نکات کلیدی
1. نوشتن واضح و مختصر برای ارتباطات مؤثر تجاری ضروری است
"اگر زبان صحیح نباشد، آنچه گفته می‌شود همان چیزی نیست که منظور است؛ اگر آنچه گفته می‌شود همان چیزی نیست که منظور است، پس آنچه باید انجام شود، انجام نمی‌گیرد."
وضوح کلیدی است. در نوشتن تجاری، هدف ارتباط مؤثر است – نوشتاری که کار می‌کند. برای دستیابی به این هدف، از لکنت در نوشتار خود پرهیز کنید. به‌طور مستقیم به اصل مطلب بپردازید و افکارتان را به‌وضوح و به‌طور مستقیم بیان کنید. از زبان ساده و قابل فهم به‌جای اصطلاحات یا کلمات پیچیده غیرضروری استفاده کنید.
دقیق و مختصر باشید. کلمات خود را با دقت انتخاب کنید و کلمات کوتاه را به کلمات بلند ترجیح دهید وقتی که معنای یکسانی دارند. از افعال فعال استفاده کنید تا انرژی بیشتری به نوشتار خود ببخشید و آن را شخصی‌تر کنید. از صفات و قیدهای مبهم پرهیز کنید؛ در عوض، از زبان خاص و زنده‌ای استفاده کنید که تصویر روشنی برای خواننده‌تان ترسیم کند.
- جملات و پاراگراف‌های کوتاه را ترجیح دهید
- از کلمات ساده استفاده کنید: "اکنون" به‌جای "در حال حاضر"، "شروع" به‌جای "آغاز"
- صدای فعال را انتخاب کنید: "ما توصیه می‌کنیم" به‌جای "توصیه می‌شود"
- خاص باشید: "فروش‌ها به 560 دو برابر شد" به‌جای "فروش‌ها به‌طور قابل توجهی افزایش یافت"
2. نوشتار خود را به‌گونه‌ای ساختاربندی کنید که خواننده را راهنمایی کرده و پیام شما را به یاد ماندنی کند
"یک ساختار واضح به خواننده کمک می‌کند تا نکات شما را به خاطر بسپارد. همچنین یادداشت شما را آسان‌تر برای ارجاع می‌سازد."
افکار خود را سازماندهی کنید. قبل از شروع به نوشتن، یک طرح کلی از نکات اصلی خود تهیه کنید. این به شما کمک می‌کند تا نوشتار خود را به‌صورت منطقی و آسان‌فهم ساختاربندی کنید. از طرح کلی خود برای علامت‌گذاری نکات اصلی برای خواننده استفاده کنید و از عناوین شماره‌گذاری شده و زیرخط‌دار برای راهنمایی آن‌ها در سند خود بهره ببرید.
ساختار خود را واضح کنید. با گفتن به خواننده که به کجا می‌روید، شروع کنید. برای اسناد طولانی‌تر، یک دستور کار یا فهرست مطالب ارائه دهید. در طول نوشتار خود، به این ساختار ارجاع دهید تا مخاطب خود را در مسیر نگه دارید. با یک خلاصه که نکات اصلی شما را مرور می‌کند و در صورت لزوم، نتیجه‌گیری یا دعوت به عمل شما را ارائه می‌دهد، پایان دهید.
- از عناوین شماره‌گذاری شده و زیرخط‌دار برای بخش‌های اصلی استفاده کنید
- با یک مرور کلی یا دستور کار برای اسناد طولانی‌تر شروع کنید
- از جملات موضوعی برای معرفی ایده‌های جدید استفاده کنید
- با خلاصه‌ای از نکات کلیدی و مراحل بعدی به پایان برسانید
3. سبک نوشتاری خود را با توجه به رسانه، چه ایمیل، یادداشت‌ها یا ارائه‌ها، تنظیم کنید
"ایمیل بی‌چهره و بی‌صدا است. حالت فرستنده نمی‌تواند از طریق لحن صدا مانند تلفن منتقل شود."
آداب ایمیل. هنگام نوشتن ایمیل‌ها، آن‌ها را کوتاه و به اصل مطلب بپردازید. از خطوط موضوع واضح و جذاب استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که پیام شما خوانده می‌شود. به لحن توجه کنید، زیرا ایمیل فاقد ظرافت‌های ارتباط کلامی است. از سلام و خداحافظی برای تنظیم لحن مناسب و جلوگیری از سوءتفاهم‌ها استفاده کنید.
