. Créez une représentation physique de votre idée, même si elle est brute
2. Testez le prototype avec des utilisateurs, clients ou collègues
3. Recueillez des retours et intégrez ou rejetez les suggestions
4. Itérez rapidement, en créant plusieurs prototypes si nécessaire

Avantages du prototypage rapide :

• Identifie les défauts tôt dans le processus de développement
• Économise du temps et des ressources
• Encourage la créativité et l'innovation
• Facilite une meilleure communication des idées

5. Gérez votre boîte de réception et votre communication pour une productivité accrue

"Répondre en temps opportun montre que vous êtes consciencieux – organisé, fiable et travailleur."

Gestion efficace de la boîte de réception :

• Mettez en œuvre "inbox zero" en traitant les messages rapidement
• Répondez aux e-mails une fois par jour en utilisant la technique du "yesterboxing"
• Apprenez à dire non et à établir des limites

Communication en rafale : Engagez-vous dans des échanges rapides pour une créativité accrue :

1. Fixez des limites de durée et de participants
2. Mélangez des groupes divers pour de meilleures dynamiques
3. Utilisez la communication audio uniquement pour une participation plus inclusive
4. Favorisez la confiance entre les participants
5. Pratiquez régulièrement pour vous améliorer

Avantages d'une gestion efficace de la communication :

• Réduction du stress lié à la vérification constante des e-mails
• Amélioration de la concentration sur les tâches importantes
• Créativité accrue grâce à une communication structurée

6. Mettez en œuvre des techniques efficaces de gestion de projet

"Tout prend plus de temps que vous ne le pensez. Certaines choses sont plus difficiles que vous ne le pensez. Beaucoup ne seront pas aussi mauvaises que vous le pensez."

Sept étapes de la gestion de projet :

1. Générer des idées
2. Définir des objectifs clairs
3. Allouer des ressources
4. Commencer à travailler
5. Rester motivé
6. Se préparer pour le dernier effort
7. Réfléchir au processus

Techniques utiles :

• Kanban : Visualiser le flux de travail et limiter le travail en cours
• La méthode des 5 pourquoi : Identifier les causes profondes des problèmes
• Planification : Attribuer des délais spécifiques aux tâches
• Regroupement : Regrouper des tâches similaires pour plus d'efficacité

Rappelez-vous d'équilibrer la planification avec l'exécution, et soyez prêt à adapter votre approche au fur et à mesure que le projet progresse.

7. Utilisez les retours et l'appréciation pour motiver les autres

"Faites en sorte que les autres aient bonne apparence devant les personnes qui comptent le plus pour eux."

Stratégies de retour efficaces :

• Utilisez la technique du "sandwich" avec discernement
• Adaptez la séquence des retours en fonction du résultat souhaité
• Concentrez-vous sur le ton et le cadre de la remise des retours

Pouvoir de l'appréciation :

• Dites "merci" au lieu de "désolé" lorsque c'est approprié
• Montrez une appréciation sincère pour les efforts et la patience des autres
• Utilisez des éloges spécifiques et sincères pour motiver les membres de l'équipe

La mise en œuvre de ces stratégies peut améliorer la dynamique de l'équipe, renforcer le moral et augmenter la productivité globale.

8. Adoptez le changement et l'innovation disruptive

"Les innovations disruptives n'impliquent pas nécessairement une technologie radicalement nouvelle ou différente : leur qualité clé est qu'elles ne sont pas 'soutenantes'."

Comprendre l'innovation disruptive :

• Distinguer entre innovation soutenante et disruptive
• Reconnaître le potentiel des idées qui remettent en question la logique du marché existant
• Être ouvert à des solutions et modèles d'affaires non conventionnels

Mettre en œuvre le changement :
Suivez le modèle en 8 étapes de Kotter pour le changement :

1. Créer un sentiment d'urgence
2. Construire une coalition directrice
3. Formuler une vision
4. Communiquer la vision
5. Supprimer les obstacles
6. Générer des victoires à court terme
7. Persévérer
8. Ancrer le changement

En adoptant le changement et l'innovation disruptive, les organisations peuvent rester en avance sur la courbe et éviter d'être dépassées par de nouveaux développements.

9. Réévaluez votre plan de vie pour la longévité et l'épanouissement

"Si nous devons travailler jusqu'à 80 ans, nous devons nous assurer de ne pas nous épuiser bien avant cela."

La nouvelle carte de la vie :

• Reconnaître l'augmentation de l'espérance de vie et les normes sociétales changeantes
• S'éloigner du plan de vie traditionnel en trois étapes (éducation, travail/famille, retraite)
• Envisager une approche plus flexible de la carrière, de l'éducation et de la planification familiale

Mettre en œuvre un nouveau plan de vie :

• Adoptez l'apprentissage tout au long de la vie et les changements de carrière périodiques
• Envisagez d'avoir des enfants à différentes étapes de la vie
• Explorez la vie multigénérationnelle et les systèmes de soutien communautaire
• Concentrez-vous sur le maintien de la santé et la prévention de l'épuisement tout au long d'une vie professionnelle plus longue

En adoptant une approche plus flexible et à long terme de la planification de la vie, les individus peuvent atteindre un plus grand épanouissement et s'adapter plus facilement aux circonstances changeantes.

10. Évaluez votre travail objectivement et apprenez de vos expériences

"Plaisir, argent, impact – vous avez besoin d'au moins l'un d'eux."

Évaluation efficace des projets :

• Évaluez à la fois le résultat et le processus
• Considérez trois facteurs clés : plaisir, succès financier et impact positif
• Réfléchissez à ce qui a bien fonctionné et à ce qui pourrait être amélioré

Apprendre des expériences :

• Reconnaissez le rôle de la chance et des facteurs externes dans le succès
• Célébrez les triomphes pour renforcer la confiance et la motivation
• Utilisez le modèle transactionnel pour gérer les niveaux d'énergie :
  1. Structure : Processus clairs et gestion du temps
  2. Stimuli : Nourriture mentale et nouvelles perspectives
  3. Reconnaissance : Reconnaissance et retours

En évaluant objectivement votre travail et en apprenant à la fois des succès et des échecs, vous pouvez continuellement améliorer vos performances et atteindre une plus grande satisfaction dans votre vie professionnelle.

Dernière mise à jour: July 21, 2024