The Getting Things Done Workbook

1. Captura todo lo que tiene tu atención

Tu mente es para tener ideas, no para retenerlas.

Recoge todos los insumos. Reúne cada tarea, idea o compromiso que esté en tu mente en un sistema externo confiable. Esto incluye elementos de trabajo y personales, desde grandes proyectos hasta pequeñas diligencias. Utiliza bandejas de entrada físicas, cuadernos o herramientas digitales como aplicaciones de smartphone para capturar estos insumos a medida que ocurren.

Crea hábitos de captura. Haz que sea un hábito escribir o registrar inmediatamente cualquier cosa que tenga tu atención. Esto libera espacio mental y asegura que nada se pase por alto. Mantén las herramientas de captura fácilmente disponibles en todos los contextos: en tu escritorio, en tu bolso y en tus dispositivos.

• Herramientas de captura física: Bandeja de entrada, cuaderno, tarjetas de índice
• Herramientas de captura digital: Aplicación de notas, notas de voz, correo electrónico a ti mismo
• Ubicaciones de captura: Trabajo, hogar, en movimiento

2. Aclara qué significa cada elemento y qué hacer al respecto

Aclarar, vaciar tu "Bandeja de entrada", no significa hacer realmente todas esas cosas. Solo significa identificar cada elemento y decidir qué es y a dónde va.

Procesa tus insumos. Revisa regularmente los elementos capturados y decide qué significa cada uno y qué acción, si es que requiere alguna, necesita. Este paso de aclaración transforma ideas vagas en acciones concretas o material de referencia archivado.

Usa el proceso de Aclaración. Para cada elemento, pregunta:

• ¿Qué es?
• ¿Es accionable?
• Si es así, ¿cuál es la siguiente acción?
• Si no, ¿es basura, referencia o algo para incubar?

Este enfoque sistemático asegura que cada elemento esté correctamente categorizado y que nada permanezca en un estado ambiguo.

3. Organiza tus acciones en un sistema confiable

Estar organizado simplemente significa que donde está algo coincide con lo que significa para ti.

Crea categorías claras. Establece listas y carpetas distintas para diferentes tipos de elementos:

• Próximas Acciones: Tareas inmediatas de un solo paso
• Proyectos: Resultados de múltiples pasos
• Esperando Por: Elementos delegados a otros
• Algún Día/Tal Vez: Ideas para el futuro
• Referencia: Información no accionable

Usa herramientas apropiadas. Elige herramientas organizativas que funcionen para ti, ya sean digitales o analógicas. La clave es la consistencia y la facilidad de uso. Evita sistemas demasiado complejos que no mantendrás.

• Opciones digitales: Aplicaciones de gestión de tareas, software de toma de notas
• Opciones analógicas: Planificador de papel, carpetas de archivo, tarjetas de índice
• Enfoque híbrido: Combina sistemas digitales y físicos según sea necesario

4. Reflexiona regularmente sobre tus compromisos

Haz algo sobre lo que estás pensando y piensa sobre lo que estás haciendo.

Revisa tu sistema. Evalúa regularmente tus listas, proyectos y calendario para asegurarte de que estén actualizados y alineados con tus prioridades actuales. Esta reflexión te mantiene en control y consciente de tus compromisos.

Implementa una rutina de revisión. Programa tiempo para revisiones diarias, semanales y periódicas:

• Diario: Revisión rápida del calendario y acciones críticas siguientes
• Semanal: Revisión exhaustiva de todas las listas y proyectos
• Mensual/Trimestral: Revisión de alto nivel de metas y proyectos a largo plazo

Estas revisiones te ayudan a mantenerte al tanto de tus compromisos y hacer los ajustes necesarios.

5. Enfrenta tus tareas con confianza

Haz. O no hagas. No hay intento.

Confía en tu sistema. Una vez que hayas capturado, aclarado y organizado tus compromisos, puedes enfrentar tus tareas con confianza. Tu sistema externo te permite concentrarte en la tarea en cuestión sin preocuparte por olvidar otras obligaciones.

Elige tareas contextualmente. Selecciona tus próximas acciones basándote en:

• Contexto (ubicación, herramientas disponibles)
• Tiempo disponible
• Nivel de energía
• Prioridad

Este enfoque flexible te permite ser productivo en diversas situaciones, aprovechando al máximo tu tiempo y recursos.

