Điểm chính
1. Viết rõ ràng, ngắn gọn là điều cần thiết cho giao tiếp kinh doanh hiệu quả
"Nếu ngôn ngữ không chính xác, thì những gì được nói không phải là những gì được hiểu; Nếu những gì được nói không phải là những gì được hiểu, thì những gì cần phải làm vẫn chưa được thực hiện."
Rõ ràng là chìa khóa. Trong viết lách kinh doanh, mục tiêu là giao tiếp hiệu quả – viết mà có tác dụng. Để đạt được điều này, hãy tránh việc nói lắp trong văn bản của bạn. Đi thẳng vào vấn đề và diễn đạt suy nghĩ của bạn một cách rõ ràng và trực tiếp. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu thay vì thuật ngữ chuyên ngành hoặc từ ngữ phức tạp không cần thiết.
Chính xác và ngắn gọn. Chọn từ ngữ một cách cẩn thận, ưu tiên từ ngắn thay vì từ dài khi chúng có nghĩa giống nhau. Sử dụng động từ chủ động để thêm năng lượng cho văn bản của bạn và làm cho nó trở nên cá nhân hơn. Tránh các tính từ và trạng từ mơ hồ; thay vào đó, hãy sử dụng ngôn ngữ cụ thể, sinh động để tạo ra hình ảnh rõ ràng cho người đọc.
- Ưu tiên câu và đoạn ngắn
- Sử dụng từ đơn giản: "bây giờ" thay vì "hiện tại," "bắt đầu" thay vì "khởi xướng"
- Chọn giọng chủ động: "Chúng tôi khuyên" thay vì "Được khuyên"
- Cụ thể: "Doanh số tăng gấp đôi lên 560" thay vì "Doanh số tăng đáng kể"
2. Cấu trúc văn bản của bạn để hướng dẫn người đọc và làm cho thông điệp của bạn dễ nhớ
"Một cấu trúc rõ ràng giúp người đọc nhớ các điểm của bạn. Nó cũng làm cho bản ghi nhớ của bạn dễ tham khảo."
Tổ chức suy nghĩ của bạn. Trước khi bắt đầu viết, hãy tạo một dàn ý cho các điểm chính của bạn. Điều này sẽ giúp bạn cấu trúc văn bản theo cách logic, dễ theo dõi. Sử dụng dàn ý của bạn để báo hiệu các điểm chính cho người đọc, sử dụng tiêu đề được đánh số và gạch chân để hướng dẫn họ qua tài liệu của bạn.
Làm cho cấu trúc của bạn rõ ràng. Bắt đầu bằng cách cho người đọc biết bạn đang đi đâu. Đối với các tài liệu dài hơn, cung cấp một chương trình hoặc mục lục. Trong suốt văn bản của bạn, hãy tham chiếu lại cấu trúc này để giữ cho khán giả đi đúng hướng. Kết thúc bằng một tóm tắt mà tổng hợp các điểm chính của bạn và, nếu có thể, kết luận hoặc lời kêu gọi hành động.
- Sử dụng tiêu đề được đánh số và gạch chân cho các phần chính
- Bắt đầu với một cái nhìn tổng quan hoặc chương trình cho các tài liệu dài hơn
- Sử dụng câu chủ đề để giới thiệu các ý tưởng mới
- Kết thúc bằng một tóm tắt các điểm chính và các bước tiếp theo
3. Điều chỉnh phong cách viết của bạn theo phương tiện, cho dù đó là email, bản ghi nhớ hay bài thuyết trình
"Email là không có mặt và không có giọng nói. Tâm trạng của người gửi không thể được truyền đạt qua ngữ điệu của giọng nói như trên điện thoại."
Quy tắc viết email. Khi viết email, hãy giữ cho chúng ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Sử dụng tiêu đề rõ ràng, hấp dẫn để đảm bảo thông điệp của bạn được đọc. Hãy chú ý đến tông điệu, vì email thiếu những sắc thái của giao tiếp bằng lời nói. Cân nhắc sử dụng lời chào và lời kết thúc để thiết lập tông điệu đúng và tránh hiểu lầm.
