اہم نکات
1. واضح اور مختصر تحریر مؤثر کاروباری مواصلات کے لیے اہم ہے
"اگر زبان درست نہیں ہے تو جو کہا جاتا ہے وہ وہ نہیں ہے جو مراد ہے؛ اگر جو کہا جاتا ہے وہ وہ نہیں ہے جو مراد ہے، تو جو کرنا چاہیے وہ نامکمل رہتا ہے۔"
وضاحت کلیدی ہے۔ کاروباری تحریر کا مقصد مؤثر مواصلات ہے – ایسی تحریر جو کام کرے۔ اس کے حصول کے لیے، اپنی تحریر میں بکھراؤ سے بچیں۔ سیدھے نقطے پر آئیں اور اپنے خیالات کو واضح اور براہ راست بیان کریں۔ پیچیدہ الفاظ یا اصطلاحات کے بجائے سادہ، عام زبان استعمال کریں۔
دقیق اور مختصر رہیں۔ اپنے الفاظ کا انتخاب احتیاط سے کریں، جب ایک ہی معنی ہو تو لمبے الفاظ کے بجائے چھوٹے الفاظ کو ترجیح دیں۔ اپنی تحریر میں توانائی بڑھانے کے لیے فعال فعل استعمال کریں اور اسے زیادہ ذاتی بنائیں۔ مبہم صفتوں اور قیدوں سے بچیں؛ اس کے بجائے مخصوص، واضح زبان استعمال کریں جو آپ کے قاری کے لیے ایک واضح تصویر پیش کرے۔
- مختصر جملے اور پیراگراف کو ترجیح دیں
- سادہ الفاظ استعمال کریں: "اب" کے بجائے "حالیہ"، "شروع" کے بجائے "آغاز"
- فعال آواز کا انتخاب کریں: "ہم تجویز کرتے ہیں" کے بجائے "یہ تجویز کیا جاتا ہے"
- مخصوص رہیں: "فروخت 560 تک دوگنا ہو گئی" کے بجائے "فروخت میں نمایاں اضافہ ہوا"
2. اپنی تحریر کو اس طرح ترتیب دیں کہ قاری کو رہنمائی ملے اور آپ کا پیغام یادگار بنے
"ایک واضح ساخت آپ کے قاری کو آپ کے نکات یاد رکھنے میں مدد دیتی ہے۔ یہ آپ کے یادداشت کو حوالہ دینا بھی آسان بناتی ہے۔"
اپنے خیالات کو منظم کریں۔ تحریر شروع کرنے سے پہلے، اپنے اہم نکات کا خاکہ بنائیں۔ یہ آپ کو اپنی تحریر کو منطقی اور آسانی سے پیروی کرنے کے قابل بنانے میں مدد دے گا۔ اپنے خاکے کا استعمال کرتے ہوئے قاری کے لیے اہم نکات کی نشاندہی کریں، نمبر دار اور زیرِ خط عنوانات کا استعمال کریں تاکہ انہیں آپ کے دستاویز میں رہنمائی مل سکے۔
اپنی ساخت کو واضح بنائیں۔ قاری کو بتائیں کہ آپ کہاں جا رہے ہیں۔ طویل دستاویزات کے لیے، ایک ایجنڈا یا مواد کی فہرست فراہم کریں۔ اپنی تحریر کے دوران، اس ساخت کا حوالہ دیتے رہیں تاکہ آپ کا سامعہ درست راستے پر رہے۔ ایک خلاصے کے ساتھ اختتام کریں جو آپ کے اہم نکات کا احاطہ کرتا ہے اور، اگر ضروری ہو تو، آپ کا نتیجہ یا عمل کی دعوت۔
- اہم سیکشنز کے لیے نمبر دار اور زیرِ خط عنوانات کا استعمال کریں
- طویل دستاویزات کے لیے ایک جائزہ یا ایجنڈا سے شروع کریں
- نئے خیالات متعارف کرانے کے لیے موضوعی جملے استعمال کریں
- اہم نکات اور اگلے اقدامات کا خلاصہ پیش کریں
3. اپنی تحریری طرز کو اس میڈیا کے مطابق ڈھالیں، چاہے وہ ای میل ہو، یادداشتیں ہوں، یا پیشکشیں
"ای میل بے چہرہ اور بے آواز ہے۔ بھیجنے والے کا مزاج آواز کی لہجے کے ذریعے نہیں پہنچایا جا سکتا جیسا کہ ٹیلی فون پر ہوتا ہے۔"