بهترین شیوه‌های یادداشت و نامه. برای یادداشت‌ها و نامه‌ها، از یک عنوان واضح استفاده کنید و آن‌ها را به شخصی که باید اقدام کند، خطاب کنید. ساختار خود را واضح کنید و با یک دعوت به عمل به پایان برسانید. در نامه‌های تجاری، نام و آدرس را به‌درستی وارد کنید، یک سلام مناسب انتخاب کنید و در نظر داشته باشید که با یک عنوان شروع کنید تا موضوع را در یک نگاه شناسایی کنید.
ارائه‌های مؤثر. هنگام ایجاد ارائه‌ها، همه چیز را ساده و هدفمند نگه دارید. با یک هدف خاص و مکتوب و یک استراتژی شروع کنید. از یک دستور کار برای راهنمایی مخاطب خود استفاده کنید و بر روی آن‌ها تمرکز کنید نه بر روی خودتان. از عناوین به‌جای برچسب‌ها برای اسلایدهای خود استفاده کنید و مخاطب خود را از طریق وسایل بصری و عناصر غیرمنتظره درگیر کنید.
- ایمیل‌ها: خطوط موضوع کوتاه و واضح؛ توجه به لحن
- یادداشت‌ها: عنوان واضح؛ خطاب به شخص اقدام‌کننده؛ ساختار واضح
- نامه‌ها: نام/آدرس صحیح؛ سلام مناسب؛ در نظر گرفتن عنوان
- ارائه‌ها: ساده؛ متمرکز بر مخاطب؛ استفاده از عناوین و بصری‌ها
4. توصیه‌ها و پیشنهادات قانع‌کننده‌ای با تمرکز بر مزایا و جزئیات تهیه کنید
"مگر اینکه بتوانید ایده‌های خود را بفروشید، بهتر است که اصلاً آن‌ها را نداشته باشید."
به آن به‌عنوان فروش فکر کنید. هنگام نوشتن توصیه‌ها یا پیشنهادات، به آن به‌عنوان فروش ایده‌های خود نزدیک شوید. منطق و اشتیاق را پشت حقایق خود جمع کنید. به نگرانی‌های مخاطب خود پیش‌بینی کنید و به‌طور مستقیم به آن‌ها پاسخ دهید. اعتماد به نفس ایجاد کنید که شما به پتانسیل مشکلات فکر کرده‌اید و آماده‌اید تا این پروژه را به موفقیت برسانید.
مزایا را تأکید کنید و خاص باشید. به‌وضوح مزایا یا پاداش‌های توصیه خود را بیان کنید. از مثال‌های عینی، نقاط داده و جزئیات برای حمایت از مورد خود استفاده کنید. از کلی‌گویی یا عبارات مبهم پرهیز کنید. نشان دهید که پیشنهاد شما نیازها یا معیارهای تصمیم‌گیرندگان را برآورده می‌کند.
- با یک بیانیه واضح از هدف شروع کنید
- از عناوین برای هدایت افراد در استدلال خود استفاده کنید
- زودتر توصیه کنید – نتیجه‌گیری خود را برای پایان نگذارید
- شواهد خاصی برای حمایت از نکات خود ارائه دهید
- مزایای توصیه خود را برجسته کنید
5. هنر نوشتن نامه‌های فروش و جمع‌آوری کمک‌های مالی مؤثر را تسلط یابید
"پست مستقیم زمانی 'بسیار مزاحم' بود، هوارد درافت اعتراف می‌کند. 'اما اکنون ما در تلاش هستیم تا نیازهای مشتری را درک کنیم و چگونه یک رویکرد دعوتی ایجاد کنیم.'"
بر روی پیشنهاد تمرکز کنید. در نامه‌های فروش، پیشنهاد چیزی است که اقدام را به‌دنبال دارد. اطمینان حاصل کنید که درست و به‌وضوح بیان شده است. پیشنهادات مختلفی را آزمایش کنید تا ببینید کدام یک بهترین کارایی را دارد. در نظر داشته باشید که از هدایا یا جوایز رایگان برای تقویت قدرت نامه خود استفاده کنید.
