Wichtige Erkenntnisse
1. Erfassen Sie alles, was Ihre Aufmerksamkeit hat
Ihr Geist ist dazu da, Ideen zu haben, nicht sie festzuhalten.
Sammeln Sie alle Eingaben. Bringen Sie jede Aufgabe, Idee oder Verpflichtung, die Ihnen durch den Kopf geht, in ein vertrauenswürdiges externes System. Dazu gehören sowohl berufliche als auch persönliche Dinge, von großen Projekten bis hin zu kleinen Erledigungen. Nutzen Sie physische Ablagefächer, Notizblöcke oder digitale Werkzeuge wie Smartphone-Apps, um diese Eingaben sofort festzuhalten.
Schaffen Sie Erfassungsgewohnheiten. Gewöhnen Sie sich an, alles, was Ihre Aufmerksamkeit erregt, sofort aufzuschreiben oder aufzuzeichnen. Dies schafft mentalen Freiraum und stellt sicher, dass nichts durch die Maschen fällt. Halten Sie Ihre Erfassungstools in allen Kontexten griffbereit – an Ihrem Schreibtisch, in Ihrer Tasche und auf Ihren Geräten.
- Physische Erfassungstools: Ablagefach, Notizbuch, Karteikarten
- Digitale Erfassungstools: Notizen-App, Sprachnotizen, E-Mail an sich selbst
- Erfassungsorte: Arbeit, Zuhause, unterwegs
2. Klären Sie, was jedes Element bedeutet und was zu tun ist
Klärung, das Leeren Ihres „Eingangs“, bedeutet nicht, all diese Dinge tatsächlich zu erledigen. Es bedeutet lediglich, jedes Element zu identifizieren und zu entscheiden, was es ist und wo es hingehört.
Verarbeiten Sie Ihre Eingaben. Gehen Sie regelmäßig Ihre erfassten Elemente durch und entscheiden Sie, was jedes bedeutet und welche Maßnahmen, falls vorhanden, erforderlich sind. Dieser Klärungsschritt verwandelt vage Ideen in konkrete nächste Schritte oder abgelegte Referenzmaterialien.
Nutzen Sie den Klärungsprozess. Stellen Sie für jedes Element folgende Fragen:
- Was ist es?
- Ist es umsetzbar?
- Wenn ja, was ist die nächste Maßnahme?
- Wenn nein, ist es Müll, Referenzmaterial oder etwas, das reifen soll?
Dieser systematische Ansatz stellt sicher, dass jedes Element richtig kategorisiert wird und nichts in einem unklaren Zustand bleibt.
3. Organisieren Sie Ihre Aktionen in ein vertrauenswürdiges System
Organisiert zu sein bedeutet einfach, dass der Ort, an dem sich etwas befindet, dem entspricht, was es für Sie bedeutet.
Erstellen Sie klare Kategorien. Legen Sie verschiedene Listen und Ordner für unterschiedliche Arten von Elementen an:
- Nächste Aktionen: Sofortige, ein Schritt umfassende Aufgaben
- Projekte: Mehrstufige Ergebnisse
- Warten auf: An andere delegierte Elemente
- Irgendwann/Vielleicht: Ideen für die Zukunft
- Referenz: Nicht umsetzbare Informationen
Verwenden Sie geeignete Werkzeuge. Wählen Sie organisatorische Werkzeuge, die für Sie funktionieren, egal ob digital oder analog. Der Schlüssel ist Konsistenz und Benutzerfreundlichkeit. Vermeiden Sie übermäßig komplexe Systeme, die Sie nicht aufrechterhalten werden.
- Digitale Optionen: Aufgabenmanagement-Apps, Notizsoftware
- Analoge Optionen: Papierplaner, Aktenordner, Karteikarten
- Hybrider Ansatz: Kombinieren Sie digitale und physische Systeme nach Bedarf
4. Reflektieren Sie regelmäßig über Ihre Verpflichtungen
Tun Sie etwas mit dem, worüber Sie nachdenken, und denken Sie über das nach, was Sie tun.
Überprüfen Sie Ihr System. Bewerten Sie regelmäßig Ihre Listen, Projekte und Ihren Kalender, um sicherzustellen, dass sie aktuell sind und mit Ihren aktuellen Prioritäten übereinstimmen. Diese Reflexion hält Sie in Kontrolle und bewusst über Ihre Verpflichtungen.