ای میل کی آداب۔ ای میل لکھتے وقت، انہیں مختصر اور سیدھے رکھیں۔ اپنے پیغام کو پڑھنے کے لیے واضح اور دلکش موضوعات کا استعمال کریں۔ لہجے کا خیال رکھیں، کیونکہ ای میل بولی کی مواصلات کی باریکیوں سے محروم ہے۔ صحیح لہجہ قائم کرنے اور غلط فہمیوں سے بچنے کے لیے سلام اور اختتام کے الفاظ استعمال کرنے پر غور کریں۔
یادداشت اور خط کی بہترین مشقیں۔ یادداشتوں اور خطوط کے لیے، ایک واضح عنوان استعمال کریں اور انہیں اس شخص کے نام کریں جسے عمل کرنا ہے۔ اپنی ساخت کو واضح بنائیں اور عمل کی دعوت کے ساتھ اختتام کریں۔ کاروباری خطوط میں، نام اور پتہ درست رکھیں، مناسب سلام کا انتخاب کریں، اور موضوع کی شناخت کے لیے عنوان کے ساتھ شروع کرنے پر غور کریں۔
مؤثر پیشکشیں۔ پیشکشیں بناتے وقت، چیزوں کو سادہ اور ہدف پر رکھیں۔ ایک مخصوص، تحریری مقصد اور حکمت عملی سے شروع کریں۔ اپنے سامعین کی رہنمائی کے لیے ایک ایجنڈا استعمال کریں، اور خود پر نہیں بلکہ ان پر توجہ مرکوز کریں۔ اپنی سلائیڈز کے لیے لیبلز کے بجائے سرخیوں کا استعمال کریں، اور بصری آلات اور غیر متوقع عناصر کے ذریعے اپنے سامعین کو شامل کریں۔
- ای میلز: مختصر، واضح موضوعات؛ لہجے کا خیال رکھیں
- یادداشتیں: واضح عنوان؛ عمل کرنے والے کو مخاطب کریں؛ واضح ساخت
- خطوط: درست نام/پتہ؛ مناسب سلام؛ عنوان پر غور کریں
- پیشکشیں: سادہ؛ سامعین پر توجہ؛ سرخیوں اور بصریات کا استعمال کریں
4. فوائد اور مخصوصات پر توجہ مرکوز کرکے قائل کرنے والی سفارشات اور تجاویز تیار کریں
"جب تک آپ اپنے خیالات کو فروخت کرنے کے قابل نہ ہوں، آپ کے پاس انہیں رکھنے کا کوئی فائدہ نہیں۔"
اسے فروخت کرنے کے طور پر سوچیں۔ سفارشات یا تجاویز لکھتے وقت، اسے اس طرح دیکھیں جیسے آپ اپنے خیالات کو فروخت کر رہے ہیں۔ اپنے حقائق کے پیچھے منطق اور جذبہ کو یکجا کریں۔ اپنے سامعین کی تحفظات کا اندازہ لگائیں اور ان کا سامنا کریں۔ اعتماد پیدا کریں کہ آپ نے ممکنہ خطرات پر غور کیا ہے اور آپ اس منصوبے کو کامیابی کی طرف لے جانے کے لیے تیار ہیں۔
فوائد پر زور دیں اور مخصوص رہیں۔ اپنی سفارش کے فوائد یا نتائج کو واضح طور پر بیان کریں۔ اپنے کیس کی حمایت کے لیے ٹھوس مثالیں، ڈیٹا پوائنٹس، اور مخصوصات استعمال کریں۔ عمومی بیانات یا مبہم بیانات سے بچیں۔ دکھائیں کہ آپ کی تجویز فیصلہ سازوں کی ضروریات یا معیار کو کیسے پورا کرتی ہے۔
- مقصد کا واضح بیان سے شروع کریں
- لوگوں کو اپنے دلائل کے ذریعے رہنمائی کرنے کے لیے عنوانات کا استعمال کریں
- جلدی سفارش کریں – اپنے نتیجے کو آخر کے لیے نہ چھوڑیں
- اپنے نکات کی حمایت کے لیے مخصوص شواہد فراہم کریں
- اپنی سفارش کے فوائد کو اجاگر کریں
5. مؤثر فروخت اور فنڈ ریزنگ خطوط لکھنے کی مہارت حاصل کریں
"براہ راست میل کبھی 'کافی مداخلت کرنے والا' تھا، ہاورڈ ڈرافٹ تسلیم کرتے ہیں۔ 'لیکن اب ہم یہ سمجھنے کی کوشش کر رہے ہیں کہ گاہک کی ضروریات کیا ہیں اور دعوتی نقطہ نظر کیسے بنایا جائے۔'"
