Master Getting Things Done the David Allen Way with Evernote

1. GTD y Evernote: Un Dúo Poderoso para la Productividad

"Getting Things Done (GTD) + Evernote = Productividad Definitiva"

Una combinación sinérgica. GTD, desarrollado por David Allen, es un sistema integral de productividad diseñado para ayudarte a capturar, organizar y actuar sobre todas tus tareas y compromisos. Evernote, una aplicación digital versátil para tomar notas, ofrece la plataforma perfecta para implementar los principios de GTD. Juntos, crean una sinergia poderosa que te permite:

• Capturar ideas y tareas rápidamente desde cualquier dispositivo
• Organizar la información en cuadernos y etiquetas personalizables
• Acceder a todo tu sistema desde cualquier lugar y en cualquier momento
• Buscar y recuperar información fácilmente cuando la necesites

Al combinar el enfoque metódico de GTD con la flexibilidad digital de Evernote, puedes crear un sistema eficiente y simplificado que te ayuda a mantener el control de tus compromisos y a reducir el desorden mental.

2. Configurando tu Espacio de Trabajo Digital en Evernote

"La experiencia de tener tus prioridades, responsabilidades y tareas organizadas de esta manera es sumamente liberadora, y una vez que implementes y comiences a confiar en el sistema, sentirás que un peso se levanta de tus hombros."

Cuadernos esenciales. Para implementar GTD en Evernote, comienza creando estos cuadernos clave:

• Bandeja de entrada: Para capturar todos los elementos entrantes
• Próximas acciones: Para tareas que puedes realizar de inmediato
• Proyectos: Para resultados que requieren varios pasos y a los que estás comprometido
• Algún día/Tal vez: Para ideas y proyectos potenciales a futuro
• Referencia: Para almacenar información útil

Estructura de etiquetas. Complementa tus cuadernos con un sistema robusto de etiquetas:

• Etiquetas de contexto: @casa, @trabajo, @teléfono, @computadora
• Etiquetas de tiempo: 1-Ahora, 2-Siguiente, 3-Pronto, 4-Más tarde, 5-Algún día
• Etiquetas de proyecto: Activo, Inactivo

Al establecer esta estructura, creas un sistema flexible que permite una captura rápida y una recuperación sencilla de la información, dos componentes clave para una implementación efectiva de GTD.

3. El Flujo de Trabajo GTD: Capturar, Aclarar, Organizar, Reflexionar, Actuar

"Allen vuelve una y otra vez al concepto de 'próximas acciones' en su libro; entender cuál es el siguiente paso para procesar un elemento es crucial para avanzar eficientemente en el sistema."

Proceso de cinco pasos. El flujo de trabajo GTD consta de cinco etapas distintas:

1. Capturar: Recolectar todo lo que llama tu atención
2. Aclarar: Procesar qué significa y qué hacer al respecto
3. Organizar: Colocar cada cosa en su lugar
4. Reflexionar: Revisar regularmente
5. Actuar: Simplemente hacer

Implementación en Evernote:

• Usa la app móvil de Evernote para capturar ideas en cualquier momento
• Procesa tu Bandeja de entrada con regularidad, decidiendo las próximas acciones para cada elemento
• Mueve los elementos aclarados a los cuadernos correspondientes y etiquétalos adecuadamente
• Configura recordatorios recurrentes para revisiones diarias y semanales
• Utiliza el cuaderno "Próximas acciones" para guiar tu trabajo diario

Al seguir este flujo de trabajo de manera constante, te aseguras de que nada se pierda y siempre tengas claro qué debes hacer a continuación.

4. Dominando el Arte de Procesar la Bandeja de Entrada

"Aunque sería ideal vaciar completamente tu bandeja de entrada de correo electrónico en el primer día, sé que no siempre es posible. Así que comienza con 50 o 100 en ese primer día (sé que suena mucho, pero una vez que entres en ritmo, pasará rápido)."