Implementieren Sie eine Überprüfungsroutine. Planen Sie Zeit für tägliche, wöchentliche und regelmäßige Überprüfungen ein:
- Täglich: Schneller Blick auf den Kalender und kritische nächste Aktionen
- Wöchentlich: Umfassende Überprüfung aller Listen und Projekte
- Monatlich/Quartalsweise: Höherstufige Überprüfung von Zielen und langfristigen Projekten
Diese Überprüfungen helfen Ihnen, den Überblick über Ihre Verpflichtungen zu behalten und notwendige Anpassungen vorzunehmen.
5. Gehen Sie selbstbewusst an Ihre Aufgaben heran
Tun. Oder nicht tun. Es gibt kein Versuchen.
Vertrauen Sie Ihrem System. Sobald Sie Ihre Verpflichtungen erfasst, geklärt und organisiert haben, können Sie selbstbewusst an Ihre Aufgaben herangehen. Ihr externes System ermöglicht es Ihnen, sich auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren, ohne sich Sorgen zu machen, andere Verpflichtungen zu vergessen.
Wählen Sie Aufgaben kontextabhängig. Wählen Sie Ihre nächsten Aktionen basierend auf:
- Kontext (Standort, verfügbare Werkzeuge)
- Verfügbarer Zeitrahmen
- Energieniveau
- Priorität
Dieser flexible Ansatz ermöglicht es Ihnen, in verschiedenen Situationen produktiv zu sein und Ihre Zeit und Ressourcen optimal zu nutzen.
6. Erstellen Sie eine Projektliste zur Verfolgung mehrstufiger Ergebnisse
Einige Menschen haben Listen mit großen Zielen und Visionen, viele Menschen haben Listen mit einfachen To-dos. Sehr wenige haben eine Liste aller dazwischenliegenden Ergebnisse (d.h. „Projekte“), und das ist eine entscheidende Liste, um wöchentlich auf das Wesentliche fokussiert zu bleiben.
Definieren Sie Projekte klar. Ein Projekt ist jedes Ergebnis, das mehr als einen Handlungsschritt erfordert. Führen Sie eine umfassende Liste aller Ihrer aktuellen Projekte, sowohl persönlicher als auch beruflicher Art.
Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig. Stellen Sie sicher, dass jedes Projekt:
- Ein klares, umsetzbares Ergebnis hat
- Mindestens eine nächste Maßnahme identifiziert ist
- Regelmäßig überprüft wird, um Fortschritte zu gewährleisten
Dieser Ansatz verhindert, dass Projekte ins Stocken geraten, und hält Sie über alle Ihre Verpflichtungen informiert.
7. Führen Sie eine wöchentliche Überprüfung durch, um Ihr System im Griff zu behalten
Die wöchentliche Überprüfung ist der wichtigste Schritt für eine konsistente GTD-Praxis. Wenn Sie es tun, wird Ihr System lebendig und reift zu etwas Bedeutsamem. Wenn Sie es nicht tun, wird Ihre Praxis nachlassen und schließlich verschwinden.
Planen Sie feste Überprüfungszeiten ein. Reservieren Sie jede Woche 30-90 Minuten für eine umfassende Überprüfung Ihres Systems. Wählen Sie eine konsistente Zeit und einen Ort, um es zur Gewohnheit zu machen.
Befolgen Sie einen strukturierten Prozess:
- Klarheit schaffen: Lose Papiere sammeln, Posteingänge verarbeiten, den Kopf leeren
- Aktuell werden: Nächste Aktionen, Kalender, Projekte und wartende Elemente überprüfen
- Kreativ werden: Irgendwann/Vielleicht-Liste überprüfen, neue Ideen generieren
Diese wöchentliche Gewohnheit stellt sicher, dass Ihr System aktuell und vertrauenswürdig bleibt.
8. Nutzen Sie die Zwei-Minuten-Regel für schnelle Aufgaben
Wenn eine nächste Aktion in zwei Minuten oder weniger erledigt werden kann, tun Sie es jetzt.
Kümmern Sie sich sofort um kleine Aufgaben. Wenn Sie Ihre Eingaben verarbeiten, und eine Aktion weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, erledigen Sie sie sofort, anstatt sie aufzuschieben. Dies verhindert, dass sich kleine Aufgaben ansammeln und Ihr System verstopfen.
Beispiele für Zwei-Minuten-Aufgaben:
- Eine schnelle E-Mail beantworten
- Einen kurzen Anruf tätigen
- Ein Dokument ablegen
- Einen Punkt auf Ihre Einkaufsliste setzen
Diese Regel erhöht die Gesamteffizienz, indem sie kleinere Aufgaben umgehend erledigt.
9. Halten Sie Ihren Kalender für zeitgebundene Verpflichtungen heilig
Betrachten Sie Ihren Kalender als die „harte Landschaft“ Ihres Tages, die Dinge, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen, einschließlich Besprechungen, Fristen und tagesgebundener Ereignisse – die Dinge, die Sie tun müssen, nicht die Dinge, die Sie versuchen möchten zu tun.
