Ključne točke
1. Jasno in jedrnato pisanje je ključno za učinkovito poslovno komunikacijo
"Če je jezik napačen, potem povedano ni tisto, kar je mišljeno; če povedano ni tisto, kar je mišljeno, potem ostane storjeno tisto, kar bi bilo treba narediti."
Jasnost je ključna. V poslovnem pisanju je cilj učinkovita komunikacija – pisanje, ki deluje. Da to dosežemo, se izogibajte nejasnemu izražanju. Pojdite naravnost k bistvu in svoje misli izrazite jasno ter neposredno. Uporabljajte preprost, razumljiv jezik namesto žargona ali nepotrebno zapletenih besed.
Bodite natančni in jedrnati. Besede izbirajte skrbno, raje uporabite kratke kot dolge, če pomenijo isto. Uporabljajte aktivne glagole, da svojemu pisanju dodate energijo in ga naredite bolj osebno. Izogibajte se nejasnim pridevnikom in prislovom; raje uporabite specifičen, živ jezik, ki bralcu jasno naslika sliko.
- Raje kratke stavke in odstavke
- Uporabljajte preproste besede: "zdaj" namesto "trenutno", "začni" namesto "iniciiraj"
- Izberite aktivni glagolski način: "Priporočamo" namesto "Priporočeno je"
- Bodite specifični: "Prodaja se je podvojila na 560" namesto "Prodaja se je znatno povečala"
2. Strukturirajte svoje pisanje, da usmerite bralca in naredite sporočilo nepozabno
"Jasna struktura pomaga bralcu, da si zapomni vaše točke. Prav tako olajša pozivanje k dokumentu."
Organizirajte svoje misli. Preden začnete pisati, si naredite osnutek glavnih točk. To vam bo pomagalo strukturirati pisanje na logičen in lahko sledljiv način. Uporabite osnutek, da bralcu jasno nakažete glavne točke, pri čemer uporabite oštevilčene in podčrtane naslove poglavij, ki ga bodo vodili skozi dokument.
Naj bo struktura očitna. Začnite tako, da bralcu poveste, kam ga vodite. Pri daljših dokumentih priložite dnevni red ali kazalo. V celotnem besedilu se vračajte k tej strukturi, da ohranite pozornost bralcev. Zaključite s povzetkom, ki ponovi glavne točke in, če je primerno, z zaključkom ali pozivom k dejanju.
- Uporabljajte oštevilčene in podčrtane naslove glavnih poglavij
- Za daljše dokumente začnite s pregledom ali dnevnim redom
- Uporabljajte uvodne stavke za nove ideje
- Zaključite s povzetkom ključnih točk in naslednjih korakov
3. Prilagodite slog pisanja mediju, naj bo to e-pošta, službena sporočila ali predstavitve
"E-pošta je brez obraza in glasu. Razpoloženja pošiljatelja ni mogoče izraziti z intonacijo glasu, kot na telefonu."
Etiqueta e-pošte. Pri pisanju e-pošte bodite kratki in jedrnati. Uporabljajte jasne in privlačne zadeve, da zagotovite, da bo sporočilo prebrano. Bodite pozorni na ton, saj e-pošta ne prenaša odtenkov govora. Razmislite o pozdravih in zaključkih, da nastavite pravi ton in preprečite nesporazume.
Priporočila za službena sporočila in pisma. Pri službenih sporočilih in pismih uporabite jasen naslov in jih naslovite na osebo, ki mora ukrepati. Naj bo struktura očitna in zaključite s pozivom k dejanju. Pri poslovnih pismih pravilno navedite ime in naslov, izberite primeren pozdrav in razmislite o začetku z naslovom, ki na prvi pogled identificira temo.
Učinkovite predstavitve. Pri pripravi predstavitev ohranite preprostost in osredotočenost. Začnite s specifičnim, pisnim ciljem in strategijo. Uporabite dnevni red, da usmerite občinstvo, in se osredotočite nanj, ne na sebe. Namesto oznak za diapozitive uporabljajte naslove in vključite občinstvo z vizualnimi pripomočki ter nepričakovanimi elementi.
- E-pošta: kratke, jasne zadeve; pozornost na ton
- Službena sporočila: jasen naslov; naslovljeno na odgovorno osebo; očitna struktura
- Pisma: pravilen naslov/naslovnik; primeren pozdrav; razmislite o naslovu
- Predstavitve: preproste; osredotočene na občinstvo; uporabljajte naslove in vizualne elemente
4. Oblikujte prepričljive priporočila in predloge z osredotočenostjo na koristi in podrobnosti
"Če svojih idej ne znate prodati, jih pravzaprav niste imeli."