Thực hành tốt cho bản ghi nhớ và thư. Đối với bản ghi nhớ và thư, hãy sử dụng tiêu đề rõ ràng và gửi đến người cần hành động. Làm cho cấu trúc của bạn rõ ràng và kết thúc bằng một lời kêu gọi hành động. Trong thư kinh doanh, hãy đảm bảo tên và địa chỉ chính xác, chọn lời chào phù hợp và cân nhắc bắt đầu bằng một tiêu đề để xác định chủ đề ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Bài thuyết trình hiệu quả. Khi tạo bài thuyết trình, hãy giữ mọi thứ đơn giản và đúng mục tiêu. Bắt đầu với một mục tiêu cụ thể, được viết ra và một chiến lược. Sử dụng một chương trình để hướng dẫn khán giả của bạn, và tập trung vào họ thay vì bản thân bạn. Sử dụng tiêu đề thay vì nhãn cho các slide của bạn, và thu hút khán giả thông qua các thiết bị trực quan và các yếu tố bất ngờ.
- Email: Tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng; chú ý đến tông điệu
- Bản ghi nhớ: Tiêu đề rõ ràng; gửi đến người thực hiện hành động; cấu trúc rõ ràng
- Thư: Tên/địa chỉ chính xác; lời chào phù hợp; cân nhắc tiêu đề
- Bài thuyết trình: Đơn giản; tập trung vào khán giả; sử dụng tiêu đề và hình ảnh
4. Soạn thảo các khuyến nghị và đề xuất thuyết phục bằng cách tập trung vào lợi ích và chi tiết
"Trừ khi bạn có khả năng bán ý tưởng của mình, bạn cũng có thể không cần phải có chúng."
Hãy coi đó như việc bán hàng. Khi viết các khuyến nghị hoặc đề xuất, hãy tiếp cận như thể bạn đang bán ý tưởng của mình. Tập hợp cả lý lẽ và đam mê đứng sau các sự thật của bạn. Dự đoán những lo ngại của khán giả và giải quyết chúng một cách thẳng thắn. Gây dựng sự tự tin rằng bạn đã suy nghĩ kỹ về những cạm bẫy tiềm ẩn và sẵn sàng dẫn dắt dự án đến thành công.
Nhấn mạnh lợi ích và cụ thể. Diễn đạt rõ ràng lợi ích hoặc thành quả của khuyến nghị của bạn. Sử dụng các ví dụ cụ thể, điểm dữ liệu và chi tiết để hỗ trợ lập luận của bạn. Tránh những khái quát hoặc tuyên bố mơ hồ. Cho thấy cách đề xuất của bạn đáp ứng nhu cầu hoặc tiêu chí của những người ra quyết định.
- Bắt đầu với một tuyên bố mục đích rõ ràng
- Sử dụng tiêu đề để dẫn dắt mọi người qua lập luận của bạn
- Khuyến nghị sớm – đừng để kết luận ở cuối
- Cung cấp bằng chứng cụ thể để hỗ trợ các điểm của bạn
- Nêu bật lợi ích của khuyến nghị của bạn
5. Làm chủ nghệ thuật viết thư bán hàng và gây quỹ hiệu quả
"Thư trực tiếp từng được coi là 'khá xâm phạm,' Howard Draft thừa nhận. 'Nhưng bây giờ chúng tôi đang cố gắng hiểu nhu cầu của khách hàng và cách tạo ra một cách tiếp cận mời gọi.'"
Tập trung vào đề nghị. Trong các thư bán hàng, đề nghị là điều khiến hành động xảy ra. Đảm bảo rằng nó đúng và được nêu rõ ràng. Thử nghiệm với các đề nghị khác nhau để xem cái nào hiệu quả nhất. Cân nhắc sử dụng quà tặng miễn phí hoặc ưu đãi để tăng cường sức mạnh của thư của bạn.
Bắt đầu nhanh và giữ cho nó cá nhân. Đi thẳng vào vấn đề ngay trong câu mở đầu. Làm cho thư của bạn hấp dẫn để đọc bằng cách sử dụng các thiết bị trực quan như đoạn văn chèn, tiêu đề và ghi chú viết tay. Viết theo tông điệu cá nhân, trò chuyện như thể bạn đang nói chuyện với người đọc.
