Points clés
1. Une écriture claire et concise est cruciale pour une communication d'affaires efficace
"Si le langage n'est pas correct, alors ce qui est dit n'est pas ce qui est voulu ; Si ce qui est dit n'est pas ce qui est voulu, Alors ce qui doit être fait reste non fait."
La clarté est essentielle. Dans l'écriture d'affaires, l'objectif est une communication efficace – une écriture qui fonctionne. Pour y parvenir, évitez de bafouiller dans votre écriture. Allez droit au but et exprimez vos pensées clairement et directement. Utilisez un langage simple et terre-à-terre au lieu de jargon ou de mots inutilement complexes.
Soyez précis et concis. Choisissez vos mots avec soin, en privilégiant les mots courts aux mots longs lorsqu'ils signifient la même chose. Utilisez des verbes actifs pour dynamiser votre écriture et la rendre plus personnelle. Évitez les adjectifs et adverbes vagues ; utilisez plutôt un langage spécifique et vivant qui peint une image claire pour votre lecteur.
- Préférez les phrases et paragraphes courts
- Utilisez des mots simples : "maintenant" au lieu de "actuellement", "commencer" au lieu de "initier"
- Choisissez la voix active : "Nous recommandons" au lieu de "Il est recommandé"
- Soyez précis : "Les ventes ont doublé pour atteindre 560" au lieu de "Les ventes ont augmenté de manière significative"
2. Structurez votre écriture pour guider le lecteur et rendre votre message mémorable
"Une structure claire aide votre lecteur à se souvenir de vos points. Elle rend également votre mémo facile à consulter."
Organisez vos pensées. Avant de commencer à écrire, créez un plan de vos points principaux. Cela vous aidera à structurer votre écriture de manière logique et facile à suivre. Utilisez votre plan pour signaler les points principaux à votre lecteur, en employant des titres de sections numérotés et soulignés pour les guider à travers votre document.
Rendez votre structure évidente. Commencez par dire au lecteur où vous allez. Pour les documents plus longs, fournissez un agenda ou une table des matières. Tout au long de votre écriture, revenez à cette structure pour garder votre audience sur la bonne voie. Terminez par un résumé qui récapitule vos points principaux et, le cas échéant, votre conclusion ou appel à l'action.
- Utilisez des titres numérotés et soulignés pour les sections principales
- Commencez par une vue d'ensemble ou un agenda pour les documents plus longs
- Employez des phrases thématiques pour introduire de nouvelles idées
- Concluez par un résumé des points clés et des prochaines étapes
3. Adaptez votre style d'écriture au support, qu'il s'agisse d'e-mails, de mémos ou de présentations
"L'e-mail est sans visage et sans voix. L'humeur de l'expéditeur ne peut pas être communiquée par l'intonation de la voix comme au téléphone."
Étiquette de l'e-mail. Lors de la rédaction d'e-mails, gardez-les courts et précis. Utilisez des lignes d'objet claires et convaincantes pour vous assurer que votre message soit lu. Soyez attentif au ton, car l'e-mail manque des nuances de la communication orale. Envisagez d'utiliser des salutations et des formules de politesse pour établir le bon ton et éviter les malentendus.
Meilleures pratiques pour les mémos et lettres. Pour les mémos et lettres, utilisez un titre clair et adressez-les à la personne qui doit agir. Rendez votre structure évidente et terminez par un appel à l'action. Dans les lettres d'affaires, obtenez le nom et l'adresse corrects, choisissez une salutation appropriée et envisagez de commencer par un titre pour identifier le sujet d'un coup d'œil.
Présentations efficaces. Lors de la création de présentations, restez simple et ciblé. Commencez par un objectif spécifique et écrit ainsi qu'une stratégie. Utilisez un agenda pour guider votre audience et concentrez-vous sur eux plutôt que sur vous-même. Utilisez des titres au lieu d'étiquettes pour vos diapositives et impliquez votre audience à travers des dispositifs visuels et des éléments inattendus.
- E-mails : Lignes d'objet courtes et claires ; attention au ton
- Mémos : Titre clair ; adressé à la personne qui doit agir ; structure évidente
- Lettres : Nom/adresse corrects ; salutation appropriée ; envisagez un titre
- Présentations : Simples ; centrées sur l'audience ; utilisez des titres et des visuels
4. Rédigez des recommandations et des propositions persuasives en vous concentrant sur les avantages et les spécificités
"À moins que vous ne puissiez vendre vos idées, vous pourriez aussi bien ne pas les avoir eues."