Reservieren Sie Ihren Kalender für echte zeitgebundene Verpflichtungen. Verwenden Sie Ihren Kalender nur für:
- Termine und Besprechungen
- Tagesgebundene Fristen
- Zeitkritische Informationen
Vermeiden Sie es, regelmäßige To-dos oder Wunschdenken in Ihren Kalender einzutragen. Dies bewahrt seine Integrität als vertrauenswürdiges Werkzeug für zeitgebundene Verpflichtungen.
Verwenden Sie andere Listen für nicht zeitgebundene Aufgaben. Halten Sie Ihre nächsten Aktionen und projektbezogenen Aufgaben auf separaten Listen, nicht in Ihrem Kalender. Diese Trennung ermöglicht mehr Flexibilität in Ihrer täglichen Arbeit.
10. Leeren Sie regelmäßig Ihr Ablagefach und Ihren Posteingang
Wenn Sie nicht auf das achten, was Ihre Aufmerksamkeit hat, wird es mehr von Ihrer Aufmerksamkeit in Anspruch nehmen, als es verdient.
Zielen Sie regelmäßig auf Null. Streben Sie an, Ihr physisches Ablagefach und Ihren E-Mail-Posteingang täglich oder alle paar Tage zu leeren. Dies verhindert Rückstände und stellt sicher, dass Sie immer über Ihre aktuellen Eingaben informiert sind und darauf reagieren.
Befolgen Sie den Klärungsprozess für jedes Element:
- Entscheiden Sie, was es ist und was getan werden muss
- Ergreifen Sie sofortige Maßnahmen, delegieren oder verschieben Sie es nach Bedarf
- Legen Sie Referenzmaterialien ab
- Löschen oder archivieren Sie abgeschlossene Elemente
Regelmäßiges Verarbeiten hält den Fluss Ihres Systems aufrecht und verhindert Überwältigung durch angesammelte Eingaben.
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FAQ
What's "The Getting Things Done Workbook" about?
- Overview: "The Getting Things Done Workbook" by David Allen and Brandon Hall is a practical guide designed to help individuals achieve stress-free productivity through a series of structured exercises.
- Purpose: It serves as a supplement to Allen's original "Getting Things Done" book, focusing on actionable steps to implement the GTD methodology.
- Structure: The workbook is organized into ten moves, each aimed at enhancing personal and organizational productivity by managing tasks, projects, and commitments effectively.
- Authors' Expertise: David Allen is renowned for his expertise in productivity, while Brandon Hall brings experience in coaching and high achievement strategies.
Why should I read "The Getting Things Done Workbook"?
- Practical Application: The workbook provides hands-on exercises that help you apply the GTD methodology in real-life scenarios, making it easier to adopt and maintain.
- Stress Reduction: By following the workbook's steps, you can achieve a state of stress-free productivity, allowing you to focus on what truly matters.
- Improved Organization: It offers a structured approach to organizing tasks, projects, and commitments, leading to better time management and efficiency.
- Expert Guidance: With insights from productivity expert David Allen, the workbook is a reliable resource for anyone looking to enhance their productivity skills.
What are the key takeaways of "The Getting Things Done Workbook"?
- Five Steps of GTD: The workbook emphasizes the five steps of the GTD methodology: Capture, Clarify, Organize, Reflect, and Engage.
- Ten Moves: It breaks down the GTD process into ten actionable moves, each designed to help you implement the methodology effectively.
- Mind Like Water: Achieving a "Mind Like Water" state is a key goal, where your mind is clear and focused, allowing for optimal productivity.
- Regular Reviews: The importance of weekly and daily reviews is highlighted to maintain control over tasks and commitments.
How does the GTD methodology work in "The Getting Things Done Workbook"?
- Capture: Collect all tasks, ideas, and commitments in a trusted system to ensure nothing is forgotten.
- Clarify: Process each item to determine the next action required, whether it's actionable or not.
- Organize: Place items in appropriate categories such as Next Actions, Waiting For, or Someday/Maybe lists.
- Reflect and Engage: Regularly review your lists and commitments to stay on top of your tasks and make informed decisions about what to work on next.
What is the "Mind Like Water" concept in "The Getting Things Done Workbook"?
- State of Clarity: "Mind Like Water" refers to a state of mental clarity where your mind is free from distractions and able to focus on the task at hand.
- Responsive, Not Reactive: It emphasizes being responsive to tasks and challenges rather than reacting impulsively, much like water that adapts to its environment.
