15 Secrets Successful People Know About Time Management

1. زمان باارزش‌ترین دارایی شماست: 1440 دقیقه روزانه خود را به حداکثر برسانید

"به یاد داشته باشید، تنها 1440 دقیقه در یک روز وجود دارد."

به زمان توجه کنید. افراد بسیار موفق درک می‌کنند که زمان باارزش‌ترین منبع آن‌هاست. آن‌ها به شدت آگاه هستند که هر دقیقه را چگونه می‌گذرانند و تصمیمات آگاهانه‌ای برای به حداکثر رساندن بهره‌وری خود می‌گیرند.

با زمان مانند پول رفتار کنید. همان‌طور که پول را بی‌دقت خرج نمی‌کنید، زمان را نیز در فعالیت‌های غیرمهم هدر ندهید. به تخصیص 1440 دقیقه روزانه خود به صورت هدفمند بپردازید. از ابزارها یا اپلیکیشن‌های پیگیری زمان استفاده کنید تا بینشی از نحوه گذراندن زمان خود به دست آورید و نقاطی برای بهبود شناسایی کنید.

احساس فوریت ایجاد کنید. تصور کنید یک ساعت شمارش معکوس در حال تیک‌تیک کردن 1440 دقیقه روزانه شماست. این تصویر ذهنی می‌تواند به شما کمک کند تا متمرکز و انگیزه‌مند بمانید و از هر لحظه به بهترین نحو استفاده کنید. به یاد داشته باشید که زمان، برخلاف پول، هرگز نمی‌تواند بازگردانده شود.

2. هر روز مهم‌ترین وظیفه خود (MIT) را شناسایی و اولویت‌بندی کنید

"اگر هفته خود را صرف کار بر روی مهم‌ترین چیز نکردید، هفته‌ای هدر رفته بود."

MIT خود را تعریف کنید. هر روز را با شناسایی مهم‌ترین وظیفه‌ای که شما را به اهداف‌تان نزدیک‌تر می‌کند، آغاز کنید. این وظیفه باید با اهداف بلندمدت شما همسو باشد و پتانسیل ایجاد تأثیر قابل توجهی داشته باشد.

MIT خود را ابتدا برنامه‌ریزی کنید. زمانی را برای MIT خود در اوایل روز که انرژی و تمرکز شما معمولاً در اوج است، اختصاص دهید. این زمان را به شدت محافظت کنید و اجازه ندهید وظایف یا حواس‌پرتی‌های دیگر در آن دخالت کنند.

از قدرت تمرکز استفاده کنید. با تمرکز بر MIT خود، اطمینان حاصل می‌کنید که در حال پیشرفت در آنچه واقعاً مهم است، حتی اگر مسائل غیرمنتظره‌ای در طول روز پیش بیاید، هستید. این رویکرد به شما کمک می‌کند تا حس موفقیت و حرکت رو به جلو را حفظ کنید.

3. فهرست‌های انجام کار را رها کنید و به جای آن با تقویم خود زندگی کنید

"اگر در تقویم من نباشد، انجام نخواهد شد. اما اگر در تقویم من باشد، انجام خواهد شد."

همه چیز را در تقویم قرار دهید. به جای تکیه بر فهرست‌های انجام کار، همه وظایف و فعالیت‌ها را مستقیماً در تقویم خود برنامه‌ریزی کنید. این رویکرد شما را مجبور می‌کند تا برای هر مورد زمان خاصی اختصاص دهید و احتمال انجام آن را افزایش می‌دهد.

با تخمین‌های زمانی واقع‌بین باشید. هنگام برنامه‌ریزی وظایف، صادقانه درباره مدت زمان آن‌ها باشید. زمان بافر بین فعالیت‌ها را برای جبران تأخیرهای غیرمنتظره یا تجاوزها در نظر بگیرید.

موارد برنامه‌ریزی شده را به عنوان قرار ملاقات‌ها در نظر بگیرید. هنگامی که یک مورد در تقویم شما قرار دارد، با همان احترامی که به یک قرار ملاقات دکتر یا جلسه مهم می‌دهید، با آن رفتار کنید. این تغییر ذهنیت به شما کمک می‌کند تا تعهدات خود را به خودتان جدی‌تر بگیرید.

