Active Listening Techniques

1. Lắng nghe chủ động là một kỹ năng mạnh mẽ giúp cải thiện mối quan hệ và giao tiếp

Lắng nghe chủ động bao gồm sự kết hợp lành mạnh giữa lắng nghe phê phán, phản ánh và thụ động.

Nguyên tắc cơ bản của lắng nghe chủ động. Lắng nghe chủ động đòi hỏi sự tham gia đầy đủ với người nói và thông điệp của họ. Nó kết hợp lắng nghe phê phán (phân tích và đánh giá thông tin), lắng nghe phản ánh (diễn giải lại để thể hiện sự hiểu biết) và lắng nghe thụ động (cho phép người nói không bị gián đoạn). Các kỹ thuật chính bao gồm:

• Diễn giải lại để làm rõ sự hiểu biết
• Sử dụng các tín hiệu phi ngôn ngữ như giao tiếp bằng mắt và gật đầu
• Gắn nhãn cảm xúc để thừa nhận cảm xúc
• Phản chiếu ngôn ngữ cơ thể của người nói
• Xác nhận cảm xúc và trải nghiệm của người nói

Lợi ích của lắng nghe chủ động. Thành thạo kỹ năng này có thể mang lại nhiều lợi ích cá nhân và chuyên nghiệp:

• Cải thiện mối quan hệ và kết nối sâu sắc hơn
• Nâng cao khả năng giải quyết vấn đề
• Tăng cường sự đồng cảm và hiểu biết
• Kỹ năng giải quyết xung đột tốt hơn
• Cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp

2. Vượt qua trở ngại khi lắng nghe bằng cách quản lý sự phân tâm và kỳ vọng

Để lắng nghe người khác, trước tiên hãy lắng nghe chính mình.

Xác định và quản lý sự phân tâm. Lắng nghe hiệu quả đòi hỏi phải nhận ra và giải quyết các loại "tiếng ồn" khác nhau có thể cản trở giao tiếp:

• Tiếng ồn vật lý: âm thanh bên ngoài hoặc sự phân tâm từ môi trường
• Tiếng ồn sinh lý: suy giảm sinh học hoặc khó chịu về thể chất
• Tiếng ồn ngữ nghĩa: khó hiểu thuật ngữ hoặc ngôn ngữ không quen thuộc
• Tiếng ồn tâm lý: các yếu tố tinh thần và cảm xúc, chẳng hạn như định kiến hoặc sự bận tâm

Quản lý kỳ vọng. Những quan niệm định sẵn của chúng ta về người khác có thể cản trở việc lắng nghe hiệu quả. Để vượt qua điều này:

• Nhận ra và thách thức những méo mó nhận thức của chính mình
• Thực hành sự đồng cảm bằng cách xem xét quan điểm của người nói
• Điều chỉnh kỳ vọng của bạn dựa trên hành vi trong quá khứ và kết quả thực tế
• Tập trung vào những gì bạn có thể kiểm soát trong tương tác thay vì cố gắng thay đổi người khác

3. Thực hành tự nhận thức để trở thành người lắng nghe và giao tiếp tốt hơn

Tôn trọng bản thân có nghĩa là yêu thương bản thân, biết giới hạn của mình và đặt ra ranh giới lành mạnh.

Trí tuệ cảm xúc. Phát triển tự nhận thức là điều cần thiết cho giao tiếp hiệu quả. Điều này bao gồm:

• Nhận ra và điều chỉnh cảm xúc của chính mình
• Hiểu cách cảm xúc của bạn ảnh hưởng đến hành vi và phong cách giao tiếp của bạn
• Thực hành chánh niệm để duy trì sự hiện diện trong các cuộc trò chuyện

Nhận thức về cơ thể và giọng nói. Chú ý đến các tín hiệu phi ngôn ngữ và chất lượng giọng nói của bạn:

• Ngôn ngữ cơ thể: tư thế, biểu cảm khuôn mặt và cử chỉ
• Chất lượng giọng nói: âm lượng, tông giọng và tốc độ nói

Các bài tập để cải thiện tự nhận thức:

• Viết nhật ký thường xuyên để xử lý cảm xúc
• Thiền chánh niệm
• Tìm kiếm phản hồi từ bạn bè hoặc đồng nghiệp đáng tin cậy

4. Sử dụng các kỹ thuật đặt câu hỏi hiệu quả để tiếp cận người khác

Bí quyết để có kỹ năng đặt câu hỏi mạnh mẽ là biết không chỉ loại thông tin bạn cần, mà còn loại câu hỏi sẽ gợi ra phản hồi mong muốn nhất.