Đối với thư gây quỹ:
-
Nói cảm ơn trước khi yêu cầu thêm
-
Cụ thể về số tiền bạn muốn
-
Đặt lời kêu gọi của bạn theo cách cá nhân
-
Tạo cảm giác khẩn cấp
-
Thử nghiệm với các yếu tố khác nhau trong thư của bạn
-
Sử dụng thư dài nếu bạn có một đề nghị hấp dẫn và các sự thật liên quan
-
Làm cho việc phản hồi dễ dàng với các bước tiếp theo rõ ràng
-
Xây dựng lòng tin bằng cách trung thực và thực hiện các lời hứa
6. Tạo một bản lý lịch và thư xin việc hấp dẫn để đảm bảo phỏng vấn
"Không có gì khác bạn viết có thể tạo ra sự khác biệt lớn như đơn xin việc của bạn."
Soạn thảo một bản lý lịch ấn tượng. Bắt đầu với một tóm tắt về những gì bạn có thể cung cấp hoặc mục tiêu nghề nghiệp của bạn. Giữ cho nó đơn giản và tuân theo các định dạng tiêu chuẩn. Tập trung vào kinh nghiệm, kỹ năng và thành tựu liên quan. Cụ thể về những thành tích của bạn, sử dụng số liệu và ví dụ cụ thể khi có thể.
Viết một thư xin việc thuyết phục. Hãy nghĩ về người đọc và những gì bạn có thể cung cấp sẽ mang lại lợi ích cho họ. Xác định rõ ràng và sớm công việc bạn đang tìm kiếm. Cụ thể và thực tế về trình độ và thành tích của bạn. Kết thúc với một bước tiếp theo cụ thể, chẳng hạn như đề xuất gọi điện để phỏng vấn.
Mẹo cho lý lịch:
- Tối đa một hoặc hai trang
- Bắt đầu với một tóm tắt hoặc tuyên bố mục tiêu
- Liệt kê công việc theo thứ tự thời gian ngược
- Nêu bật thành tích, không chỉ trách nhiệm
Mẹo cho thư xin việc:
- Địa chỉ đến một cá nhân cụ thể
- Giải thích lý do bạn quan tâm đến vị trí
- Nêu bật kỹ năng và kinh nghiệm liên quan
- Đề xuất một bước tiếp theo cụ thể
7. Chấp nhận tính chính trị đúng đắn trong khi vẫn duy trì sự rõ ràng và chân thực
"Hãy cố gắng hết sức để tôn trọng cảm xúc của người khác trong viết lách như bạn sẽ làm trong cuộc sống thực. Điều đó sẽ giúp bạn tiến xa trong việc đạt được các mục đích cơ bản của tính chính trị đúng đắn mà không rơi vào những thái quá."
Cân bằng sự nhạy cảm và sự rõ ràng. Hãy chú ý đến ngôn ngữ có thể gây xúc phạm, đặc biệt là liên quan đến giới tính, chủng tộc, nguồn gốc dân tộc, độ tuổi và sở thích tình dục. Tuy nhiên, hãy tránh trở nên quá nhạy cảm đến mức văn bản của bạn trở nên vụng về hoặc không rõ ràng. Hướng đến một điểm giữa tôn trọng sự đa dạng trong khi vẫn duy trì giao tiếp hiệu quả.
Địa chỉ ngôn ngữ không phân biệt giới tính. Khi đề cập đến cả nam và nữ, hãy tránh mặc định sử dụng đại từ nam. Thay vào đó, hãy sử dụng các chiến lược như số nhiều cho chủ ngữ, chuyển sang ngôi thứ hai, hoặc thỉnh thoảng luân phiên giữa "anh" và "cô." Hãy chú ý đến khán giả và ngữ cảnh khi đưa ra những lựa chọn này.