Razmišljajte kot prodajalec. Pri pisanju priporočil ali predlogov jih obravnavajte, kot da prodajate svoje ideje. Združite logiko in strast za podkrepitev dejstev. Predvidite morebitne pomisleke občinstva in jih neposredno naslovite. Vnesite zaupanje, da ste premislili o morebitnih težavah in ste pripravljeni voditi projekt do uspeha.
Poudarite koristi in bodite specifični. Jasno izrazite koristi ali nagrado vašega priporočila. Podprite svoje trditve s konkretnimi primeri, podatki in podrobnostmi. Izogibajte se posploševanjem ali nejasnim izjavami. Pokažite, kako vaš predlog izpolnjuje potrebe ali kriterije odločevalcev.
- Začnite z jasnim namenom
- Uporabljajte naslove, ki vodijo skozi argumentacijo
- Priporočilo podajte zgodaj – ne shranjujte zaključka za konec
- Podprite trditve s specifičnimi dokazi
- Izpostavite koristi vašega priporočila
5. Obvladajte umetnost pisanja učinkovitih prodajnih in zbiralnih pisem
"Neposredna pošta je bila nekoč 'kar vsiljiva,' priznava Howard Draft. 'Zdaj pa skušamo razumeti potrebe stranke in ustvariti vabljiv pristop.'"
Osredotočite se na ponudbo. V prodajnih pismih je ponudba tisto, kar sproži ukrepanje. Poskrbite, da je prava in jasno izražena. Preizkušajte različne ponudbe, da ugotovite, katera deluje najbolje. Razmislite o uporabi brezplačnih daril ali dodatkov za povečanje moči pisma.
Začnite hitro in ohranite osebni ton. V uvodnem stavku hitro pridite do bistva. Naredite pismo vabljivo za branje z uporabo vizualnih elementov, kot so vstavki, naslovi in ročno napisane opombe. Pišite osebno, pogovorno, kot da se pogovarjate z bralcem.
Za zbiralna pisma:
-
Zahvalite se, preden zaprosite za več
-
Bodite natančni glede zneska, ki ga želite
-
Apel oblikujte v osebnih izrazih
-
Ustvarite občutek nujnosti
-
Preizkušajte različne elemente pisem
-
Uporabljajte dolga pisma, če imate privlačno ponudbo in relevantne podatke
-
Olajšajte odziv z jasnimi naslednjimi koraki
-
Gradite zaupanje z iskrenostjo in izpolnjevanjem obljub
6. Ustvarite prepričljiv življenjepis in spremno pismo za pridobitev razgovorov
"Nič drugega, kar napišete, ne more tako močno vplivati na vaše življenje kot vaša prijava za delo."
Naredite učinkovit življenjepis. Začnite s povzetkom, kaj ponujate, ali z opisom cilja zaposlitve. Ostanite preprosti in sledite standardnim oblikam. Osredotočite se na relevantne izkušnje, veščine in dosežke. Bodite specifični glede svojih dosežkov, kjer je mogoče uporabite številke in konkretne primere.
Napišite prepričljivo spremno pismo. Razmislite o bralcu in kaj mu lahko ponudite, da bo imel korist. Jasno in zgodaj navedite, za katero delovno mesto se prijavljate. Bodite specifični in dejanski glede svojih kvalifikacij in dosežkov. Zaključite s konkretnim naslednjim korakom, na primer predlogom za klic ali razgovor.
Nasveti za življenjepis:
- Naj bo dolg največ ena do dve strani
- Začnite s povzetkom ali ciljem
- Delovna mesta navedite v obratnem kronološkem vrstnem redu
- Izpostavite dosežke, ne le odgovornosti
Nasveti za spremno pismo:
- Naslovite ga na konkretno osebo
- Pojasnite, zakaj vas zanima delovno mesto
- Izpostavite relevantne veščine in izkušnje
- Predlagajte konkreten naslednji korak
7. Sprejmite politično korektnost ob ohranjanju jasnosti in pristnosti
"Samo trudite se biti v pisanju tako spoštljivi do občutkov drugih, kot bi bili v osebnem stiku. To vas bo daleč pripeljalo do doseganja osnovnih namenov politične korektnosti, hkrati pa se izognili njenim pretiravanjem."