پیشکش پر توجہ مرکوز کریں۔ فروخت کے خطوط میں، پیشکش ہی عمل کو متحرک کرتی ہے۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ یہ درست اور واضح طور پر بیان کی گئی ہے۔ یہ دیکھنے کے لیے مختلف پیشکشوں کا تجربہ کریں کہ کون سی بہترین کام کرتی ہے۔ اپنے خط کی طاقت بڑھانے کے لیے مفت تحائف یا پریمیم استعمال کرنے پر غور کریں۔
جلدی شروع کریں اور ذاتی رکھیں۔ اپنے ابتدائی جملے میں جلدی سے نقطے پر آئیں۔ اپنے خط کو پڑھنے کے لیے دعوتی بنانے کے لیے بصری آلات جیسے ان سیٹ پیراگراف، عنوانات، اور ہاتھ سے لکھے نوٹس کا استعمال کریں۔ ایک ذاتی، گفتگو کے لہجے میں لکھیں جیسے آپ قاری سے بات کر رہے ہوں۔
فنڈ ریزنگ خطوط کے لیے:
-
مزید درخواست کرنے سے پہلے شکریہ ادا کریں
-
بتائیں کہ آپ کو کتنی رقم درکار ہے
-
اپنی اپیل کو ذاتی الفاظ میں بیان کریں
-
فوری ضرورت کا احساس پیدا کریں
-
اپنے خطوط کے مختلف عناصر کا تجربہ کریں
-
اگر آپ کے پاس ایک دلکش پیشکش اور متعلقہ حقائق ہیں تو طویل خطوط استعمال کریں
-
واضح اگلے اقدامات کے ساتھ جواب دینا آسان بنائیں
-
ایماندار رہ کر اور وعدوں پر عمل کر کے اعتماد پیدا کریں
6. ایک متاثر کن ریزیومے اور کور لیٹر بنائیں تاکہ ملازمت کے انٹرویوز حاصل کر سکیں
"آپ کی ملازمت کے لیے درخواست دینے کے علاوہ کچھ بھی آپ کی زندگی میں اتنا بڑا فرق نہیں ڈال سکتا۔"
ایک مؤثر ریزیومے تیار کریں۔ اس بات کا خلاصہ کریں کہ آپ کیا پیش کر سکتے ہیں یا آپ کا ملازمت کا مقصد کیا ہے۔ اسے سادہ رکھیں اور معیاری فارمیٹس پر قائم رہیں۔ متعلقہ تجربات، مہارتوں، اور کامیابیوں پر توجہ مرکوز کریں۔ اپنے کارناموں کے بارے میں مخصوص رہیں، جہاں ممکن ہو، اعداد و شمار اور ٹھوس مثالیں استعمال کریں۔
ایک قائل کرنے والا کور لیٹر لکھیں۔ قاری کے بارے میں سوچیں اور آپ کیا پیش کر سکتے ہیں جو ان کے لیے فائدہ مند ہوگا۔ جس ملازمت کی تلاش میں ہیں اسے واضح اور جلدی بیان کریں۔ اپنی قابلیتوں اور کامیابیوں کے بارے میں مخصوص اور حقیقت پسندانہ رہیں۔ ایک مخصوص اگلے اقدام کے ساتھ اختتام کریں، جیسے انٹرویو کے لیے کال کرنے کی تجویز دینا۔
ریزیومے کے نکات:
- زیادہ سے زیادہ ایک یا دو صفحات
- خلاصہ یا مقصد کے بیان سے شروع کریں
- ملازمتوں کی فہرست الٹ زمانی ترتیب میں کریں
- صرف ذمہ داریوں کو نہیں بلکہ کامیابیوں کو اجاگر کریں
کور لیٹر کے نکات:
- کسی مخصوص فرد کو مخاطب کریں
- وضاحت کریں کہ آپ اس عہدے میں کیوں دلچسپی رکھتے ہیں
- متعلقہ مہارتوں اور تجربات کو اجاگر کریں
- ایک مخصوص اگلے اقدام کی تجویز کریں
7. سیاسی درستگی کو اپنائیں جبکہ وضاحت اور صداقت کو برقرار رکھیں
"اپنی تحریر میں دوسروں کے جذبات کا خیال رکھنے کی پوری کوشش کریں جیسا کہ آپ ذاتی طور پر کرتے ہیں۔ یہ آپ کو سیاسی درستگی کے بنیادی مقاصد کو حاصل کرنے کی طرف ایک طویل راستہ طے کرے گا جبکہ اس کی زیادتیوں سے بچنے میں مدد ملے گی۔"
