نکات کلیدی
1. همه چیزهایی که توجه شما را جلب کرده‌اند، ثبت کنید
ذهن شما برای داشتن ایده‌هاست، نه نگه‌داشتن آن‌ها.
تمام ورودی‌ها را جمع‌آوری کنید. هر وظیفه، ایده یا تعهدی که در ذهن شماست را در یک سیستم خارجی قابل اعتماد جمع‌آوری کنید. این شامل موارد کاری و شخصی، از پروژه‌های بزرگ تا کارهای کوچک است. از سینی‌های فیزیکی، یادداشت‌برداری یا ابزارهای دیجیتال مانند اپلیکیشن‌های گوشی هوشمند برای ثبت این ورودی‌ها در زمان وقوع استفاده کنید.
عادت‌های ثبت‌کردن ایجاد کنید. عادت کنید که هر چیزی که توجه شما را جلب می‌کند، بلافاصله یادداشت کنید یا ضبط کنید. این کار فضای ذهنی شما را آزاد می‌کند و اطمینان می‌دهد که هیچ چیزی از دست نمی‌رود. ابزارهای ثبت‌کردن را در تمام زمینه‌ها در دسترس نگه‌دارید – در میز کار، در کیف و روی دستگاه‌های خود.
- ابزارهای ثبت‌کردن فیزیکی: سینی ورودی، دفترچه، کارت‌های شاخص
- ابزارهای ثبت‌کردن دیجیتال: اپلیکیشن یادداشت، یادداشت‌های صوتی، ایمیل به خود
- مکان‌های ثبت‌کردن: محل کار، خانه، در حال حرکت
2. معنای هر مورد را مشخص کنید و بدانید چه کاری باید انجام دهید
مشخص کردن، خالی کردن "ورودی" شما به معنای انجام همه آن کارها نیست. بلکه به معنای شناسایی هر مورد و تصمیم‌گیری درباره آن است.
ورودی‌های خود را پردازش کنید. به‌طور منظم موارد ثبت‌شده را مرور کنید و تصمیم بگیرید که هر یک چه معنایی دارد و چه اقدامی، در صورت نیاز، لازم است. این مرحله مشخص کردن، ایده‌های مبهم را به اقدام‌های مشخص یا مواد مرجع تبدیل می‌کند.
از فرآیند مشخص کردن استفاده کنید. برای هر مورد بپرسید:
- این چیست؟
- آیا قابل اقدام است؟
- اگر بله، اقدام بعدی چیست؟
- اگر نه، آیا زباله است، مرجع است یا چیزی برای پرورش؟
این رویکرد سیستماتیک اطمینان می‌دهد که هر مورد به‌درستی دسته‌بندی شده و هیچ چیزی در حالت مبهم باقی نمی‌ماند.
3. اقدامات خود را در یک سیستم قابل اعتماد سازماندهی کنید
سازماندهی به سادگی به این معناست که جایی که چیزی قرار دارد با معنای آن برای شما مطابقت دارد.
دسته‌بندی‌های واضح ایجاد کنید. فهرست‌ها و پوشه‌های متمایز برای انواع مختلف موارد ایجاد کنید:
- اقدامات بعدی: وظایف فوری و یک‌مرحله‌ای
- پروژه‌ها: نتایج چندمرحله‌ای
- در انتظار: مواردی که به دیگران واگذار شده‌اند
- روزی/شاید: ایده‌هایی برای آینده
- مرجع: اطلاعات غیرقابل اقدام
از ابزارهای مناسب استفاده کنید. ابزارهای سازماندهی را انتخاب کنید که برای شما کارآمد باشد، چه دیجیتال و چه آنالوگ. کلید موفقیت، ثبات و سهولت استفاده است. از سیستم‌های پیچیده که نمی‌توانید نگه‌دارید، پرهیز کنید.
- گزینه‌های دیجیتال: اپلیکیشن‌های مدیریت وظایف، نرم‌افزار یادداشت‌برداری
- گزینه‌های آنالوگ: برنامه‌ریز کاغذی، پوشه‌های فایل، کارت‌های شاخص
- رویکرد ترکیبی: ترکیب سیستم‌های دیجیتال و فیزیکی به‌صورت موردی
4. به‌طور منظم به تعهدات خود فکر کنید
درباره آنچه فکر می‌کنید، کاری انجام دهید و درباره آنچه انجام می‌دهید، فکر کنید.
