HBR Guide to Better Business Writing

1. 明確で簡潔かつ説得力のあるビジネス文書を作成する

明確で説得力のある文章を書くためには、魔法も運も必要ありません。そして、それは遺伝的な才能でもありません。それは確かにスキルですが、このガイドの実践的なアドバイスを活用することで身につけることができます。

執筆と編集を分ける。 ビジネス文書を改善するためには、執筆と編集という2つの異なるプロセスに焦点を当てます。執筆時には、スピードと生産性を重視します。たとえ人工的であっても、厳しい締め切りを設定して迅速なアイデア生成を促します。最初の草稿で完璧を求めず、問題のある箇所を後で修正するためにマークしておきます。

戦略的に修正する。 編集段階では、体系的なアプローチを取ります：

• スペルチェッカーや文法ツールを使用する
• 自分がよく犯す一般的なミスを探す
• 文章を声に出して読んで、不自然な表現を見つける
• 新しい視点を得るために文書を印刷することを検討する

これらのプロセスを分けることで、迅速にアイデアを生成し、それを効果的に洗練する自信を築き、より効率的で説得力のあるビジネス文書を作成することができます。

2. 読者のニーズと期待に応えることで心をつかむ

ビジネス読者は内容重視で、時間に追われ、解決策を求めています。

読者を理解する。 ビジネス読者は関連性、実用性、効率性を重視します。彼らの注意を引くためには：

• なぜ彼らがあなたの文書を読むべきかを明確に述べる
• 重要なポイントを冒頭に強調する
• 内容を論理的に整理して理解しやすくする

導入部分を構築する。 バーバラ・ミントのピラミッド原則を使用して効果的な導入部分を作成します：

1. 状況：現在のビジネス状況を簡潔に説明する
2. 複雑化：問題や課題を特定する
3. 質問：中心となる質問を提示する（明示的または暗示的に）
4. 答え：解決策や推奨事項を提供する

この構造は読者を迅速に方向付けし、コミュニケーションの価値を示すことで、彼らが残りの内容に関与する可能性を高めます。

3. 提案を売り込むための魅力的なエグゼクティブサマリーを作成する

エグゼクティブサマリーはビジネスケースを提示します。

成果に焦点を当てる。 効果的なエグゼクティブサマリーは以下を示すべきです：

• クライアントのニーズを明確に理解していること
• あなたの解決策のROIや測定可能な影響を強調すること
• 簡潔でありながら包括的であること（25ページの提案書に対して1〜2ページ）

インパクトのある構造にする。 エグゼクティブサマリーを次のように整理します：

1. ニーズや問題を確立する
2. 解決策を推奨し、その価値を説明する
3. あなたの会社やアプローチを差別化する

読みやすさを向上させるために、箇条書きや見出しなどのフォーマット技術を使用します。クライアントの名前を自社の名前よりも頻繁に言及することで、顧客中心の焦点を維持します。

4. 顧客中心の提案書を作成して目立つようにする

良い提案書は見込み客のニーズに具体的に対応します。悪い提案書はあなたの資格だけを述べます。

顧客の視点を採用する。 勝利する提案書を作成するためには：

• クライアントのニーズと意思決定基準を理解するために徹底的に調査する
• 可能な限り見込み客との会議を通じて期待を明確にする
• 定型文を避けて内容を個別化する
• 一般的な能力よりも具体的な利益と価値を強調する

規律あるプロセスに従う。 提案書作成には体系的なアプローチを実施します：

1. 徹底的な調査と分析を行う
2. チームメンバーに責任と締め切りを明確に割り当てる
3. 明確かつ正確に書き、証拠をもって主張を裏付ける
4. 複雑なプロセスや比較を説明するためにグラフィックスを使用する
5. 提案書を簡潔に保ち、最も関連性の高い情報に焦点を当てる