4. با هوشمندانه‌تر کردن خود آینده‌تان، بر تعلل غلبه کنید

"برای غلبه بر تعلل، باید با خود آینده‌مان که در لحظه حاضر ما را خراب می‌کند، مبارزه کنیم."

ناسازگاری زمانی را بشناسید. درک کنید که خود حاضر شما اغلب برنامه‌هایی می‌سازد که خود آینده‌تان برای پیگیری آن‌ها دچار مشکل خواهد شد. این آگاهی اولین گام در غلبه بر تعلل است.

ایجاد حسابرسی. از اقدامات حسابرسی خارجی برای نگه داشتن خود در مسیر استفاده کنید:

• یک شریک حسابرسی پیدا کنید
• از اپلیکیشن‌ها یا ابزارهایی که پیشرفت شما را پیگیری می‌کنند استفاده کنید
• برای عدم پیگیری، پیامدهایی تعیین کنید

آن را برای خود آینده‌تان آسان‌تر کنید. وظایف بزرگ را به مراحل کوچکتر و قابل مدیریت‌تر تقسیم کنید. محیط خود را از قبل آماده کنید تا اصطکاک را هنگام شروع کار کاهش دهید (مثلاً لباس‌های ورزشی را شب قبل آماده کنید).

5. بپذیرید که همیشه کارهای بیشتری برای انجام دادن وجود خواهد داشت و یاد بگیرید که نه بگویید

"هر بله به معنای نه به چیز دیگری است."

واقعیت محدودیت‌ها را بپذیرید. درک کنید که نمی‌توانید همه چیز را انجام دهید و تلاش برای انجام این کار تنها به فرسودگی و کاهش کارایی منجر خواهد شد. بپذیرید که همیشه کارها، فرصت‌ها و تقاضاهای بیشتری از آنچه که می‌توانید به طور واقعی مدیریت کنید، وجود خواهد داشت.

به شدت اولویت‌بندی کنید. از ارزش‌ها و اهداف بلندمدت خود به عنوان فیلتری برای تصمیم‌گیری درباره اینکه به چه چیزی بله بگویید و چه چیزی را رد کنید، استفاده کنید. آماده باشید که از فرصت‌های خوب به نفع فرصت‌های عالی که با اولویت‌های شما همخوانی بیشتری دارند، بگذرید.

نه گفتن را به طور مؤدبانه تمرین کنید. مجموعه‌ای از روش‌های مؤدبانه اما قاطع برای رد درخواست‌هایی که با اولویت‌های شما همخوانی ندارند، توسعه دهید. به یاد داشته باشید که نه گفتن به یک چیز به شما اجازه می‌دهد به چیز مهم‌تری بله بگویید.

6. یک دفترچه برای ثبت ایده‌ها و آزادسازی فضای ذهنی همراه داشته باشید

"همیشه یک دفترچه همراه داشته باشید. همه چیز را بنویسید. وقتی ایده‌ای دارید، آن را بنویسید."

افکار خود را بیرونی کنید. همراه داشتن یک دفترچه به شما اجازه می‌دهد تا به سرعت ایده‌ها، مشاهدات و وظایف را همان‌طور که به ذهن‌تان می‌رسند، یادداشت کنید. این عمل فضای ذهنی را آزاد می‌کند و بار شناختی تلاش برای به خاطر سپردن همه چیز را کاهش می‌دهد.

یک سیستم قابل اعتماد ایجاد کنید. یک روش منظم برای سازماندهی و مرور اطلاعات در دفترچه خود توسعه دهید. این ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• دسته‌بندی ورودی‌ها با نمادها یا کدهای رنگی
• انتقال منظم موارد قابل اقدام به تقویم خود
• مرور و تأمل بر ورودی‌های گذشته برای بینش‌ها و الگوها

خلاقیت و حل مسئله را تقویت کنید. عمل نوشتن می‌تواند ارتباطات و ایده‌های جدیدی را تحریک کند. از دفترچه خود به عنوان ابزاری برای طوفان فکری، نقشه‌برداری ذهنی و کار بر روی مسائل پیچیده استفاده کنید.