سیستم خود را مرور کنید. به‌طور منظم فهرست‌ها، پروژه‌ها و تقویم خود را بررسی کنید تا اطمینان حاصل کنید که به‌روز و با اولویت‌های فعلی شما هم‌راستا هستند. این بازتاب شما را در کنترل نگه می‌دارد و از تعهداتتان آگاه می‌سازد.
یک روال مرور ایجاد کنید. زمان‌هایی را برای مرور روزانه، هفتگی و دوره‌ای برنامه‌ریزی کنید:
- روزانه: مرور سریع تقویم و اقدامات بحرانی بعدی
- هفتگی: مرور جامع تمام فهرست‌ها و پروژه‌ها
- ماهانه/فصلی: مرور سطح بالاتر اهداف و پروژه‌های بلندمدت
این مرورها به شما کمک می‌کند تا بر تعهدات خود تسلط داشته باشید و تنظیمات لازم را انجام دهید.
5. با اعتماد به نفس به وظایف خود بپردازید
انجام دهید. یا انجام ندهید. هیچ تلاشی وجود ندارد.
به سیستم خود اعتماد کنید. هنگامی که تعهدات خود را ثبت، مشخص و سازماندهی کرده‌اید، می‌توانید با اعتماد به نفس به وظایف خود بپردازید. سیستم خارجی شما به شما این امکان را می‌دهد که بر روی وظیفه فعلی تمرکز کنید بدون اینکه نگران فراموش کردن سایر تعهدات باشید.
وظایف را به‌صورت زمینه‌ای انتخاب کنید. اقدامات بعدی خود را بر اساس:
- زمینه (محل، ابزارهای موجود)
- زمان موجود
- سطح انرژی
- اولویت
این رویکرد انعطاف‌پذیر به شما این امکان را می‌دهد که در موقعیت‌های مختلف تولیدی باشید و از زمان و منابع خود به بهترین نحو استفاده کنید.
6. فهرست پروژه‌ها را برای پیگیری نتایج چندمرحله‌ای ایجاد کنید
برخی افراد فهرست اهداف بزرگ و چشم‌اندازها دارند و بسیاری از افراد فهرست کارهای ساده دارند. تعداد کمی از افراد فهرستی از تمام نتایج بین این دو (یعنی "پروژه‌ها") دارند و این فهرست برای متمرکز ماندن بر روی موارد درست، از هفته‌ای به هفته دیگر، حیاتی است.
پروژه‌ها را به‌وضوح تعریف کنید. یک پروژه هر نتیجه‌ای است که نیاز به بیش از یک اقدام دارد. فهرست جامعی از تمام پروژه‌های فعلی خود، چه شخصی و چه حرفه‌ای، نگه‌دارید.
به‌طور منظم مرور و به‌روزرسانی کنید. اطمینان حاصل کنید که هر پروژه:
- یک نتیجه واضح و قابل اقدام دارد
- حداقل یک اقدام بعدی شناسایی شده است
- مرور منظم برای حفظ پیشرفت دارد
این رویکرد از متوقف شدن پروژه‌ها جلوگیری می‌کند و شما را از تمام تعهداتتان آگاه نگه می‌دارد.
7. یک مرور هفتگی انجام دهید تا بر سیستم خود تسلط داشته باشید
مرور هفتگی مهم‌ترین اقدام برای تمرین مداوم GTD است. اگر این کار را انجام دهید، سیستم شما زنده و بالغ‌تر و معنادارتر خواهد شد. اگر این کار را نکنید، تمرین شما کاهش می‌یابد و در نهایت از بین می‌رود.
زمان مرور اختصاصی برنامه‌ریزی کنید. هر هفته 30 تا 90 دقیقه را برای یک مرور جامع از سیستم خود اختصاص دهید. زمان و مکان ثابتی را انتخاب کنید تا این کار به عادت تبدیل شود.
یک فرآیند ساختاریافته را دنبال کنید:
- واضح شوید: جمع‌آوری کاغذهای پراکنده، پردازش ورودی‌ها، خالی کردن ذهن
- به‌روز شوید: مرور اقدامات بعدی، تقویم، پروژه‌ها و موارد در انتظار
- خلاق باشید: مرور فهرست روزی/شاید، تولید ایده‌های جدید
این عادت هفتگی اطمینان می‌دهد که سیستم شما به‌روز و قابل اعتماد باقی می‌ماند.