Regla de los dos minutos. Al procesar tu bandeja de entrada, sigue la regla de dos minutos de David Allen: si una acción puede completarse en dos minutos o menos, hazla de inmediato. Para todo lo demás:

• Crea una nueva nota en el cuaderno adecuado de Evernote
• Añade las etiquetas relevantes (contexto, tiempo, proyecto)
• Configura un recordatorio si es necesario

Procesamiento por lotes. Reserva tiempo específico para procesar la bandeja de entrada:

• Procura procesar diariamente tu bandeja de entrada en Evernote
• Procesa el correo electrónico en lotes, 2 o 3 veces al día
• Usa el Web Clipper de Evernote para guardar rápidamente correos y contenido web relevantes

Al dominar el procesamiento de la bandeja de entrada, mantendrás tu sistema actualizado y tu mente despejada, permitiéndote concentrarte en lo que realmente importa.

5. Aprovechando Etiquetas y Cuadernos para una Organización Efectiva

"Las etiquetas son como etiquetas en tus cuadernos. Si las pilas son gabinetes, y los cuadernos son los cajones de esos gabinetes, entonces las etiquetas son las carpetas individuales."

Organización flexible. La combinación de cuadernos y etiquetas en Evernote ofrece un sistema organizativo poderoso y adaptable:

• Cuadernos: Úsalos para categorías amplias (Proyectos, Referencia, etc.)
• Etiquetas: Úsalas para temas transversales, contextos y estados

Jerarquía de etiquetas. Crea una estructura jerárquica de etiquetas para facilitar la navegación:

• .Qué (para tipos de acciones o información)
• .Cuándo (para etiquetas basadas en tiempo como 1-Ahora, 2-Siguiente, etc.)
• .Dónde (para contextos basados en ubicación como @casa, @trabajo)
• .Quién (para tareas o información relacionadas con personas)

Al usar eficazmente tanto cuadernos como etiquetas, creas un sistema estructurado y flexible que te permite encontrar y actuar rápidamente sobre la información que necesitas.

6. El Poder de las Revisiones Regulares: Diarias y Semanales

"Cada lunes, es muy buena idea revisar los pendientes para la semana que viene. Reserva al menos 30 minutos para hacerlo; sé que parece mucho y que siempre tienes mucho que hacer el lunes por la mañana, pero créeme: hará que toda la semana sea más eficiente."

Revisión semanal. Realiza una revisión completa cada semana:

• Revisa tu calendario para la semana entrante
• Procesa cualquier elemento pendiente en tu bandeja de entrada
• Revisa todas las listas de proyectos y actualiza las próximas acciones
• Revisa la lista "Algún día/Tal vez" para posibles activaciones

Revisión diaria. Comienza cada día con una revisión rápida:

• Consulta tu calendario para compromisos sensibles al tiempo
• Revisa tu lista de "Próximas acciones"
• Identifica 2 o 3 prioridades clave para el día

Las revisiones regulares aseguran que tu sistema se mantenga actualizado y confiable, permitiéndote mantener el enfoque y tomar decisiones informadas sobre dónde dirigir tu energía.

7. Funciones Avanzadas de Evernote para Potenciar tu Sistema GTD

"Una de mis partes favoritas de Evernote es que, aunque es principalmente un editor y organizador de notas simple, también incluye funcionalidades avanzadas muy útiles."

Web Clipper. Usa el Web Clipper de Evernote para capturar contenido en línea rápidamente:

• Guarda artículos, imágenes y páginas web directamente en tus cuadernos de Evernote
• Etiqueta y categoriza automáticamente el contenido recortado

Recordatorios. Aprovecha la función de recordatorios de Evernote:

• Configura recordatorios basados en fechas para tareas sensibles al tiempo
• Usa recordatorios para avisos de revisiones regulares

Vinculación de notas. Crea conexiones entre notas relacionadas:

• Enlaza notas de proyectos con materiales de referencia relevantes
• Conecta notas de reuniones con elementos de acción

Al utilizar estas funciones avanzadas, puedes crear un sistema GTD más interconectado y dinámico que se adapte a tus necesidades y te ayude a mantener el control de tus compromisos de manera más efectiva.

Última actualización: October 2, 2024