سریع شروع کنید و آن را شخصی نگه دارید. در جمله اول خود به‌سرعت به اصل مطلب بپردازید. نامه خود را با استفاده از وسایل بصری مانند پاراگراف‌های تو در تو، عناوین و یادداشت‌های دست‌نویس جذاب کنید. به‌صورت شخصی و محاوره‌ای بنویسید، گویی با خواننده صحبت می‌کنید.
برای نامه‌های جمع‌آوری کمک‌های مالی:
-
قبل از درخواست بیشتر، تشکر کنید
-
به‌طور خاص بگویید که چه مقدار پول می‌خواهید
-
درخواست خود را به‌صورت شخصی بیان کنید
-
حس فوریت ایجاد کنید
-
عناصر مختلف نامه‌های خود را آزمایش کنید
-
اگر پیشنهاد جذابی دارید و حقایق مرتبطی وجود دارد، از نامه‌های طولانی استفاده کنید
-
با مراحل بعدی واضح، پاسخ را آسان کنید
-
با صداقت و عمل به وعده‌ها، اعتماد ایجاد کنید
6. یک رزومه و نامه پوششی جذاب تهیه کنید تا مصاحبه‌های شغلی را به‌دست آورید
"هیچ چیز دیگری که بنویسید نمی‌تواند به اندازه درخواست شغلی شما در زندگی‌تان تفاوت ایجاد کند."
یک رزومه تأثیرگذار تهیه کنید. با یک خلاصه از آنچه که برای ارائه دارید یا هدف شغلی خود شروع کنید. آن را ساده نگه دارید و به فرمت‌های استاندارد پایبند باشید. بر روی تجربه، مهارت‌ها و دستاوردهای مرتبط تمرکز کنید. درباره دستاوردهای خود خاص باشید و از اعداد و مثال‌های عینی استفاده کنید.
یک نامه پوششی قانع‌کننده بنویسید. به خواننده فکر کنید و آنچه را که می‌توانید ارائه دهید که به نفع آن‌ها باشد، شناسایی کنید. شغل مورد نظر خود را به‌وضوح و زودتر مشخص کنید. درباره صلاحیت‌ها و دستاوردهای خود خاص و واقعی باشید. با یک مرحله بعدی مشخص، مانند پیشنهاد تماس برای مصاحبه، به پایان برسانید.
نکات رزومه:
- حداکثر یک یا دو صفحه
- با یک بیانیه خلاصه یا هدف شروع کنید
- مشاغل را به‌صورت معکوس زمانی فهرست کنید
- دستاوردها را برجسته کنید، نه فقط مسئولیت‌ها
نکات نامه پوششی:
- به یک فرد خاص خطاب کنید
- توضیح دهید که چرا به این موقعیت علاقه‌مند هستید
- مهارت‌ها و تجربیات مرتبط را برجسته کنید
- یک مرحله بعدی مشخص پیشنهاد دهید
7. به درستی سیاسی بودن را در حالی که وضوح و اصالت را حفظ می‌کنید، بپذیرید
"فقط سعی کنید تا حد امکان به احساسات دیگران در نوشتن توجه کنید، همان‌طور که در شخص این کار را می‌کنید. این شما را به سمت دستیابی به اهداف اساسی سیاسی بودن هدایت می‌کند و از افراط‌های آن جلوگیری می‌کند."
حساسیت و وضوح را متعادل کنید. به زبان‌های بالقوه توهین‌آمیز، به‌ویژه در مورد جنسیت، نژاد، قومیت، سن و تمایلات جنسی توجه داشته باشید. با این حال، از حساسیت بیش از حد پرهیز کنید تا نوشتار شما دچار ابهام یا عدم وضوح نشود. به دنبال یک نقطه میانه باشید که تنوع را محترم شمارد و در عین حال ارتباط مؤثر را حفظ کند.
زبان بی‌جنسیت را مورد توجه قرار دهید. هنگام اشاره به هر دو جنس، از ضمایر مردانه به‌طور پیش‌فرض استفاده نکنید. در عوض، از استراتژی‌هایی مانند جمع کردن موضوع، تغییر به شخص دوم یا گاهی اوقات نوبت دادن بین "او" و "او" استفاده کنید. هنگام اتخاذ این انتخاب‌ها، به مخاطب و زمینه توجه کنید.