8. از قانون دو دقیقه برای وظایف سریع استفاده کنید
اگر یک اقدام بعدی می‌تواند در کمتر از دو دقیقه انجام شود، همین حالا آن را انجام دهید.
وظایف کوچک را بلافاصله انجام دهید. هنگام پردازش ورودی‌های خود، اگر یک اقدام کمتر از دو دقیقه طول می‌کشد، آن را در محل انجام دهید و به تعویق نیندازید. این کار از انباشت وظایف کوچک و مسدود شدن سیستم شما جلوگیری می‌کند.
نمونه‌هایی از وظایف دو دقیقه‌ای:
- پاسخ به یک ایمیل سریع
- انجام یک تماس تلفنی کوتاه
- بایگانی یک سند
- افزودن یک مورد به فهرست خرید شما
این قانون با پاک‌سازی به‌موقع وظایف جزئی، کارایی کلی را افزایش می‌دهد.
9. تقویم خود را برای تعهدات زمان‌دار مقدس نگه‌دارید
تقویم خود را به‌عنوان "چشم‌انداز سخت" روز خود در نظر بگیرید، چیزهایی که باید در یک روز خاص انجام شوند، از جمله جلسات، مهلت‌ها و رویدادهای خاص روز – چیزهایی که باید انجام دهید، نه چیزهایی که می‌خواهید سعی کنید انجام دهید.
تقویم خود را فقط برای تعهدات واقعی زمان‌دار اختصاص دهید. از تقویم خود فقط برای موارد زیر استفاده کنید:
- قرارها و جلسات
- مهلت‌های خاص روز
- اطلاعات زمان‌دار
از قرار دادن کارهای روزمره یا موارد آرزویی در تقویم خود پرهیز کنید. این کار اعتبار آن را به‌عنوان یک ابزار قابل اعتماد برای تعهدات زمان‌دار حفظ می‌کند.
برای وظایف غیرزمان‌دار از فهرست‌های دیگر استفاده کنید. اقدامات بعدی و وظایف مرتبط با پروژه‌ها را در فهرست‌های جداگانه نگه‌دارید، نه در تقویم خود. این جداسازی به شما انعطاف‌پذیری بیشتری در کارهای روزمره می‌دهد.
10. سینی ورودی و صندوق ورودی خود را به‌طور منظم خالی کنید
اگر به آنچه توجه شما را جلب کرده است، توجه نکنید، بیشتر از آنچه شایسته است، توجه شما را خواهد گرفت.
به‌طور منظم به صفر پردازش کنید. هدف این است که سینی ورودی فیزیکی و صندوق ورودی ایمیل خود را روزانه یا هر چند روز یک‌بار خالی کنید. این کار از انباشت جلوگیری می‌کند و اطمینان می‌دهد که همیشه از ورودی‌های فعلی خود آگاه هستید و بر روی آن‌ها عمل می‌کنید.
فرآیند مشخص کردن را برای هر مورد دنبال کنید:
- تصمیم بگیرید که این چیست و چه کاری باید انجام شود
- اقدام فوری انجام دهید، واگذار کنید یا در صورت لزوم به تعویق بیندازید
- مواد مرجع را بایگانی کنید
- موارد تکمیل‌شده را حذف یا بایگانی کنید
پردازش منظم جریان سیستم شما را حفظ می‌کند و از احساس غرق شدن ناشی از ورودی‌های انباشته جلوگیری می‌کند.
آخرین به‌روزرسانی::
نقد و بررسی
کتاب کارگاه انجام کارها نظرات متنوعی را به خود جلب کرده و میانگین امتیاز آن ۴.۱۰ است. نظرات مثبت به رویکرد عملی، توضیحات ساده و راهنمایی‌های گام به گام برای پیاده‌سازی سیستم GTD اشاره دارند. منتقدان از فرمت فشرده آن نسبت به کتاب اصلی قدردانی می‌کنند. با این حال، برخی از بررسی‌کنندگان طراحی آن را شلوغ و پر از گرافیک‌های غیرضروری و فضای هدر رفته می‌دانند. این کارگاه به‌عنوان منبعی مفید برای هم مبتدیان و هم حرفه‌ای‌های GTD شناخته می‌شود و مقدمه‌ای قابل دسترس‌تر به این روش‌شناسی ارائه می‌دهد. با وجود انتقادات در مورد نحوه اجرا، بسیاری از خوانندگان ارزش محتوای آن را برای بهبود بهره‌وری و سازماندهی می‌یابند.
Similar Books