حساسیت اور وضاحت کا توازن۔ ممکنہ طور پر توہین آمیز زبان کے بارے میں آگاہ رہیں، خاص طور پر جنس، نسل، نسلی اصل، عمر، اور جنسی ترجیح کے حوالے سے۔ تاہم، اس حد تک حساس ہونے سے بچیں کہ آپ کی تحریر عجیب یا غیر واضح ہو جائے۔ ایک درمیانی راستہ اختیار کریں جو تنوع کا احترام کرتا ہو جبکہ مؤثر مواصلات کو برقرار رکھتا ہو۔
جنس غیر جانبدار زبان کا استعمال کریں۔ جب مردوں اور عورتوں دونوں کا حوالہ دیتے ہیں تو مردانہ ضمیروں کا استعمال کرنے سے گریز کریں۔ اس کے بجائے، موضوع کو جمع کرنے، دوسرے شخص میں تبدیل کرنے، یا کبھی کبھار "وہ" اور "وہ" کے درمیان متبادل استعمال کرنے جیسی حکمت عملیوں کا استعمال کریں۔ ان انتخابوں کرتے وقت اپنے سامعین اور سیاق و سباق کا خیال رکھیں۔
شامل زبان کے لیے حکمت عملی:
- اقلیتی گروپوں کے لیے موجودہ پسندیدہ اصطلاحات کا استعمال کریں
- دقیانوسی تصورات اور ممکنہ طور پر توہین آمیز جملوں سے بچیں
- جنسی اصطلاحات کے متبادل پر غور کریں (جیسے "فائر فائٹر" کے بجائے "فائر مین")
- جب شک میں ہوں تو احترام اور غور و فکر کے حق میں جھکیں
8. پڑھنے کی قابلیت اور اثر کو بڑھانے کے لیے بے رحمی سے ترمیم کریں
"اچھی تحریر کرنے میں وقت لگتا ہے۔ لوگ غلط ہیں جب وہ کہتے ہیں کہ دن میں صرف چوبیس گھنٹے ہوتے ہیں، مینجمنٹ کے ماہر پیٹر ڈرکر کا مشاہدہ ہے — دراصل صرف دو، شاید تین، ہیں جنہیں آپ مؤثر طریقے سے استعمال کر سکتے ہیں، اور مصروف ایگزیکٹوز اور مؤثر افراد کے درمیان فرق یہ ہے کہ وہ اس وقت کو کیسے استعمال کرتے ہیں۔"
ترمیم میں وقت لگائیں۔ مؤثر تحریر اکثر مکمل ترمیم سے آتی ہے۔ اپنے کام کا جائزہ لینے اور اس میں ترمیم کرنے کے لیے وقت نکالیں، وضاحت، اختصار، اور اثر پر توجہ مرکوز کریں۔ اگر وہ آپ کے اہم پیغام میں معاونت نہیں کرتے تو غیر ضروری الفاظ، جملے، یا یہاں تک کہ پورے پیراگراف کو کاٹنے کے لیے تیار رہیں۔
پڑھنے کی قابلیت پر توجہ مرکوز کریں۔ پڑھنے کی قابلیت کے اسکور اور پروف ریڈنگ سافٹ ویئر جیسے ٹولز کا استعمال کریں، لیکن ان پر مکمل طور پر انحصار نہ کریں۔ عجیب جملوں یا زیادہ پیچیدہ جملوں کو پکڑنے کے لیے اپنی تحریر کو بلند آواز میں پڑھیں۔ وضاحت اور اثر کے لیے اپنے کام کا جائزہ لینے کے لیے کسی اور کو شامل کرنے پر غور کریں۔
ترمیمی چیک لسٹ:
- غیر ضروری الفاظ اور تکرار کو ختم کریں
- پیچیدہ جملوں کو سادہ بنائیں
- خیالات کے منطقی بہاؤ کو یقینی بنائیں
- لہجے اور طرز میں مستقل مزاجی کی جانچ کریں
- گرامر، ہجے، اور نقطہ گذاری کی غلطیوں کے لیے پروف ریڈ کریں
- یہ تصدیق کریں کہ آپ کے اہم نکات واضح اور معاون ہیں
یاد رکھیں، مقصد یہ ہے کہ آپ کی تحریر کو جتنا ممکن ہو واضح، مختصر، اور مؤثر بنایا جائے۔ سوچ سمجھ کر ترمیم میں وقت لگانے سے، آپ اپنی کاروباری مواصلات کے اثر کو نمایاں طور پر بڑھا سکتے ہیں۔
آخری تازہ کاری:
FAQ
What's "Writing That Works" about?
- Purpose: "Writing That Works" by Kenneth Roman and Joel Raphaelson is a guide to effective business communication. It covers various forms of writing, including emails, memos, reports, and proposals.
