The Getting Things Done Workbook

1. Erfassen Sie alles, was Ihre Aufmerksamkeit hat

Ihr Geist ist dazu da, Ideen zu haben, nicht sie festzuhalten.

Sammeln Sie alle Eingaben. Bringen Sie jede Aufgabe, Idee oder Verpflichtung, die Ihnen durch den Kopf geht, in ein vertrauenswürdiges externes System. Dazu gehören sowohl berufliche als auch persönliche Dinge, von großen Projekten bis hin zu kleinen Erledigungen. Nutzen Sie physische Ablagefächer, Notizblöcke oder digitale Werkzeuge wie Smartphone-Apps, um diese Eingaben sofort festzuhalten.

Schaffen Sie Erfassungsgewohnheiten. Gewöhnen Sie sich an, alles, was Ihre Aufmerksamkeit erregt, sofort aufzuschreiben oder aufzuzeichnen. Dies schafft mentalen Freiraum und stellt sicher, dass nichts durch die Maschen fällt. Halten Sie Ihre Erfassungstools in allen Kontexten griffbereit – an Ihrem Schreibtisch, in Ihrer Tasche und auf Ihren Geräten.

• Physische Erfassungstools: Ablagefach, Notizbuch, Karteikarten
• Digitale Erfassungstools: Notizen-App, Sprachnotizen, E-Mail an sich selbst
• Erfassungsorte: Arbeit, Zuhause, unterwegs

2. Klären Sie, was jedes Element bedeutet und was zu tun ist

Klärung, das Leeren Ihres „Eingangs“, bedeutet nicht, all diese Dinge tatsächlich zu erledigen. Es bedeutet lediglich, jedes Element zu identifizieren und zu entscheiden, was es ist und wo es hingehört.

Verarbeiten Sie Ihre Eingaben. Gehen Sie regelmäßig Ihre erfassten Elemente durch und entscheiden Sie, was jedes bedeutet und welche Maßnahmen, falls vorhanden, erforderlich sind. Dieser Klärungsschritt verwandelt vage Ideen in konkrete nächste Schritte oder abgelegte Referenzmaterialien.

Nutzen Sie den Klärungsprozess. Stellen Sie für jedes Element folgende Fragen:

• Was ist es?
• Ist es umsetzbar?
• Wenn ja, was ist die nächste Maßnahme?
• Wenn nein, ist es Müll, Referenzmaterial oder etwas, das reifen soll?

Dieser systematische Ansatz stellt sicher, dass jedes Element richtig kategorisiert wird und nichts in einem unklaren Zustand bleibt.

3. Organisieren Sie Ihre Aktionen in ein vertrauenswürdiges System

Organisiert zu sein bedeutet einfach, dass der Ort, an dem sich etwas befindet, dem entspricht, was es für Sie bedeutet.

Erstellen Sie klare Kategorien. Legen Sie verschiedene Listen und Ordner für unterschiedliche Arten von Elementen an:

• Nächste Aktionen: Sofortige, ein Schritt umfassende Aufgaben
• Projekte: Mehrstufige Ergebnisse
• Warten auf: An andere delegierte Elemente
• Irgendwann/Vielleicht: Ideen für die Zukunft
• Referenz: Nicht umsetzbare Informationen

Verwenden Sie geeignete Werkzeuge. Wählen Sie organisatorische Werkzeuge, die für Sie funktionieren, egal ob digital oder analog. Der Schlüssel ist Konsistenz und Benutzerfreundlichkeit. Vermeiden Sie übermäßig komplexe Systeme, die Sie nicht aufrechterhalten werden.

• Digitale Optionen: Aufgabenmanagement-Apps, Notizsoftware
• Analoge Optionen: Papierplaner, Aktenordner, Karteikarten
• Hybrider Ansatz: Kombinieren Sie digitale und physische Systeme nach Bedarf

4. Reflektieren Sie regelmäßig über Ihre Verpflichtungen

Tun Sie etwas mit dem, worüber Sie nachdenken, und denken Sie über das nach, was Sie tun.

Überprüfen Sie Ihr System. Bewerten Sie regelmäßig Ihre Listen, Projekte und Ihren Kalender, um sicherzustellen, dass sie aktuell sind und mit Ihren aktuellen Prioritäten übereinstimmen. Diese Reflexion hält Sie in Kontrolle und bewusst über Ihre Verpflichtungen.

Implementieren Sie eine Überprüfungsroutine. Planen Sie Zeit für tägliche, wöchentliche und regelmäßige Überprüfungen ein:

• Täglich: Schneller Blick auf den Kalender und kritische nächste Aktionen
• Wöchentlich: Umfassende Überprüfung aller Listen und Projekte
• Monatlich/Quartalsweise: Höherstufige Überprüfung von Zielen und langfristigen Projekten

Diese Überprüfungen helfen Ihnen, den Überblick über Ihre Verpflichtungen zu behalten und notwendige Anpassungen vorzunehmen.

5. Gehen Sie selbstbewusst an Ihre Aufgaben heran

Tun. Oder nicht tun. Es gibt kein Versuchen.

Vertrauen Sie Ihrem System. Sobald Sie Ihre Verpflichtungen erfasst, geklärt und organisiert haben, können Sie selbstbewusst an Ihre Aufgaben herangehen. Ihr externes System ermöglicht es Ihnen, sich auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren, ohne sich Sorgen zu machen, andere Verpflichtungen zu vergessen.

Wählen Sie Aufgaben kontextabhängig. Wählen Sie Ihre nächsten Aktionen basierend auf:

• Kontext (Standort, verfügbare Werkzeuge)
• Verfügbarer Zeitrahmen
• Energieniveau
• Priorität

Dieser flexible Ansatz ermöglicht es Ihnen, in verschiedenen Situationen produktiv zu sein und Ihre Zeit und Ressourcen optimal zu nutzen.