Chiến lược cho ngôn ngữ bao hàm:
- Sử dụng các thuật ngữ hiện tại được ưa chuộng cho các nhóm thiểu số
- Tránh các khuôn mẫu và cụm từ có thể gây xúc phạm
- Cân nhắc các thuật ngữ không phân biệt giới tính (ví dụ: "nhân viên cứu hỏa" thay vì "lính cứu hỏa")
- Khi không chắc chắn, hãy nghiêng về phía tôn trọng và xem xét
8. Chỉnh sửa một cách tỉ mỉ để nâng cao khả năng đọc và tác động
"Viết tốt cần thời gian. Mọi người đã sai khi nói rằng chỉ có hai mươi bốn giờ trong một ngày, theo quan điểm của chuyên gia quản lý Peter Drucker – thực tế chỉ có hai, có thể ba, giờ mà bạn có thể sử dụng một cách hiệu quả, và sự khác biệt giữa các giám đốc bận rộn và những người hiệu quả là cách họ sử dụng thời gian đó."
Đầu tư thời gian vào việc chỉnh sửa. Viết hiệu quả thường đến từ việc chỉnh sửa kỹ lưỡng. Hãy dành thời gian để xem xét và sửa đổi công việc của bạn, tập trung vào sự rõ ràng, ngắn gọn và tác động. Hãy sẵn sàng cắt bỏ những từ, câu hoặc thậm chí toàn bộ đoạn văn không đóng góp cho thông điệp chính của bạn.
Tập trung vào khả năng đọc. Sử dụng các công cụ như điểm số khả năng đọc và phần mềm kiểm tra chính tả, nhưng đừng chỉ dựa vào chúng. Đọc văn bản của bạn to lên để phát hiện các cụm từ vụng về hoặc câu quá phức tạp. Cân nhắc nhờ người khác xem xét công việc của bạn để đảm bảo sự rõ ràng và tác động.
Danh sách kiểm tra chỉnh sửa:
- Loại bỏ từ ngữ và sự lặp lại không cần thiết
- Đơn giản hóa các câu phức tạp
- Đảm bảo luồng ý tưởng hợp lý
- Kiểm tra tính nhất quán trong tông điệu và phong cách
- Kiểm tra ngữ pháp, chính tả và dấu câu
- Xác minh rằng các điểm chính của bạn rõ ràng và được hỗ trợ
Hãy nhớ rằng, mục tiêu là làm cho văn bản của bạn càng rõ ràng, ngắn gọn và hiệu quả càng tốt. Bằng cách đầu tư thời gian vào việc chỉnh sửa cẩn thận, bạn có thể nâng cao đáng kể tác động của giao tiếp kinh doanh của mình.
Cập nhật lần cuối:
FAQ
What's "Writing That Works" about?
- Purpose: "Writing That Works" by Kenneth Roman and Joel Raphaelson is a guide to effective business communication. It covers various forms of writing, including emails, memos, reports, and proposals.
- Audience: The book is aimed at nonprofessional writers who need to use written communication to achieve results in business, government, education, and the arts.
- Content: It provides practical advice on how to write clearly and persuasively, with specific examples of good versus bad writing.
- Evolution: The book has evolved over its editions to include modern communication methods like email, reflecting changes in how people communicate in business.
Why should I read "Writing That Works"?
- Improve Communication: The book offers strategies to enhance your writing skills, making your communication more effective and efficient.
- Practical Examples: It includes side-by-side examples of good and bad writing, helping you understand what works and what doesn't.
- Relevance: With the rise of digital communication, the book's insights into email and other modern writing forms are particularly relevant.
- Professional Growth: Effective writing can improve your career prospects by making you a more persuasive and clear communicator.
What are the key takeaways of "Writing That Works"?
- Clarity is Crucial: Clear and precise communication is essential for effective business writing.
- Know Your Audience: Tailor your writing to the needs and expectations of your audience to achieve the desired results.
- Structure Matters: Organize your writing logically to guide the reader through your argument or proposal.
- Edit Ruthlessly: Always revise your work to eliminate unnecessary words and ensure clarity and impact.
How does "Writing That Works" address email communication?
- Ubiquity of Email: The book acknowledges the widespread use of email and its impact on business communication.
- Email Etiquette: It provides guidelines for writing effective emails, including clear subject lines and concise content.
- Avoid Overuse: The authors caution against over-reliance on email for communication that might be better handled in person or over the phone.
- Professionalism: Despite its informal nature, email should maintain a level of professionalism, with attention to grammar and tone.