- Audience: The book is aimed at nonprofessional writers who need to use written communication to achieve results in business, government, education, and the arts.
- Content: It provides practical advice on how to write clearly and persuasively, with specific examples of good versus bad writing.
- Evolution: The book has evolved over its editions to include modern communication methods like email, reflecting changes in how people communicate in business.
Why should I read "Writing That Works"?
- Improve Communication: The book offers strategies to enhance your writing skills, making your communication more effective and efficient.
- Practical Examples: It includes side-by-side examples of good and bad writing, helping you understand what works and what doesn't.
- Relevance: With the rise of digital communication, the book's insights into email and other modern writing forms are particularly relevant.
- Professional Growth: Effective writing can improve your career prospects by making you a more persuasive and clear communicator.
What are the key takeaways of "Writing That Works"?
- Clarity is Crucial: Clear and precise communication is essential for effective business writing.
- Know Your Audience: Tailor your writing to the needs and expectations of your audience to achieve the desired results.
- Structure Matters: Organize your writing logically to guide the reader through your argument or proposal.
- Edit Ruthlessly: Always revise your work to eliminate unnecessary words and ensure clarity and impact.
How does "Writing That Works" address email communication?
- Ubiquity of Email: The book acknowledges the widespread use of email and its impact on business communication.
- Email Etiquette: It provides guidelines for writing effective emails, including clear subject lines and concise content.
- Avoid Overuse: The authors caution against over-reliance on email for communication that might be better handled in person or over the phone.
- Professionalism: Despite its informal nature, email should maintain a level of professionalism, with attention to grammar and tone.
What are the principles of effective writing according to "Writing That Works"?
- Don't Mumble: Be direct and clear in your writing to maintain the reader's attention.
- Active Voice: Use active voice to make your writing more engaging and personal.
- Be Specific: Avoid vague language and provide concrete details to support your points.