7. صندوق ورودی ایمیل خود را با سیستم 321Zero به طور کارآمد مدیریت کنید

"ایمیل راهی عالی برای دیگران است تا اولویت‌های خود را وارد زندگی شما کنند؛ صندوق ورودی خود را کنترل کنید."

سیستم 321Zero را پیاده‌سازی کنید. ایمیل خود را تنها سه بار در روز پردازش کنید، هر بار بیش از 21 دقیقه صرف نکنید، با هدف رسیدن به صندوق ورودی صفر. این رویکرد ساختاریافته از تسلط ایمیل بر روز شما جلوگیری می‌کند و به دوره‌های کاری متمرکز اجازه می‌دهد.

به هر ایمیل 4 D را اعمال کنید:

• حذف: اگر مرتبط یا قابل اقدام نیست
• انجام: اگر می‌توان آن را در کمتر از دو دقیقه انجام داد
• واگذاری: اگر کسی دیگر می‌تواند آن را کارآمدتر انجام دهد
• تعویق: زمانی برای رسیدگی به آن برنامه‌ریزی کنید اگر نیاز به توجه بیشتری دارد

از ابزارهای مدیریت ایمیل استفاده کنید. از ویژگی‌هایی مانند فیلترها، برچسب‌ها و پاسخ‌های خودکار برای ساده‌سازی جریان کار ایمیل خود و کاهش زمان صرف شده بر روی پیام‌های کم‌ارزش استفاده کنید.

8. هک‌های جلسه را برای افزایش بهره‌وری و صرفه‌جویی در زمان پیاده‌سازی کنید

"جلسات روز را به روش‌های غیرمنطقی تقسیم می‌کنند و ممکن است با جریان یا زمان‌های تمرکز اوج تداخل داشته باشند."

ضرورت جلسات را زیر سوال ببرید. قبل از برنامه‌ریزی یا پذیرش دعوت جلسه، از خود بپرسید که آیا هدف می‌تواند از طریق روش‌های دیگر، مانند ایمیل یا تماس تلفنی کوتاه، محقق شود.

ساختار جلسه را بهینه کنید:

• اهداف واضح تعیین کنید و دستور جلسه را از قبل توزیع کنید
• تعداد شرکت‌کنندگان را به کسانی که برای تصمیم‌گیری ضروری هستند محدود کنید
• از تایمر برای نگه داشتن بحث‌ها در مسیر استفاده کنید
• جلسات را با موارد اقدام واضح و افراد مسئول به پایان برسانید

فرمت‌های جایگزین جلسه را در نظر بگیرید. با جلسات ایستاده، جلسات پیاده‌روی یا "چهارشنبه‌های بدون جلسه" برای بهبود تمرکز و کارایی آزمایش کنید.

9. اصل 80/20 پارتو را برای به حداکثر رساندن تلاش‌های خود اعمال کنید

"80 درصد نتایج از تنها 20 درصد از اقدامات حاصل خواهد شد."

فعالیت‌های با تأثیر بالا را شناسایی کنید. کار خود را تحلیل کنید تا تعیین کنید کدام وظایف و تلاش‌ها به طور قابل توجهی به نتایج مطلوب شما کمک می‌کنند. بر تقویت این فعالیت‌ها برای حداکثر نتایج تمرکز کنید.

وظایف کم‌ارزش را حذف یا واگذار کنید. هنگامی که 20 درصد از فعالیت‌هایی که 80 درصد از نتایج شما را به همراه دارند شناسایی کردید، به دنبال راه‌هایی برای به حداقل رساندن یا حذف 80 درصد کمتر تأثیرگذار از بار کاری خود باشید.