Considérez cela comme une vente. Lors de la rédaction de recommandations ou de propositions, abordez-les comme si vous vendiez vos idées. Mobilisez à la fois la logique et la passion derrière vos faits. Anticipez les réserves de votre audience et abordez-les de front. Inspirez confiance en montrant que vous avez réfléchi aux éventuels écueils et que vous êtes prêt à guider le projet vers le succès.
Mettez en avant les avantages et soyez spécifique. Articulez clairement les retombées ou les avantages de votre recommandation. Utilisez des exemples concrets, des points de données et des spécificités pour étayer votre argument. Évitez les généralisations ou les déclarations vagues. Montrez comment votre proposition répond aux besoins ou aux critères des décideurs.
- Commencez par une déclaration claire de l'objectif
- Utilisez des titres pour guider les gens à travers votre argument
- Recommandez tôt – ne gardez pas votre conclusion pour la fin
- Fournissez des preuves spécifiques pour étayer vos points
- Soulignez les avantages de votre recommandation
5. Maîtrisez l'art de rédiger des lettres de vente et de collecte de fonds efficaces
"Le publipostage était autrefois 'assez intrusif', reconnaît Howard Draft. 'Mais maintenant, nous essayons de comprendre quels sont les besoins d'un client et comment créer une approche invitante.'"
Concentrez-vous sur l'offre. Dans les lettres de vente, l'offre est ce qui incite à l'action. Assurez-vous qu'elle soit correcte et clairement énoncée. Testez différentes offres pour voir ce qui fonctionne le mieux. Envisagez d'utiliser des cadeaux gratuits ou des primes pour renforcer l'impact de votre lettre.
Commencez rapidement et restez personnel. Allez droit au but dans votre phrase d'ouverture. Rendez votre lettre attrayante à lire en utilisant des dispositifs visuels comme des paragraphes en retrait, des titres et des notes manuscrites. Écrivez dans un ton personnel et conversationnel comme si vous parliez au lecteur.
Pour les lettres de collecte de fonds :
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Remerciez avant de demander plus
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Soyez précis sur le montant d'argent que vous souhaitez
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Formulez votre appel en termes personnels
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Créez un sentiment d'urgence
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Testez différents éléments de vos lettres
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Utilisez des lettres longues si vous avez une offre attrayante et des faits pertinents
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Facilitez la réponse avec des étapes claires
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Établissez la confiance en étant honnête et en tenant vos promesses
6. Créez un CV et une lettre de motivation convaincants pour obtenir des entretiens d'embauche
"Rien d'autre que vous écrivez ne peut faire une si grande différence dans votre vie que votre candidature à un emploi."
Rédigez un CV percutant. Commencez par un résumé de ce que vous avez à offrir ou votre objectif professionnel. Restez simple et respectez les formats standards. Concentrez-vous sur l'expérience, les compétences et les réalisations pertinentes. Soyez précis sur vos réalisations, en utilisant des chiffres et des exemples concrets lorsque c'est possible.
Rédigez une lettre de motivation persuasive. Pensez au lecteur et à ce que vous pouvez offrir qui lui sera bénéfique. Identifiez clairement et tôt le poste que vous recherchez. Soyez précis et factuel sur vos qualifications et réalisations. Concluez par une étape suivante spécifique, comme proposer d'appeler pour un entretien.
Conseils pour le CV :
- Une ou deux pages maximum
- Commencez par un résumé ou une déclaration d'objectif
- Listez les emplois dans l'ordre chronologique inverse
- Mettez en avant les réalisations, pas seulement les responsabilités
Conseils pour la lettre de motivation :
- Adressez-vous à une personne spécifique
- Expliquez pourquoi vous êtes intéressé par le poste
- Mettez en avant les compétences et expériences pertinentes
- Proposez une étape suivante spécifique
7. Adoptez la correction politique tout en maintenant la clarté et l'authenticité
"Faites simplement de votre mieux pour être aussi attentif aux sentiments des autres dans l'écriture que vous le seriez en personne. Cela vous mènera loin vers l'atteinte des objectifs sous-jacents de la correction politique tout en évitant ses excès."
