Getting Things Done nach David Allen mit Evernote meistern

1. GTD und Evernote: Ein kraftvolles Produktivitäts-Duo

„Getting Things Done (GTD) + Evernote = ultimative Produktivität“

Eine synergetische Kombination. GTD, entwickelt von David Allen, ist ein umfassendes Produktivitätssystem, das Ihnen hilft, alle Ihre Aufgaben und Verpflichtungen zu erfassen, zu organisieren und umzusetzen. Evernote, eine vielseitige digitale Notiz-App, bietet die ideale Plattform, um die Prinzipien von GTD umzusetzen. Gemeinsam schaffen sie eine starke Synergie, mit der Sie:

• Ideen und Aufgaben schnell von jedem Gerät erfassen
• Informationen in individuell anpassbaren Notizbüchern und Tags organisieren
• Ihr gesamtes System jederzeit und überall abrufen
• Informationen bei Bedarf mühelos suchen und wiederfinden

Indem Sie GTDs methodischen Ansatz mit Evernotes digitaler Flexibilität verbinden, schaffen Sie ein schlankes, effizientes System, das Ihnen hilft, den Überblick über Ihre Verpflichtungen zu behalten und geistige Unordnung zu reduzieren.

2. Einrichtung Ihres digitalen Arbeitsplatzes in Evernote

„Das Gefühl, Prioritäten, Verantwortlichkeiten und Aufgaben auf diese Weise organisiert zu haben, ist ungemein befreiend. Sobald Sie das System implementiert und ihm vertrauen, werden Sie spüren, wie eine Last von Ihnen abfällt.“

Unverzichtbare Notizbücher. Um GTD in Evernote umzusetzen, beginnen Sie mit der Erstellung dieser zentralen Notizbücher:

• Inbox: Zum Erfassen aller eingehenden Elemente
• Next Actions: Für Aufgaben, die Sie sofort erledigen können
• Projects: Für mehrstufige Ergebnisse, zu deren Erreichung Sie sich verpflichtet haben
• Someday/Maybe: Für Ideen und potenzielle zukünftige Projekte
• Reference: Zur Ablage nützlicher Informationen

Tag-Struktur. Ergänzen Sie Ihre Notizbücher durch ein durchdachtes Tagging-System:

• Kontext-Tags: @home, @work, @phone, @computer
• Zeit-Tags: 1-Now, 2-Next, 3-Soon, 4-Later, 5-Someday
• Projekt-Tags: Active, Inactive

Mit dieser Struktur schaffen Sie ein flexibles System, das schnelles Erfassen und einfaches Wiederfinden von Informationen ermöglicht – zwei wesentliche Bausteine einer effektiven GTD-Umsetzung.

3. Der GTD-Workflow: Erfassen, Klären, Organisieren, Reflektieren, Handeln

„Allen kehrt in seinem Buch immer wieder zu den ‚nächsten Schritten‘ zurück – zu wissen, was der nächste Schritt bei der Bearbeitung eines Elements ist, ist entscheidend, um effizient durch das System zu kommen.“

Fünf-Schritte-Prozess. Der GTD-Workflow besteht aus fünf klaren Phasen:

1. Erfassen: Alles sammeln, was Ihre Aufmerksamkeit fordert
2. Klären: Verstehen, was es bedeutet und was zu tun ist
3. Organisieren: An den richtigen Platz bringen
4. Reflektieren: Regelmäßig überprüfen
5. Handeln: Einfach tun

Umsetzung in Evernote:

• Nutzen Sie die Evernote-Mobile-App, um unterwegs Ideen festzuhalten
• Bearbeiten Sie Ihre Inbox regelmäßig und bestimmen Sie für jedes Element die nächsten Schritte
• Verschieben Sie geklärte Elemente in passende Notizbücher und versehen Sie sie mit entsprechenden Tags
• Richten Sie wiederkehrende Erinnerungen für tägliche und wöchentliche Reviews ein
• Verwenden Sie das Notizbuch „Next Actions“ als Leitfaden für Ihre tägliche Arbeit

Wenn Sie diesen Workflow konsequent befolgen, stellen Sie sicher, dass nichts verloren geht und Sie stets wissen, was als Nächstes zu tun ist.