Uravnotežite občutljivost in jasnost. Bodite pozorni na morebitno žaljiv jezik, zlasti glede spola, rase, etničnega porekla, starosti in spolne usmerjenosti. Vendar se izogibajte pretirani občutljivosti, ki bi vaše pisanje naredila nerodno ali nejasno. Ciljajte na srednjo pot, ki spoštuje raznolikost in hkrati ohranja učinkovito komunikacijo.
Naslavljanje z nevtralnim jezikom glede spola. Ko govorite o moških in ženskah, se izogibajte privzeti uporabi moških zaimkov. Namesto tega uporabite strategije, kot so množinska oblika, prehod na drugo osebo ali občasno izmenjavanje "on" in "ona". Bodite pozorni na občinstvo in kontekst pri teh odločitvah.
Strategije za vključujoč jezik:
- Uporabljajte trenutno sprejete izraze za manjšinske skupine
- Izogibajte se stereotipom in morebitno žaljivim frazam
- Razmislite o alternativah za spolno obarvane izraze (npr. "gasilci" namesto "gasilec")
- Ko ste v dvomu, raje izberite spoštovanje in obzirnost
8. Brezkompromisno urejajte za boljšo berljivost in učinek
"Dobro pisanje zahteva čas. Ljudje se motijo, ko pravijo, da je dan dolg le štiriindvajset ur, pravi strokovnjak za upravljanje Peter Drucker — dejansko imate le dve, morda tri ure, ki jih lahko produktivno uporabite, in razlika med zaposlenimi vodji in učinkovitimi je v tem, kako ta čas izkoristijo."
Vložite čas v urejanje. Učinkovito pisanje pogosto nastane z natančnim urejanjem. Vzemite si čas za pregled in popravek svojega dela, osredotočite se na jasnost, jedrnatost in učinek. Bodite pripravljeni odstraniti nepotrebne besede, stavke ali celo cele odstavke, če ne prispevajo k glavni vsebini.
Osredotočite se na berljivost. Uporabljajte orodja za oceno berljivosti in programsko opremo za lektoriranje, vendar se nanje ne zanašajte povsem. Besedilo preberite na glas, da zaznate nerodne izraze ali preveč zapletene stavke. Razmislite tudi o tem, da bi nekdo drug pregledal vaše delo glede jasnosti in učinka.
Kontrolni seznam za urejanje:
- Odstranite nepotrebne besede in ponavljanja
- Poenostavite zapletene stavke
- Zagotovite logičen potek idej
- Preverite skladnost tona in sloga
- Lektorirajte slovnične, pravopisne in ločilne napake
- Preverite, da so glavne točke jasne in podprte
Ne pozabite, cilj je, da je vaše pisanje čim bolj jasno, jedrnato in učinkovito. Z vlaganjem časa v premišljeno urejanje lahko bistveno izboljšate vpliv svoje poslovne komunikacije.
Zadnja posodobitev:
FAQ
What's "Writing That Works" about?
- Purpose: "Writing That Works" by Kenneth Roman and Joel Raphaelson is a guide to effective business communication. It covers various forms of writing, including emails, memos, reports, and proposals.
- Audience: The book is aimed at nonprofessional writers who need to use written communication to achieve results in business, government, education, and the arts.
- Content: It provides practical advice on how to write clearly and persuasively, with specific examples of good versus bad writing.
- Evolution: The book has evolved over its editions to include modern communication methods like email, reflecting changes in how people communicate in business.
Why should I read "Writing That Works"?
- Improve Communication: The book offers strategies to enhance your writing skills, making your communication more effective and efficient.
- Practical Examples: It includes side-by-side examples of good and bad writing, helping you understand what works and what doesn't.
- Relevance: With the rise of digital communication, the book's insights into email and other modern writing forms are particularly relevant.
- Professional Growth: Effective writing can improve your career prospects by making you a more persuasive and clear communicator.
What are the key takeaways of "Writing That Works"?
- Clarity is Crucial: Clear and precise communication is essential for effective business writing.
- Know Your Audience: Tailor your writing to the needs and expectations of your audience to achieve the desired results.
- Structure Matters: Organize your writing logically to guide the reader through your argument or proposal.
- Edit Ruthlessly: Always revise your work to eliminate unnecessary words and ensure clarity and impact.
How does "Writing That Works" address email communication?