6. Crea una lista de Proyectos para rastrear resultados de múltiples pasos

Algunas personas tienen listas de grandes metas y visiones, y muchas personas tienen listas de tareas simples. Muy pocos tienen una lista de todos los resultados intermedios (es decir, "proyectos"), y esa es una lista crítica para mantenerse enfocado en lo correcto, semana a semana.

Define proyectos claramente. Un proyecto es cualquier resultado que requiere más de un paso de acción. Mantén una lista completa de todos tus proyectos actuales, tanto personales como profesionales.

Revisa y actualiza regularmente. Asegúrate de que cada proyecto tenga:

• Un resultado claro y accionable
• Al menos una acción siguiente identificada
• Revisión regular para mantener el progreso

Este enfoque previene que los proyectos se estanquen y te mantiene consciente de todos tus compromisos.

7. Realiza una Revisión Semanal para mantener tu sistema al día

La Revisión Semanal es el movimiento más importante para una práctica GTD consistente. Si lo haces, tu sistema vivirá y crecerá más maduro y significativo. Si no lo haces, tu práctica disminuirá y eventualmente desaparecerá.

Programa tiempo dedicado para la revisión. Reserva de 30 a 90 minutos cada semana para una revisión exhaustiva de tu sistema. Elige un momento y lugar consistentes para convertirlo en un hábito.

Sigue un proceso estructurado:

1. Aclara: Recoge papeles sueltos, procesa bandejas de entrada, vacía tu mente
2. Actualiza: Revisa próximas acciones, calendario, proyectos y elementos en espera
3. Sé creativo: Revisa la lista de algún día/tal vez, genera nuevas ideas

Este hábito semanal asegura que tu sistema permanezca actualizado y confiable.

8. Usa la Regla de los Dos Minutos para tareas rápidas

Si una acción siguiente se puede hacer en dos minutos o menos, hazla ahora.

Maneja tareas pequeñas inmediatamente. Al procesar tus insumos, si una acción toma menos de dos minutos, hazla en el momento en lugar de diferirla. Esto previene que las pequeñas tareas se acumulen y obstruyan tu sistema.

Ejemplos de tareas de dos minutos:

• Responder a un correo electrónico rápido
• Hacer una llamada telefónica breve
• Archivar un documento
• Agregar un artículo a tu lista de compras

Esta regla aumenta la eficiencia general al despejar rápidamente tareas menores.

9. Mantén tu calendario sagrado para compromisos específicos de tiempo

Considera tu calendario como el "paisaje duro" de tu día, las cosas que deben hacerse en un día determinado, incluidos reuniones, plazos y eventos específicos del día, las cosas que tienes que hacer, no las cosas que quieres intentar hacer.

Reserva tu calendario para compromisos verdaderos de tiempo. Usa tu calendario solo para:

• Citas y reuniones
• Plazos específicos del día
• Información sensible al tiempo

Evita poner tareas regulares o elementos de pensamiento deseoso en tu calendario. Esto mantiene su integridad como una herramienta confiable para obligaciones específicas de tiempo.

Usa otras listas para tareas no específicas de tiempo. Mantén tus próximas acciones y tareas relacionadas con proyectos en listas separadas, no en tu calendario. Esta separación permite más flexibilidad en tu trabajo diario.

10. Vacía tu bandeja de entrada y buzón regularmente

Si no prestas atención a lo que tiene tu atención, tomará más de tu atención de la que merece.

Procesa a cero regularmente. Intenta vaciar tu bandeja de entrada física y buzón de correo electrónico diariamente o cada pocos días. Esto previene acumulaciones y asegura que siempre estés consciente y actuando sobre tus insumos actuales.

Sigue el proceso de aclaración para cada elemento:

1. Decide qué es y qué necesita hacerse
2. Toma acción inmediata, delega o difiere según sea apropiado
3. Archiva materiales de referencia
4. Elimina o archiva elementos completados

El procesamiento regular mantiene el flujo de tu sistema y previene la sobrecarga de insumos acumulados.

Última actualización: August 16, 2024