- Achieving Balance: The concept encourages balance and calmness, allowing you to handle tasks with ease and efficiency.
- GTD Goal: Achieving this state is a primary goal of the GTD methodology, as it leads to enhanced productivity and reduced stress.
What are the ten moves to stress-free productivity in "The Getting Things Done Workbook"?
- Capture Moves: Include capturing all incoming paper into one in-tray, choosing a capture tool, and doing a mind sweep.
- Clarify Moves: Focus on getting your in-tray to empty and getting your emails to zero.
- Organize Moves: Involve creating next actions and other lists, keeping track of projects on one list, and creating folders to stay organized.
- Reflect & Engage Moves: Include doing a GTD Weekly Review and conducting a daily review to maintain productivity.
How can I implement the GTD Weekly Review from "The Getting Things Done Workbook"?
- Regular Schedule: Choose a regular time and place for your weekly review, ideally when you can focus without interruptions.
- Checklist: Use the GTD Weekly Review Checklist to guide you through the process, ensuring you cover all necessary areas.
- Get Clear: Collect loose papers, get your in-tray to zero, and empty your head of uncaptured items.
- Get Current and Creative: Review your lists, calendar, and projects, and be open to new ideas and adjustments.
What tools and supplies are recommended in "The Getting Things Done Workbook"?
- In-Trays: Use two in-trays, one for work and one for personal use, to capture all incoming paper.
- Capture Tools: Choose between digital tools like smartphones or traditional pen and paper for capturing tasks and ideas.
- Folders and Labels: Set up paper and digital folders for organizing reference materials, projects, and support documents.
- Label Maker: A label maker is recommended for creating clear and consistent labels for your folders.
How does "The Getting Things Done Workbook" suggest handling email?
- Inbox to Zero: Aim to get your email inbox to zero by processing each email and placing it in the appropriate folder.
- Email Folders: Create folders such as Next Actions, Waiting For, Someday/Maybe, and Reference to organize emails.
- Two-Minute Rule: Apply the two-minute rule to handle quick actions immediately, reducing the number of emails to process later.
- Regular Review: Regularly review and process emails to maintain control and prevent backlog.
What are some best quotes from "The Getting Things Done Workbook" and what do they mean?
- "Your mind is for having ideas, not for holding them." This quote emphasizes the importance of capturing ideas and tasks in a trusted system to free your mind for creative thinking.
- "If you don’t pay attention to what has your attention, it will take more of your attention than it deserves." It highlights the need to address tasks and commitments to prevent them from becoming distractions.
- "The way to get anything under control...is to capture, clarify, organize, reflect, and engage with it." This quote summarizes the GTD methodology's approach to managing tasks and achieving productivity.
- "Be steady and well-ordered in your life so that you can be fierce and original in your work." It suggests that organization and orderliness in personal life lead to creativity and effectiveness in professional endeavors.
How can I track my progress using "The Getting Things Done Workbook"?
- Progress Tracker: The workbook includes a progress tracker to record the completion of each of the ten moves.
- Regular Updates: Regularly update the tracker to monitor your progress and stay motivated.
- Reflect on Improvements: Use the tracker to reflect on improvements in productivity and stress levels as you implement the GTD methodology.
- Reassess: Reassess your current reality using the self-assessment provided in the workbook to measure your growth.
What resources are available for further learning about GTD after "The Getting Things Done Workbook"?
- Books: Explore other books by David Allen for a deeper understanding of the GTD methodology.
- GTD Connect: Join GTD Connect, a membership-based resource center offering webinars, audio, and video content.
- Podcasts: Listen to GTD podcasts available on platforms like iTunes, Stitcher, and Spotify for ongoing learning and insights.
- Workshops and Coaching: Attend workshops and seek coaching services to enhance your GTD practice and achieve mastery.
Rezensionen
Das Getting Things Done Arbeitsbuch erhält gemischte Bewertungen und kommt auf eine durchschnittliche Bewertung von 4,10. Positive Rezensionen loben den praktischen Ansatz, die vereinfachten Erklärungen und die schrittweise Anleitung zur Umsetzung des GTD-Systems. Kritiker schätzen das komprimierte Format im Vergleich zum Originalbuch. Einige Rezensenten empfinden jedoch das Design als überladen mit unnötigen Grafiken und verschwendetem Platz. Das Arbeitsbuch wird sowohl für GTD-Anfänger als auch für erfahrene Anwender als hilfreich angesehen und bietet eine zugänglichere Einführung in die Methodik. Trotz der Kritik an der Umsetzung finden viele Leser Wert in den Inhalten, um ihre Produktivität und Organisation zu verbessern.
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