4. Die Kunst der Inbox-Bearbeitung meistern

„Es wäre großartig, wenn Sie Ihren E-Mail-Posteingang am ersten Tag komplett leeren könnten, aber ich weiß, dass das nicht immer möglich ist. Beginnen Sie also einfach mit 50 oder 100 Elementen am ersten Tag (ich weiß, das klingt viel, aber wenn Sie erst einmal im Fluss sind, geht es wie im Flug).“

Zwei-Minuten-Regel. Beim Bearbeiten Ihrer Inbox gilt David Allens Zwei-Minuten-Regel: Wenn eine Aufgabe in zwei Minuten oder weniger erledigt werden kann, tun Sie sie sofort. Für alles andere:

• Erstellen Sie eine neue Notiz im passenden Evernote-Notizbuch
• Fügen Sie relevante Tags hinzu (Kontext, Zeit, Projekt)
• Setzen Sie bei Bedarf eine Erinnerung

Stapelverarbeitung. Planen Sie feste Zeiten für die Inbox-Bearbeitung ein:

• Streben Sie eine tägliche Bearbeitung Ihrer Evernote-Inbox an
• Bearbeiten Sie E-Mails in 2–3 Chargen pro Tag
• Nutzen Sie Evernotes Web Clipper, um relevante E-Mails und Webinhalte schnell zu speichern

Wenn Sie die Inbox-Bearbeitung beherrschen, halten Sie Ihr System aktuell und Ihren Geist frei, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

5. Tags und Notizbücher für effektive Organisation nutzen

„Tags sind wie Etiketten auf Ihren Notizbüchern. Wenn Stapel Aktenschränke sind und Notizbücher die Schubladen darin, dann sind Tags die einzelnen Aktenordner.“

Flexible Organisation. Die Kombination aus Notizbüchern und Tags in Evernote bietet ein kraftvolles, flexibles Organisationssystem:

• Notizbücher: Für breite Kategorien (Projekte, Referenz etc.)
• Tags: Für übergreifende Themen, Kontexte und Status

Tag-Hierarchie. Erstellen Sie eine hierarchische Tag-Struktur für einfache Navigation:

• .What (für Arten von Aktionen oder Informationen)
• .When (für zeitbasierte Tags wie 1-Now, 2-Next usw.)
• .Where (für ortsbezogene Kontexte wie @home, @work)
• .Who (für personenbezogene Aufgaben oder Informationen)

Durch die effektive Nutzung von Notizbüchern und Tags schaffen Sie ein System, das sowohl strukturiert als auch flexibel ist und Ihnen ermöglicht, Informationen schnell zu finden und zu bearbeiten.

6. Die Kraft regelmäßiger Reviews: Täglich und wöchentlich

„Jeden Montag ist es sehr ratsam, die offenen Punkte für die kommende Woche zu überprüfen. Nehmen Sie sich mindestens 30 Minuten Zeit dafür; ich weiß, das klingt viel, und montagmorgens gibt es immer viel zu tun, aber glauben Sie mir – es macht die ganze Woche effizienter.“

Wöchentliche Review. Führen Sie jede Woche eine umfassende Überprüfung durch:

• Überprüfen Sie Ihren Kalender für die kommende Woche
• Bearbeiten Sie alle noch offenen Elemente in Ihrer Inbox
• Prüfen Sie alle Projektlisten und aktualisieren Sie die nächsten Schritte
• Schauen Sie sich die „Someday/Maybe“-Liste auf mögliche Aktivierungen an

Tägliche Review. Beginnen Sie jeden Tag mit einer kurzen Überprüfung:

• Prüfen Sie Ihren Kalender auf zeitkritische Termine
• Überfliegen Sie Ihre „Next Actions“-Liste
• Bestimmen Sie 2–3 Hauptprioritäten für den Tag

Regelmäßige Reviews sorgen dafür, dass Ihr System aktuell und verlässlich bleibt, sodass Sie fokussiert bleiben und fundierte Entscheidungen darüber treffen können, wohin Sie Ihre Energie lenken.

7. Fortgeschrittene Evernote-Funktionen zur Optimierung Ihres GTD-Systems

„Einer meiner Lieblingsaspekte von Evernote ist, dass es zwar in erster Linie ein einfacher Notizeditor und Organizer ist, aber auch einige großartige erweiterte Funktionen bietet.“

Web Clipper. Nutzen Sie Evernotes Web Clipper, um Online-Inhalte schnell zu erfassen:

• Speichern Sie Artikel, Bilder und Webseiten direkt in Ihren Evernote-Notizbüchern
• Lassen Sie die Inhalte automatisch taggen und kategorisieren

Erinnerungen. Setzen Sie Evernotes Erinnerungsfunktion gezielt ein:

• Legen Sie datumsbasierte Erinnerungen für zeitkritische Aufgaben fest
• Nutzen Sie Erinnerungen für regelmäßige Review-Erinnerungen

Notizverknüpfungen. Stellen Sie Verbindungen zwischen verwandten Notizen her:

• Verlinken Sie Projektnotizen mit relevanten Referenzmaterialien
• Verbinden Sie Besprechungsnotizen mit Aktionspunkten

Indem Sie diese fortgeschrittenen Funktionen nutzen, schaffen Sie ein vernetztes, dynamisches GTD-System, das sich Ihren Bedürfnissen anpasst und Ihnen hilft, Ihre Verpflichtungen noch effektiver zu managen.