Đặt câu hỏi đúng. Đặt câu hỏi hiệu quả có thể giúp bạn thu thập thông tin, làm rõ sự hiểu biết và xây dựng mối quan hệ. Các kỹ thuật chính bao gồm:

• Tránh bắt đầu câu hỏi bằng "tại sao," vì có thể nghe như đang phán xét
• Sử dụng câu nói "tôi" để chịu trách nhiệm về sự tò mò của bạn
• Mở đầu câu hỏi bằng các cụm từ như "Tôi đang tự hỏi liệu..." hoặc "Có thể rằng..."

Điều chỉnh cách tiếp cận của bạn. Xem xét tính cách và sở thích của người bạn đang hỏi:

• Đối với những người giao tiếp trực tiếp: Hãy thẳng thắn và ngắn gọn
• Đối với những người thích sự khéo léo: Sử dụng ngôn ngữ ngoại giao hơn và nhấn mạnh ý định tốt của bạn

Ví dụ về các câu hỏi hiệu quả:

• Thay vì "Tại sao bạn chưa hoàn thành dự án?", hãy thử "Tôi đang tự hỏi liệu có bất kỳ trở ngại nào ngăn cản việc hoàn thành dự án không?"
• Thay vì "Bạn sai về điều này," hãy nói "Tôi không chắc mình hiểu. Bạn có thể giải thích quan điểm của bạn không?"

5. Chọn phương thức và thời điểm phù hợp để giao tiếp tối ưu

Làm dịu tiếng ồn tâm lý không quan trọng lắm nếu chúng ta không thể thoát khỏi tiếng ồn vật lý—những sự phân tâm bao quanh chúng ta hàng ngày, thậm chí từng khoảnh khắc.

Chọn phương thức giao tiếp phù hợp. Xem xét các yếu tố sau khi chọn giữa gặp mặt trực tiếp, điện thoại, cuộc gọi video, email hoặc tin nhắn:

• Bản chất và mức độ khẩn cấp của thông điệp
• Sở thích và phong cách giao tiếp của người nhận
• Nhu cầu về tín hiệu phi ngôn ngữ hoặc phản hồi ngay lập tức

Chọn thời điểm giao tiếp một cách khôn ngoan. Để tăng khả năng nhận được phản hồi tích cực:

• Chọn thời điểm khi người nghe có khả năng bình tĩnh và tiếp nhận
• Tránh làm gián đoạn người khác khi họ đang làm việc hoặc bị phân tâm
• Đối với các chủ đề nhạy cảm, hãy cân nhắc lên lịch một thời gian cụ thể để nói chuyện

Chiến lược cho thời điểm hiệu quả:

• Kiểm tra trạng thái cảm xúc của người nghe trước khi đi vào các chủ đề quan trọng
• Sẵn sàng hoãn cuộc trò chuyện nếu thời điểm không phù hợp
• Đối với giao tiếp kỹ thuật số, hãy cân nhắc khi nào người nhận có khả năng sẵn sàng và chú ý

6. Sử dụng các kỹ thuật thuyết phục để ảnh hưởng tích cực đến người khác

Mọi người không thể đồng ý với bạn nếu họ không thực sự lắng nghe.