اصل را در سراسر حوزه‌ها اعمال کنید:

• روابط مشتری: بر 20 درصد از مشتریان برتر خود تمرکز کنید
• توسعه محصول: ویژگی‌هایی را که 80 درصد از کاربران استفاده می‌کنند، اولویت‌بندی کنید
• توسعه شخصی: بر مهارت‌هایی تمرکز کنید که بیشترین تأثیر را دارند

10. وظایف را واگذار کنید و بر نقاط قوت منحصر به فرد خود تمرکز کنید

"زمان خود را تنها بر روی چیزهایی متمرکز کنید که از نقاط قوت و علایق منحصر به فرد شما استفاده می‌کنند."

شایستگی‌های اصلی خود را شناسایی کنید. درباره مهارت‌ها، تجربیات و علایق منحصر به فرد خود تأمل کنید. این‌ها زمینه‌هایی هستند که می‌توانید بیشترین ارزش را اضافه کنید و باید تمرکز زمان و انرژی شما باشند.

ذهنیت واگذاری را توسعه دهید. درک کنید که واگذاری وظایف نشانه ضعف نیست بلکه رویکردی استراتژیک برای به حداکثر رساندن تأثیر شماست. آماده باشید که کنترل وظایف غیرضروری را رها کنید.

یک سیستم پشتیبانی بسازید:

• یک دستیار مجازی برای وظایف اداری استخدام کنید
• کار تخصصی را به فریلنسرها یا پیمانکاران برون‌سپاری کنید
• اعضای تیم را با واگذاری مسئولیت‌ها و اختیار تصمیم‌گیری توانمند کنید

11. یک روال صبحگاهی توانمندساز طراحی کنید تا لحن روز شما را تنظیم کند

"60 دقیقه اول هر روز را در آیین‌هایی سرمایه‌گذاری کنید که ذهن، بدن و روح شما را تقویت می‌کنند."

یک روال شخصی‌سازی شده ایجاد کنید. یک آیین صبحگاهی که با اهداف و ارزش‌های شما همسو باشد، توسعه دهید. عناصر رایج روال‌های صبحگاهی موفق شامل موارد زیر است:

• ورزش یا کشش فیزیکی
• تمرینات مدیتیشن یا ذهن‌آگاهی
• تمرینات نوشتن یا شکرگزاری
• خواندن یا یادگیری
• برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی روز پیش رو

زمان صبحگاهی خود را محافظت کنید. به اندازه کافی زود بیدار شوید تا روال خود را بدون احساس عجله انجام دهید. از بررسی ایمیل یا شبکه‌های اجتماعی تا بعد از اتمام آیین‌های صبحگاهی خودداری کنید.

ثابت‌قدم باشید. حتی در آخر هفته‌ها یا در طول سفر به روال صبحگاهی خود پایبند باشید تا عادت را حفظ کنید و از مزایای کامل شروع هر روز با قصد و تمرکز بهره‌مند شوید.

12. انرژی خود را مدیریت کنید، نه فقط زمان خود را، برای بهره‌وری بهینه

"بهره‌وری درباره انرژی و تمرکز است، نه زمان."

الگوهای انرژی را بشناسید. به نوسانات طبیعی انرژی خود در طول روز توجه کنید. مهم‌ترین و پرتقاضاترین وظایف خود را در دوره‌های اوج انرژی خود برنامه‌ریزی کنید.

استراتژی‌های مدیریت انرژی را پیاده‌سازی کنید:

• استراحت‌های منظم برای شارژ مجدد بگیرید (مثلاً تکنیک پومودورو)
• عادات تغذیه، هیدراتاسیون و خواب مناسب را تمرین کنید
• از ورزش و حرکت برای افزایش سطح انرژی استفاده کنید
• در فعالیت‌هایی که شما را از نظر ذهنی و احساسی تجدید قوا می‌کنند، شرکت کنید

محیطی ایجاد کنید که از تمرکز حمایت کند. فضای کاری و روال‌های روزانه خود را طراحی کنید تا حواس‌پرتی‌ها را به حداقل برسانید و از تمرکز پایدار حمایت کنید. این ممکن است شامل استفاده از هدفون‌های حذف نویز، اجرای سیاست "مزاحم نشوید" یا کار در بلوک‌های تمرکز اختصاصی باشد.

آخرین به‌روزرسانی:: September 24, 2024