HBR Guide to Project Management (HBR Guide Series)

1. Projektmanagement ist ein strukturierter Ansatz zur Erreichung spezifischer Ziele innerhalb von Einschränkungen

Qualität = Zeit + Kosten

Das Projektmanagement-Dreieck. Erfolgreiche Projekte balancieren drei wesentliche Einschränkungen: Zeit, Kosten und Qualität/Umfang. Eine Änderung einer Variablen beeinflusst die anderen. Zum Beispiel erfordert eine Reduzierung der Zeit oft erhöhte Kosten oder eine verminderte Qualität. Projektmanager müssen zwischen diesen Faktoren basierend auf den Prioritäten der Stakeholder und den Projektzielen abwägen.

Phasen des Projektmanagements. Die meisten Projekte folgen vier Hauptphasen:

• Planung: Definition von Zielen, Umfang, Aufgaben und Ressourcen
• Aufbau: Zusammenstellung des Teams und Erstellung detaillierter Zeitpläne
• Umsetzung: Ausführung der Aufgaben und Überwachung des Fortschritts
• Abschluss: Bewertung der Ergebnisse und Erfassung der gewonnenen Erkenntnisse

Effektives Projektmanagement erfordert die Anpassung der Ansätze basierend auf dem Grad der Unsicherheit. Für vorhersehbare Projekte funktioniert traditionelle Planung gut. Für innovative Projekte mit vielen Unbekannten sind adaptive Methoden mit kurzen Zyklen und häufiger Neuplanung besser geeignet.

2. Effektive Planung legt das Fundament für den Projekterfolg

SMART-Ziele sollten sein: Spezifisch, Messbar, Aktionsorientiert, Realistisch, Zeitgebunden

Klare Ziele definieren. Unklare Ziele führen zu Missverständnissen und Enttäuschungen. Arbeiten Sie mit den Stakeholdern zusammen, um spezifische, messbare Ziele zu setzen, die den geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Zerlegen Sie hochrangige Ziele in konkrete Ergebnisse und Meilensteine.

Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan. Wichtige Planungswerkzeuge umfassen:

• Arbeitsstrukturplan (WBS): Hierarchische Zerlegung der Projektaufgaben
• Kritischer Pfad Methode (CPM): Identifiziert die Abfolge kritischer Aktivitäten
• Gantt-Diagramme: Visueller Zeitplan der Aufgaben und Abhängigkeiten
• PERT-Diagramme: Netzdiagramm, das die Beziehungen der Aufgaben zeigt

Beteiligen Sie das Team an der Planung, um Akzeptanz zu gewinnen und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen. Seien Sie bereit, Pläne anzupassen, wenn während des Projekts neue Informationen auftauchen.

3. Der Aufbau eines kohäsiven Teams ist entscheidend für die Projektdurchführung

Gegenseitige Verantwortlichkeit führt zu erstaunlichen Ergebnissen.

Stellen Sie die richtige Mischung an Fähigkeiten zusammen. Achten Sie bei der Zusammenstellung Ihres Teams nicht nur auf technische Expertise. Berücksichtigen Sie Problemlösungsfähigkeiten, zwischenmenschliche Fähigkeiten und organisatorisches Wissen. Streben Sie nach Vielfalt in Perspektiven und Hintergründen.

Fördern Sie den Teamzusammenhalt. Strategien zum Aufbau eines leistungsstarken Teams:

• Halten Sie ein Kickoff-Meeting ab, um sich auf Ziele und Erwartungen abzustimmen
• Etablieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten
• Schaffen Sie gemeinsame Normen und Grundregeln
• Fördern Sie offene Kommunikation und konstruktive Debatten
• Feiern Sie Meilensteine und Teamerfolge

Effektive Teams entwickeln eine gegenseitige Verantwortlichkeit, bei der sich die Mitglieder nicht nur dem Leiter, sondern auch untereinander verantwortlich fühlen. Dies führt zu einer höheren Leistung als individuelle Verantwortlichkeit allein.

4. Die Umsetzung erfordert ständige Überwachung und Anpassung

Reagieren Sie schnell auf Änderungen in Daten oder Informationen, sobald sie eintreffen, und achten Sie auf frühe Anzeichen von Problemen, damit Sie Korrekturmaßnahmen einleiten können.

Verfolgen Sie den Fortschritt rigoros. Verwenden Sie regelmäßige Check-ins, Fortschrittsberichte und Projektmanagement-Software, um den Abschluss von Aufgaben, die Budgetnutzung und den allgemeinen Projektstatus zu überwachen. Achten Sie besonders auf kritische Pfadaktivitäten, die das gesamte Projekt verzögern könnten, wenn sie nicht rechtzeitig abgeschlossen werden.