提案書はその文章の効果によって評価されることが多いため、文書全体のスタイルと明確さに注意を払います。

5. 読まれて行動される効果的なメールを書く

件名は受信者が確実に読む唯一の部分です。

魅力的な件名を作成する。 件名は具体的で行動を促すものにします。例えば、「プロジェクトの更新」ではなく「修正された契約書のご確認」を使用します。

読みやすさのための構造。 メールの効果を高めるために：

• トピックに集中する：1つの主要なポイントに焦点を当てる
• 文脈を提供する：読者がメッセージの重要性を理解できるようにする
• 簡潔にする：特にモバイル読者のためにメッセージを短く保つ
• フォーマットを使用する：太字の見出し、箇条書き、番号付きリストを使用する
• 言語と文化の違いに敏感になる

適切なトーンを設定する。 あなたの書き方を読者と状況に合わせます。高圧的に聞こえる過度に形式的な言語を避け、しかし非専門的と見なされる可能性のあるカジュアルな言語にも注意します。

6. ビジネスコミュニケーションで適切なトーンを打ち出す

あなたのトーンは、読者があなたのメッセージに引き込まれるか、拒絶されるか、あなたと一緒に笑うか、あなたを笑うかを決定します。

エネルギーと形式のバランスを取る。 トーンを決定する際には、2つの重要な要素を考慮します：

1. エネルギーレベル：メッセージはどれだけ「熱い」または「冷たい」べきか？
2. 形式の度合い：言語はどれだけカジュアルまたは形式的であるべきか？

適切なバランスは、読者、状況、および会社の文化に依存します。例えば：

• スタートアップはより非形式的でエネルギッシュな言語を使用するかもしれません
• 伝統的な企業はより冷静で形式的なトーンを好むかもしれません

テストと改善。 信頼できる同僚にあなたの文章をレビューしてもらい、トーンについてフィードバックを提供してもらいます。これにより、意図しない解釈を避け、メッセージが意図した読者に共鳴することを確認できます。

7. 意味やインパクトを失わずに文章を削減する

文法規則の知識を示す必要はありません。扱いやすい言葉やフレーズを選ぶだけです。

構造を簡素化する。 意味を犠牲にせずに長さを減らすために：

• 不要な導入や背景情報を削除する
• 一般論よりも具体的な点に焦点を当てる
• 情報を効率的に伝えるためにフォーマット（見出し、表、図）を使用する

結合と削減。 文を結合し、冗長性を排除する機会を探します。例えば：

• 元の文：「このプレゼンテーションはアウトソーシングの利点を検討します。非中核プロセス（カスタマーサービス、フルフィルメント、その他のサポート機能）をアウトソーシングすることでオーバーヘッドを削減することをお勧めします。」
• 修正後：「カスタマーサービスやフルフィルメントなどの非中核サポート機能をアウトソーシングしてオーバーヘッドを削減すべきです。」

トーンをダウンシフトする。 より非形式的なトーンを採用することで、短くて明確な文章を書くことができます。収縮形を使用し、「あなた」のような個人代名詞で直接読者に話しかけることを検討します。

8. 複雑な文法規則を簡素化して効率的な文章を書く

悪い文章は読者に悪いメッセージを送りますが、文法や用法の複雑さに悩む時間はありません。

文法の泥沼を避ける。 複雑な文法規則に苦しむ代わりに、問題を回避するために文を再構成します。例えば：

• 「彼女」と「彼女の」の間で議論する代わりに、その人の名前を使用する
• 主語と動詞の一致の問題を避けるために文を再構成する
• 「データ」のような複数形に迷ったときは、文を再構成する

明確さに焦点を当てる。 文法の専門知識を示すよりも、明確なコミュニケーションを優先します。規則に自信がない場合：

• 簡単な構造を使用して文を再構成する
• 扱いやすい言葉やフレーズを選ぶ
• 明確さを向上させ、冗長性を減らすために能動態を使用する

文法に対するアプローチを簡素化することで、自信を持って効率的に文章を書き、技術的な詳細にとらわれることなくメッセージを効果的に伝えることに集中できます。

Last updated: August 30, 2024