- Ubiquity of Email: The book acknowledges the widespread use of email and its impact on business communication.
- Email Etiquette: It provides guidelines for writing effective emails, including clear subject lines and concise content.
- Avoid Overuse: The authors caution against over-reliance on email for communication that might be better handled in person or over the phone.
- Professionalism: Despite its informal nature, email should maintain a level of professionalism, with attention to grammar and tone.
What are the principles of effective writing according to "Writing That Works"?
- Don't Mumble: Be direct and clear in your writing to maintain the reader's attention.
- Active Voice: Use active voice to make your writing more engaging and personal.
- Be Specific: Avoid vague language and provide concrete details to support your points.
- Edit for Perfection: Proofread to eliminate errors and ensure your writing is polished and professional.
How does "Writing That Works" suggest handling memos and letters?
- Clear Titles: Use descriptive titles to immediately convey the subject of your memo or letter.
- Direct Address: Address memos to the person responsible for action, with copies to others for information.
- Structure and Action: Organize your memo with a clear structure and end with a call to action.
- Personal Touch: Handwritten notes can add a personal and direct touch, especially for praise or appreciation.
What advice does "Writing That Works" offer for writing reports and plans?
- Purpose and Clarity: Clearly state the purpose of your report or plan to engage the reader's interest.
- Fact-Based Foundation: Build your report on a foundation of relevant facts and draw clear conclusions.
- Action-Oriented: Make your plan a call to action, with specific steps and recommendations.
- Separate Opinion from Fact: Clearly distinguish between factual information and your interpretations or recommendations.
How does "Writing That Works" approach writing for an audience, such as in presentations and speeches?
- Audience Focus: Tailor your presentation to the audience's interests and the context of the event.
- Simplicity and Clarity: Keep your message simple and clear, using headlines and structured points.
- Engagement: Involve the audience with visual aids and interactive elements to maintain interest.
- Strong Finish: Conclude with a memorable summary or call to action to leave a lasting impression.
What are some of the best quotes from "Writing That Works" and what do they mean?
- "Effective writing is hard work even for the best writers, but the principles are simple." This emphasizes that while writing well requires effort, the foundational principles are straightforward and accessible to everyone.
- "People who write well do well." This highlights the career advantages of being able to communicate effectively through writing.
- "The ultimate time-saver is effective communication." Clear writing saves time for both the writer and the reader by reducing misunderstandings and the need for follow-up.
How does "Writing That Works" address political correctness in writing?
- Sensitivity: The book advises being sensitive to the feelings of others and avoiding language that might offend.
- Balance: It suggests a balanced approach, being considerate without being overly cautious or stifling free expression.
- Gender-Neutral Language: Offers practical tips for avoiding gender-specific language, such as using plural forms or second-person pronouns.
- Courtesy: Emphasizes courtesy and respect as fundamental to effective communication.
What does "Writing That Works" say about writing resumes and getting interviews?
- Purpose of a Resume: A resume should summarize your qualifications and position you as a candidate for an interview.
- Clarity and Relevance: Keep your resume clear, concise, and relevant to the job you're applying for.
- Cover Letters: Accompany your resume with a personalized cover letter that highlights your key qualifications.
- Follow-Up: After an interview, send a follow-up note to express appreciation and reinforce your interest.
How does "Writing That Works" suggest editing your own writing?
- Time and Distance: Let time elapse between drafts to gain a fresh perspective on your writing.
- Seek Feedback: Solicit opinions from others to catch errors and improve clarity.
- Cut Unnecessary Words: Edit ruthlessly to eliminate unnecessary words and enhance clarity.
- Check Tone and Accuracy: Ensure the tone is appropriate and all facts are accurate to maintain credibility.
Ocene
Knjiga Writing That Works prejema večinoma pozitivne ocene zaradi praktičnih nasvetov za poslovno pisanje, čeprav jo nekateri ocenjujejo kot zastarelo. Bralci cenijo njene napotke o jasnosti, jedrnatosti in učinkoviti komunikaciji v različnih oblikah. Veliko jih meni, da je knjiga koristna za izboljšanje elektronske pošte, predstavitev in splošnega strokovnega pisanja. Nekateri kritizirajo zastarele primere in pomanjkanje obravnave sodobnih načinov komuniciranja. Kljub svoji starosti pa mnogi bralci še vedno prepoznavajo vrednost njenih brezčasnih načel za jasno in učinkovito pisanje v poslovnem okolju.
Similar Books