Hiểu quan điểm của người nghe. Để thuyết phục hiệu quả:

• Thực hành sự đồng cảm để hiểu nhu cầu và động lực của người khác
• Giải quyết mối quan tâm của họ trước khi trình bày lập luận của bạn
• Sử dụng gắn nhãn cảm xúc để thừa nhận cảm xúc của họ

Giao tiếp với sự tự tin. Thể hiện sự tự tin có thể tăng khả năng thuyết phục của bạn:

• Duy trì tư thế tốt và giao tiếp bằng mắt
• Nói rõ ràng và với tốc độ vừa phải
• Tránh các từ đệm và ngôn ngữ do dự

Định khung thông điệp của bạn một cách hiệu quả. Sử dụng các kỹ thuật này để làm cho lập luận của bạn thuyết phục hơn:

• Kể chuyện hoặc sử dụng phép ẩn dụ để minh họa điểm của bạn
• Trình bày thông tin theo cấu trúc logic, dễ theo dõi
• Nhấn mạnh lợi ích của đề xuất của bạn đối với người nghe

7. Điều hướng các tình huống cảm xúc với sự đồng cảm và kỹ năng

Khi chúng ta trải qua cảm xúc mạnh, chúng ta có thể bắt đầu nói lảm nhảm, nói nhanh và nâng cao giọng. Thực hành hít thở sâu, chậm, có kiểm soát có thể giúp làm chậm nhịp tim của bạn.

Nhận ra và quản lý cảm xúc. Trong các tình huống căng thẳng:

• Chú ý đến các dấu hiệu sinh lý của cảm xúc tăng cao (ví dụ: nhịp tim tăng, căng cơ)
• Thực hành hít thở sâu và các kỹ thuật thư giãn khác
• Dành một chút thời gian để tạm dừng và thu thập suy nghĩ của bạn nếu cần

Giảm căng thẳng. Sử dụng các chiến lược này để làm dịu các tương tác cảm xúc:

• Hạ giọng và nói chậm lại
• Xác nhận cảm xúc của người khác mà không nhất thiết phải đồng ý với quan điểm của họ
• Tìm kiếm sự làm rõ để đảm bảo bạn hiểu quan điểm của họ
• Đề nghị tạm dừng nếu cảm xúc trở nên quá căng thẳng

Tập trung lại cuộc trò chuyện. Khi các cuộc thảo luận đi chệch hướng:

• Nhẹ nhàng thừa nhận chủ đề mới và bày tỏ mong muốn quay lại vấn đề ban đầu
• Sử dụng các câu nói "tôi" và "chúng ta" để duy trì giọng điệu hợp tác
• Tìm điểm chung giữa chủ đề ban đầu và hướng đi mới

8. Làm chủ nghệ thuật đưa ra và nhận phản hồi mang tính xây dựng

Phê bình tập trung vào sự không hài lòng của một người về sai lầm của người khác; phê bình mang tính xây dựng tập trung vào mong muốn của một người để giúp người khác cải thiện.

Đưa ra phê bình hiệu quả. Khi đưa ra phản hồi:

• Chọn thời gian và địa điểm phù hợp cho cuộc trò chuyện
• Bắt đầu bằng những quan sát tích cực để tạo ra bầu không khí tiếp nhận
• Cụ thể về hành vi hoặc vấn đề bạn đang đề cập
• Đưa ra gợi ý cải thiện hoặc hỏi ý kiến của người nhận

Nhận phê bình một cách duyên dáng. Khi nhận phản hồi:

• Lắng nghe chủ động mà không trở nên phòng thủ
• Đặt câu hỏi làm rõ để đảm bảo bạn hiểu phê bình
• Cảm ơn người đưa ra phản hồi, ngay cả khi bạn không đồng ý
• Dành thời gian để suy ngẫm về phản hồi trước khi trả lời, nếu cần

Chiến lược cho phê bình mang tính xây dựng:

• Sử dụng kỹ thuật "bánh mì kẹp": nhận xét tích cực, khu vực cần cải thiện, nhận xét tích cực
• Tập trung vào hành động và kết quả thay vì đặc điểm cá nhân
• Đưa ra ví dụ cụ thể và gợi ý hành động để cải thiện

Cập nhật lần cuối: July 22, 2024