استراتژی‌های زبان فراگیر:
- از اصطلاحات مورد تأیید فعلی برای گروه‌های اقلیت استفاده کنید
- از کلیشه‌ها و عبارات بالقوه توهین‌آمیز پرهیز کنید
- به جای اصطلاحات جنسیتی، گزینه‌های جایگزین در نظر بگیرید (مانند "آتش‌نشان" به‌جای "آتش‌نشان مرد")
- در صورت تردید، جانب احترام و توجه را رعایت کنید
8. ویرایش بی‌رحمانه برای افزایش خوانایی و تأثیرگذاری
"نوشتن خوب زمان می‌برد. مردم وقتی می‌گویند که فقط بیست و چهار ساعت در روز وجود دارد، اشتباه می‌کنند، پیتر دراکر، کارشناس مدیریت، می‌گوید – در واقع فقط دو یا سه ساعت وجود دارد که می‌توانید به‌طور مؤثر استفاده کنید و تفاوت بین مدیران مشغول و مؤثر در این است که چگونه از آن زمان استفاده می‌کنند."
زمانی را برای ویرایش سرمایه‌گذاری کنید. نوشتار مؤثر اغلب ناشی از ویرایش دقیق است. زمان لازم را برای مرور و بازنگری کار خود صرف کنید و بر روی وضوح، اختصار و تأثیر تمرکز کنید. آماده باشید تا کلمات، جملات یا حتی کل پاراگراف‌های غیرضروری را حذف کنید اگر به پیام اصلی شما کمک نمی‌کنند.
بر روی خوانایی تمرکز کنید. از ابزارهایی مانند نمرات خوانایی و نرم‌افزارهای ویرایش استفاده کنید، اما به آن‌ها به‌طور انحصاری تکیه نکنید. نوشتار خود را بلند بخوانید تا عبارات نامناسب یا جملات بیش از حد پیچیده را شناسایی کنید. در نظر داشته باشید که شخص دیگری کار شما را برای وضوح و تأثیر بررسی کند.
چک‌لیست ویرایش:
- کلمات و تکرارهای غیرضروری را حذف کنید
- جملات پیچیده را ساده کنید
- از جریان منطقی ایده‌ها اطمینان حاصل کنید
- برای انسجام در لحن و سبک بررسی کنید
- برای خطاهای گرامری، املایی و نشانه‌گذاری ویرایش کنید
- اطمینان حاصل کنید که نکات اصلی شما واضح و پشتیبانی شده‌اند
به یاد داشته باشید، هدف این است که نوشتار شما تا حد ممکن واضح، مختصر و مؤثر باشد. با سرمایه‌گذاری زمان در ویرایش دقیق، می‌توانید تأثیر ارتباطات تجاری خود را به‌طور قابل توجهی افزایش دهید.
آخرین به‌روزرسانی::
FAQ
What's "Writing That Works" about?
- Purpose: "Writing That Works" by Kenneth Roman and Joel Raphaelson is a guide to effective business communication. It covers various forms of writing, including emails, memos, reports, and proposals.
- Audience: The book is aimed at nonprofessional writers who need to use written communication to achieve results in business, government, education, and the arts.
- Content: It provides practical advice on how to write clearly and persuasively, with specific examples of good versus bad writing.
- Evolution: The book has evolved over its editions to include modern communication methods like email, reflecting changes in how people communicate in business.
Why should I read "Writing That Works"?
- Improve Communication: The book offers strategies to enhance your writing skills, making your communication more effective and efficient.
- Practical Examples: It includes side-by-side examples of good and bad writing, helping you understand what works and what doesn't.
- Relevance: With the rise of digital communication, the book's insights into email and other modern writing forms are particularly relevant.
- Professional Growth: Effective writing can improve your career prospects by making you a more persuasive and clear communicator.
What are the key takeaways of "Writing That Works"?
- Clarity is Crucial: Clear and precise communication is essential for effective business writing.
- Know Your Audience: Tailor your writing to the needs and expectations of your audience to achieve the desired results.
- Structure Matters: Organize your writing logically to guide the reader through your argument or proposal.
- Edit Ruthlessly: Always revise your work to eliminate unnecessary words and ensure clarity and impact.
How does "Writing That Works" address email communication?
- Ubiquity of Email: The book acknowledges the widespread use of email and its impact on business communication.
- Email Etiquette: It provides guidelines for writing effective emails, including clear subject lines and concise content.
- Avoid Overuse: The authors caution against over-reliance on email for communication that might be better handled in person or over the phone.