What are the principles of effective writing according to "Writing That Works"?
- Don't Mumble: Be direct and clear in your writing to maintain the reader's attention.
- Active Voice: Use active voice to make your writing more engaging and personal.
- Be Specific: Avoid vague language and provide concrete details to support your points.
- Edit for Perfection: Proofread to eliminate errors and ensure your writing is polished and professional.
How does "Writing That Works" suggest handling memos and letters?
- Clear Titles: Use descriptive titles to immediately convey the subject of your memo or letter.
- Direct Address: Address memos to the person responsible for action, with copies to others for information.
- Structure and Action: Organize your memo with a clear structure and end with a call to action.
- Personal Touch: Handwritten notes can add a personal and direct touch, especially for praise or appreciation.
What advice does "Writing That Works" offer for writing reports and plans?
- Purpose and Clarity: Clearly state the purpose of your report or plan to engage the reader's interest.
- Fact-Based Foundation: Build your report on a foundation of relevant facts and draw clear conclusions.
- Action-Oriented: Make your plan a call to action, with specific steps and recommendations.
- Separate Opinion from Fact: Clearly distinguish between factual information and your interpretations or recommendations.
How does "Writing That Works" approach writing for an audience, such as in presentations and speeches?
- Audience Focus: Tailor your presentation to the audience's interests and the context of the event.
- Simplicity and Clarity: Keep your message simple and clear, using headlines and structured points.
- Engagement: Involve the audience with visual aids and interactive elements to maintain interest.
- Strong Finish: Conclude with a memorable summary or call to action to leave a lasting impression.
What are some of the best quotes from "Writing That Works" and what do they mean?
- "Effective writing is hard work even for the best writers, but the principles are simple." This emphasizes that while writing well requires effort, the foundational principles are straightforward and accessible to everyone.
- "People who write well do well." This highlights the career advantages of being able to communicate effectively through writing.
- "The ultimate time-saver is effective communication." Clear writing saves time for both the writer and the reader by reducing misunderstandings and the need for follow-up.
How does "Writing That Works" address political correctness in writing?
- Sensitivity: The book advises being sensitive to the feelings of others and avoiding language that might offend.
- Balance: It suggests a balanced approach, being considerate without being overly cautious or stifling free expression.
- Gender-Neutral Language: Offers practical tips for avoiding gender-specific language, such as using plural forms or second-person pronouns.
- Courtesy: Emphasizes courtesy and respect as fundamental to effective communication.
What does "Writing That Works" say about writing resumes and getting interviews?
- Purpose of a Resume: A resume should summarize your qualifications and position you as a candidate for an interview.
- Clarity and Relevance: Keep your resume clear, concise, and relevant to the job you're applying for.
- Cover Letters: Accompany your resume with a personalized cover letter that highlights your key qualifications.
- Follow-Up: After an interview, send a follow-up note to express appreciation and reinforce your interest.
How does "Writing That Works" suggest editing your own writing?
- Time and Distance: Let time elapse between drafts to gain a fresh perspective on your writing.
- Seek Feedback: Solicit opinions from others to catch errors and improve clarity.
- Cut Unnecessary Words: Edit ruthlessly to eliminate unnecessary words and enhance clarity.
- Check Tone and Accuracy: Ensure the tone is appropriate and all facts are accurate to maintain credibility.
Đánh giá
Viết Đúng Cách nhận được những đánh giá tích cực chung về những lời khuyên thực tiễn trong việc viết lách kinh doanh, mặc dù một số người cho rằng nó đã lỗi thời. Độc giả đánh giá cao những mẹo về sự rõ ràng, ngắn gọn và giao tiếp hiệu quả trong nhiều định dạng khác nhau. Nhiều người thấy cuốn sách hữu ích trong việc cải thiện email, bài thuyết trình và viết lách chuyên nghiệp nói chung. Một số phê bình những ví dụ đã cũ và sự thiếu sót trong việc đề cập đến các phương pháp giao tiếp hiện đại. Dù đã có tuổi, nhiều độc giả vẫn tìm thấy giá trị trong những nguyên tắc vượt thời gian của nó cho việc viết rõ ràng và ấn tượng trong bối cảnh kinh doanh.
Similar Books