- Edit for Perfection: Proofread to eliminate errors and ensure your writing is polished and professional.
How does "Writing That Works" suggest handling memos and letters?
- Clear Titles: Use descriptive titles to immediately convey the subject of your memo or letter.
- Direct Address: Address memos to the person responsible for action, with copies to others for information.
- Structure and Action: Organize your memo with a clear structure and end with a call to action.
- Personal Touch: Handwritten notes can add a personal and direct touch, especially for praise or appreciation.
What advice does "Writing That Works" offer for writing reports and plans?
- Purpose and Clarity: Clearly state the purpose of your report or plan to engage the reader's interest.
- Fact-Based Foundation: Build your report on a foundation of relevant facts and draw clear conclusions.
- Action-Oriented: Make your plan a call to action, with specific steps and recommendations.
- Separate Opinion from Fact: Clearly distinguish between factual information and your interpretations or recommendations.
How does "Writing That Works" approach writing for an audience, such as in presentations and speeches?
- Audience Focus: Tailor your presentation to the audience's interests and the context of the event.
- Simplicity and Clarity: Keep your message simple and clear, using headlines and structured points.
- Engagement: Involve the audience with visual aids and interactive elements to maintain interest.
- Strong Finish: Conclude with a memorable summary or call to action to leave a lasting impression.
What are some of the best quotes from "Writing That Works" and what do they mean?
- "Effective writing is hard work even for the best writers, but the principles are simple." This emphasizes that while writing well requires effort, the foundational principles are straightforward and accessible to everyone.
- "People who write well do well." This highlights the career advantages of being able to communicate effectively through writing.
- "The ultimate time-saver is effective communication." Clear writing saves time for both the writer and the reader by reducing misunderstandings and the need for follow-up.
How does "Writing That Works" address political correctness in writing?
- Sensitivity: The book advises being sensitive to the feelings of others and avoiding language that might offend.
- Balance: It suggests a balanced approach, being considerate without being overly cautious or stifling free expression.
- Gender-Neutral Language: Offers practical tips for avoiding gender-specific language, such as using plural forms or second-person pronouns.
- Courtesy: Emphasizes courtesy and respect as fundamental to effective communication.
What does "Writing That Works" say about writing resumes and getting interviews?
- Purpose of a Resume: A resume should summarize your qualifications and position you as a candidate for an interview.
- Clarity and Relevance: Keep your resume clear, concise, and relevant to the job you're applying for.
- Cover Letters: Accompany your resume with a personalized cover letter that highlights your key qualifications.
- Follow-Up: After an interview, send a follow-up note to express appreciation and reinforce your interest.
How does "Writing That Works" suggest editing your own writing?
- Time and Distance: Let time elapse between drafts to gain a fresh perspective on your writing.
- Seek Feedback: Solicit opinions from others to catch errors and improve clarity.
- Cut Unnecessary Words: Edit ruthlessly to eliminate unnecessary words and enhance clarity.
- Check Tone and Accuracy: Ensure the tone is appropriate and all facts are accurate to maintain credibility.
جائزے
کتاب لکھائی جو کام کرتی ہے کو کاروباری تحریر کے حوالے سے عملی مشوروں کی وجہ سے عمومی طور پر مثبت تبصرے ملتے ہیں، حالانکہ کچھ لوگوں کو یہ پرانی محسوس ہوتی ہے۔ قارئین اس کی وضاحت، اختصار، اور مختلف شکلوں میں مؤثر مواصلت کے بارے میں دی گئی تجاویز کو سراہتے ہیں۔ بہت سے لوگ اس کتاب کو ای میلز، پیشکشوں، اور مجموعی طور پر پیشہ ورانہ تحریر کو بہتر بنانے کے لیے مددگار پاتے ہیں۔ کچھ اس کی پرانی مثالوں اور جدید مواصلاتی طریقوں کی کمی پر تنقید کرتے ہیں۔ اس کی عمر کے باوجود، بہت سے قارئین اب بھی کاروباری سیاق و سباق میں واضح اور مؤثر تحریر کے لیے اس کے لازوال اصولوں میں قدر پاتے ہیں۔
Similar Books