- Professionalism: Despite its informal nature, email should maintain a level of professionalism, with attention to grammar and tone.
What are the principles of effective writing according to "Writing That Works"?
- Don't Mumble: Be direct and clear in your writing to maintain the reader's attention.
- Active Voice: Use active voice to make your writing more engaging and personal.
- Be Specific: Avoid vague language and provide concrete details to support your points.
- Edit for Perfection: Proofread to eliminate errors and ensure your writing is polished and professional.
How does "Writing That Works" suggest handling memos and letters?
- Clear Titles: Use descriptive titles to immediately convey the subject of your memo or letter.
- Direct Address: Address memos to the person responsible for action, with copies to others for information.
- Structure and Action: Organize your memo with a clear structure and end with a call to action.
- Personal Touch: Handwritten notes can add a personal and direct touch, especially for praise or appreciation.
What advice does "Writing That Works" offer for writing reports and plans?
- Purpose and Clarity: Clearly state the purpose of your report or plan to engage the reader's interest.
- Fact-Based Foundation: Build your report on a foundation of relevant facts and draw clear conclusions.
- Action-Oriented: Make your plan a call to action, with specific steps and recommendations.
- Separate Opinion from Fact: Clearly distinguish between factual information and your interpretations or recommendations.
How does "Writing That Works" approach writing for an audience, such as in presentations and speeches?
- Audience Focus: Tailor your presentation to the audience's interests and the context of the event.
- Simplicity and Clarity: Keep your message simple and clear, using headlines and structured points.
- Engagement: Involve the audience with visual aids and interactive elements to maintain interest.
- Strong Finish: Conclude with a memorable summary or call to action to leave a lasting impression.
What are some of the best quotes from "Writing That Works" and what do they mean?
- "Effective writing is hard work even for the best writers, but the principles are simple." This emphasizes that while writing well requires effort, the foundational principles are straightforward and accessible to everyone.
- "People who write well do well." This highlights the career advantages of being able to communicate effectively through writing.
- "The ultimate time-saver is effective communication." Clear writing saves time for both the writer and the reader by reducing misunderstandings and the need for follow-up.
How does "Writing That Works" address political correctness in writing?
- Sensitivity: The book advises being sensitive to the feelings of others and avoiding language that might offend.
- Balance: It suggests a balanced approach, being considerate without being overly cautious or stifling free expression.
- Gender-Neutral Language: Offers practical tips for avoiding gender-specific language, such as using plural forms or second-person pronouns.
- Courtesy: Emphasizes courtesy and respect as fundamental to effective communication.
What does "Writing That Works" say about writing resumes and getting interviews?
- Purpose of a Resume: A resume should summarize your qualifications and position you as a candidate for an interview.
- Clarity and Relevance: Keep your resume clear, concise, and relevant to the job you're applying for.
- Cover Letters: Accompany your resume with a personalized cover letter that highlights your key qualifications.
- Follow-Up: After an interview, send a follow-up note to express appreciation and reinforce your interest.
How does "Writing That Works" suggest editing your own writing?
- Time and Distance: Let time elapse between drafts to gain a fresh perspective on your writing.
- Seek Feedback: Solicit opinions from others to catch errors and improve clarity.
- Cut Unnecessary Words: Edit ruthlessly to eliminate unnecessary words and enhance clarity.
- Check Tone and Accuracy: Ensure the tone is appropriate and all facts are accurate to maintain credibility.
نقد و بررسی
کتاب نوشتن مؤثر به‌طور کلی نظرات مثبتی را برای مشاوره‌های عملی‌اش در زمینه‌ی نوشتن تجاری دریافت کرده است، هرچند برخی آن را قدیمی می‌دانند. خوانندگان از نکات آن در زمینه‌ی وضوح، اختصار و ارتباط مؤثر در قالب‌های مختلف قدردانی می‌کنند. بسیاری این کتاب را برای بهبود ایمیل‌ها، ارائه‌ها و نوشتن حرفه‌ای به‌طور کلی مفید می‌یابند. برخی به مثال‌های قدیمی آن و عدم پوشش روش‌های ارتباطی مدرن انتقاد کرده‌اند. با وجود سن آن، بسیاری از خوانندگان هنوز ارزش اصول بی‌زمان آن را برای نوشتن واضح و تأثیرگذار در زمینه‌های تجاری می‌دانند.
Similar Books