Passen Sie Pläne nach Bedarf an. Nur wenige Projekte verlaufen genau nach Plan. Seien Sie bereit, Zeitpläne anzupassen, Ressourcen neu zuzuweisen oder Ergebnisse basierend auf neuen Informationen oder sich ändernden Umständen zu modifizieren. Bei Änderungen:

• Bewerten Sie die Auswirkungen auf Projektziele und Einschränkungen
• Kommunizieren Sie klar mit den Stakeholdern
• Dokumentieren Sie Entscheidungen und Begründungen
• Aktualisieren Sie Projektpläne und Zeitpläne entsprechend

Balancieren Sie Flexibilität mit dem Fokus auf die Kernziele des Projekts. Nicht jede vorgeschlagene Änderung muss umgesetzt werden.

5. Kommunikation ist während des gesamten Projektlebenszyklus entscheidend

Stakeholder möchten in der Regel regelmäßige Updates und Statusberichte. Konsultieren Sie sie, um zu sehen, wie viel Informationen sie möchten und in welchem Format.

Passen Sie die Kommunikation an Ihr Publikum an. Verschiedene Stakeholder haben unterschiedliche Informationsbedürfnisse:

• Führungskräfte: Hochrangiger Fortschritt, Risiken und geschäftliche Auswirkungen
• Teammitglieder: Detaillierte Aufgabenverteilungen und Abhängigkeiten
• Kunden/Endbenutzer: Meilensteine und wie sich Änderungen auf sie auswirken

Verwenden Sie eine Mischung aus Kommunikationsmethoden:

• Regelmäßige Statusmeetings und Berichte
• Projektdashboards oder Scorecards
• E-Mail-Updates für zeitkritische Informationen
• Informelle Check-ins, um Probleme frühzeitig zu erkennen

Seien Sie transparent über Erfolge und Herausforderungen. Der Aufbau von Vertrauen durch offene Kommunikation erleichtert es, schwierige Situationen zu meistern, wenn sie auftreten.

6. Risiken und Änderungen proaktiv managen, um auf Kurs zu bleiben

Verstecken oder verharmlosen Sie Probleme nicht, wenn sie auftreten, sonst können sie sich leicht in Krisen verwandeln.

Identifizieren und planen Sie Risiken. Führen Sie zu Beginn des Projekts eine gründliche Risikobewertung durch und bewerten Sie diese regelmäßig neu. Für jedes signifikante Risiko:

• Schätzen Sie die Wahrscheinlichkeit und potenzielle Auswirkungen ein
• Entwickeln Sie Minderungsstrategien
• Weisen Sie einen Verantwortlichen zu, der das Risiko überwacht und darauf reagiert

Etablieren Sie einen Änderungsmanagementprozess. Wenn neue Anforderungen oder Chancen auftauchen:

• Bewerten Sie die Auswirkungen auf Projekteinschränkungen (Zeit, Kosten, Qualität)
• Holen Sie die Zustimmung der Stakeholder für wesentliche Änderungen ein
• Aktualisieren Sie Projektpläne und kommunizieren Sie diese an das Team

Seien Sie wachsam gegenüber schleichender Ausweitung des Projektumfangs - die allmähliche Erweiterung der Projektgrenzen ohne entsprechende Anpassungen der Ressourcen oder Zeitpläne. Lernen Sie, nicht wesentlichen Änderungen, die die Kernziele gefährden könnten, Nein zu sagen.

7. Lernen Sie aus Erfolgen und Misserfolgen, um zukünftige Projekte zu verbessern

Erfolg führt zu weiterem Erfolg.

Führen Sie eine formelle Lessons-Learned-Sitzung durch. Versammeln Sie das Team, um darüber nachzudenken, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte. Konzentrieren Sie sich auf umsetzbare Erkenntnisse, anstatt Schuldzuweisungen zu machen. Wichtige Fragen, die zu erkunden sind:

• Haben wir unsere Ziele erreicht? Warum oder warum nicht?
• Welche unerwarteten Herausforderungen sind aufgetreten?
• Welche Prozesse oder Werkzeuge waren am effektivsten/wenigsten effektiv?
• Wie gut haben wir als Team zusammengearbeitet?

Dokumentieren und teilen Sie die Erkenntnisse. Erfassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse in einem Format, das für zukünftige Projektteams leicht zugänglich ist. Dies könnte umfassen:

• Aktualisierte Vorlagen oder Checklisten
• Best Practices und Fallstricke, die vermieden werden sollten
• Empfehlungen für Prozessverbesserungen

Feiern Sie die Erfolge des Teams, auch wenn das Projekt Rückschläge erlitten hat. Die Anerkennung von Anstrengungen und Fortschritten motiviert die Menschen, die gewonnenen Erkenntnisse auf zukünftige Arbeiten anzuwenden.

Last updated: August 30, 2024