Équilibrez sensibilité et clarté. Soyez conscient du langage potentiellement offensant, en particulier en ce qui concerne le genre, la race, l'origine ethnique, l'âge et la préférence sexuelle. Cependant, évitez de devenir hypersensible au point que votre écriture devienne maladroite ou peu claire. Visez un juste milieu qui respecte la diversité tout en maintenant une communication efficace.
Adressez le langage neutre en termes de genre. Lorsqu'il s'agit de se référer à la fois aux hommes et aux femmes, évitez de par défaut utiliser des pronoms masculins. Utilisez plutôt des stratégies comme la pluralisation du sujet, le passage à la deuxième personne, ou l'alternance occasionnelle entre "il" et "elle". Soyez attentif à votre audience et au contexte lors de ces choix.
Stratégies pour un langage inclusif :
- Utilisez les termes actuels préférés pour les groupes minoritaires
- Évitez les stéréotypes et les phrases potentiellement offensantes
- Envisagez des alternatives aux termes genrés (par exemple, "pompier" au lieu de "pompier")
- En cas de doute, optez pour le respect et la considération
8. Éditez sans pitié pour améliorer la lisibilité et l'impact
"Il faut du temps pour bien écrire. Les gens se trompent lorsqu'ils disent qu'il n'y a que vingt-quatre heures dans une journée, observe le gourou du management Peter Drucker — il n'y en a en fait que deux, peut-être trois, que vous pouvez utiliser de manière productive, et la différence entre les cadres occupés et les cadres efficaces réside dans la façon dont ils utilisent ce temps."
Investissez du temps dans l'édition. Une écriture efficace provient souvent d'une révision minutieuse. Prenez le temps de revoir et de réviser votre travail, en vous concentrant sur la clarté, la concision et l'impact. Soyez prêt à supprimer des mots, des phrases ou même des paragraphes entiers s'ils ne contribuent pas à votre message principal.
Concentrez-vous sur la lisibilité. Utilisez des outils comme les scores de lisibilité et les logiciels de relecture, mais ne vous fiez pas exclusivement à eux. Lisez votre écriture à voix haute pour repérer les formulations maladroites ou les phrases trop complexes. Envisagez de faire relire votre travail par quelqu'un d'autre pour vérifier la clarté et l'impact.
Liste de vérification pour l'édition :
- Éliminez les mots et répétitions inutiles
- Simplifiez les phrases complexes
- Assurez-vous de la logique du flux des idées
- Vérifiez la cohérence du ton et du style
- Relisez pour les erreurs de grammaire, d'orthographe et de ponctuation
- Vérifiez que vos points principaux sont clairs et étayés
Rappelez-vous, l'objectif est de rendre votre écriture aussi claire, concise et efficace que possible. En investissant du temps dans une édition réfléchie, vous pouvez améliorer considérablement l'impact de votre communication d'affaires.
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FAQ
What's "Writing That Works" about?
- Purpose: "Writing That Works" by Kenneth Roman and Joel Raphaelson is a guide to effective business communication. It covers various forms of writing, including emails, memos, reports, and proposals.
- Audience: The book is aimed at nonprofessional writers who need to use written communication to achieve results in business, government, education, and the arts.
- Content: It provides practical advice on how to write clearly and persuasively, with specific examples of good versus bad writing.
- Evolution: The book has evolved over its editions to include modern communication methods like email, reflecting changes in how people communicate in business.
Why should I read "Writing That Works"?
- Improve Communication: The book offers strategies to enhance your writing skills, making your communication more effective and efficient.
- Practical Examples: It includes side-by-side examples of good and bad writing, helping you understand what works and what doesn't.
- Relevance: With the rise of digital communication, the book's insights into email and other modern writing forms are particularly relevant.
- Professional Growth: Effective writing can improve your career prospects by making you a more persuasive and clear communicator.
What are the key takeaways of "Writing That Works"?
- Clarity is Crucial: Clear and precise communication is essential for effective business writing.
- Know Your Audience: Tailor your writing to the needs and expectations of your audience to achieve the desired results.
- Structure Matters: Organize your writing logically to guide the reader through your argument or proposal.
- Edit Ruthlessly: Always revise your work to eliminate unnecessary words and ensure clarity and impact.
How does "Writing That Works" address email communication?