6. Erstellen Sie eine Projektliste zur Verfolgung mehrstufiger Ergebnisse

Einige Menschen haben Listen mit großen Zielen und Visionen, viele Menschen haben Listen mit einfachen To-dos. Sehr wenige haben eine Liste aller dazwischenliegenden Ergebnisse (d.h. „Projekte“), und das ist eine entscheidende Liste, um wöchentlich auf das Wesentliche fokussiert zu bleiben.

Definieren Sie Projekte klar. Ein Projekt ist jedes Ergebnis, das mehr als einen Handlungsschritt erfordert. Führen Sie eine umfassende Liste aller Ihrer aktuellen Projekte, sowohl persönlicher als auch beruflicher Art.

Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig. Stellen Sie sicher, dass jedes Projekt:

• Ein klares, umsetzbares Ergebnis hat
• Mindestens eine nächste Maßnahme identifiziert ist
• Regelmäßig überprüft wird, um Fortschritte zu gewährleisten

Dieser Ansatz verhindert, dass Projekte ins Stocken geraten, und hält Sie über alle Ihre Verpflichtungen informiert.

7. Führen Sie eine wöchentliche Überprüfung durch, um Ihr System im Griff zu behalten

Die wöchentliche Überprüfung ist der wichtigste Schritt für eine konsistente GTD-Praxis. Wenn Sie es tun, wird Ihr System lebendig und reift zu etwas Bedeutsamem. Wenn Sie es nicht tun, wird Ihre Praxis nachlassen und schließlich verschwinden.

Planen Sie feste Überprüfungszeiten ein. Reservieren Sie jede Woche 30-90 Minuten für eine umfassende Überprüfung Ihres Systems. Wählen Sie eine konsistente Zeit und einen Ort, um es zur Gewohnheit zu machen.

Befolgen Sie einen strukturierten Prozess:

1. Klarheit schaffen: Lose Papiere sammeln, Posteingänge verarbeiten, den Kopf leeren
2. Aktuell werden: Nächste Aktionen, Kalender, Projekte und wartende Elemente überprüfen
3. Kreativ werden: Irgendwann/Vielleicht-Liste überprüfen, neue Ideen generieren

Diese wöchentliche Gewohnheit stellt sicher, dass Ihr System aktuell und vertrauenswürdig bleibt.

8. Nutzen Sie die Zwei-Minuten-Regel für schnelle Aufgaben

Wenn eine nächste Aktion in zwei Minuten oder weniger erledigt werden kann, tun Sie es jetzt.

Kümmern Sie sich sofort um kleine Aufgaben. Wenn Sie Ihre Eingaben verarbeiten, und eine Aktion weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, erledigen Sie sie sofort, anstatt sie aufzuschieben. Dies verhindert, dass sich kleine Aufgaben ansammeln und Ihr System verstopfen.

Beispiele für Zwei-Minuten-Aufgaben:

• Eine schnelle E-Mail beantworten
• Einen kurzen Anruf tätigen
• Ein Dokument ablegen
• Einen Punkt auf Ihre Einkaufsliste setzen

Diese Regel erhöht die Gesamteffizienz, indem sie kleinere Aufgaben umgehend erledigt.

9. Halten Sie Ihren Kalender für zeitgebundene Verpflichtungen heilig

Betrachten Sie Ihren Kalender als die „harte Landschaft“ Ihres Tages, die Dinge, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen, einschließlich Besprechungen, Fristen und tagesgebundener Ereignisse – die Dinge, die Sie tun müssen, nicht die Dinge, die Sie versuchen möchten zu tun.

Reservieren Sie Ihren Kalender für echte zeitgebundene Verpflichtungen. Verwenden Sie Ihren Kalender nur für:

• Termine und Besprechungen
• Tagesgebundene Fristen
• Zeitkritische Informationen

Vermeiden Sie es, regelmäßige To-dos oder Wunschdenken in Ihren Kalender einzutragen. Dies bewahrt seine Integrität als vertrauenswürdiges Werkzeug für zeitgebundene Verpflichtungen.

Verwenden Sie andere Listen für nicht zeitgebundene Aufgaben. Halten Sie Ihre nächsten Aktionen und projektbezogenen Aufgaben auf separaten Listen, nicht in Ihrem Kalender. Diese Trennung ermöglicht mehr Flexibilität in Ihrer täglichen Arbeit.

10. Leeren Sie regelmäßig Ihr Ablagefach und Ihren Posteingang

Wenn Sie nicht auf das achten, was Ihre Aufmerksamkeit hat, wird es mehr von Ihrer Aufmerksamkeit in Anspruch nehmen, als es verdient.

Zielen Sie regelmäßig auf Null. Streben Sie an, Ihr physisches Ablagefach und Ihren E-Mail-Posteingang täglich oder alle paar Tage zu leeren. Dies verhindert Rückstände und stellt sicher, dass Sie immer über Ihre aktuellen Eingaben informiert sind und darauf reagieren.

Befolgen Sie den Klärungsprozess für jedes Element:

1. Entscheiden Sie, was es ist und was getan werden muss
2. Ergreifen Sie sofortige Maßnahmen, delegieren oder verschieben Sie es nach Bedarf
3. Legen Sie Referenzmaterialien ab
4. Löschen oder archivieren Sie abgeschlossene Elemente

Regelmäßiges Verarbeiten hält den Fluss Ihres Systems aufrecht und verhindert Überwältigung durch angesammelte Eingaben.

Zuletzt aktualisiert: August 16, 2024