- Ubiquity of Email: The book acknowledges the widespread use of email and its impact on business communication.
- Email Etiquette: It provides guidelines for writing effective emails, including clear subject lines and concise content.
- Avoid Overuse: The authors caution against over-reliance on email for communication that might be better handled in person or over the phone.
- Professionalism: Despite its informal nature, email should maintain a level of professionalism, with attention to grammar and tone.
What are the principles of effective writing according to "Writing That Works"?
- Don't Mumble: Be direct and clear in your writing to maintain the reader's attention.
- Active Voice: Use active voice to make your writing more engaging and personal.
- Be Specific: Avoid vague language and provide concrete details to support your points.
- Edit for Perfection: Proofread to eliminate errors and ensure your writing is polished and professional.
How does "Writing That Works" suggest handling memos and letters?
- Clear Titles: Use descriptive titles to immediately convey the subject of your memo or letter.
- Direct Address: Address memos to the person responsible for action, with copies to others for information.
- Structure and Action: Organize your memo with a clear structure and end with a call to action.
- Personal Touch: Handwritten notes can add a personal and direct touch, especially for praise or appreciation.
What advice does "Writing That Works" offer for writing reports and plans?
- Purpose and Clarity: Clearly state the purpose of your report or plan to engage the reader's interest.
- Fact-Based Foundation: Build your report on a foundation of relevant facts and draw clear conclusions.
- Action-Oriented: Make your plan a call to action, with specific steps and recommendations.
- Separate Opinion from Fact: Clearly distinguish between factual information and your interpretations or recommendations.
How does "Writing That Works" approach writing for an audience, such as in presentations and speeches?
- Audience Focus: Tailor your presentation to the audience's interests and the context of the event.
- Simplicity and Clarity: Keep your message simple and clear, using headlines and structured points.
- Engagement: Involve the audience with visual aids and interactive elements to maintain interest.
- Strong Finish: Conclude with a memorable summary or call to action to leave a lasting impression.
What are some of the best quotes from "Writing That Works" and what do they mean?
- "Effective writing is hard work even for the best writers, but the principles are simple." This emphasizes that while writing well requires effort, the foundational principles are straightforward and accessible to everyone.
- "People who write well do well." This highlights the career advantages of being able to communicate effectively through writing.
- "The ultimate time-saver is effective communication." Clear writing saves time for both the writer and the reader by reducing misunderstandings and the need for follow-up.
How does "Writing That Works" address political correctness in writing?
- Sensitivity: The book advises being sensitive to the feelings of others and avoiding language that might offend.
- Balance: It suggests a balanced approach, being considerate without being overly cautious or stifling free expression.
- Gender-Neutral Language: Offers practical tips for avoiding gender-specific language, such as using plural forms or second-person pronouns.
- Courtesy: Emphasizes courtesy and respect as fundamental to effective communication.
What does "Writing That Works" say about writing resumes and getting interviews?
- Purpose of a Resume: A resume should summarize your qualifications and position you as a candidate for an interview.
- Clarity and Relevance: Keep your resume clear, concise, and relevant to the job you're applying for.
- Cover Letters: Accompany your resume with a personalized cover letter that highlights your key qualifications.
- Follow-Up: After an interview, send a follow-up note to express appreciation and reinforce your interest.
How does "Writing That Works" suggest editing your own writing?
- Time and Distance: Let time elapse between drafts to gain a fresh perspective on your writing.
- Seek Feedback: Solicit opinions from others to catch errors and improve clarity.
- Cut Unnecessary Words: Edit ruthlessly to eliminate unnecessary words and enhance clarity.
- Check Tone and Accuracy: Ensure the tone is appropriate and all facts are accurate to maintain credibility.
Avis
Écrire Efficacement reçoit généralement des avis positifs pour ses conseils pratiques sur l'écriture professionnelle, bien que certains le trouvent dépassé. Les lecteurs apprécient ses astuces sur la clarté, la concision et la communication efficace dans divers formats. Beaucoup trouvent ce livre utile pour améliorer les courriels, les présentations et l'écriture professionnelle en général. Certains critiquent ses exemples datés et son manque de couverture des méthodes de communication modernes. Malgré son âge, de nombreux lecteurs trouvent encore de la valeur dans ses principes intemporels pour une écriture claire et percutante dans des contextes professionnels.
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